フォーム記入ルームの利用

ステップ 1. フォーム記入ルームを作成する

簡単なステップで新しいフォーム記入ルームを作成します：

1. ルームセクションに移動し、新しいルームボタンまたはプラスアイコンをクリックします。
2. フォーム記入ルームタイプを選択します。
3. ルームの名前を入力します。
4. 必要に応じて、タグやアイコンを追加できます。
5. 作成をクリックします。

ステップ 2. ルームにフォームを追加する

以前に作成したPDFフォームをフォーム記入ルームにアップロードするには：

1. 左上のアクションボタン、またはプラスアイコンをクリックします。
2. 必要なオプションを選択します：
   • PDFフォームをアップロード -> DocSpaceからオプションを選択し、ルーム内のフォームを選んで選択ボタンをクリックします。
   • PDFフォームをアップロード -> デバイスからオプションを選択し、ファイルマネージャーウィンドウでフォームを選んで開くボタンをクリックします。
   • テンプレートから選択オプションを選び、テンプレートライブラリからテンプレートを選んで作成ボタンをクリックします。

新しく作成したルームでクイックアクションリンクを使用することもできます：

• DocSpaceセクションから既存のフォームを追加：マイドキュメントまたはルーム。
• デバイスから既存のフォームをアップロード。

ルームでの文書作業に利用可能なすべてのオプションはこちらにリストされています。

ステップ 3. ルームに認可されたユーザーを追加する

次に、ゲストまたはDocSpaceに登録されたユーザーをルームに追加してフォームを記入してもらいます。

フォーム記入ルームでは、利用可能な権限レベルはルームマネージャー（有料）、コンテンツクリエーター、フォーム記入者です。ルームマネージャーとコンテンツクリエーターは、新しいファイルやフォルダーを作成・アップロードし、それらを管理できますが、ルームマネージャーはユーザーとアクセス設定も管理できます。ルームマネージャーを追加するには、既存のDocSpace連絡先からルームまたはDocSpace管理者を選択する必要があります。

フォーム記入者は、フォームを記入し、完了済み/進行中のフォルダー内で自分の完了した/開始したフォームのみを表示できます。

ゲストとユーザーを招待するには：

1. ルームの情報 -> 連絡先画面に移動し、 連絡先を招待するアイコンを使用します。
2. ルームでの自己認証用のユニバーサルリンクを作成するためにスイッチをオンにします。必要に応じて、権限レベルを変更します。リンクはクリップボードにコピーされます。この方法でゲストのみを招待できます。
3. または、下の手動で追加セクションを使用して、既存のDocSpace連絡先を追加するか、新しいゲストをメールで個別に招待します。メールアドレスを入力してEnterを押すか、リストから既存の連絡先を選択します。必要に応じて、権限レベルを変更します。複数のメールアドレスを追加し、招待を送信をクリックできます。

デフォルトでは、ゲストとユーザーはフォーム記入者としてルームに追加され、フォームを記入することはできますが、編集することはできません。デフォルトのフォーム記入者オプションの代わりに必要な権限レベルを選択できます。新しいゲストはゲストリストに追加されます。

ルームへのユーザー招待に利用可能なすべてのオプションはこちらにリストされています。

ステップ 4. 外部リンクを調整して共有する

新しく作成したフォーム記入ルームにはすでに外部リンクがアクティブになっているので、コピーするだけです。

ルーム名の横にあるルームを共有ボタンをクリックするか、情報 -> 連絡先画面の記入用リンクオプションの横にあるアイコンを使用します。コピーしたリンクを第三者に送信します。彼らは登録なしでルーム内のすべてのファイルに対するフォーム記入権限を持ちます。

外部リンクを編集することもできます：

1. 情報 -> 連絡先画面で、記入用リンクキャプションの横にあるアイコンをクリックします。
2. リンク設定オプションを選択します。
3. リンク名を変更して、さまざまなリンクを区別します。
4. アクセス権を持つ人を選択します：リンクを持つすべての人またはDocSpaceユーザーのみ。
5. パスワードアクセススイッチを使用してリンクを保護するためのパスワードを設定します。
6. 保存ボタンをクリックします。

必要に応じて、情報 -> 連絡先画面のメニューからオプションを使用して共有リンクを取り消すことができます。現在のリンクは無効になり、新しい共有リンクが作成されます。

メインリンクは無期限に有効です。フォーム記入ルームのために追加のリンクを作成することはできません。

外部リンクに利用可能なすべてのオプションはこちらにリストされています。

フォーム記入ルームをウェブサイトに埋め込みたい場合は、この手順をお読みください。

ステップ 5. ルームでフォームを記入する

招待されたユーザーはルームでフォームを記入できます。フォーム記入について詳しく学びましょう。

フォームが記入のために開かれると、「私のドラフト」ステータスが付きます。各回答者のために個別のコピーも自動的に作成され、進行中フォルダーに保存されます。これは、フォームが開始されたがまだ完了していないことを意味します。

フォームが完了したら、開いたフォームの上部ツールバーにある完了して送信ボタンをクリックします。「完了して送信」ボタンがクリックされると、フォームのコピーは完了フォルダーに移動されます。フォームの所有者は、フォームが記入されたことを通知されます。

ユーザーは、矢印アイコンまたはダウンロードボタンを使用して完了したフォームをダウンロードしたり、再度記入するリンクを使用して同じフォームを再度記入したり、ルームに戻るボタンをクリックして他のフォームの記入を続けたり、メールアドレスをクリックしてフォームの所有者にメールで連絡したりできます。