Travailler dans une Salle de remplissage de formulaires
Salle de remplissage de formulaires est conçue pour simplifier le remplissage de formulaires (questionnaires, applications, etc.) et le suivi des progrès du remplissage des documents.
Vous pouvez télécharger des formulaires PDF vers la salle de remplissage de formulaires, inviter des utilisateurs à remplir un formulaire PDF, réviser les formulaires remplis et analyser les données qui sont collectées automatiquement dans une feuille de calcul.
Caractéristiques principales
- Préparer les formulaires à remplir et accorder l'autorisation de remplissage des formulaires
- Travailler avec les membres de DocSpace et les utilisateurs externes à l'aide des liens externes
- Suivre les progrès du remplissage
- Collecter des données sous forme d'une feuille de calcul et analyser la collecte de données
- Incorporer des salles dans des pages web pour collecter des données de tous les utilisateurs qui remplissent le formulaire
Cas d'utilisation
- Collecter des opinions et des revues des utilisateurs
- Remplir des demandes de congé
- Examiner les étudiants dans des établissements d'enseignement
- Collecter des données des malades dans des établissements de santé
Par exemple, il vous faut collecter des données sur le niveau de performance des étudiants Découvrons ensemble comment réaliser ces tâches dans une Salle de remplissage de formulaires.
Étape 1. Créer une Salle de remplissage de formulaires
Créez une nouvelle Salle de remplissage de formulaires en quelques étapes faciles:
- Passez à la section Salles et cliquez sur Nouvelle salle ou sur l'icône Plus
. - Sélectionnez la Salle de remplissage de formulaires.
- Saisissez le Nom de la salle.
- Le cas échéant, vous pouvez ajouter des tags ou une icône.
- Cliquez sur Créer.
Étape 2. Ajouter des formulaires à la salle
Pour télécharger un formulaire PDF existant vers la salle de remplissage de formulaires:
- cliquez sur le bouton Actions dans le coin supérieur gauche ou sur l'icône Plus .
-
sélectionnez l'option appropriée:
- sélectionnez l'option Télécharger le formulaire PDF -> De DocSpace, choisissez le formulaire dans la salle et cliquez sur le bouton Sélectionner.
- sélectionnez l'option Télécharger le formulaire PDF -> De l'appareil, choisissez le formulaire dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.
- sélectionnez l'option Choisir parmi les modèles, choisissez le modèle à partir de la galerie de modèles et cliquez sur le bouton Créer.
Vous pouvez également utiliser les actions rapides dans la salle que vous venez de créer.
- Ajoutez les formulaires déjà existants à partir d'autres sections de votre DocSpace: Documents et Salles.
- Téléchargez les formulaires existants à partir de votre appareil.
Toutes les options disponibles pour travailler avec des documents dans des salles sont répertoriés ici.
Étape 3. Ajouter des utilisateurs autorisés à la salle
Il vous faut ajouter des invités et des utilisateurs enregistrés à votre salle DocSpace pour remplir des formulaires.
Les niveaux d'autorisation disponibles dans la Salle de remplissage de formulaires: Responsable de salle (payant), Créateur de contenu, Remplisseur de formulaires. Responsable de salle (payant) et Créateur de contenu peuvent créer et télécharger de nouveaux fichiers et dossiers et les gérer, mais Responsable de salle peut également gérer les utilisateurs et les autorisations d'accès. Pour ajouter le Responsable de salle, il faut sélectionner l'administrateur de Salle ou l'administrateur de DocSpace parmi le contacts de DocSpace.
Remplisseur de formulaires peut remplir des formulaires et ne peut afficher que les formulaires qu'il/elle a rempli ou a commencer à remplir dans les dossiers Remplis et En cours.
Pour inviter des Invités et des Utilisateurs:
- Passez à Info -> Contacts et utilisez l'icône
Inviter des contacts. - Activez le commutateur pour créer un lien universel pour s'auto-autoriser dans la salle. Le cas échéant, modifiez le niveau d'autorisation. Le lien sera copié dans le presse-papiers. Il est donc possible d'inviter uniquement des invités de cette façon.
- Vous pouvez également utiliser l'option Ajouter manuellement au-dessous pour ajouter des contacts de DocSpace ou inviter chaque nouvel invité par email. Saisissez l'adresse e-mail et appuyez sur Entrée ou sélectionnez un contact de la liste. Le cas échéant, modifiez le niveau d'autorisation. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail, ensuite cliquez sur Envoyer une invitation.
Par défaut, des invités et des utilisateurs sont ajoutés à la salle avec le rôle Remplisseur de formulaire permettant de remplir des formulaires mais pas de les modifier. Vous pouvez sélectionner le niveau d'autorisation approprié au lieu du rôle Remplisseur de formulaire établi par défaut. Les nouveaux invités seront ajoutés à votre liste des invités.
Toutes les options disponibles pour inviter des utilisateurs aux salles sont répertoriés ici.
Étape 4. Configurer et partager un lien externe
Le lien externe est activé lors de la création d'une Salle de remplissage de formulaires, vous pouvez donc le copier tout de suite.
Cliquez sur le bouton Partager le lien à côté du nom de la salle ou utilisez l'icône 
à côté de l'option Lien pour remplir sur le volet Info -> Contacts. Envoyez le lien copié aux utilisateurs externes. Les utilisateurs externes sont accordés l'autorisation de remplir le formulaire pour accéder à tous les fichiers dans la salle sans avoir à s'inscrire.
Vous pouvez également modifier le lien externe:
- Sur le volet Info -> Contacts, cliquez sur l'icône
à côté de l'option Lien pour remplir. - Sélectionnez l'option Paramètres du lien.
- Renommez le lien pour distinguer les liens les uns des autres.
- Définissez un mot de passe pour protéger le lien à l'aide de l'option Accès par mot de passe.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Le cas échéant, vous pouvez annuler le lien partagé à l'aide de l'option du menu sur le volet Info -> Contacts. Le lien actuel sera désactivé et un nouveau lien sera créé.
Le lien principal est valable pour une période de temps indéfinie. Il est impossible de créer des liens supplémentaires pour la Salle de remplissage de formulaires.
Toutes les options disponibles pour des liens externes sont répertoriés ici.
Si vous souhaitez incorporer la Salle de remplissage de formulaires dans votre site web, veuillez consulter ces instructions.
Étape 5. Remplir des formulaires dans la salle
Les utilisateurs invités peuvent remplir des formulaires dans la salle. En savoir plus sur le Remplissage des formulaires.
Une fois le formulaire rempli, cliquez sur le bouton Remplir et envoyer.
Les utilisateurs peuvent télécharger le formulaire rempli à l'aide de l'icône flèche ou le bouton Télécharger, remplir le même formulaire à nouveau utilisant l'option Remplir à nouveau, revenir à la salle pour poursuivre le remplissage d'autres formulaires en cliquant sur le bouton Retour à la salle ou s'adresser au propriétaire du formulaire par e-mail en cliquant sur l'adresse e-mail.
Étape 6. Réviser les formulaires remplis
Pour réviser les formulaires remplis, utilisez les dossiers Remplis et En cours qui s'affichent dans la salle lorsque les utilisateurs commençons le remplissage de formulaires.
- Le dossier En cours contient les formulaires que les utilisateurs ont commencé à remplir mais qu'ils n'ont pas encore complétés.
-
Le dossier Remplis contient les formulaires que les utilisateurs ont rempli en cliquant sur le bouton Remplir et envoyer.
Si la salle contient plusieurs formulaires PDF, les dossiers Remplis et En cours contiennent des sous-dossiers pour chaque formulaire.
La feuille de calcul comportant les données des formulaires est généré automatiquement dans le dossier Remplis. Chaque ligne contient les données d'un formulaire. Les colonnes correspondent aux champs du formulaire. Vous pouvez utiliser les outils de l'éditeur de classeurs pour créer des graphiques, tableaux croisés dynamiques, pour trier et filtrer des données, etc.