Prise en main

Aperçu

Personnes est un module où sont affichés tous les membres du portail ainsi que les participants des groupes.

Il existe deux types de membres sur votre portail:

• Utilisateurs - membres du portail qui participent activement à la vie du portail et peuvent créer leur propre contenu.
• Invités - utilisateurs externes disposant d'un accès en lecture seule.

Chaque membre dispose d'un des statuts suivants:

• Actif - ces membres du portail sont visibles dans la liste principale, ont déjà confirmé leur adresse email d'enregistrement, reçoivent des notifications par email et peuvent collaborer avec d'autres membres du portail.
• En attente - ces personnes ont été ajoutées au portail ou ont modifié leur adresse email d'enregistrement sur leur page de profil, mais ne l'ont pas encore confirmée. Elles peuvent se connecter au portail et collaborer avec d'autres membres, mais ne recevront aucune notification par email.
  Si vous utilisez la version cloud, les utilisateurs avec le statut En attente sont inclus dans le nombre total d'utilisateurs actifs sur la page Paiements de votre portail.
• Désactivé - ces membres du portail ont été transférés vers la liste des membres désactivés, qui peut être affichée en sélectionnant l'option de filtre appropriée. Ils ne peuvent plus se connecter au portail.

Modifier le profil

Chaque membre actif du portail peut modifier son propre profil. Pour ce faire,

1. cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit
2. sélectionnez l'option Profil
3. cliquez sur le bouton Modifier la photo en bas de la photo de profil actuelle pour télécharger une autre photo et sélectionner la zone de l'image qui sera affichée comme votre photo d'avatar
4. cliquez sur l'icône au-dessus de votre photo et, selon votre objectif, sélectionnez l'une des options suivantes:
   • Modifier - pour modifier les informations personnelles affichées sur votre page de profil: prénom ou nom, date d'enregistrement, titre, lieu, sexe, date de naissance, détails de contact, photo d'avatar
   • Changer le mot de passe - pour changer le mot de passe que vous utilisez pour vous connecter au portail (vous pouvez aussi le faire en cliquant sur l'icône à côté du mot de passe actuel sur votre page de profil)
     Par défaut, le mot de passe doit comporter entre 8 et 120 caractères.
   • Modifier l'email - pour changer votre adresse email d'enregistrement (vous pouvez aussi le faire en cliquant sur l'icône à côté de l'email actuel sur votre page de profil)
   • Modifier la photo - pour télécharger une autre photo et sélectionner la zone de l'image qui sera affichée en tant que votre photo d'avatar
   • Supprimer mon profil - pour recevoir un email avec des instructions supplémentaires

Si l'authentification à deux facteurs est activée dans les paramètres du portail, vous pouvez également changer votre Téléphone portable primaire. Après avoir cliqué sur l'icône , la fenêtre d'information s'ouvre. Cliquez sur OK. Vous serez redirigé vers une autre page où vous pourrez spécifier un numéro de téléphone différent et cliquer sur le bouton Entrer le numéro pour l'enregistrer. Vous recevrez un SMS avec un code de vérification sur votre nouveau téléphone portable.

En tant que membre du portail, vous pouvez également modifier la langue du portail au sein de votre compte. Pour ce faire, ouvrez la page de votre profil et sélectionnez l'une des options disponibles dans la liste déroulante Langue. Par défaut, le portail est affiché dans la langue que l'administrateur doté de droits d'accès complet a choisie dans la section des paramètres communs.

Pour simplifier la connexion, vous pouvez utiliser l'un de vos comptes de réseaux sociaux Google, Facebook, Twitter ou LinkedIn. Pour le connecter, veuillez suivre ces étapes:

1. Ouvrez la page de votre profil en cliquant sur le lien avec votre nom dans le coin supérieur droit et en sélectionnant l'option Profil.
2. Cliquez sur le lien Connexion sous l'icône du réseau social approprié.
3. Saisissez votre adresse email et votre mot de passe dans les champs correspondants de la fenêtre ouverte.
4. Autorisez le bureau en ligne à accéder aux données de votre compte en cliquant sur le bouton approprié.

La section Thème d'interface vous permet de choisir le thème d'interface préféré: clair, sombre ou thème système (pour basculer automatiquement entre les thèmes clair et sombre selon la configuration de votre système).

Il est également possible de gérer vos abonnements au sein de tous les modules du portail sur votre page de profil. Pour afficher la liste complète du contenu du portail auquel vous êtes abonné, cliquez sur le lien Afficher à côté de la mention Abonnements. Ici vous pouvez vous désabonner du contenu qui ne vous intéresse plus et changer la façon dont vous souhaitez être informé des mises à jour en sélectionnant l'un des types de notifications disponibles: via le Chat, par email ou les deux. Pour en savoir plus, veuillez consulter cet article.

Vous pouvez également désactiver ou réactiver les info-bulles qui s'affichent à l'écran pour vous présenter les fonctionnalités de base de chaque module lors de votre première connexion ou pour vous informer des nouvelles fonctionnalités ajoutées. Cliquez sur le lien Afficher à côté de la mention Info-bulles et cliquez sur le commutateur ON/OFF. Les info-bulles seront activées ou désactivées pour tous les modules à la fois.

Ajouter de nouveaux membres du portail

En tant que propriétaire du portail ou administrateur doté de droits d'accès complet, vous pouvez ajouter de nouveaux membres au portail.

Utiliser le lien d'invitation

Si vous avez récemment créé votre portail et n'avez pas encore ajouté d'utilisateurs, le bouton Inviter les utilisateurs au portail est disponible sur le panneau latéral gauche de chaque module du portail. Il vous permet d'inviter de nouveaux membres à rejoindre votre portail:

1. cliquez sur le bouton Inviter les utilisateurs au portail

   Le lien d'invitation sera immédiatement copié dans le presse-papiers et la fenêtre Lien d'invitation s'ouvrira, vous permettant d'ajuster des paramètres supplémentaires du lien:

   • cochez la case Ajouter les utilisateurs en tant qu'invités pour inviter des personnes disposant d'un accès en lecture seule sur votre portail (si vous souhaitez que ces personnes créent du contenu sur le portail, laissez cette case décochée). Après avoir modifié ce paramètre, n'oubliez pas de copier le lien mis à jour à l'aide de l'option Copier le lien.
   • vous pouvez également Obtenir le lien raccourci, qui convient mieux à l'ajout dans votre message
2. collez le lien copié dans votre message d'invitation et envoyez-le, ou partagez le lien sur les réseaux sociaux via les icônes correspondantes dans la fenêtre Lien d'invitation

Le lien n'est valable que pendant 7 jours.

Plus tard, vous pouvez cliquer sur le bouton dans le coin supérieur gauche du module Personnes et sélectionner l'option Lien d'invitation pour copier le lien d'invitation et ouvrir la fenêtre correspondante.

Ajouter les utilisateurs manuellement

Vous pouvez également ajouter des membres du portail manuellement, un par un:

1. cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche du module Personnes
2. sélectionnez l'option Utilisateur ou Invité dans la liste déroulante
3. remplissez les champs marqués d'un astérisque - le prénom et le nom ainsi que l'adresse email.

   Lors de la création d'un utilisateur, vous pouvez indiquer une adresse email existante ou créer un nouvel email sur le domaine précédemment connecté dans le module Mail. Pour un invité, vous ne pouvez indiquer qu'une adresse email existante. Pour créer une nouvelle boîte aux lettres pour un utilisateur, cliquez sur le lien Créer l'email sur le domaine. Saisissez un nom d'utilisateur pour la nouvelle boîte aux lettres dans le champ de saisie. Si vous avez connecté plusieurs domaines au module Mail, sélectionnez le domaine approprié dans la liste déroulante.

   Lors de la création d'un utilisateur/invité, il est également possible de créer un mot de passe temporaire pour que l'utilisateur/invité puisse accéder au portail pour la première fois (les utilisateurs peuvent modifier le mot de passe plus tard sur leur page de profil). Pour créer un mot de passe, cliquez sur le lien Définir un mot de passe. Une fois que vous avez cliqué sur ce lien, le champ devient obligatoire. Vous pouvez saisir le mot de passe manuellement ou le générer automatiquement. Le mot de passe est validé au fur et à mesure de la saisie; sa conformité aux exigences de robustesse est indiquée par un code couleur. Pour générer un nouveau mot de passe automatiquement, cliquez sur l'icône . Les exigences de génération et de validation du mot de passe sont déterminées par les Paramètres de robustesse de mot de passe spécifiés dans les paramètres de Sécurité du portail.

   Par défaut, le mot de passe doit comporter entre 8 et 120 caractères.

   L'email et le mot de passe spécifiés peuvent être copiés dans le presse-papiers en cliquant sur le lien Copier l'adresse mail et le mot de passe.

   Vous pouvez également sélectionner un groupe (ou même plusieurs groupes) auquel l'utilisateur/invité appartiendra, saisir le titre et le lieu, télécharger une photo d'avatar, etc. La date d'enregistrement est définie sur la date actuelle par défaut, mais vous pouvez la modifier en cliquant à l'intérieur du champ.
4. cliquez sur le bouton Enregistrer

La page de profil du nouveau membre s'ouvrira immédiatement et une notification par email avec un lien d'accès au portail lui sera envoyée. Le nouveau membre du portail obtient le statut en attente jusqu'à la confirmation de l'adresse email d'enregistrement. Dans la liste des membres du portail, il sera marqué de l'icône sur sa photo d'avatar. Après la confirmation de l'email, les invités obtiennent l'icône sur leur photo d'avatar et les administrateurs l'icône . Le propriétaire du portail est identifié par l'icône .

Le lien envoyé dans la notification n'est valable que pendant 7 jours. Si l'utilisateur n'arrive pas à compléter l'enregistrement en suivant le lien à temps, vous pouvez renvoyer cette notification en cliquant sur le lien Envoyer l'invitation encore une fois sur la page de profil. S'il y a plusieurs utilisateurs qui ont dépassé le délai donné pour la confirmation de l'email, cliquez sur le bouton dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Renvoyer les invitations, ou sélectionnez les membres nécessaires dans la liste et cliquez sur le bouton Envoyer un lien d'activation encore une fois en haut.

Importer des personnes

Pour gagner du temps, vous pouvez également ajouter des utilisateurs tous à la fois à partir de:

• votre compte Google - pour des instructions plus détaillées, consultez cette page
• votre carnet d'adresses du client de messagerie - pour des instructions plus détaillées, consultez cette page
• un fichier CSV - pour des instructions plus détaillées, consultez cette page

Créer des groupes

Lors de l'ajout des membres, vous aurez besoin de créer de nouveaux groupes. Pour ce faire,

1. cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche du module Personnes
2. sélectionnez l'option Groupe dans la liste déroulante
3. saisissez le Titre du groupe dans le champ marqué d'un astérisque
4. assignez le Chef du groupe en cliquant sur le lien Choisir l'utilisateur et en sélectionnant l'un des utilisateurs/invités existants ou en créant un nouveau profil
5. ajoutez les Membres du groupe en cliquant sur le lien Ajouter membres et en sélectionnant les utilisateurs/invités existants ou en créant un nouveau profil
6. cliquez sur le bouton Enregistrer

Gérer des autorisations d'accès

Il existe trois niveaux d'accès principaux au sein du portail: Invité avec un accès en lecture seule, Utilisateur avec les privilèges de base et Administrateur avec des privilèges avancés.

Les administrateurs comprennent:

• administrateurs de module gérant un module particulier ou plusieurs d'entre eux
• administrateurs dotés de droits d'accès complet gérant tous les modules du portail
• propriétaire du portail ayant le contrôle de l'ensemble du portail

Modifier le propriétaire de portail

Le propriétaire du portail est la personne qui a créé le portail. Pour nommer un autre membre à ce rôle:

1. passez aux paramètres du portail en choisissant l'option Paramètres dans le menu en haut de la page,
2. développez la section Sécurité sur le panneau latéral gauche et sélectionnez la sous-section Droits d'accès,
3. cliquez sur le lien Choisir le propriétaire sous la photo dans la section Propriétaire du portail,
4. sélectionnez une personne dans la liste déroulante,
5. cliquez sur le bouton Modifier le propriétaire du portail,
6. vérifiez la boîte aux lettres et suivez le lien de confirmation envoyé dans l'email.

Le propriétaire du portail a les mêmes autorisations que les administrateurs dotés de droits d'accès complet et peut effectuer les opérations suivantes:

Administrateur doté de droits d'accès complet	Propriétaire du portail
ajouter les membres au portail modifier les profils des membres nommer des administrateurs de module sauvegarder les données du portail (veuillez consulter Renforcer la sécurité) modifier les paramètres généraux et de personnalisation du portail (veuillez consulter Configuration du portail) afficher les statistiques du portail (veuillez consulter Configuration du portail)	+ changer le propriétaire du portail désactiver/supprimer le portail (veuillez consulter Configuration du portail) changer la région du serveur (veuillez consulter Configuration du portail)

Octroyer des privilèges d'administration

Après qu'un membre du portail est ajouté au portail, il obtient les droits d'accès d'utilisateur ou d'invité. Le propriétaire du portail ou les administrateurs dotés de droits d'accès complet peuvent accorder des privilèges d'administration aux utilisateurs uniquement. Pour ce faire, il faut procéder comme suit:

1. Passez aux paramètres du portail en choisissant l'option Paramètres dans le menu en haut de la page,
2. Sélectionnez l'option Droits d'accès sur le panneau latéral gauche,
3. Cliquez sur le lien Afficher à côté de la mention Administrateurs,
4. Cliquez sur le lien Choisir utilisateur au-dessous de la liste des administrateurs,
5. Sélectionnez une personne ou plusieurs personnes à la fois parmi les utilisateurs/invités existants ou créez un nouvel administrateur directement en cliquant sur le lien Créer un nouveau profil,
6. Cliquez sur le bouton Enregistrer,
7. La ou les personnes sélectionnées obtiendront par défaut l'accès maximal à tous les modules du portail; pour le limiter, décochez d'abord la case Accès complet, puis les cases correspondant aux modules auxquels vous ne souhaitez pas accorder l'accès administrateur.

Réaffecter des données lors de la suppression du profil

Que deviennent les données lorsqu'on ne les réaffecte pas

Si vous ne réaffectez pas les données lors de la suppression des utilisateurs désactivés, le contenu associé créé par l'utilisateur sur le portail sera également supprimé comme suit:

• Dans le module Documents, les documents/dossiers personnels seront supprimés et les documents communs créés par l'utilisateur seront réaffectés:
  • Les documents et dossiers personnels qui ne sont pas accessibles aux autres utilisateurs (y compris les administrateurs) seront supprimés.
  • Les documents et dossiers personnels qui ont été partagés avec d'autres utilisateurs seront supprimés.
  • Les documents/dossiers créés par l'utilisateur dans la section Communs ne sont pas supprimés, mais leur propriété est réaffectée à l'administrateur qui initie la suppression de l'utilisateur.
• Dans le module Mail, les emails et les boîtes aux lettres seront supprimés.
• Dans l'outil Chat, les messages et les fichiers envoyés par l'utilisateur seront supprimés.
• Dans le module CRM, l'utilisateur supprimé sera également supprimé de la liste des responsables d'un contact. Les rapports créés par l'utilisateur supprimé seront supprimés (par analogie avec les documents personnels). Les autres éléments CRM associés à l'utilisateur supprimé ne sont pas affectés.
• Dans le module Projets, tous les éléments associés à l'utilisateur supprimé ne sont pas affectés (par ex., le nom de l'utilisateur supprimé reste parmi les responsables d'une tâche ouverte).

Pour éviter la suppression des données, vous pouvez réaffecter les éléments des modules Documents, Projets et CRM à un utilisateur actif.

Que deviennent les données lorsqu'on les réaffecte

Après avoir réaffecté les données et supprimé un utilisateur, le contenu suivant sera transféré/conservé:

• Module Documents
  • Les documents personnels accessibles à d'autres utilisateurs du portail seront transférés vers la section Mes documents de l'utilisateur actif sélectionné, où un nouveau dossier sera créé avec un nom du type Documents de l'utilisateur Merelin Linsdom. Tous les droits d'accès accordés aux autres utilisateurs du portail restent inchangés;
  • La propriété des documents créés par l'utilisateur désactivé dans la section Communs sera réaffectée à l'utilisateur sélectionné;
  • Les documents de la section Documents du projet créés par l'utilisateur désactivé restent, le propriétaire ne sera pas modifié.
• Module Projets
  • Les projets actifs/suspendus, les jalons ouverts et les tâches seront réaffectés à l'utilisateur actif sélectionné.
• Module CRM
  • Les contacts, les tâches ouvertes et les opportunités non fermées seront réaffectés à l'utilisateur actif sélectionné. L'utilisateur spécifié sera également ajouté en tant que participant aux actions ouvertes de l'utilisateur désactivé.

Après avoir réaffecté les données et supprimé un utilisateur, le contenu suivant sera supprimé:

• Les documents privés qui n'ont pas été partagés avec d'autres utilisateurs dans le module Documents;
• Les emails et les boîtes aux lettres dans le module Mail;
• L'historique des messages et les fichiers envoyés dans l'outil Chat;
• Les projets, jalons et tâches fermés dans le module Projets;
• Les tâches et opportunités fermées dans le module CRM.

Suivre des anniversaires

Anniversaires est un moyen de suivre les anniversaires de tous les utilisateurs du portail. Il vous permet de:

• afficher les utilisateurs qui fêtent leur anniversaire ce jour-là ainsi que les dix dates les plus proches,
• envoyer vos vœux à la personne qui fête son anniversaire en cliquant sur le bouton correspondant sous le nom dans la liste Dates les plus proches,
• définir/supprimer un rappel,

  Par défaut, vous êtes abonné à tous les anniversaires. Si vous ne souhaitez pas recevoir les notifications d'anniversaire, désabonnez-vous en gérant vos abonnements sur la page de Profil.

  Si vous souhaitez être informé de l'anniversaire à venir d'un certain utilisateur du portail, placez le curseur sur le nom d'utilisateur dans la liste Dates les plus proches et cliquez sur le lien Rappeler l'anniversaire qui apparaît sous le nom d'utilisateur.

Activer la synchronisation CardDAV

À partir de la version 12.0, ONLYOFFICE prend en charge le protocole de carnets d'adresses CardDAV sur la base des contacts du module Personnes. Les modifications apportées aux données utilisateur sur votre portail sont synchronisées avec les carnets d'adresses correspondants. Actuellement, la synchronisation est unilatérale.

Pour activer la synchronisation CardDAV,

1. Passez au module Personnes et ouvrez les Paramètres CardDav dans le menu Paramètres sur le panneau de gauche.
2. Activez le commutateur Permettre la synchronisation des contacts via CardDAV.
3. Cliquez sur l'option Copier le lien au-dessous du commutateur.
4. Saisissez le lien de l'adresse du serveur copié dans une application ou un appareil tiers. Utilisez vos identifiant et mot de passe de portail valides.

Vos contacts enregistrés dans le module Personnes sont désormais accessibles par l'application ou l'appareil tiers de votre choix.

Thunderbird v.91.8.0

1. Cliquez sur l'option Carnet d'adresses dans la barre d'outils supérieure.
2. Cliquez sur Fichier > Nouveau > Carnet d'adresses CardDAV.
3. Saisissez votre nom d'utilisateur du portail et le lien de l'adresse du serveur copié, puis cliquez sur Continuer.
4. Saisissez vos identifiant et mot de passe de portail.
5. Le carnet d'adresses sera ajouté à la liste.

macOS

1. Sur votre appareil Apple, ouvrez Contacts.
2. Sélectionnez Contacts > Ajouter un compte.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez Autre compte Contacts.
4. Définissez le type de compte > Avancé.
5. Saisissez votre adresse email dans le champ Nom d'utilisateur.
6. Saisissez le mot de passe de votre compte de portail dans le champ Mot de passe.
7. Saisissez l'Adresse du serveur - <portal>/carddav/.
   ImportantSaisissez le nom du portail sans https://
8. Spécifiez le Chemin d'accès au serveur - <portal>/carddav/<email>@<portal>.

Paramétrer le module Personnes

En tant que propriétaire du portail ou administrateur doté de droits d'accès complet, vous pouvez limiter l'accès au module Personnes pour certains utilisateurs ou même désactiver ce module si vous n'en avez pas besoin. Pour ce faire,

1. cliquez sur le lien Paramètres sur le panneau latéral gauche,
2. sélectionnez la sous-section Droits d'accès sur le portail,
3. passez à la section Personnes,
4. sélectionnez le bouton radio Utilisateurs de la liste,
5. sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez donner accès,

   Pour ce faire, utilisez l'une des options disponibles:

   • utilisez le lien Ajouter utilisateur si vous souhaitez donner accès à une ou plusieurs personnes;
   • utilisez le lien Ajouter groupe si vous souhaitez donner accès à tous les utilisateurs du portail ou à un ou plusieurs groupes.

Désactiver le module Personnes

Pour désactiver le module Personnes:

• Passez à la section Modules et outils en sélectionnant l'option correspondante sur le panneau latéral gauche.
• Décochez le module Personnes.
• Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si le module Personnes est désactivé, chaque membre du portail ne peut accéder qu'à son propre profil.