Importer des utilisateurs depuis un fichier CSV

Introduction

Ce guide explique comment ajouter plusieurs utilisateurs à la fois au portail à l'aide d'un fichier CSV.

Suivez les étapes ci-dessous pour enregistrer vos contacts dans un fichier .csv, puis les importer sur votre portail.

Étape 1. Créer un fichier CSV

Si vous avez déjà un fichier .csv contenant les informations de contact à importer, passez à l'étape 2.

Si vous stockez vos informations de contact dans un classeur, vérifiez-le et enregistrez-le au format CSV (Comma Separated Values, en français, valeurs séparées par des virgules), en utilisant par exemple le module Documents.

Chaque ligne du classeur doit comporter les renseignements sur un seul contact. La première ligne peut être un enregistrement en-tête contenant les noms des colonnes/champs. Chaque enregistrement du contact doit comporter les champs obligatoires suivants: Prénom, Nom et E-mail.

Comment ajouter des utilisateurs en utilisant les informations sur les contacts depuis un fichier CSV? Étape 1

Vous pouvez également créer un nouveau classeur directement sur votre portail.

Étape 2. Accéder au module Personnes

Connectez-vous à votre portail et cliquez sur le lien Personnes.

Comment ajouter des utilisateurs en utilisant les informations sur les contacts depuis un fichier CSV? Étape 2

Si vous êtes déjà connecté, pour accéder au module Personnes, ouvrez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Étape 3. Télécharger le fichier CSV sur le portail

Cliquez sur le bouton à côté du bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Importer personnes ou utilisez le bouton Importer personnes sur le panneau latéral gauche. La fenêtre Ajouter des utilisateurs au portail s'ouvre.

Sélectionnez l'option Depuis un fichier. La fenêtre Téléchargement de fichier s'ouvre. Recherchez le fichier .csv sur votre disque local et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Comment ajouter des utilisateurs en utilisant les informations sur les contacts depuis un fichier CSV? Étape 3

Le fichier sera chargé. Si vous souhaitez le remplacer, utilisez l'option Sélectionner une autre source.

Étape 4. Vérifier les données du fichier .csv

Dans l'assistant Ajouter des utilisateurs au portail, vérifiez les paramètres du fichier .csv et faites correspondre les champs du fichier .csv avec les champs du portail requis pour ajouter un utilisateur.

Pour une importation correcte, vous pouvez modifier les paramètres du fichier .csv chargé:

Encodage - spécifiez le type d'encodage utilisé lors de l'enregistrement de votre fichier .csv. Le type par défaut est UTF-8.
Délimiteur - utilisez cette liste déroulante pour sélectionner le caractère utilisé pour séparer les valeurs dans votre fichier .csv. Le délimiteur par défaut est Virgule.
Délimiteur de texte - utilisez cette liste déroulante pour spécifier le caractère utilisé pour encadrer les champs dans votre fichier .csv.

Si votre fichier .csv comporte la ligne en-tête avec les noms des colonnes/champs, cochez la case Afficher les noms des champs - les noms des champs s'afficheront dans la section Champs dans le fichier.

Comment ajouter des utilisateurs en utilisant les informations sur les contacts depuis un fichier CSV? Étape 4

Ci-dessous, vous pouvez faire correspondre les champs du fichier .csv avec ceux du portail.

Champs dans le fichier - une ligne de votre fichier .csv contenant les noms des colonnes/champs.
Valeurs d'exemple - les valeurs disponibles des colonnes du fichier. Pour actualiser les valeurs, utilisez l'icône .
Champs sur le portail - les champs du portail correspondant aux noms des champs/colonnes dans votre fichier.
Si les noms des champs du fichier .csv correspondent aux champs obligatoires requis pour importer des utilisateurs sur le portail (Prénom, Nom et E-mail), ils seront automatiquement sélectionnés dans la section Champs sur le portail. Vous pouvez aussi faire correspondre les champs manuellement en sélectionnant la valeur appropriée dans la liste.

Quand tout est prêt, cliquez sur le bouton Passer à la liste des contacts ci-dessous pour procéder à l'étape suivante.

Étape 5. Gérer la liste des contacts et lancer l'importation

Toutes les informations de contact disponibles s'affichent dans la fenêtre de l'assistant Ajouter des utilisateurs au portail.

Vérifiez la liste. Spécifiez le nom et le prénom de l'utilisateur en cas d'absence.

Pour exclure des utilisateurs de l'importation, sélectionnez plusieurs utilisateurs et cliquez sur Ne pas importer en haut, ou sélectionnez Ne pas importer dans le menu à droite de l'utilisateur concerné.

Si vous souhaitez ajouter les utilisateurs en tant qu'invités, sélectionnez plusieurs utilisateurs et appuyez sur le bouton Invité en haut ou sélectionnez Invité dans le menu à droite du nom d'utilisateur. Pour en savoir plus sur les permissions d'utilisateur/invité sur le portail, veuillez consulter cette section.

Comment ajouter des utilisateurs en utilisant les informations sur les contacts depuis un fichier CSV? Étape 5

Quand tout est prêt, cliquez sur le bouton Ajouter au portail pour lancer l'ajout.

Les utilisateurs sélectionnés seront ajoutés au portail immédiatement et recevront une notification par e-mail comportant un lien vers votre portail.

Pour ajouter un seul utilisateur dont vous connaissez déjà les informations, utilisez l'option Créer un nouvel utilisateur.