Maintenir vos contacts à jour
Introduction
Une base de données clients efficace et bien organisée vous permet de mieux communiquer avec vos clients et d'augmenter vos ventes. Ce guide décrit comment maintenir votre base de données clients en organisant et en mettant à jour les informations de contact disponibles.
Étape 1. Accéder au module CRM
Connectez-vous à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien CRM.
Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.
Étape 2. Trier l'information de votre base de données
Votre base de données clients peut inclure autant de contacts que vous souhaitez, peu importe si vos clients sont de grandes entreprises ou des personnes.
Par défaut, toutes les entreprises et personnes disponibles sont affichées dans la liste Contacts. Pour retrouver le contact recherché, utilisez le filtre en haut de la liste.
Cliquez sur le bouton 
et sélectionnez l'une des options:
- RESPONSABLE permet d'afficher les contacts assignés à vous ou à tout autre utilisateur du système CRM;
- DATE DE CRÉATION permet d'afficher les contacts créés pendant une période spécifiée: Mois dernier, Hier, Aujourd'hui, Ce mois ou toute autre période personnalisée;
- ACCESSIBILITÉ permet d'afficher tous les contacts publics ou limités;
- AFFICHER permet d'afficher uniquement toutes les entreprises ou toutes les personnes, ou d'afficher les contacts avec opportunités;
- NIVEAU DE TEMPÉRATURE permet d'afficher uniquement les contacts d'un certain niveau de température. Les niveaux par défaut sont froid, chaud et très chaud;
- TYPES DE CONTACT permet d'afficher uniquement les contacts d'un certain type. Les types par défaut sont Client, Concurrent, Partenaire et Fournisseur;
- AVEC TAG permet d'afficher uniquement les contacts portant un tag spécifié.
Vous pouvez également saisir le nom du contact, partiellement ou entièrement, dans le champ Filtre et appuyer sur la touche Entrée pour retrouver le contact. Pour affiner la recherche, utilisez des caractères génériques:
- utilisez le point d'interAQrogation ? pour effectuer une recherche portant sur un seul caractère. Par exemple, la requête Sm?th renverra à la fois Smith et Smyth.
- utilisez l'astérisque * pour effectuer une recherche portant sur plusieurs caractères. Par exemple, pour rechercher tous les mots commençant par O, utilisez la requête O*.
- utilisez les guillemets "" pour limiter les résultats aux mots apparaissant sous forme de phrase exacte.
- utilisez le tilde ~ à la fin d'un mot pour rechercher des mots à l'orthographe proche.
Une fois le contact trouvé, cliquez sur son nom pour ouvrir la page d'informations du contact.
Étape 3. Choisir une image pour un contact
En ajoutant une image à votre contact, comme une photo ou un logo d'entreprise, vous facilitez sa reconnaissance. Pour ajouter ou changer une image, cliquez sur le lien Changer la photo sous la zone de l'image. La fenêtre Choisir une photo de profil s'ouvre.
Si vous souhaitez charger une image depuis votre ordinateur, cliquez sur Parcourir, repérez l'image souhaitée et faites un double clic pour la charger.
Si vous avez précédemment rempli le champ des réseaux sociaux dans le profil du contact, les images provenant de ces réseaux seront également affichées dans la fenêtre Choisir une photo de profil. Cliquez sur celle que vous souhaitez utiliser pour le contact.
Pour enlever une image, cliquez sur le lien Changer la photo et dans la fenêtre ouverte Choisir une photo de profil, sélectionnez l'image par défaut.
Étape 4. Mettre à jour les informations de contact existantes
Un problème courant que rencontrent de nombreuses entreprises avec leurs bases de données clients est celui des informations obsolètes et dupliquées. Des données incorrectes peuvent vous coûter du temps et de l'argent.
Pour mettre à jour les informations du contact sélectionné, cliquez sur l'icône 
à droite du nom du contact et sélectionnez l'option Modifier le contact dans la liste déroulante.
La page Modifier la personne/l'entreprise s'ouvre. Vous pouvez y:
modifier les informations disponibles
Les données disponibles comprennent le prénom, le nom, le nom de l'entreprise, le poste, l'e-mail, le téléphone, le site web/réseau social, l'adresse et la description.supprimer les données inutiles
Utilisez l'icône
à côté du champ inutile pour le supprimer.définir la priorité des informations
Utilisez l'icône
à côté d'un champ pour le marquer comme principal. Cette information sera affichée dans la liste générale des contacts.saisir des informations supplémentaires
Cliquez sur l'icône
correspondante ou ajoutez des champs personnalisés pour ajouter plus d'informations sur votre contact.
Pour enregistrer les modifications apportées, cliquez sur Enregistrer les modifications.
Étape 5. Organiser vos contacts
Organiser vos contacts en groupes vous aide à créer des campagnes marketing, à suivre vos contacts et à les retrouver plus facilement. Pour organiser vos contacts, vous pouvez les répartir par types, définir un niveau de température approprié et ajouter des tags.
Pour ajouter un tag à votre contact, cliquez sur le lien Ajouter un tag dans la section Informations générales de la page de profil du contact. Sélectionnez l'un des tags disponibles, le cas échéant, ou saisissez le tag souhaité, puis cliquez sur OK pour le confirmer.
De la même manière, vous pouvez ajouter autant de tags que vous le souhaitez.
Pour supprimer un tag inutile, pointez dessus et cliquez sur l'icône 
qui apparaît à droite.
Étape 6. Supprimer vos contacts
Si vous avez besoin de supprimer un ancien client de votre système, cliquez sur l'icône à droite du nom du contact et sélectionnez l'option Supprimer le contact dans la liste déroulante.
Le contact sélectionné avec toute information associée sera supprimé de votre système.