Статьи с тэгом :
Закрыть
История изменений
Закрыть
  • Всё
  • Обзор
  • Создание и редактирование учетной записи
  • Изменение настроек учетной записи
  • Настройка почтового сервера
  • Отправка и получение сообщений
  • Управление контактами
  • Интеграция с CRM
  • Интеграция с Календарем
  • Создание тегов и управление ими

Обзор

Почта - это инструмент общения, предназначенный для управления корреспонденцией непосредственно на портале. Данное решение для управления сообщениями помогает работать более рационально и улучшить деловую коммуникацию. Оно позволяет:

Для получения доступа к Почте щелкните по значку Почта, доступному наверху любой страницы портала.

Создание и редактирование учетной записи

Чтобы прямо с портала отправлять, получать и содержать в порядке сообщения электронной почты, прежде всего необходимо настроить учетную запись. Для этого:

  1. щелкните по значку Почта наверху любой страницы портала,
  2. в открывшемся окне нажмите на кнопку Добавить новую учетную запись,
  3. заполните следующие поля: Email и Пароль,

    При необходимости используйте опцию Дополнительно для ввода следующих параметров: Email, Имя учетной записи, параметры получения почты (POP-сервер, Порт, Логин, Пароль) и параметры отправки почты (SMTP-сервер, Порт, Логин, Пароль).

  4. нажмите кнопку Добавить, чтобы подключить аккаунт.
Создание учетной записи Создание учетной записи

Если у вас есть учетная запись gmail, ее можно подключить к Почте онлайн-офиса, используя значок Google. Для этого:

  1. щелкните по значку Google, который расположен в правой части окна Добавление учетной записи почты,
  2. в открывшемся окне введите Адрес электронной почты и Пароль,
  3. нажмите кнопку Войти,
  4. предоставьте приложению Mail доступ к своему аккаунту,
  5. в открывшемся окне Готово нажмите кнопку OK.

Начнется импорт писем. Это может занять некоторое время. Можно закрыть это окно и продолжить работу с порталом или даже закрыть браузер. Импорт продолжится в фоновом режиме. После того как импорт будет завершен, все сообщения из вашего почтового аккаунта будут загружены в папку Входящие, и вы сможете начать работу со своей корреспонденцией.

Если требуется добавить еще одну учетную запись, выполните следующие действия:

  1. разверните раздел Настройки в меню слева,
  2. выберите опцию Управление учетными записями,
  3. нажмите кнопку Добавить новую учетную запись над списком существующих аккаунтов,
  4. выполните процедуру добавления учетной записи, описанную выше,
  5. нажмите кнопку Добавить, чтобы подключить новый аккаунт.

Сообщения из нового почтового аккаунта будут загружены в папку Входящие.

Для редактирования учетной записи (например, это может понадобиться, если вы сменили пароль) выполните следующие действия:

  1. разверните раздел Настройки в меню слева,
  2. выберите опцию Управление учетными записями,
  3. выберите нужную учетную запись и щелкните по значку Значок Действия справа,
  4. выберите опцию Редактировать, чтобы открыть окно Параметры учетной записи,
  5. введите нужные параметры, чтобы внести изменения,
  6. нажмите кнопку Сохранить.
Параметры учетных записей, подключенных при помощи OAuth, изменить нельзя. Для них можно изменить только имя учетной записи.

Если вы решили удалить какую-то учетную запись из Почты:

  1. разверните раздел Настройки в меню слева,
  2. выберите опцию Управление учетными записями,
  3. выберите нужную учетную запись и щелкните по значку Значок Действия справа,
  4. выберите опцию Удалить,
  5. нажмите кнопку Удалить, чтобы подтвердить удаление учетной записи.

Все сообщения из этого аккаунта будут удалены из папки Входящие.

Если вам больше не нужен какой-то аккаунт, но вы хотите сохранить все сообщения, которые уже пришли на этот адрес, просто отключите эту учетную запись. При выборе этой опции вы не будете получать новые сообщения с отключенного аккаунта, но ранее полученные письма будут отображаться в Почте онлайн-офиса, и вы в любое время сможете получить к ним доступ.

Изменение настроек учетной записи

Добавление подписи

Почта онлайн-офиса позволяет добавлять к вашим письмам подпись.

Для этого:

  1. в левом боковом меню перейдите в раздел Настройки и выберите опцию Управление учетными записями,
  2. нажмите кнопку Настройка подписи, расположенную рядом с нужной учетной записью,
Включение подписи Включение подписи
  1. в открывшемся окне 'Настройка подписи' задайте вашу подпись,
    Выбор не ограничивается одним только именем. В качестве подписи можно использовать любой текст, изображение, ссылку или даже сгенерированный html-код.
  2. нажмите кнопку Сохранить.
Создание подписи Создание подписи

Ваша личная подпись будет автоматически добавляться к каждому письму, отправляемому из учетной записи с предварительно настроенной подписью.

Если вы хотите изменить или удалить подпись,

  1. в левом боковом меню перейдите в раздел Настройки и выберите опцию Управление учетными записями,
  2. нажмите кнопку Настройка подписи, расположенную рядом с нужной учетной записью,
  3. в открывшемся окне 'Настройка подписи' измените подпись или удалите ее,
    Можно также временно отключить подпись, сняв флажок Использовать подпись.
Включение автоответчика

Для учетных записей, подключенных в модуле Почта, можно настроить отправку автоматических ответов во время вашего отсутствия.

Для этого:

  1. в левом боковом меню перейдите в раздел Настройки и выберите опцию Управление учетными записями,
  2. выберите в списке нужную учетную запись и щелкните по значку Значок Действия справа,
  3. выберите опцию Автоответчик,
  4. в открывшемся окне 'Автоответчик' отметьте галочкой опцию Включить автоответчик, чтобы включить эту возможность,
  5. отметьте галочкой опцию Отправлять автоответ только людям из списка контактов, если вы хотите, чтобы автоматические ответы отправлялись только на адреса, сохраненные в адресной книге (включая Личные контакты, Контакты портала и Контакты CRM).
  6. если нужно, определите срок, в течение которого автоответчик должен работать. В качестве начальной даты автоматически устанавливается текущая дата, но ее можно изменить. Отметьте галочкой опцию По и задайте конечную дату.
  7. заполните Тему и Текст сообщения,
    Если вы настроили подпись, она тоже будет добавляться в автоматические ответы.
  8. нажмите кнопку Сохранить.
Автоответчик Автоответчик

После того как Автоответчик будет включен, при входе в Почту будет отображаться информационное сообщение. Используя ссылки в этом сообщении можно будет быстро отключить автоответчик или перейти на страницу Управление учетными записями для изменения настроек. На странице Управление учетными записями также можно отключить Автоответчик, нажав на ссылку Отключить.

Когда Автоответчик включен, на все входящие сообщения будет отправляться автоматический ответ, за исключением тех случаев, когда:

  • сообщение пришло с вашего аккаунта или от почтовой группы,
  • в течение одного дня уже был отправлен автоматический ответ на этот адрес,
  • сообщение является рассылкой,
  • отмечена опция Отправлять автоответ только людям из списка контактов, а адрес отправителя не сохранен в вашей адресной книге.

Настройка почтового сервера

Теперь Почта онлайн-офиса не только собирает электронные письма из разных сервисов электронной почты, которыми вы пользуетесь, но и позволяет добавить почтовый сервер на своем домене. Итак, если у вас есть свой домен, вы легко можете создать корпоративные почтовые ящики и управлять ими прямо на портале.

Только владелец и администраторы портала могут подключать домены, создавать корпоративные почтовые ящики, управлять ими и удалять их.

Для подключения первого домена:

  1. щелкните по значку Почта наверху любой страницы портала (если не создано еще ни одного аккаунта) и нажмите ссылку Подключить домен или перейдите в раздел Настройки модуля Почта,
  2. выберите опциию Почтовый сервер и нажмите на кнопку Добавить свой домен,
    Добавление домена Добавление домена
  3. для подключения домена следуйте инструкциям мастера:
    • введите имя домена в поле Домен и нажмите кнопку Далее,
    • подтвердите владение доменом, добавив TXT-запись в панели управления вашего домена, используя информацию, приведенную в инструкциях мастера, и нажмите кнопку Далее,
    • добавьте Запись MX в панели управления вашего домена, используя информацию, приведенную в инструкциях мастера, и нажмите кнопку Далее,
    • добавьте Запись SPF в панели управления вашего домена, используя информацию, приведенную в инструкциях мастера, и нажмите кнопку Далее,
    • добавьте Запись DKIM в панели управления вашего домена, используя информацию, приведенную в инструкциях мастера, и нажмите кнопку Готово.
  4. в открывшемся окне нажмите кнопку OK.

Добавленный домен появится на странице со списком доменов. С помощью кнопки Добавить свой домен вы можете добавить любое нужное количество доменов.

С помощью меню домена, вы можете:

  • Проверить Настройки DNS,
  • Удалить домен, если он вам больше не нужен.

Если рядом с добавленным доменом вы видите сообщение красного цвета, это значит, что некоторые из DNS-записей заданы некорректно или что они еще не обновились (этот процесс может занять от нескольких минут до нескольких часов). Подождите некоторое время и, если это сообщение не исчезает, нажмите на ссылку Настройки DNS, чтобы узнать, какие DNS-записи требуется проверить. Нажмите на кнопку Проверить, чтобы обновить информацию о настройках DNS. После того как обновление будет завершено, можно добавить первый почтовый ящик.

Если у вас нет своего домена, вы можете использовать наш бесплатный домен по умолчанию. Его можно найти в разделе Настройки на странице Почтовый сервер.

Чтобы создать новый почтовый ящик:

  1. выберите нужный домен (наш домен или ваш собственный),
  2. нажмите на ссылку Добавить новый почтовый ящик,
  3. в окне Создание нового почтового ящика введите Адрес почтового ящика в соответствующее поле и с помощью ссылки Добавить пользователя выберите пользователя, для которого надо создать почтовый ящик. Поле Имя отправителя будет автоматически заполнено данными из профиля пользователя, но это имя можно изменить в случае необходимости,
    Для одного пользователя можно создать только два почтовых ящика в каждом домене.
  4. нажмите кнопку Сохранить.
    Для нашего домена по умолчанию почтовый ящик можно создать и другим способом. Перейдите на страницу Управление учетными записями, нажмите на кнопку Создать почтовый ящик и выполните приведенные выше инструкции.
Создание нового почтового ящика Создание нового почтового ящика

С помощью меню почтового ящика, вы можете Изменить псевдонимы почтового ящика или Удалить почтовый ящик. Для получения дополнительной информации о псевдонимах и почтовых группах вы можете обратиться к разделу Советы и приемы.

Отправка и получение сообщений

После того как вы добавите учетную запись электронной почты в Почту онлайн-офиса или создадите почтовый ящик прямо на портале, можно отправлять и получать письма.

Для отправки письма:

  1. нажмите кнопку Создать сообщение в левом верхнем углу, чтобы открыть страницу, где можно написать сообщение,

    Если у вас подключено несколько аккаунтов, необходимо выбрать тот из них, с которого требуется отправить сообщение. Для этого нажмите на черную стрелку рядом с полем От кого, чтобы открыть выпадающий список и выбрать нужную учетную запись.

    На странице Управление учетными записями в разделе Настройки можно задать учетную запись по умолчанию. Для этого поставьте галочку рядом с учетной записью, которую требуется использовать по умолчанию для отправки писем.
  2. начните вводить адрес электронной почты или имя получателя в поле Кому: и выберите нужный адрес из списка. По мере ввода в нем отображаются адреса, сохраненные в адресной книге, которые соответствуют введенным символам (а именно, ваши личные контакты, контакты портала и модуля CRM, а также адреса электронной почты, на которые вы уже отправляли письма),

    Можно отправить сообщение нескольким людям. Выберите из списка несколько адресов поочередно или введите несколько новых адресов через запятую. Если адрес введен неправильно, блок адреса будет выделен красным цветом. Чтобы отредактировать адрес, дважды щелкните по нужному блоку. Чтобы удалить адрес из поля Кому:, нажмите значок Значок удаления адреса.

    При вводе адресов можно также использовать стандартные сочетания клавиш: Ctrl+A чтобы выделить все блоки адресов или все содержимое внутри редактируемого блока, Ctrl+C чтобы скопировать выделенные данные, Ctrl+V чтобы вставить ранее скопированные данные, Ctrl+Z чтобы отменить последнее выполненное действие, Ctrl+Y чтобы повторить последнее отмененное действие.
    Добавление нескольких адресов Добавление нескольких адресов

    Чтобы отправить копию по нескольким адресам, используйте ссылку Добавить копию, которая находится справа от поля Кому:.

  3. введите тему письма в поле Тема:,
  4. напишите сообщение,

    Для форматирования сообщения, вставки ссылки или изображения используйте панель форматирования над полем текста письма.

  5. прикрепите файлы,

    Вы можете прикреплять к письму документы с локального диска или из модуля Документы с помощью соответствующих кнопок под полем текста письма. Имейте в виду, что размер отдельного файла не должен превышать 15 Мб, а общий размер всех файлов не должен превышать 25 Мб.

    Если размер файла превышает допустимый лимит, вам будет предложено отправить вложения в виде ссылок на нужные документы. В этом случае все файлы, которые вы хотите отправить, будут сохраняться в папке Мои документы.

    Если вы хотите отправить ссылки на какие-то файлы из модуля Документы вместо того, чтобы добавить эти файлы к сообщению в виде вложений, используйте опцию Прикрепить файлы из Документов. В новом открывшемся окне переходите между разделами и папками модуля Документы, отметьте галочками нужные документы в списке, убедитесь, что выбрана опция Прикреплять ссылки на файлы и нажмите кнопку Прикрепить файлы. Если к какому-то файлу из папки Доступно для меня или Общие документы у вас есть права Только чтение, вам будет предложено скопировать файл в папку Мои документы.

    Прикрепление ссылок на файлы Прикрепление ссылок на файлы

    Ссылки на выбранные файлы будут вставлены в текст письма. При нажатии на кнопку Отправить вам будет предложено задать права доступа для всех файлов, прикрепленных в виде ссылок. Когда получатель перейдет по ссылке из вашего письма, документ откроется в онлайн-просмотрщике или редакторе в зависимости от прав доступа, которые вы задали.

  6. присвойте тег,

    Теги используются для упрощения поиска и классификации сообщений. Чтобы присвоить сообщению тег, нажмите на кнопку Добавить тег над полем текста письма и выберите нужный тег или создайте новый.

  7. нажмите кнопку Отправить.
Создание письма Создание письма

Чтобы отправить сообщение позже, нажмите на кнопку Сохранить. Сообщение будет сохранено в папке Черновики. Для получения доступа к черновику перейдите в соответствующую папку на левой боковой панели.

Управление сообщениями в папке "Входящие"

Для обновления папки Входящие нажмите на кнопку Получить новые сообщения. Количество непрочитанных цепочек писем всегда отображается рядом с названием папки Входящие и поверх значка Почта. Если щелкнуть по значку Почта, вы увидите список новых цепочек писем/сообщений. Нажмите на ссылку Посмотреть всё, чтобы открыть их в папке Входящие. Количество писем в отдельной цепочке отображается рядом с именем отправителя, например: Значок Количество писем.

Если вы не хотите, чтобы письма группировались в цепочки, перейдите в раздел Настройки в левом боковом меню, откройте страницу Общие настройки и уберите галочку рядом с опцией Включить группировку писем в цепочки. Если эта настройка отключена, все письма и ответы на них отображаются в списке сообщений по отдельности.

Чтобы упорядочить полученные письма,

  • используйте поле Фильтр, чтобы показывать цепочки писем в соответствии с выбранными критериями:

    Статус

    • Непрочитанные - чтобы отобразить цепочки писем с непрочитанными сообщениями;
    • Прочитанные - чтобы отобразить цепочки писем, которые уже прочитаны.

    За период

    • Сегодня - чтобы отобразить цепочки писем за сегодняшний день;
    • Вчера - чтобы отобразить цепочки писем за вчерашний день;
    • Прошедшая неделя - чтобы отобразить цепочки писем за прошедшую неделю;
    • Пользовательский период - чтобы отобразить цепочки писем за указанный период.

    Другое

    • Важные - чтобы отобразить цепочки писем, помеченные флагом;
    • С вложениями - чтобы отобразить только цепочки писем с вложениями;
    • От отправителя - чтобы отобразить цепочки писем от указанного отправителя;
    • На адрес - чтобы отобразить цепочки писем, пришедшие на указанный адрес электронной почты;
    • С тегом - чтобы отобразить только цепочки писем с указанным тегом;
    • C календарем - чтобы отобразить только цепочки писем с календарными событиями.
  • выберите нужную группу цепочек: Все, Непрочитанные, Прочитанные, Важные, С вложением, Никакие или какие-то нужные цепочки из других групп, а затем выберите подходящую операцию:
    • Удалить - чтобы переместить выбранные цепочки писем в папку Корзина,

      Можно удалить из папки Корзина все цепочки писем одним кликом. Надо только щелкнуть по значку Значок Корзина, который появляется при наведении курсора на название папки Корзина.

    • Спам - чтобы переместить выбранные цепочки писем в папку Спам,

      Помните, что восстановить цепочки писем, удаленные из папки Спам, нельзя.

    • Пометить прочтённым - чтобы пометить выбранные цепочки писем как прочитанные
    • Пометить непрочтённым - чтобы пометить выбранные цепочки писем как непрочитанные
    • Добавить тег - чтобы присвоить выбранным цепочкам писем существующие теги или создать с этой целью новые,
      Для выполнения нужного действия можно также использовать контекстное меню цепочки писем. Отметьте галочками нужные цепочки писем, щелкните по выделенной области правой кнопкой мыши и выберите нужную опцию: Пометить как прочитанное/непрочитанное, Спам, Удалить. Если выбрать только одну цепочку писем, вы увидите расширенное контекстное меню. Выберите одну из доступных опций: Открыть, Открыть в новой вкладке, Ответить, Ответить всем, Написать письмо отправителю, Переслать, Пометить как прочитанное/непрочитанное, Пометить как важное, Распечатать, Спам, Удалить.
  • добавляйте флаг - визуальный маркер важности цепочки писем,
  • используйте опцию Сортировать по, чтобы отображать цепочки писем в папке Входящие, упорядочив их по Дате.
Входящие Входящие
Просмотр и печать сообщений

Чтобы прочитать сообщение, щелкните по его теме.

Когда вы открываете цепочку писем, то по умолчанию отображается только последнее отправленное или полученное сообщение. Если вы хотите просмотреть все сообщения из цепочки писем, нажмите на ссылку Развернуть все. Чтобы скрыть их, нажмите на ссылку Свернуть все. Переходить от одной открытой цепочки писем к другой можно с помощью ссылок Предыдущее и Следующее. С помощью кнопок, расположенных над текстом письма, или выпадающего списка можно ответить на сообщение, переслать его, удалить, распечатать, экспортировать в CRM, пометить как непрочитанное, переместить в папку Спам, добавить тег, связать с элементами CRM, создать на его основе новый личный контакт или контакт CRM.

Чтобы распечатать все сообщения из цепочки писем, откройте ее, нажмите кнопку Ещё наверху и выберите пункт меню Распечатать все. Чтобы распечатать отдельное сообщение из цепочки писем, нажмите соответствующую ему кнопку Действия справа и выберите пункт меню Распечатать.
Просмотр сообщения Просмотр сообщения
Отображение картинок

По умолчанию изображения, отправленные в сообщении, отключены из соображений безопасности. Для просмотра нужных вам изображений нажмите на ссылку Показать картинки. Если требуется изменить параметры отображения картинок, щелкните по надписи Всегда показывать картинки от "имя отправителя". После того, как вы примените эту опцию, все изображения в сообщениях, отправленных выбранным пользователем, будут отображаться по умолчанию.

Включение показа картинок Включение показа картинок

Можно также перейти в раздел Настройки в левом боковом меню, открыть страницу Общие настройки и использовать опцию Всегда отображать изображения от всех, чтобы включить или отключить отображение картинок во всех сообщениях от всех отправителей.

Работа с вложениями

Полученные письма могут содержать прикрепленные файлы. Используя Почту онлайн-офиса, вы можете автоматически сохранять эти файлы в любую папку модуля Документы. Для этого необходимо задать папку для сохранения вложений,

  1. в левом боковом меню перейдите в раздел Настройки и выберите опцию Управление учетными записями,
  2. щелкните по значку Значок Действия справа от учетной записи, для которой вы хотите задать папку,
  3. выберите опцию Папка для вложений, а затем укажите нужную папку,
  4. нажмите кнопку OK.
Папка для вложений Папка для вложений

После того как папка для вложений будет задана, в неё будут сохраняться все файлы, прикрепленные к письмам, полученным в дальнейшем.

Вы легко можете Отвязать папку для вложений или изменить ее, выполнив описанные выше действия. Но обратите внимание на то, что в случае изменения папки все ранее сохраненные вложения не будут перенесены в новую папку. Изменения будут применены только к новым письмам.

Используя значок Значок Действия справа от вложения, вы также можете:

  • Скачать файл на компьютер,
  • Просмотреть файл в браузере,
  • Открыть файл (текстовый документ, электронную таблицу или презентацию) в редакторе документов,
  • Сохранить файл в модуль Документы, выбрав нужную папку.
Параметры вложений Параметры вложений

Управление контактами

Как незаменимое средство деловой коммуникации, Почта позволяет вести переписку с личными контактами, пользователями портала, а также с контактами CRM. Все контакты хранятся в адресной книге. Чтобы открыть ее, разверните раздел Контакты в меню слева и выберите список Личные контакты, Контакты портала или Контакты CRM.

В списке Личные контакты показаны люди, которым вы уже отправляли письма (их можно отфильтровать по параметру Наиболее частые контакты), и те, кого вы добавили в свои личные контакты.

  • Можно создавать совершенно новые контакты с помощью кнопки Создать контакт, расположенной над списком, или сохранять существующие контакты, используя опцию Добавить в контакты из меню Значок Действия.
    Чтобы создать новый личный контакт, можно также открыть входящее сообщение, нажать на значок Значок Действия справа и выбрать опцию Создать личный контакт.

    Заполните форму Добавить в контакты, указав Имя человека, Email, Телефон (используйте значок Значок Плюс для добавления дополнительных номеров телефона или адресов электронной почты) и Описание, и нажмите кнопку Сохранить. После того, как вы сохраните какие-то контакты, их можно будет отфильтровать по параметру Личные контакты.

    Добавление новых личных контактов Добавление новых личных контактов
  • Чтобы отредактировать личный контакт, щелкните по значку Значок Действия, выберите опцию Редактировать контакт, измените нужную информацию и нажмите кнопку Сохранить.
  • Чтобы удалить контакт из списка, щелкните по значку Значок Действия и используйте опцию Удалить для каждого отдельного контакта или поставьте галочки рядом с несколькими контактами и нажмите кнопку Удалить, расположенную над списком.

В списках Контакты портала и Контакты CRM можно щелкнуть по значку Значок Действия и выбрать опцию Посмотреть профиль контакта, чтобы открыть профиль контакта. Можно также использовать Фильтр, чтобы показать:

  • контакты портала, входящие в определенную Группу,
  • только все компании, или только всех персон CRM, или контакты CRM с возможными сделками,
  • только контакты CRM определенного уровня теплоты,
  • только контакты CRM с заданным тегом.

Для отправки письма какому-либо контакту:

  1. выберите список Личные контакты, Контакты портала или Контакты CRM,
  2. выберите из списка нужный контакт,
  3. щелкните по значку Значок Действия справа от выбранного контакта и используйте опцию Написать сообщение.
    Контакты CRM Контакты CRM

    Можно также использовать кнопку Написать сообщение, расположенную над списком контактов, для отправки сообщения выбранному контакту или контактам. Для выбора контактов установите флажки рядом с именем контакта.

Интеграция с CRM

Почта онлайн-офиса позволяет связать цепочку писем или отдельное сообщение из цепочки с каким-либо элементом CRM, чтобы перенести в модуль CRM всю необходимую информацию о контактах, мероприятиях, возможных сделках, отправленную по электронной почте.

Между связыванием с элементом CRM цепочки писем и отдельного сообщения из цепочки есть разница. Если связывать цепочку писем, то в модуль CRM будут перенесены все прошлые, настоящие и будущие сообщения этой цепочки. Если связывать с элементом CRM отдельное сообщение из цепочки писем, то в модуле CRM будет отображаться только это сообщение.

Чтобы связать цепочку писем с элементом CRM:

  1. выберите цепочку писем и откройте ее,
  2. нажмите кнопку Ещё в верхней части страницы и выберите опцию Связать с CRM,
  3. в открывшемся окне Связать цепочку писем с CRM выберите из выпадающего списка элемент, с которым требуется связать цепочку,

    В Почте онлайн-офиса доступны три варианта: Контакт, Мероприятие и Возможная сделка. По умолчанию выбрана опция Контакт.

  4. введите имя элемента полностью или частично,
    Можно связать цепочку писем сразу с несколькими элементами CRM.

    Если вы добавили какой-то элемент по ошибке и хотите его удалить, нажмите на значок Удалить рядом с именем элемента.

  5. нажмите кнопку Сохранить.
Связывание цепочки писем Связывание цепочки писем

Чтобы связать отдельное письмо из цепочки с элементом CRM:

  1. откройте нужную цепочку писем,
  2. щелкните по нужному сообщению,
  3. нажмите на значок Значок Действия справа и выберите опцию Экспортировать в CRM,
  4. в открывшемся окне Экспортировать сообщение в CRM выберите из выпадающего списка элемент, с которым требуется связать сообщение,
  5. введите имя элемента полностью или частично,

    Если вы добавили какой-то элемент по ошибке и хотите его удалить, нажмите на значок Удалить рядом с именем элемента.

  6. нажмите кнопку Экспортировать.

Вот и все! Вы успешно перенесли нужные письма в модуль CRM и с этого момента можете просматривать корреспонденцию прямо на странице с описанием элемента.

На странице с описанием элемента в модуле CRM вы также можете:

  • просматривать не только те сообщения из цепочки писем, которые уже были отправлены или получены вами, но и новые;
  • открывать любое сообщение, щелкнув по его теме;
  • открывать прикрепленные файлы, нажав на ссылку Показать файлы;
  • удалять сообщения, нажимая на значок Удалить рядом с ними.
Страница с описанием элемента Страница с описанием элемента

Чтобы отвязать цепочку писем от элемента CRM:

  1. щелкните по значку Почта, доступному наверху любой страницы портала,
  2. выберите нужную цепочку писем и откройте ее,
  3. нажмите кнопку Ещё в верхней части страницы и выберите опцию Связать с CRM,
  4. в открывшемся окне Связать цепочку писем с CRM вы увидите все элементы CRM, связанные с этой цепочкой писем. Если требуется удалить все связанные элементы, нажмите кнопку Отвязать все и подтвердите свой выбор. Если надо удалить определенный элемент, нажмите на значок Удалить рядом с его именем, а затем - кнопку Сохранить.
    Имейте в виду, что если вы отвяжете цепочку писем от элемента CRM, новые сообщения больше не будут переноситься в модуль CRM, но все ранее перенесенные сообщения из этой цепочки останутся на странице с описанием элемента. Если требуется удалить цепочку писем со страницы с описанием элемента, удалите сообщения по одному, нажимая на значок Удалить рядом с соответствующим сообщением.

Чтобы отвязать отдельное письмо из цепочки от элемента CRM, перейдите на страницу с описанием элемента и нажмите на значок Удалить рядом с нужным сообщением.

Можно также создать новый контакт CRM на основе цепочки писем. Для этого:

  1. откройте нужную цепочку писем,
  2. щелкните по любому сообщению, полученному от отправителя, которого требуется добавить в контакты CRM,
  3. нажмите на значок Значок Действия справа и выберите опцию Создать новую персону CRM или Создать новую компанию CRM,
  4. в открывшемся окне Связать цепочку писем с CRM нажмите нужную кнопку:
    • Создать и связать - чтобы создать новый контакт и связать с ним текущую цепочку писем,
    • Только создать контакт - чтобы создать новый контакт, не привязывая текущую цепочку писем.
  5. откроется форма создания нового контакта CRM. Поля Имя, Фамилия (или Название компании для компаний) и Email будут автоматически заполнены контактными данными из полученного сообщения. Добавьте какие-то другие данные, если это нужно, и нажмите кнопку Сохранить.
Создание нового контакта CRM Создание нового контакта CRM

Используя Почту онлайн-офиса, вы можете отправлять счета из модуля CRM. Несомненно, эта возможность позволит вам существенно сэкономить время, поскольку вам не придется переключаться между модулями.

Для отправки счета:

  1. перейдите в модуль CRM,
  2. нажмите кнопку Создать и выберите опцию Счет. Вы также можете перейти в раздел Контакты, выбрать персону или компанию, которой вы собираетесь выставить счет, и нажать кнопку Выставить счет,
    Выставление счета Выставление счета
    Если счет, который требуется отправить, уже готов, переходите к шагу 5.
  3. заполните все поля, отмеченные красной звездочкой,
  4. нажмите кнопку Добавить этот счет,
  5. на странице 'Счета' нажмите значок Значок Действия справа от нужного счета и выберите опцию Отправить по почте. Вы будете перенаправлены в Почту онлайн-офиса. Здесь вы увидите письмо с прикрепленным счетом,
  6. заполните все необходимые поля в письме,
  7. нажмите кнопку Отправить.
    Отправка счета Отправка счета
    Если вы хотите отправить его позже, нажмите кнопку Сохранить.

Вот и все! Теперь вы знаете, как легко отправлять счета своим клиентам с помощью Почты онлайн-офиса. Если вы хотите больше узнать о Счетах, обратитесь к разделу CRM.

Интеграция с Календарем

Интеграция Почты и Календаря дает возможность обмена информацией о календарных событиях между встроенным Календарем на портале и сторонними календарными приложениями, используя модуль Почта в качестве канала связи.

Интеграция основана на общепринятом открытом формате iCalendar. iCalendar - это распространённый формат обмена информацией о календаре и расписании в сети Интернет. iCalendar поддерживается обширным списком открытого и проприетарного программного обеспечения, включая MS Exchange Server, MS Office Outlook 2000-2013, Google Calendar/GMail, Outlook.com, Yandex Mail/Calendar, Mail.ru, Yahoo, Apple Mail/Calendar, Lotus, Zimbra, Mozilla Thunderbird с расширением Lightning и т.д.

При скачивании Почтовым агрегатором писем из любых учетных записей, подключенных в модуле Почта, сервис выполняет поиск файлов в формате iCalendar. Если письмо содержит такой файл, вы можете выполнять следующие действия:

  • просматривайте информацию о событии: его дату и время, место проведения, имя организатора. Карточка события в письме интерактивная, то есть меняется в зависимости от состояния исходного события. Если событие было изменено или удалено в стороннем календаре или во встроенном Календаре на портале, соответствующие изменения отобразятся в карточке события, а участникам события будет отправлено новое оповещение об обновлении или отмене этого события.
    • если вас пригласили принять участие в событии из стороннего календарного приложения или встроенного Календаря на портале, можно ответить на приглашение прямо из письма, нажав на кнопку Да, Возможно или Нет в разделе Ответить. Решение можно изменить позже. Когда участник примет, предварительно примет или отклонит приглашение, организатор события, в свою очередь, получит оповещение.
    • просматривайте Место проведения события на карте (если местоположение было указано организатором).
    • редактируйте событие во встроенном Календаре на портале, нажав на ссылку Перейти к событию. События из писем автоматически импортируются в Мой календарь на портале. При редактировании импортированного события изменения будут применены только к этому календарю, они не повлияют на исходное событие в стороннем календаре. В свою очередь, все последующие изменения, примененные к исходному событию в стороннем приложении, не будут влиять на импортированное событие.
    • просматривайте другие события, запланированные на дату этого события, нажав на ссылку Перейти в Календарь в разделе Повестка дня.
    Просмотр приглашений из календаря Просмотр приглашений из календаря
  • вручную импортируйте события во встроенный Календарь на портале. Хотя события импортируются автоматически, вам может понадобиться повторно импортировать событие из письма, например, в том случае, если вы удалите его из календаря. Для этого нажмите значок Значок Действия справа от файла и выберите в меню опцию Сохранить в Календарь. Событие будет сохранено в Мой календарь.
  • просматривайте файлы .ics. Для этого нажмите на ссылку "Подробности" в карточке события, или на имя файла в разделе Вложения, или нажмите значок Значок Действия справа от файла и выберите в меню опцию Просмотреть. Файл откроется в новом окне.
  • скачивайте файлы .ics на компьютер или сохраняйте их в любую папку модуля Документы. Для этого нажмите значок Значок Действия справа от файла и выберите в меню опцию Скачать или Сохранить в Документы.

Создание тегов и управление ими

Систематизация писем поможет вам следить за своей корреспонденцией и упростит поиск сообщений. Чтобы систематизировать сообщения, можно добавить к ним теги. Для этого:

В папке Входящие:

  1. выберите цепочки писем, поставив галочки рядом с их названиями,
  2. нажмите кнопку Добавить тег над списком полученных сообщений,
  3. выберите тег из списка или создайте новый.

При прочтении сообщения:

  1. откройте нужную цепочку писем,
  2. нажмите кнопку Добавить тег над полем текста письма,
  3. выберите тег из списка или создайте новый.

При написании сообщения:

  1. нажмите кнопку Создать сообщение,
  2. нажмите кнопку Добавить тег над полем От кого:,
  3. выберите тег из списка или создайте новый.

Добавленные теги всегда отображаются рядом с темой цепочки писем в папке Входящие, а в окне открытого сообщения - в поле Теги под полем Дата.

Получить доступ к цепочкам писем, которые помечены тегами, можно с помощью ссылок в меню слева под папкой Спам. Если нажать на название нужного тега, откроется список цепочек писем, помеченных тегом с заданным названием.

Чтобы отредактировать тег:

  1. разверните раздел Настройки в меню слева,
  2. выберите опцию Управление тегами, чтобы открыть список тегов,
  3. выберите из списка нужный тег и щелкните по значку Значок Действия справа,
  4. выберите опцию Редактировать,
  5. внесите все нужные изменения и нажмите кнопку Сохранить.

Для удаления тега выберите соответствующую опцию из выпадающего списка Действия.

Управление тегами Управление тегами
Try now for free Try and make your decision No need to install anything
to see all the features in action
Вас также может заинтересовать:
Закрыть