Ajouter des invités

Introduction

Le type d'utilisateur Invité est la meilleure solution pour ceux qui:

• souhaitent donner à leurs clients accès au portail,
• ont besoin de faire appel à des travailleurs indépendants ou à des sous-traitants pour leurs projets,
• ne veulent pas payer davantage pour des utilisateurs qui participent rarement à la vie du portail.

ONLYOFFICE Workspace vous permet d'ajouter des invités avec des autorisations en affichage seul sans frais supplémentaires.

Il existe quatre façons d'ajouter une personne en tant qu'invité:

• utiliser l'option Créer un nouvel invité,
• utiliser l'option Importer une personne,
• envoyer le lien d'invitation,
• autoriser l'auto-inscription.

Ce guide décrit comment procéder en quelques étapes simples.

Créer un nouvel invité

Si vous disposez des informations sur la personne que vous souhaitez ajouter en tant qu'invité, utilisez l'option Créer un nouvel invité. Pour ce faire, ouvrez le module Personnes et procédez comme suit:

1. Cliquez sur Créer dans le coin supérieur gauche.
2. Sélectionnez l'option Invité dans la liste déroulante.
3. Remplissez les champs obligatoires du formulaire Créer un nouveau profil: Prénom, Nom et E-mail.
4. Le cas échéant, créez un mot de passe temporaire en cliquant sur le lien Définir un mot de passe.
   Par défaut, le mot de passe doit comporter entre 8 et 120 caractères.
5. Saisissez toute information supplémentaire dont vous disposez.
6. Ajoutez une photo au profil en cliquant sur Modifier la photo sous l'image par défaut.
7. Cliquez sur Enregistrer.

La personne sera ajoutée au portail immédiatement et recevra une invitation par e-mail.

Importer des comptes d'invités

Si vous souhaitez ajouter plusieurs invités à la fois à partir de sources diverses (le Web, un fichier .csv ou le carnet d'adresses d'un client de messagerie), utilisez l'option Importer une personne. Pour ce faire, ouvrez le module Personnes et procédez comme suit:

1. Cliquez sur l'icône Plus d'actions dans le coin supérieur gauche.
2. Sélectionnez l'option Importer une personne dans la liste déroulante.
3. Dans l'assistant Ajouter des utilisateurs au portail qui s'ouvre, sélectionnez la source à partir de laquelle importer les informations de contact:
   • Cliquez sur D'un fichier pour importer les informations de contact depuis un fichier .csv ou un fichier .csv MS Outlook Express que vous avez créé, puis téléchargez le fichier, vérifiez les données et cliquez sur Passer à la liste des contacts.
   • Cliquez sur Google et accordez l'accès au compte sélectionné pour importer les informations de contact depuis le Web.
   • Cliquez sur Manuellement pour ajouter manuellement les informations de contact de plusieurs invités à la liste.

4. Vérifiez les informations importées affichées dans l'assistant Ajouter des utilisateurs au portail.
5. Indiquez le prénom et le nom de la personne s'ils sont manquants.
6. Sélectionnez plusieurs utilisateurs et cliquez sur Invité en haut, ou utilisez l'élément de menu Invité à droite d'un utilisateur donné.
7. Cliquez sur Ajouter au portail.

Les personnes sélectionnées seront ajoutées au portail immédiatement et recevront une invitation par e-mail.

Inviter des personnes

Si vous souhaitez inviter chaque client personnellement au lieu de lui envoyer l'invitation générée automatiquement, ou si vous n'avez pas le temps de remplir chaque profil, vous pouvez utiliser l'option Lien d'invitation. Pour ce faire, procédez comme suit:

1. Cliquez sur l'icône Plus d'actions dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Lien d'invitation.
2. Cochez la case Ajouter des utilisateurs en tant qu'invités sous le champ du lien.
3. Cliquez sur Copier le lien, ou utilisez les raccourcis Ctrl+A et Ctrl+C pour copier le lien entier.
4. Collez le lien dans un message et envoyez-le au client que vous souhaitez inviter.

Une fois que la personne invitée a suivi le lien et saisi son adresse e-mail, son prénom, son nom et son mot de passe, elle sera automatiquement ajoutée à votre portail et vous serez informé de l'ajout d'un nouvel utilisateur.

Si vous êtes le seul utilisateur du portail et que vous devez inviter rapidement de nouveaux membres, vous pouvez utiliser l'icône Inviter les utilisateurs au portail pour générer le lien d'invitation. Cette icône est disponible dans le panneau latéral gauche de chaque module du portail.

Autoriser l'auto-inscription des invités

Si vous souhaitez permettre à des personnes de rejoindre votre portail par elles-mêmes, configurez les paramètres de Domaine de messagerie autorisé afin que toute personne disposant d'une adresse e-mail sur un serveur de messagerie autorisé puisse accéder à votre portail en cliquant sur le lien Cliquez ici pour rejoindre sur la page de Connexion. Pour ce faire, procédez comme suit:

1. Cliquez sur l'icône en haut de la page, ou ouvrez la liste déroulante Sélectionner à côté du logo de votre portail et sélectionnez l'option Paramètres.
2. Sélectionnez la sous-section Accès au portail de la section Sécurité.
3. Faites défiler jusqu'à la section Paramètres de domaine de messagerie autorisé.
4. Sélectionnez le bouton radio Domaines personnalisés.
5. Cliquez sur le lien Ajouter un domaine autorisé.
6. Saisissez le serveur de messagerie autorisé dans le champ qui apparaît au-dessous.
7. Cochez la case Ajouter des utilisateurs en tant qu'invités sous les champs du serveur.
8. Cliquez sur Enregistrer en bas de la section.

Désormais, toute personne disposant d'un compte sur le serveur de messagerie indiqué pourra rejoindre votre portail.

Les utilisateurs ajoutés en tant qu'invités disposeront d'autorisations très limitées sur votre portail. Vous pouvez à tout moment changer leur type d'Invité en Utilisateur pour leur accorder des droits d'accès étendus. Gardez à l'esprit que, dans ce cas, ils seront inclus dans le plan tarifaire et, si leur nombre dépasse le maximum autorisé, vous devrez mettre à niveau votre abonnement.