Introduzione: Configurazione del Portale

Personalizzazione del portale

La sottosezione Personalizzazione delle impostazioni Comuni ti consente di cambiare l'aspetto e la sensazione del tuo portale. Puoi utilizzare il logo, il nome e il testo della tua azienda per adattarli al marchio della tua organizzazione.

Impostazioni di lingua e fuso orario

Questa sezione ti consente di cambiare la lingua dell'intero portale per tutti gli utenti e di configurare il fuso orario in modo che tutti gli eventi del portale vengano mostrati con la data e l'ora corrette.

Per configurare le impostazioni di Lingua e Fuso Orario,

• apri l'elenco a discesa Lingua e seleziona la lingua richiesta per visualizzare tutte le pagine e le notifiche del portale.
  Questa impostazione specifica la lingua predefinita del portale per i nuovi utenti. Ogni utente può cambiare la lingua predefinita in seguito selezionando quella preferita nella propria pagina del profilo (questa impostazione avrà priorità maggiore rispetto alla lingua selezionata nelle impostazioni Comuni).

  Attualmente, l'ufficio online è disponibile in 23 lingue: inglese, tedesco, francese, spagnolo, russo, italiano, lettone, portoghese (brasiliano), turco, greco, polacco, ceco, cinese semplificato, ucraino, vietnamita, finlandese, portoghese, azero, coreano, giapponese, sloveno, olandese e slovacco. Se la tua lingua non è disponibile nell'elenco, o se la traduzione nella tua lingua non è completa, puoi contribuire alla traduzione inviando la tua richiesta a documentation@onlyoffice.com.

• imposta il fuso orario che corrisponde alla tua posizione dall'elenco a discesa Fuso Orario,
• fai clic sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Impostazioni della pagina di benvenuto

Questa sezione ti consente di cambiare il titolo predefinito da visualizzare nella pagina di Accesso del tuo portale. Per farlo,

• inserisci il nome desiderato nel campo Titolo (ad esempio, il titolo della tua azienda, il suo motto, ecc.),
• fai clic sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Impostazioni DNS

Questa sezione ti consente di impostare un URL alternativo per il tuo portale. Per impostazione predefinita, il tuo portale è registrato su nome.onlyoffice.com. Per cambiarlo con il tuo nome di dominio:

1. Configura il tuo nome di dominio per puntare al server dell'ufficio online impostando i record DNS appropriati con il tuo registro. Contatta il tuo registrar di domini per istruzioni su come configurare i record DNS. Aggiungi una voce DNS CNAME, come, ad esempio: team.ourcompany.com-intranet.onlyoffice.com (per la regione US West (Oregon)), intranet.onlyoffice.eu (per la regione EU (Francoforte)) o intranet.onlyoffice.sg (per la regione Asia Pacific (Singapore)).
2. Dopo aver impostato la tua voce DNS CNAME, fai clic sul pulsante Invia richiesta nella sezione Impostazioni DNS per inviare la tua richiesta al nostro team di supporto. La pagina https://helpdesk.onlyoffice.com/ si aprirà in una nuova scheda del browser. Inserisci i dettagli della tua richiesta e fai clic su Invia.
   Oltre a impostare il tuo dominio personalizzato, il nostro team può anche generare un certificato SSL utilizzando Let's Encrypt.
3. Dopo che la richiesta è stata elaborata, il tuo nome di dominio personalizzato verrà visualizzato nella sezione Impostazioni DNS.

Rinominare il portale

Questa sezione ti consente di cambiare la parte nome dell'indirizzo URL del tuo portale nome.onlyoffice.com in modo che il tuo portale sia disponibile su nuovonome.onlyoffice.com. Inserisci il nome desiderato nel campo Nuovo nome del portale e fai clic sul pulsante Salva.

Modello di team

Questa sezione ti consente di nominare l'organizzazione (o il gruppo), i suoi membri e le loro attività all'interno del tuo portale. Per farlo,

• scegli uno dei modelli disponibili dall'elenco a discesa Modello,

OPPURE

• seleziona l'opzione Personalizzato dall'elenco e inserisci i tuoi nomi nei campi sottostanti,
• clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Temi di colore

Questa sezione ti consente di cambiare la palette di colori predefinita dell'interfaccia del tuo portale in modo che si adatti al marchio della tua azienda. Per farlo,

1. passa tra i Temi di Colore disponibili per visualizzarli in anteprima: Verde tenue, Verde scuro, Blu profondo, Rosa selvaggio, Blu brillante,
2. seleziona quello che ti si addice di più,
3. clicca sul pulsante Salva per applicare il tema di colore selezionato.

Per tornare al tema di colore predefinito, clicca sul pulsante radio Arancione puro e salva le modifiche.

Controllo dell'accesso al portale

La sottosezione Accesso al Portale delle impostazioni Sicurezza ti consente di fornire agli utenti modi sicuri e convenienti per accedere al portale.

Impostazioni della forza della password

Questa sezione ti consente di determinare la complessità della password (l'efficacia di una password nel resistere agli attacchi di forza bruta e di indovinamento). Per farlo,

• usa la barra Intervallo di lunghezza della password per impostare la lunghezza minima e massima della password,

  Per impostazione predefinita, la password deve essere lunga almeno 8 ma non più di 120 caratteri.

• seleziona le caselle appropriate sotto la barra per determinare il set di caratteri che deve essere utilizzato nella password: lettere maiuscole, numeri, caratteri speciali,
• clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Autenticazione a due fattori

Questa sezione ti consente di abilitare la verifica in due passaggi con SMS o app di autenticazione che garantiscono un accesso al portale più sicuro.

Per abilitare l'autenticazione a due fattori con SMS,

1. assicurati che uno dei fornitori di SMS sia collegato nella sezione Integrazione,
2. seleziona il pulsante radio Tramite SMS nella sezione Autenticazione a due fattori,
3. per configurare le opzioni avanzate, clicca su Mostra impostazioni avanzate e imposta le opzioni necessarie:
   • nella sezione Autenticazione a due fattori obbligatoria, puoi aggiungere utenti o gruppi per i quali verrà eseguita la verifica a due fattori anche se l'utente proviene da un IP attendibile. Per gli altri utenti non inclusi nella lista Reti attendibili, la verifica a due fattori viene eseguita come di consueto.
   • nella sezione Reti attendibili, puoi aggiungere indirizzi IP attendibili per i quali non verrà eseguita la verifica a due fattori. Specifica indirizzi IP separati nel formato IPv4 (x.x.x.x, dove # è un valore numerico da 0 a 255), oppure imposta un intervallo di indirizzi IP inserendo gli indirizzi IP iniziale e finale dell'intervallo nel formato x.x.x.x-x.x.x.x, oppure utilizza il mascheramento CIDR nel formato x.x.x.x/#.
4. clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Quando l'autenticazione a due fattori con SMS è abilitata, un utente può accedere ai dati del portale dopo aver inserito la propria email e password regolari o aver effettuato l'accesso tramite un account social e digitato un codice di verifica a sei cifre ricevuto via SMS.

I messaggi SMS vengono inviati al numero di telefono mobile principale dell'utente, specificato durante il primo accesso al portale tramite autenticazione a due fattori e successivamente modificabile nella pagina del profilo utente. Un codice di verifica può essere rinviato cliccando sul pulsante Invia nuovamente il codice, ma non più di 5 volte ogni 5 minuti. Il codice inviato è valido per 10 minuti.

I messaggi SMS possono essere inviati solo se hai un saldo positivo. Puoi sempre controllare il tuo saldo attuale nel tuo account del fornitore di SMS. Mantieni il saldo del tuo account aggiornato per evitare interruzioni del servizio.

Per abilitare l'autenticazione a due fattori con un app di autenticazione,

1. seleziona il pulsante radio Tramite app di autenticazione nella sezione Autenticazione a due fattori,
2. per configurare le opzioni avanzate, clicca su Mostra impostazioni avanzate e imposta le opzioni necessarie:
   • nella sezione Autenticazione a due fattori obbligatoria, puoi aggiungere utenti o gruppi per i quali verrà eseguita la verifica a due fattori,
   • nella sezione Reti attendibili, puoi aggiungere indirizzi IP attendibili per i quali non verrà eseguita la verifica a due fattori. Specifica indirizzi IP separati nel formato IPv4 (x.x.x.x, dove # è un valore numerico da 0 a 255), oppure imposta un intervallo di indirizzi IP inserendo gli indirizzi IP iniziale e finale dell'intervallo nel formato x.x.x.x-x.x.x.x, oppure utilizza il mascheramento CIDR nel formato x.x.x.x/#.
3. clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Quando l'autenticazione a due fattori con un'app di autenticazione è abilitata, un utente può accedere ai dati del portale dopo aver inserito la propria email e password regolari o aver effettuato l'accesso tramite un account social e digitato un codice di verifica a sei cifre o un codice di backup generato dall'app di autenticazione.

Per accedere al portale per la prima volta dopo aver abilitato l'autenticazione a due fattori:

1. Inserisci le tue credenziali regolari per accedere al portale. Il codice QR e la tua chiave segreta vengono visualizzati sulla pagina di conferma del login del tuo portale.
2. Installa un'app di autenticazione sul tuo dispositivo mobile. Puoi utilizzare Google Authenticator per Android e iOS o Authenticator per Windows Phone.
3. Apri l'app di autenticazione sul tuo dispositivo mobile e configurala in uno dei seguenti modi:
   • Scansiona il codice QR visualizzato nel browser, oppure
   • Inserisci manualmente la tua chiave segreta visualizzata nel browser.
4. Sulla pagina di conferma del login del tuo portale, inserisci un codice a 6 cifre generato dalla tua applicazione.
5. Clicca sul pulsante Connetti app.

Per saperne di più su come utilizzare l'autenticazione a due fattori sul tuo portale, consulta la guida all'autenticazione a due fattori.

Impostazioni del dominio di posta attendibile

Questa sezione ti consente di specificare i server di posta utilizzati per l'auto-registrazione degli utenti sul tuo portale. Per impostazione predefinita, questa opzione è disabilitata. Per abilitarla,

• seleziona il pulsante radio Domini personalizzati,
• inserisci il server di posta attendibile nel campo che appare sotto,
• seleziona la casella Aggiungi utenti come ospiti se desideri che gli utenti aggiunti ottengano i permessi di sola visualizzazione,
• clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche apportate.

Per aggiungere più server di posta, utilizza il link Aggiungi dominio attendibile. Per eliminare un server aggiunto per errore, clicca sull'icona corrispondente a destra del campo.

Dopo di ciò, qualsiasi utente che abbia un account su un server di posta specificato potrà registrarsi autonomamente cliccando sul link Clicca qui per unirti nella pagina Accedi e inserendo l'indirizzo email. Un'email di invito con un link al portale verrà inviata all'indirizzo email specificato. Per accedere, l'utente dovrà seguire il link fornito nell'email, inserire una password e confermarla.

Per disabilitare nuovamente questa opzione, seleziona il pulsante radio Disabilitato.

Impostazioni di sicurezza IP

Questa sezione ti consente di impedire l'accesso al tuo portale a visitatori indesiderati consentendo l'accesso al portale solo da reti attendibili. Se un utente tenta di accedere al tuo portale da qualsiasi indirizzo IP diverso da quelli specificati, questo tentativo di accesso verrà bloccato. Per limitare l'accesso al tuo portale in base agli indirizzi IP,

1. seleziona il pulsante radio Abilita;
2. clicca sul link Aggiungi indirizzo IP consentito nella sezione necessaria:
   • Per tutti gli utenti - questa sezione ti consente di impostare regole applicate a tutti gli utenti, inclusi gli amministratori con accesso completo.
   • Per gli amministratori con accesso completo - questa sezione ti consente di impostare regole aggiuntive applicate solo agli amministratori con accesso completo.
3. nel campo di inserimento che appare, specifica un singolo indirizzo IP nel formato IPv4 (x.x.x.x, dove # è un valore numerico da 0 a 255), oppure imposta un intervallo di indirizzi IP inserendo gli indirizzi IP iniziale e finale dell'intervallo nel formato x.x.x.x-x.x.x.x, oppure utilizza il mascheramento CIDR nel formato x.x.x.x/#;
   Puoi trovare le informazioni sugli indirizzi IP dei visitatori del tuo portale nella sottosezione Cronologia accessi delle impostazioni di Sicurezza cliccando sul pulsante Scarica e apri rapporto.
4. allo stesso modo, aggiungi quanti più indirizzi IP attendibili hai bisogno;
5. clicca sul pulsante Salva in fondo alla sezione.

Se necessario, puoi eliminare gli indirizzi IP aggiunti cliccando sull'icona corrispondente a destra dell'indirizzo IP. Per disabilitare nuovamente questa opzione, seleziona il pulsante radio Disabilita e clicca sul pulsante Salva.

Impostazioni di accesso

Questa sezione ti consente di proteggere il portale dagli attacchi di forza bruta.

1. nel campo Numero di tentativi, imposta il limite di tentativi di accesso non riusciti da parte dell'utente;
2. nel campo Tempo di blocco (sec), imposta l'intervallo di tempo per bloccare nuovi tentativi di accesso;
3. nel campo Periodo di controllo (sec), imposta l'intervallo di tempo per contare i tentativi di accesso non riusciti.

Quando viene raggiunto il limite specificato di tentativi di accesso non riusciti, i tentativi provenienti dall'indirizzo IP associato verranno bloccati (o, nella versione SaaS, verrà richiesta una captcha) per il periodo di tempo scelto.

Per impostazione predefinita, questa funzione è disabilitata nella versione server. Se desideri utilizzarla, è necessario abilitare la funzione nel file di configurazione. Per saperne di più, consulta la guida alla configurazione di Recaptcha.

Impostazioni del messaggio dell'amministratore

Questa sezione consente di visualizzare il modulo di contatto nella pagina di Accesso in modo che le persone possano inviare un messaggio all'amministratore del portale in caso di problemi nell'accesso al portale.

Per abilitarlo, seleziona il pulsante di opzione corrispondente e fai clic sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche effettuate.

Durata della sessione

Questa sezione consente di impostare un limite di tempo (in minuti) durante il quale gli utenti dovranno reinserire le loro credenziali per accedere al portale.

Per impostare la durata della sessione, seleziona il pulsante di opzione Abilita, inserisci il valore di tempo necessario misurato in minuti nel campo Durata che appare e fai clic sul pulsante Salva in fondo alla sezione per applicare le modifiche effettuate. Successivamente, tutti gli utenti verranno disconnessi dal portale.

Cambio del proprietario del portale

Se il proprietario del portale desidera nominare un altro membro del portale a questa posizione, deve:

1. cliccare sul link Scegli Proprietario sotto la foto nella sezione Proprietario del Portale,
2. selezionare una persona dall'elenco a discesa,
3. cliccare sul pulsante Cambia Proprietario del Portale,
4. controllare la casella di posta e seguire il link di conferma inviato nel messaggio email.

Aggiunta di amministratori

Il proprietario del portale o gli amministratori con accesso completo possono concedere privilegi di amministratore solo agli utenti (non agli ospiti). Per farlo, segui questi passaggi:

1. cliccare sul link Mostra accanto alla sezione Amministratori,
2. cliccare sul link Scegli utente sotto l'elenco degli amministratori,
3. selezionare una persona o più persone contemporaneamente dagli utenti/ospiti esistenti o creare un nuovo amministratore direttamente qui facendo clic sul link Crea nuovo profilo,
4. cliccare sul pulsante Salva,
5. la persona o le persone selezionate otterranno l'accesso massimo a tutti i moduli del portale per impostazione predefinita; per limitarlo, deseleziona prima la casella Accesso Completo e poi le caselle corrispondenti ai moduli a cui non si desidera concedere l'accesso amministrativo.

Limitazione dell'accesso ai moduli del portale

Il proprietario del portale o gli amministratori con accesso completo possono limitare l'accesso a determinati moduli del portale per alcuni utenti o gruppi.

Per limitare l'accesso a un modulo del portale,

1. trova la sezione del modulo necessario sotto l'elenco Amministratori,
2. seleziona il pulsante di opzione Utenti dall'elenco,
3. seleziona gli utenti a cui desideri concedere l'accesso,

   Per farlo, utilizza una delle opzioni disponibili:

   • utilizza il link Aggiungi utente se desideri concedere l'accesso a una o più persone;
   • utilizza il link Aggiungi gruppo se desideri concedere l'accesso a tutti gli utenti del portale o a uno o più gruppi.

Cambio della regione del portale

La sottosezione Migrazione della sezione delle impostazioni di Gestione dei Dati consente di cambiare la posizione del server dove è ospitato il tuo portale. Più vicino è il server alla tua posizione geografica, più veloce sarà la risposta del tuo portale.

Attualmente, puoi scegliere tra tre regioni server: Regione UE (Francoforte), Regione US West (Oregon) e Asia Pacifico (Singapore). Per migrare da una regione all'altra,

• seleziona la Regione del Server necessaria dall'elenco a discesa,
• spunta la casella Migra anche la Posta se desideri trasferire anche la tua posta,
  La migrazione della posta può aumentare considerevolmente il tempo di migrazione. Inoltre, verrà trasferita solo la posta degli ultimi 30 giorni. Pertanto, si consiglia di riconfigurare il tuo account di posta una volta completata la migrazione.
• notifica gli utenti della migrazione del portale, lasciando la casella corrispondente selezionata,
• clicca sul pulsante Cambia Regione del Server per avviare il processo di migrazione.

Il processo di migrazione potrebbe richiedere del tempo a seconda della quantità di dati del tuo portale. Durante questo processo, il portale non sarà disponibile. Una volta completata la migrazione, riceverai un'email con il nuovo indirizzo del portale.

Dopo la migrazione, le password attuali verranno reimpostate e gli utenti dovranno ripristinare il loro accesso. Gli utenti riceveranno notifiche alle email specificate nei loro profili e potranno utilizzare il pulsante Imposta password in questo messaggio per specificare la password che verrà utilizzata per accedere.