Люди - это модуль, в котором представлены все участники портала, а также группы, в которые они входят.

На портале может быть два типа участников:

• Пользователи - те, кто принимает активное участие в жизни портала и может создавать свой собственный контент.
• Гости - сторонние пользователи с правами только на просмотр.

Каждый участник обладает одним из следующих статусов:

• Активный - такие участники отображаются в основном списке, они уже подтвердили свой регистрационный адрес электронной почты, получают оповещения по электронной почте и могут вести совместную работу с другими участниками портала.
• Ожидание - такие участники были добавлены на портал или изменили свой регистрационный адрес электронной почты, но еще не подтвердили его; они могут заходить на портал и вести совместную работу с другими участниками, но не могут получать оповещения по электронной почте.
  Если вы используете облачную версию, пользователи со статусом Ожидание учитываются в общем количестве активных пользователей на странице Платежи вашего портала.
• Заблокирован - такие участники были перенесены в список заблокированных участников, который можно просмотреть, выбрав соответствующий параметр фильтра; они больше не могут заходить на портал.

Каждый активный участник портала может изменить свой профиль. Для этого:

1. нажмите на ссылку с вашим именем в правом верхнем углу
2. выберите опцию Профиль
3. нажмите на кнопку Изменить фотографию внизу текущей фотографии профиля, чтобы загрузить другое фото и выбрать ту область изображения, которая будет отображаться в миниатюрах
4. щелкните по значку над вашей фотографией и выберите одну из следующих опций, в зависимости от вашей цели:
   • Редактировать - чтобы изменить персональные данные, которые отображаются на странице вашего профиля: имя, фамилия, дата регистрации, позиция, местоположение, пол, дата рождения, контактные данные, фото профиля
   • Сменить пароль - чтобы изменить пароль, который вы используете для входа на портал (это можно также сделать, щелкнув по значку рядом с текущим паролем на странице вашего профиля)
     Пароль должен содержать не менее 8, но не более 30 символов.
   • Изменить email - чтобы изменить регистрационный адрес электронной почты (это можно также сделать, щелкнув по значку рядом с текущим адресом электронной почты на странице вашего профиля)
   • Изменить фотографию - чтобы загрузить другое фото и выбрать ту область изображения, которая будет отображаться в миниатюрах
   • Удалить мой профиль - чтобы получить инструкции по электронной почте о том, как это сделать

Если в настройках портала включена двухфакторная аутентификация, вы также можете изменить номер Основного телефона. После нажатия на значок откроется информационное окно. Нажмите кнопку OK. Вы будете перенаправлены на другую страницу, где сможете указать новый номер телефона и нажать кнопку Ввести номер, чтобы сохранить его. Вы получите SMS с кодом подтверждения на новый номер мобильного телефона.

Являясь участником портала, вы также можете изменить язык портала для своего аккаунта. Для этого откройте страницу своего профиля и выберите из выпадающего списка Язык одну из доступных опций. По умолчанию портал отображается на языке, который выбран администратором с полным доступом в общих настройках портала.

Чтобы вам было проще заходить на портал, вы можете использовать один из своих аккаунтов в социальных сетях Google, Facebook, Twitter или LinkedIn. Для их подключения:

1. откройте страницу своего профиля, нажав на ссылку с вашим именем в правом верхнем углу и выбрав опцию Профиль
2. нажмите на ссылку Подключить под значком нужной социальной сети
3. в соответствующих полях открывшегося окна введите свой адрес электронной почты и пароль
4. разрешите онлайн-офису доступ к данным вашего аккаунта, нажав на соответствующую кнопку

В разделе Тема интерфейса можно выбрать предпочтительную тему интерфейса: светлую, темную, или системную тему (чтобы автоматически переключаться между светлой и темной темой в соответствии с настройками системы).

На странице вашего профиля можно также управлять вашими подписками во всех модулях портала. Чтобы просмотреть полный список материалов портала, на которые вы подписаны, нажмите на ссылку Показать рядом с заголовком Подписки. Здесь можно отписаться от материалов, которые вас больше не интересуют, и изменить способ, которым вы хотите получать оповещения об обновлениях, выбрав один из доступных типов оповещения: через Чат, по электронной почте или обоими способами. Для получения дополнительной информации обратитесь к этой статье.

Вы также можете отключить или снова включить всплывающие подсказки, которые появляются на экране, чтобы познакомить вас с основными возможностями каждого модуля при первом входе или проинформировать о новых добавленных функциях. Нажмите на ссылку Показать рядом с заголовком Подсказки и нажмите на переключатель on-off ('Включено' или 'Выключено'). Подсказки будут включены или отключены для всех модулей одновременно.

Как владелец портала или администратор с полным доступом, вы можете добавлять на портал новых участников.

Использование пригласительной ссылки

Если вы только что создали портал и еще не добавили пользователей, в каждом из модулей портала на левой боковой панели будет доступна кнопка Пригласить пользователей. C ее помощью можно быстро и просто пригласить на портал новых участников, чтобы они могли присоединиться к нему:

1. нажмите кнопку Пригласить пользователей

   Пригласительная ссылка будет сразу скопирована в буфер обмена, и откроется окно Пригласительная ссылка, в котором можно изменить дополнительные параметры ссылки:

   • установите флажок Добавить со статусом Гости, чтобы пригласить на портал людей с правами только на просмотр (если надо, чтобы эти люди могли создавать контент на портале, оставьте этот флажок снятым). После изменения этого параметра не забудьте скопировать обновленную ссылку с помощью опции Копировать ссылку.
   • можно также Получить сокращенную ссылку, более удобную для вставки в сообщение
2. вставьте скопированную ссылку в пригласительное сообщение и отправьте его или поделитесь ссылкой через социальные сети, используя соответствующие значки в окне Пригласительная ссылка

Ссылка действительна только 7 дней.

В дальнейшем вы можете нажать кнопку в левом верхнем углу модуля Люди и выбрать опцию Пригласительная ссылка, чтобы скопировать ссылку и вызвать соответствующее окно.

Добавление пользователей вручную

Участников портала можно также добавлять вручную по одному:

1. нажмите на кнопку Создать в левом верхнем углу в модуле Люди
2. выберите из выпадающего списка опцию Пользователь или Гость
3. заполните поля, помеченные звездочкой - имя, фамилия, а также адрес электронной почты

   При создании пользователя можно указать существующий адрес электронной почты или создать новый email на домене, предварительно подключенном в модуле Почта. Для гостя можно указать только существующий адрес электронной почты. Чтобы создать новый почтовый ящик для пользователя, нажмите на ссылку Создать email на домене. Введите в поле ввода имя пользователя для нового почтового ящика. Если у вас есть несколько доменов, подключенных в модуле Почта, выберите нужный домен из выпадающего списка.

   При создании пользователя или гостя можно также создать временный пароль, чтобы пользователь или гость мог войти на портал в первый раз. В дальнейшем он сможет сменить этот пароль на странице своего профиля. Чтобы создать пароль, нажмите ссылку Установка пароля. Как только вы нажмете на эту ссылку, поле станет обязательным. Пароль можно ввести вручную или сгенерировать автоматически. По мере ввода пароль проходит валидацию, его соответствие требованиям надежности пароля обозначается цветом. Чтобы сгенерировать новый пароль автоматически, нажмите на значок . Условия валидации и генерации основаны на Настройках надежности пароля, заданных в настройках Безопасности портала.

   Пароль должен содержать не менее 8, но не более 30 символов.

   Указанный email и пароль можно скопировать в буфер обмена, нажав на ссылку Скопировать email и пароль.

   Можно также выбрать группу (или даже несколько групп), в которую будет входить пользователь или гость, ввести его позицию и местоположение, загрузить фотографию профиля и т.д. Дата регистрации по умолчанию соответствует текущей дате, но ее можно изменить, щелкнув по этому полю.
4. нажмите на кнопку Сохранить

Сразу после этого откроется страница профиля добавленного участника, а ему по электронной почте будет отправлено оповещение со ссылкой для доступа к порталу. Новый участник портала приобретает статус ожидаемого до тех пор, пока он не подтвердит регистрационный адрес электронной почты. В списке участников портала он будет помечен значком на аватаре. После подтверждения адреса электронной почты на аватарах гостей появится значок , а на аватарах администраторов - значок . Владелец портала отмечен значком .

Ссылка, отправленная в оповещении, действительна только в течение 7 дней. Если пользователю не удалось вовремя завершить регистрацию, перейдя по ссылке, можно отправить это оповещение заново, нажав на ссылку Отправить приглашение еще раз на странице профиля пользователя. Если есть несколько пользователей, пропустивших срок, отведенный на подтверждение адреса электронной почты, нажмите на кнопку в левом верхнем углу и выберите опцию Отправить приглашения еще раз или установите флажки рядом с нужными участниками в списке и нажмите расположенную над списком кнопку Отправить ссылку активации еще раз.

Импорт пользователей

Для экономии времени можно также добавить сразу всех пользователей из следующих источников:

• из аккаунта Yahoo или Google - для получения дополнительных инструкций прочитайте эту статью
• из адресной книги вашего почтового клиента - для получения дополнительных инструкций прочитайте эту статью
• из файла CSV - для получения дополнительных инструкций прочитайте эту статью

Создание групп

При добавлении участников вам, конечно, придется создавать новые группы. Для этого:

1. нажмите на кнопку Создать в левом верхнем углу в модуле Люди
2. выберите из выпадающего списка опцию Группа
3. введите Название группы в поле, помеченном звездочкой
4. назначьте Руководителя группы. Для этого нажмите на ссылку Выбрать пользователя и выберите одного из существующих пользователей/гостей или создайте новый профиль
5. добавьте Участников группы. Для этого нажмите на ссылку Добавить участников и выберите существующих пользователей/гостей или создайте новые профили по одному
6. нажмите кнопку Сохранить

В онлайн-офисе существует три основных уровня доступа: гость с правами только на просмотр, пользователь с базовыми привилегиями и администратор с дополнительными привилегиями.

Среди администраторов есть:

• администраторы модуля, которые управляют отдельным модулем или несколькими из них
• администраторы с полным доступом, которые управляют всеми модулями портала
• владелец портала, который осуществляет контроль над всем порталом

Смена владельца портала

Обычно владелец портала - это тот, кто создал портал. Если он хочет назначить другого участника портала на эту позицию, ему необходимо:

1. переключиться на настройки портала, выбрав в верхнем меню опцию Настройки,
2. развернуть раздел Безопасность на левой боковой панели и выбрать подраздел Права доступа,
3. нажать на ссылку Выбрать владельца под своей фотографией в разделе Владелец портала,
4. выбрать другого человека из выпадающего списка,
5. нажать на кнопку Сменить владельца портала,
6. проверить почтовый ящик и перейти по ссылке для подтверждения, отправленной в сообщении по электронной почте.

Владелец портала обладает такими же правами, как и администратор с полным доступом, и может выполнять следующие операции:

Предоставление прав администратора

После того как участник портала добавлен на портал, он получает права пользователя или гостя. Владелец портала или администраторы с полным доступом могут предоставить привилегии администратора только пользователям. Для этого надо выполнить следующие шаги:

1. переключиться на настройки портала, выбрав в верхнем меню опцию Настройки,
2. выбрать опцию Права доступа на левой боковой панели,
3. нажать на ссылку Показать рядом с заголовком Администраторы,
4. нажать на ссылку Выбрать пользователя под списком администраторов,
5. выбрать человека или нескольких человек сразу из существующих пользователей/гостей или создать нового администратора прямо здесь, нажав на ссылку Создать новый профиль,
6. нажмите кнопку Сохранить,
7. выбранный человек по умолчанию получит максимальный доступ ко всем модулям портала; для ограничения этого доступа снимите флажки, соответствующие тем модулям, к которым вы не хотите предоставлять доступ администратору.

Права доступа в модулях Документы, CRM, Сообщество, Люди и Почта

Такая структура прав доступа - гость/пользователь/администратор - действительна для следующих модулей портала:

• Документы
• CRM
• Сообщество
• Люди
• Почта

Основные права доступа перечислены в таблице ниже.

Права доступа в модуле Проекты

Структура прав доступа в модуле Проекты более сложная и включает пять уровней:

• гость - сторонний пользователь с правами только на просмотр
• пользователь - участник портала, не принимающий участия ни в одном (или в каком-то конкретном) проекте
• участник команды проекта
• менеджер проекта
• администратор модуля

Основные права доступа перечислены в таблице ниже.

Инструменты онлайн-офиса - Почта, Чат, Календарь, Лента - доступны всем пользователям портала. Гости могут пользоваться всеми инструментами, кроме Почты.

Что происходит с данными без переназначения

Если не переназначать данные при удалении заблокированных пользователей, также будут удалены принадлежащие пользователю материалы, созданные им на портале, а именно:

• В модуле Документы личные документы и папки удаляются, а общие документы, созданные пользователем, переназначаются:
  • Личные документы и папки, недоступные для других пользователей (в том числе и для администраторов), удаляются.
  • Личные документы и папки, к которым был предоставлен доступ для других пользователей, удаляются.
  • Документы и папки, созданные пользователем в разделе Общие, не удаляются, но владение ими передается администратору, инициировавшему удаление пользователя.
• В модуле Почта удаляются письма и почтовые ящики.
• В Чате удаляются сообщения и файлы, отправленные пользователем.
• В модуле CRM удаленный пользователь также удаляется из списка менеджеров, ответственных за контакт. Отчеты, созданные пользователем, удаляются (по аналогии с личными документами). Другие сущности CRM, связанные с удаленным пользователем, не затрагиваются.
• В модуле Проекты все сущности, связанные с удаленным пользователем, не затрагиваются (например, имя удаленного пользователя остается в числе пользователей, ответственных за открытую задачу).

Чтобы избежать удаления данных, можно переназначить сущности модулей Документы, Проекты и CRM активному пользователю.

Что происходит с данными при переназначении

После переназначения данных и удаления пользователя будут переданы/сохранены следующие материалы:

• Модуль Документы
  • Личные документы, доступные для других пользователей портала, будут перенесены в раздел Мои документы выбранного активного пользователя, где будет создана новая папка с названием типа 'Документы пользователя Иван Иванов'. Все права доступа, предоставленные другим пользователям портала, будут сохранены;
  • Владение документами, созданными заблокированным пользователем в разделе Общие, будет передано выбранному пользователю;
  • Документы из раздела В проектах, созданные заблокированным пользователем, остаются, владелец не меняется.
• Модуль Проекты
  • Активные и приостановленные проекты, открытые вехи и задачи переназначаются выбранному активному пользователю.
• Модуль CRM
  • Контакты, открытые задачи и незакрытые сделки переназначаются выбранному активному пользователю. Указанный пользователь также добавляется в качестве участника в открытые мероприятия заблокированного пользователя.

После переназначения данных и удаления пользователя будут удалены следующие материалы:

• Личные документы, к которым не был предоставлен доступ для других пользователей в модуле Документы;
• Письма и почтовые ящики в модуле Почта;
• История сообщений и отправленные файлы в Чате;
• Закрытые проекты, вехи, задачи в модуле Проекты;
• Закрытые задачи и возможные сделки в модуле CRM.

Удаление отдельного пользователя

Чтобы удалить отдельного пользователя,

1. Откройте список заблокированных пользователей, выбрав соответствующий статус в фильтре наверху,
2. Нажмите на кнопку Действия рядом с заблокированным пользователем,
3. Выберите в меню опцию Удалить профиль,
4. Откроется окно подтверждения, где будет предложено переназначить данные пользователя:
   
5. Нажмите на кнопку Передать данные в окне подтверждения.
6. Откроется новая страница, где можно выбрать пользователя портала, которому вы хотите передать данные. Выберите из списка нужного активного пользователя.
7. Опция Удалить профиль после завершения передачи данных отмечена по умолчанию, что позволяет автоматически удалить профиль после переназначения данных.
8. Нажмите кнопку Передать.
   

   Теперь можно закрыть эту страницу. После того, как передача данных завершится, вы получите оповещение по электронной почте. Если вы сняли пометку с опции Удалить профиль после завершения передачи данных, можно вернуться к списку заблокированных пользователей и вручную удалить пользователя без потери его данных.

Удаление нескольких пользователей

Переназначение данных - это индивидуальное действие, то есть, если вы хотите удалить несколько пользователей одновременно, предварительно потребуется переназначить данные для каждого из них в отдельности.

Чтобы переназначить данные любого заблокированного пользователя,

1. Нажмите на кнопку Действия рядом с заблокированным пользователем.
2. Выберите в меню опцию Передать данные.
3. Откроется новая страница, где можно выбрать пользователя портала, которому вы хотите передать данные. Выберите из списка нужного активного пользователя.
4. Отметьте опцию Удалить профиль после завершения передачи данных, чтобы автоматически удалить профиль после переназначения данных.
5. Нажмите кнопку Передать.

После переназначения всех нужных данных (если вы не отметили опцию Удалить профиль после завершения передачи данных) можно вернуться к списку заблокированных пользователей, отметить галочками пользователей, которых требуется удалить, и нажать кнопку Удалить над списком пользователей, чтобы удалить нескольких пользователей одновременно без потери их данных.

Раздел Дни Рождения - это способ отслеживать дни рождения всех пользователей портала. Он позволяет:

• видеть тех пользователей, у которых день рождения сегодня, а также тех, у кого дни рождения приходятся на ближайшие десять дат,
• отправлять поздравления какому-то человеку в день его рождения, нажав на кнопку Поздравить под его/ее именем в списке Ближайшие даты,
• включить или отключить напоминание,

  По умолчанию вы подписаны на все дни рождения. Если вы не хотите получать оповещения каждый раз, когда у кого-то день рождения, отпишитесь от них, управляя подписками на странице своего Профиля.

  Если вы хотите получить оповещение о предстоящем дне рождения определенного пользователя портала, наведите курсор мыши на имя нужного пользователя в списке Ближайшие даты и нажмите на ссылку Напомнить о дне рождения, появившуюся под именем пользователя.

Eсли вы являетесь владельцем портала или администратором с полным доступом, вы можете ограничить доступ к модулю Люди для некоторых пользователей или даже отключить этот модуль, если он вам не нужен. Для этого:

1. нажмите на ссылку Настройки на панели слева,
2. выберите подраздел Права доступа на портале,
3. перейдите к разделу Люди,
4. выберите переключатель Пользователей из списка,
5. выберите пользователей, которым надо предоставить доступ,

   Для этого используйте одну из доступных опций:

   • используйте ссылку Добавить пользователя, если надо предоставить доступ одному или более людям;
   • используйте ссылку Добавить группу, если надо предоставить доступ всем пользователям портала, или одной или более группам.

Отключение модуля Люди

Чтобы отключить модуль Люди, переключитесь на раздел Модули и инструменты, выбрав соответствующую опцию на левой боковой панели; снимите флажок с модуля Люди и нажмите кнопку Сохранить.