入门

ONLYOFFICE 协作空间是一种与团队、客户、合作伙伴等协作处理文档的全新方式，它基于“房间”的概念——具有预定义权限的特殊空间。

ONLYOFFICE 协作空间提供以下功能：

• 创建具有灵活访问权限的协作房间：查看、审阅、填写表单、编辑。
• 创建和编辑文档、电子表格、演示文稿、表单、PDF 和电子书。查看多媒体文件。
• 邀请用户协作：在在线编辑器中通过聊天或视频通话进行实时共同编辑、评论和交流。
• 在专用空间内存储和管理个人文档。
• 管理房间：添加文件、邀请成员和分配权限级别、查看详细信息和近期活动、存档房间。
• 配置集成功能：连接外部服务和存储。目前，第三方存储仅可用于执行备份。
• 使用自定义和品牌化功能。
• 设置安全功能：备份和恢复、双因素身份验证、IP 安全、审计跟踪等。

协作空间结构

左侧菜单中包含以下部分：

• 文档（仅限管理员/用户）——用于存储个人文档的空间。
• 房间 – 用于存放您可用的活跃房间。管理员可以创建和管理房间；用户和访客只能访问他们受邀加入的房间。
• 存档 – 用于存放已存档房间的空间。管理员可以恢复或永久删除已存档的房间；用户和访客只能查看他们受邀加入的房间。
• 联系人信息（仅限管理员）——用于管理内部用户（成员）、群组和外部用户（访客）的空间。
• 回收站 – 用于存放已移除的房间和文档，您可以恢复或永久删除这些文档。

在左下角用户名旁边的 菜单中，用户可以查看自己的个人资料和实用信息，例如快捷键或帮助中心文章。管理员也可以使用此菜单访问协作空间设置。

用户类型和权限

用户类型是一种类别，它定义了用户对系统不同部分的访问权限。ONLYOFFICE 协作空间中有五种用户类型，分别具有以下权限：

1. 访客只能访问管理员邀请的房间。他们无法创建自己的房间。只有被指定为内容创建者，他们才能创建、上传、删除文件夹或文件。访客只能通过房间受邀。这是一个免费帐户（可以免费添加无限数量的访客）。
2. 用户可以在房间中创建和编辑文件，但无法创建房间、管理用户或访问设置。这是一个免费帐户（可以免费添加无限数量的用户）。
3. 房间管理员可以执行与用户相同的操作，还可以创建和管理已分配的房间、邀请新用户以及分配低于其级别的权限。所有管理员都可以访问“文档”部分。这是一个付费帐户（将根据管理员数量收取费用）。
4. 协作空间管理员可以执行与房间管理员相同的操作，还可以访问协作空间设置、管理和存档房间。协作空间管理员对未受邀的房间拥有只读权限，但可以更改此类房间的所有者或将其存档。这是一个付费帐户（将根据管理员数量收取费用）。
5. 所有者可以执行与协作空间管理员相同的操作，还可以添加管理员。协作空间所有者对未受邀的房间拥有只读权限，但可以更改此类房间的所有者或将其存档。所有者是付款人，可以访问付款详情，并且是唯一可以调整配额和付款的用户。所有者是唯一可以删除门户的用户。这是一个付费帐户。

帐户和用户状态

每个协作空间帐户可以具有以下状态之一：

• 活跃 - 此类人员已接受邀请，可以与其他成员协作。
• 待处理 - 此类人员已收到邀请，但尚未接受邀请。他们在列表中会标记为 图标。
• 已禁用 - 此类人员已被管理员转移到已禁用成员列表。他们无法再登录协作空间。他们在列表中会标记为 图标。已禁用的用户可以从协作空间中移除或重新启用。

每个协作空间用户都拥有以下状态之一：付费或免费。

• 付费 – 所有者、协作空间管理员、房间管理员。可添加的付费用户数量由所选的资费方案决定。
• 免费 - 用户、访客。可添加的用户和访客数量不限。

所有者和管理员可以邀请新用户加入协作空间并管理现有用户。

房间类型

房间是用于协作处理文档的空间。房间中存储的文档的访问权限取决于权限级别。可分配给用户的权限级别取决于房间类型。管理员可以邀请用户加入房间，并分配或更改他们的权限级别。

• 公共房间允许您通过外部链接邀请用户查看文档，无需注册。您还可以将此房间嵌入到任何网页界面中。
• 表单填写房间允许您将 PDF 表单上传到填写室，邀请用户填写 PDF 表单，审阅已完成的表单，并分析自动收集到电子表格中的数据。
• 协作房间允许您使用两种共同编辑模式与团队协作处理文档：快速模式和严格模式。
• 虚拟数据房间允许您使用高级文件安全选项：设置水印、自动索引和跟踪所有内容、限制下载和复制。您还可以使用虚拟数据房间进行基于角色的表单填写。
• 自定义房间允许您应用自己的设置，并将此房间用于任何自定义用途。
• 文档房间允许管理员和用户存储他们的个人文档。

房间内的权限级别

权限级别是用户可以执行的操作的一组权限。管理员可以为特定房间内的用户分配权限级别。每种房间类型包含不同的权限级别，可分配给其成员：

• 公共房间 - 房间管理员、内容创作者。
• 表单填写房间 - 房间管理员、内容创作者、可填写表单。
• 协作房间 - 房间管理员、内容创作者、可编辑、可查看。
• 虚拟数据房间 - 房间管理员、内容创作者、可编辑、可查看、可填写表单。
• 自定义房间 - 房间管理员、内容创作者、可编辑、可审阅、可评论、可查看。

根据权限级别，用户可以在房间内对文件进行以下操作：

• 可查看 - 对现有文件进行的操作：查看。
• 可评论 - 对现有文件进行的操作：查看、评论。
• 可审阅 - 对现有文件进行的操作：查看、评论、审阅。
• 可填写表单 - 对现有文件进行的操作：查看、评论、审阅、表单填写。
• 可编辑 - 对现有文件进行的操作：查看、评论、审阅、表单填写、编辑。查看版本历史记录。
• 内容创作者 - 对现有文件进行操作：查看、评论、审阅、填写表单、编辑。查看版本历史记录。创建和上传新文件/文件夹。管理版本历史记录，为共同创作者锁定文件。复制、移动和删除自己的文件/文件夹。
• 房间管理员 - 对现有文件进行操作：查看、评论、审阅、填写表单、编辑。查看版本历史记录。创建和上传新文件/文件夹。管理版本历史记录，为共同创作者锁定文件。复制、重命名、移动和删除自己和他人的文件/文件夹。

房间管理员可以创建新房间、添加文档、邀请新用户以及管理现有房间。用户可以在房间中 创建和编辑文件，但无法创建房间、管理用户或访问设置。

所有者、管理员和用户可以：

• 使用文档房间，
• 在文档房间和其他房间中上传和创建新文件和文件夹。

所有者、管理员和用户还可以管理房间内的文档：

• 管理版本历史记录，
• 为共同创作者锁定文件，
• 复制、重命名、移动和删除自己和他人的文件和文件夹（用户只能复制、移动和删除自己的文件/文件夹）。

有关房间文档管理的更多详细信息，请阅读本文。

访客只能处理受邀加入的房间中的现有文档。

所有用户，无论其在房间中的权限级别如何，都可以：

• 查看文档内容；
• 查看添加到文档的评论；
• 将内容复制到剪贴板；
• 打印和下载文档。

扩展访问权限取决于房间内的权限级别。

所有编辑操作均通过 ONLYOFFICE 在线编辑器执行：

• 文档编辑器
• 电子表格编辑器
• 演示文稿编辑器
• PDF 编辑器

协作空间设置分为以下类型：文件管理设置和协作空间设置。

文件管理设置允许所有用户和访客控制房间内文档的编辑工作。

所有者和协作空间管理员可以访问协作空间设置。