Ajouter des invités

Introduction

Des invités sont la meilleure solution pour ceux qui:

• souhaitent donner accès au portail pour les clients,
• ont besoin de recourir à l'aide des travailleurs indépendants / sous-traitants pour faire certains travaux,
• ne veulent pas payer davantage pour les utilisateurs qui ne participent pas à la vie du portail etc.

Office en ligne vous permet d'ajouter des invités en accordant des permissions en affichage seul sans aucuns frais supplémentaires.

Il existe quatre façons d'ajouter une personne en tant qu'invité:

• utiliser l'option Créer nouveau invité,
• utilisez l'option Importer une personne,
• envoyer le lien d'invitation,
• permettre l'auto-inscription.

Ce guide vous montrera quelque étapes faciles à suivre.

Créer un nouveau invité

Si vous avez l'accès à des informations détaillées sur la personne que vous voulez ajouter en tant qu'invité, utilisez l'option Créer nouveau invité. Pour ce faire, accédez au module Personnes et ensuite procédez comme suit:

• cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche,
• sélectionnez l'option Invité dans la liste déroulante,
• remplissez les champs nécessaires dans le formulaire Créer nouveau profil: Prénom, Nom et E-mail,
• le cas échéant, créez le mot de passe temporaire en cliquant sur Définir un mot de passe.
  Par défaut, le mot de passe doit comporter entre 8 et 120 caractères.
• saisissez toutes informations supplémentaires que vous avez,
• ajoutez le photo du profil en cliquant sur le bouton Modifier la photo au-dessous de l'image par défaut,
• cliquez sur le bouton Enregistrer.

La personne sera ajoutée au portail immédiatement et recevra une invitation par email.

Importer des comptes d'invités

Si vous souhaitez ajouter plusieurs invités à la fois en utilisant l'information sur les contacts à partir de sources différentes: Web, fichier .csv ou carnet d'adresses du client de messagerie, utilisez l'option Importer une personne. Pour ce faire, accédez au module Personnes et ensuite procédez comme suit:

• cliquez sur le bouton Plus d'actions dans le coin supérieur gauche,
• sélectionnez l'option Importer une personne dans la liste déroulante,
• dans l'assistant Ajouter des utilisateurs au portail, sélectionnez la source à partir duquel vous souhaitez importer les informations sur les contacts,
  

  - cliquez sur D'un fichier pour importer des informations sur les contacts à partir du fichier.csv que vous avez créé ou à partir du fichier .csv MS Outlook Express, ensuite téléchargez le fichier nécessaire, vérifiez des données et cliquez sur Passer à la liste des contacts,
  - cliquez sur Google et donnez l'accès au compte sélectionné pour importer les informations sur les contacts à partir de web,
  - cliquez sur Manuellement pour ajouter des informations sur plusieurs contacts à la liste manuellement,

• vérifiez les informations importées dans l'assistant Ajouter utilisateurs au portail,
• indiquez le nom et le prénom de la personne, en cas d'absence,
• sélectionnez plusieurs utilisateurs et appuyez sur le bouton Invité en haut ou sélectionnez Invité dans le menu à droite du nom d'utilisateur,
• cliquez sur le bouton Ajouter au portail.

Las personnes sélectionnées seront ajoutées au portail immédiatement et recevront une invitation par email.

Inviter des personnes

Si vous souhaitez inviter chaque client personnellement au lieu de générer et envoyer automatiquement l'invitation ou bien au contraire vous n'avez pas le temps de remplir chaque profil, vous pouvez utiliser le Lien d'invitation. Pour ce faire,

• cliquez sur le bouton dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Lien d'invitation,
• cochez la case Ajouter utilisateurs en tant qu'invités au-dessous de la liste des utilisateurs,
• cliquez sur Copier le lien ou utilisez les raccourcis Ctrl+A et Ctrl+C pour copier le lien entier,
• insérez-le et envoyez au client à inviter.

Une fois l'invité a suivi ce lien et a saisi son email, nom, prénom et mot de passe, il/elle sera automatiquement ajouté à votre portail et vous serez informé d'un nouvel utilisateur.

Si vous êtes le seul utilisateur sur le portail et il vous faut inviter vite de nouveaux membres, vous pouvez utilisez le bouton Inviter les utilisateurs au portail pour générer le lien d'invitation. Ce bouton est disponible sur le panneau latéral gauche de chaque module du portail.

Autoriser les invités à s'auto-inscrire

Si vous souhaitez que toute personne visite votre bureau, configurez les paramètres de Domaines de messagerie autorisés, qui permettent à quiconque d'accéder à votre portail en cliquant sur le lien Se joindre sur la Page de connexion de votre portail. Pour ce faire,

• cliquez sur l'icône située en haut de la page ou ouvrez la liste déroulante Sélectionner à côté du logo de votre portail et sélectionnez l'option Paramètres,
• sélectionnez la sous-section Accès au portail de la section Sécurité,
• faites défiler vers la section Paramètres de domaines de messagerie autorisés en bas,
• activez le bouton radio Domaines personnalisés,
• cliquez sur le lien Ajouter domaine autorisé,
• saisissez le domaine de messagerie autorisé dans le champ qui apparaît au-dessous,
• cochez la case Ajouter utilisateurs en tant qu'invités au-dessous des champs de serveur,
• cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Désormais, toute personne qui a un compte sur un serveur de messagerie spécifiée pourra visiter votre bureau.

Les utilisateurs ajoutés en tant qu'invités auront les autorisations limitées sur votre portail. Mais vous pouvez toujours changer le type d'utilisateur en accordant l'accès étendu. N'oubliez pas que dans ce cas ils seront inclus dans le plan tarifaire et si leur nombre dépasse le nombre d'utilisateurs autorisés, vous aurez besoin de mettre à niveau votre abonnement.