Configuration du portail. Prise en main

Personnaliser le portail

La sous-section Personnalisation des paramètres Communs permet de changer l'apparence de votre portail. Vous pouvez utiliser votre propre logo, le nom et le texte pour correspondre à la marque de votre entreprise.

Configurer la langue et le fuseau horaire

Cette section vous permet de changer la langue du portail pour tous les utilisateurs et de configurer le fuseau horaire afin que tous les événements du portail seront affichés avec la date et l'heure correctes.

Pour configurer les Paramètres de langue et fuseau horaire,

• utilisez la liste déroulante Langue et sélectionnez la langue appropriée pour l'affichage sur toutes les pages et les notifications du portail.
  Ce paramètre définit la langue par défaut du portail pour de nouveaux utilisateurs. Chaque utilisateur peut modifier la langue par défaut en la choisissant la langue nécessaire sur la page de son profil (ce paramètres aura une plus grande priorité que la langue sélectionnée dans les Paramètres communs).

  Actuellement le bureau en ligne est disponible en 23 langues: Anglais, Allemand, Français, Espagnol, Russe, Italien, Letton, Portugais (Brésilien), Turc, Grec, Polonais, Tchèque, Chinois simplifié, Ukrainien, Vietnamien, Finlandais, Portugais, Azéri, Coréen, Japonais, Slovène, Néerlandais et Slovaque. Si votre langue n'est pas encore présente dans la liste des langues disponibles ou la traduction dans votre langue n'est pas complète, vous pouvez contribuer à la traduction en envoyant votre demande à documentation@onlyoffice.com.

• définissez le fuseau horaire qui correspond à votre région depuis la liste déroulante Fuseau horaire,
• pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Configurer la page d'accueil

Cette section vous permet de changer le titre et le logo du portail par défaut qui s'affichent sur la page de Connexion à votre portail. Pour ce faire,

• entrez le nom dans le champ Titre (par exemple le titre de votre entreprise, son slogan, etc),
• pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Configurer DNS

Dans cette section vous pouvez définir une adresse URL alternative de votre portail. Par défaut, votre portail est enregistré à name.onlyoffice.com. Pour modifier ce nom et définir votre nom de domaine:

1. Configurez votre nom de domaine pour qu'il indique sur le serveur du bureau en ligne en réglant les paramètres DNS appropriés chez votre enregistreur. Pour ce faire, veuillez contacter votre enregistreur auprès duquel vous avez acheté le nom de domaine. Ajoutez une entrée DNS CNAME, comme par exemple : team.ourcompany.com - intranet.onlyoffice.com (pour la région US West (Oregon)), intranet.onlyoffice.eu (pour la région EU (Frankfurt)), ou intranet.onlyoffice.sg (pour la région Asie-Pacifique (Singapour)).
2. Une fois l'entrée DNS CNAME configurée, cliquez sur Envoyer une demande dans la section Paramètres DNS pour envoyer votre demande à notre équipe d'assistance technique. La page https://helpdesk.onlyoffice.com/ s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur. Saisissez les détails de votre demande et cliquez sur Envoyer.
   Non seulement notre équipe va configurer votre domaine personnalisé, mais en plus ils vont générer un certificat ssl en utilisant letsencrypt.
3. Une fois votre demande traitée, votre domaine personnalisé s'affichera dans la section Paramètres DNS.

Changer le nom de portail

Dans cette section vous pouvez modifier la partie comportant le nom dans l'adresse URL de votre portail name.onlyoffice.com afin que votre portail sera disponible à newname.onlyoffice.com. Saisissez le nom approprié dans le champ Nouveau nom du portail et appuyez sur Enregistrer.

Modèle de l'équipe

Cette section vous permet de nommer l'organisation (ou le groupe), ses membres et leurs activités sur le portail. Pour ce faire,

• choisissez l'un des modèles disponibles dans la liste déroulante Modèles,

OU

• sélectionnez l'option Personnalisé dans la liste et entrez les noms dans les champs ci-dessous,
• pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Thèmes des couleurs

Cette section vous permet de changer la palette de couleurs prédéfinie de l'interface du portail pour l'adapter au style de votre entreprise. Pour ce faire,

1. passez d'un Thème de couleur à un autre pour les visualiser: Savoureuse verte, Vert foncé, Outremer, Rose violent, Bleu clair,
2. sélectionnez celui-ci qui vous convient,
3. cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer le thème sélectionné.

Pour restaurer le thème de couleur par défaut, cliquez sur la case d'option Orange pur et enregistrez vos changements.

Contrôler l'accès au portail

La sous-section Accès au portail des paramètres de Sécurité propose aux utilisateurs des moyens sécurisés pour accéder au portail.

Adapter la robustesse de mot de passe

Cette section vous permet de déterminer la complexité de mot de passe (l'efficacité d'un mot de passe de résister aux attaques de deviner et de force brute). Pour ce faire,

• utilisez la barre Longueur minimale du mot de passe pour définir la longueur du mot de passe pour qu'il puisse être considéré comme sûr,

  Par défaut, le mot de passe doit comporter entre 8 et 120 caractères.

• cochez les cases appropriées situées au-dessous de la barre pour déterminer les caractères qui doivent être utilisés dans le mot de passe: majuscules, chiffres, symboles spéciaux,
• pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Authentification à deux facteurs

Cette section vous permet d'activer la validation en deux étapes par SMS ou par une application d'authentification qui assure un accès au portail plus sécurisé.

Pour activer l'authentification à deux facteurs par SMS,

1. assurez-vous que le fournisseur SMS est connecté à partir de la section Intégration ,
2. cochez le bouton radio Par SMS au-dessous de la rubrique Authentification à deux facteurs.
3. pour une configuration détaillée, vous pouvez utiliser les paramètres avancés. Cliquez sur Afficher les paramètres avancés et configurez les options nécessaires:
   • dans la section Authentification à deux facteurs obligatoire, vous pouvez ajouter des utilisateurs et des groupes pour lesquelles la vérification à deux facteurs sera effectuée même si un utilisateur est connecté à partir d'une adresse IP de confiance. Pour les autres utilisateurs qui ne figurent pas dans la liste des Réseaux de confiance, la vérification à deux facteurs est effectuée comme d'habitude.
   • Dans la section Réseaux de confiance, vous pouvez ajouter des adresses IP de confiance pour lesquelles la vérification à deux facteurs ne sera pas effectuée. Indiquez une adresse IP unique au format IPv4 (#.#.#.#, où # est une valeur numérique de 0 à 255) ou définissez la plage d'adresses IP en saisissant le début et la fin des adresses IP de la plage au format #.#.#.#-#.#.#.#, ou utilisez le masque réseau exprimée au format CIDR #.#.#.#/#.
4. pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Une fois l'authentification à deux facteurs par SMS activée, l'utilisateur peut accéder aux données stockées sur le portail après avoir saisi son e-mail et son mot de passe ou après s'être connecté par un des comptes sociaux et après avoir entré un code de vérification à six chiffres reçu par SMS.

Les messages SMS sont envoyés au téléphone portable primaire de l'utilisateur spécifié lors du premier accès au portail après l'activation de l'authentification à deux facteurs qui peut être modifié à tout moment sur la page du profil de l'utilisateur . Le code de vérification peut être renvoyé par un seul clic sur le bouton Envoyer le code à nouveau, mais pas plus souvent que 5 fois par 5 minutes. Le code envoyé est valable pendant 10 minutes.

Il faut avoir un solde positif afin que un SMS soit envoyé. Retrouver votre solde actuel sur votre compte chez fournisseur SMS. N'oubliez pas de réapprovisionner votre compte à temps.

Pour activer l'authentification à deux facteurs par l'application d'authentification,

1. cochez le bouton radio Par l'application authentificateur dans la section Authentification à deux facteurs.
2. pour une configuration détaillée, vous pouvez utiliser les paramètres avancés. Cliquez sur Afficher les paramètres avancés et configurez les options nécessaires:
   • Dans la section Authentification à deux facteurs obligatoire, vous pouvez ajouter des utilisateurs et des groupes pour lesquelles la vérification à deux facteurs ne sera pas effectuée.
   • Dans la section Réseaux de confiance, vous pouvez ajouter des adresses IP de confiance pour lesquelles la vérification à deux facteurs ne sera pas effectuée. Indiquez une adresse IP unique au format IPv4 (#.#.#.#, où # est une valeur numérique de 0 à 255) ou définissez la plage d'adresses IP en saisissant le début et la fin des adresses IP de la plage au format #.#.#.#-#.#.#.#, ou utilisez le masque réseau exprimée au format CIDR #.#.#.#/#.
3. pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Une fois l'authentification à deux facteurs par l'application d'authentification activée, l'utilisateur peut accéder aux données stockées sur le portail après avoir saisi son e-mail et son mot de passe ou après s'être connecté par un des comptes sociaux et après avoir entré un code de vérification à six chiffres ou un code de sauvegarde généré par l'application d'authentification.

Pour accéder au portail pour la première fois après l'activation d'identification en deux étapes:

1. Saisissez des informations requis pour accéder au portail. Un code QR et votre clé secrète s'affichent sur votre page de validation de connexion sur le portail.
2. Installez l'application d'authentification sur votre appareil mobile. Il est possible d'utiliser Google Authenticator avec Android et iOS ou l'application Authenticator avec Windows Phone.
3. Ouvrez l'application d'authentification sur votre appareil mobile et paramétrez comme suit:
   • Scannez le code QR qui s'affiche dans votre navigateur ou
   • Saisissez manuellement la clé secrète qui s'affiche dans navigateur,
4. Sur la page de validation de connexion au portail, saisissez le code à six chiffres généré dans l'application.
5. Cliquez sur le bouton Connecter l'application.

Pour en savoir plus sur l'authentification à deux facteurs sur votre portail, veuillez consulter cet article.

Configurer des domaines de messagerie autorisés

Depuis cette section, vous pouvez indiquer les serveurs de messagerie pour l'auto-enregistrement des utilisateurs sur votre portail. Par défaut, cette option est désactivée. Pour l'activer:

• activez le bouton radio Domaines personnalisés,
• saisissez le domaine de messagerie autorisé dans le champ qui apparaît au-dessous,
• activez l'option Ajouter utilisateurs en tant qu'invités pour donner aux utilisateurs les droitsen lecture seule,
• pour valider les modifications apportées, cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Pour ajouter plusieurs serveurs de messagerie utilisez Ajouter domaine autorisé. Pour supprimer un serveur qui est ajouté par erreur, cliquez sur l'icône appropriée à droite du champ.

Ensuite, toute personne qui a un compte sur serveur de messagerie spécifié puisse s'inscrire tout seul en cliquant sur le lien Se joindre sur la Page de connexion et en saisissant l'adresse e-mail. Un message d'invitation avec un lien vers le portail sera envoyé à l'adresse e-mail indiquée. Pour se connecter, l'utilisateur doit suivre le lien fourni dans le message, entrer un mot de passe et le confirmer.

Pour désactiver cette option, cochez la case d'option Désactivé.

Configurer de la sécurité IP

Cette section vous permet d'empêcher les visiteurs indésirables d'accéder à votre portail en donnant l'accès au portail à partir de réseaux de confiance seulement. Si un utilisateur tente de se connecter à votre portail à partir de n'importe quelle adresse IP, sauf les adresses spécifiées, cette tentative de connexion sera bloquée. Pour restreindre l'accès à votre portail basé sur les adresses IP,

1. cochez le bouton radio Activer;
2. cliquez sur le lien Ajouter adresse IP autorisée dans la section appropriée:
   • Pour tous les utilisateurs - cette section permet de définir les règles qui s'appliquent à tous les utilisateurs, y compris les administrateurs dotés de droits d'accès complet.
   • Pour les administrateurs ayant un accès complet - cette section permet de définir les règles supplémentaires qui s'appliquent aux administrateurs dotés de droits d'accès complet.
3. Dans le champ de saisie, indiquez une adresse IP unique au format IPv4 (#.#.#.#, où # est une valeur numérique de 0 à 255) ou définissez la plage d'adresses IP en saisissant le début et la fin des adresses IP de la plage au format #.#.#.#-#.#.#.#, ou utilisez le masque réseau exprimée au format CIDR #.#.#.#/#.
   Vous pouvez trouver les informations sur les adresses IP des visiteurs du portail en utilisant la sous-section Histoire de connexion des paramètres Sécurité en cliquant sur le bouton Télécharger et ouvrir le rapport.
4. de la même manière, ajoutez autant d'adresses IP que vous le souhaitez;
5. cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section.

Si nécessaire, vous pouvez supprimer les adresses IP ajoutées en cliquant sur l'icône à la droite de l'adresse IP. Pour désactiver à nouveau cette option, il suffit de cocher l'option Désactiver et cliquer sur le bouton Enregistrer.

Paramètres de connexion

Dans cette section, on peut protéger le portail contre les attaques par force brute.

1. dans le champ Nombre de tentatives, limitez les tentatives de connexion échouées de l'utilisateur;
2. dans le champ Durée de verrouillage (s), définissez l'intervalle de temps pendant lequel les tentatives de connexion seront rejetées;
3. dans le champ Durée de vérification (s), définissez l'intervalle de temps pendant lequel les tentatives de connexion échouées seront enregistrées;

Lorsque la limite de tentatives de connexion échouées est atteinte, l'adresse IP qui est associée à ces tentatives sera verrouillé (ou, dans la version SaaS, l'utilisateur sera demandé de passer un test CAPTCHA) pendant la période définie.

Par défaut, cette option est désactivée dans la solution serveur. Si vous avez besoin de cette fonction, il faut l'activer dans le fichier de configuration. Pour en savoir plus, veuillez consulter cet article.

Configurer les messages à l'administrateur

Cette section vous permet d'afficher le formulaire de contact sur la Page de connexion afin que les utilisateurs puissent envoyer le message à l'administrateur du portail s'ils ont des problèmes d'accès au portail.

Pour rendre disponible cette option, cochez le bouton radio approprié et cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les modifications apportées.

Durée de session

Cette section permet de définir le moment (en minutes) avant lequel les utilisateurs du portail devront saisir les informations d'identification du portail pour y accéder.

Pour définir la durée de session, cochez le bouton radio Activer, saisissez la durée en minutes dans le champ Validité qui s'affiche et cliquez sur le bouton Enregistrer en bas de la section pour valider les modifications apportées. Ensuite, tous les utilisateurs seront déconnectés du portail.

Modifier le propriétaire de portail

Quand le propriétaire du portail veut nommer quelqu'un de membres du portail à ce poste, il faut procéder comme suit:

1. appuyez sur Choisir le propriétaire sous le photo du propriétaire dans la section Propriétaire du portail,
2. sélectionnez une personne dans la liste déroulante,
3. cliquez sur le bouton Modifier le propriétaire du portail.
4. vérifiez votre boîte de réception e-mail et cliquez sur le lien qu'il contient.

Ajouter des administrateurs

Le propriétaire du portail ou l'administrateur avec l'accès complet peut accorder des privilèges d'administration pour les utilisateurs (pas pour les invités). Pour ce faire, il faut procéder comme suit:

1. cliquez sur Afficher à côté du titre section Administrateurs,
2. cliquez sur Choisir utilisateur au-dessous de la liste d'administrateurs,
3. sélectionnez une ou plusieurs personnes à la fois de la liste d'utilisateurs actuels ou créez le nouveau profil administrateur en appuyant sur Créer un nouveau profil,
4. cliquez sur le bouton Enregistrer.
5. les personnes sélectionnées obtiennent le niveau maximal de droits d'accès à tous les modules du portail par défaut; pour limiter l'accès, il faut premièrement décocher la case Accès complet et ensuite décocher les cases correspondants aux modules auxquels vous ne souhaitez pas donner accès.

Limiter l'accès aux modules du portail

Le propriétaire du portail ou l'administrateur avec l'accès complet peuvent limiter l'accès de certains utilisateurs ou groupes aux modules du portail.

Pour limiter l'accès au module du portail,

1. retrouvez le module approprié au-dessous de la liste Administrateurs,
2. cochez le bouton radio Utilisateurs de la liste,
3. sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez donner accès,

   Pour ce faire, utilisez l'une des options disponibles;

   • utilisez Ajouter utilisateur si vous souhaitez donner accès à une ou plusieurs personnes;
   • utilisez Ajouter groupe si vous souhaitez donner accès à tous les utilisateurs du portail ou à un ou plusieurs groupes;

Modifier la région du portail

La sous-section Migration de la section Gestion des données vous permet de modifier l'emplacement du serveur où votre portail est hébergé. Moins est la distance entre votre location géographique et la région du serveur, plus rapide est la vitesse du serveur.

Actuellement vous pouvez choisir entre trois régions du serveur: Région EU (Frankfurt), Région US West (Oregon) et Région Asie-Pacifique (Singapour). Pour migrer d'une région à l'autre,

• sélectionnez la Région du serveur depuis la liste déroulante,
• cochez la case Migrer Mail aussi si vous souhaitez transférer aussi votre courrier,
  La migration de Mail peut considérablement augmenter le temps de migration. En outre, les messages des 30 derniers jours seront transférés. Par conséquent, une fois que le processus est terminé il est recommandé de définir votre compte encore une fois au lieu de transférer les messages.
• Informez les utilisateurs sur la migration du portail laissez la case cochée,
• cliquez sur le bouton Changer région du serveur pour démarrer le processus de migration.

Le processus de migration peut prendre un certain temps en fonction du volume des données du portail. Le portail ne sera pas disponible pendant le processus de migration. Une fois la migration terminée, vous recevrez un message par le courrier électronique avec la nouvelle adresse du portail.

Après la migration les mots de passe courants seront réinitialisés et les utilisateurs devront rétablir leurs accès. Les utilisateurs recevront une notification par email qui est enregistré sur leur profil. Cette notification va contenir le bouton Définir le mot de passe à l'aide duquel on peut créer le mot de passe à utiliser pour se connecter au portail.

Paramètres LDAP

Pour utilisez ONLYOFFICE Workspace, vous devez premièrement créer un compte pour chaque employé. La création de plus de 50 comptes nouveaux exigera beaucoup de temps. Votre portail vous propose l'option de paramétrer LDAP permettant d'importer les utilisateurs et les groupes depuis le serveur LDAP (par ex. OpenLDAP Server ou Microsoft Active Directory) sur votre portail en un rien de temps. Tous les nouveaux utilisateurs n'ont pas besoin de retenir les nouveaux mots de passe et identifiants, car il est possible de se connecter en utilisant les informations d'identification stockés sur le serveur LDAP.

Remplissez tous les champs requis et cliquez sur Enregistrer.

Pour en savoir plus sur chaque champ et paramètres associés, veuillez consulter les instructions pour la version en ligne et the pour la version Serveur.

Paramètres d'authentification unique (Single sign-on)

La section Authentification unique permet d'activer ou de désactiver les services d'authentification tiers en utilisant le protocole SAML pour un accès rapide, facile et sécurisé pour les utilisateurs du portail.

En général, Authentification unique ou Single Sign-On (SSO) est une fonction permettant aux utilisateurs de s'authentifier une seule fois et d'obtenir l'accès à plusieurs applications/services autorisés pour ne plus avoir à les saisir à chaque visite.

Pour en savoir plus sur authentification unique, consultez les instructions appropriées pour la version en ligne et pour la version Serveur.

Intégrer des services externes

Si vous utilisez la version SaaS, les clés d'autorisation permettant de connecter votre portail aux services tiers tels que Facebook, Twitter, Google, LinkedIn, Box, Dropbox, OneDrive, Bitly, Firebase et Yahoo sont paramétrées automatiquement, alors tous les options sont désactivés. Vous pouvez connecter votre portail à Facebook/Google/LinkedIn/Twitter tout de suite sur la page de profil ou consultez cet article pour en savoir plus sur la connexion des services tiers au module Documents.

Dans la version en ligne, vous pouvez connecter les Services Tiers comme suit:

• DocuSign pour ajouter une signature électronique aux documents et les envoyer aux utilisateurs de votre portail.
• Twilio pour appeler les contacts CRM depuis votre navigateur. Il est aussi possible d'utiliser Twilio pour activer l'authentification en deux étapes.
• Amazon AWS S3, Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage or Selectel Cloud Storage pour sauvegarder et restaurer les données de votre portail.

Pour en savoir plus sur l'intégration des services tiers, veuillez consulter les instructions.

Afficher des statistiques du portail

Ici vous pouvez voir les informations suivantes:

• la date de création de votre portail,
• le nombre total d'utilisateurs enregistrés sur votre portail,
• l'espace de stockage disponible pour le plan tarifaire choisi (pour la solution dans le nuage),
• le quota de mémoire de base pour tous les nouveaux utilisateurs et la liste des utilisateurs avec l'espace utilisée dans chaque module (pour la solution SaaS),
• l'espace de stockage utilisé,

  Vous pouvez également afficher l'espace de stockage utilisé par chaque module ou outil du bureau en ligne.

• le nombre total de visites par jour,

  Par défaut, une Graphique d'utilisation affiche des données de 3 derniers mois. Vous pouvez changer la période en sélectionnant l'une des options disponibles: la dernière semaine, le dernier mois, ou pour la période en réglant la date de début et de fin dans les champs correspondants.

Gérer des quotas de mémoire

Vous pouvez activer et définir le quota de stockage par défaut pour tous nouveaux utilisateurs et les utilisateurs existants.

1. Sélectionnez l'option Avec quota.
2. Saisissez l'espace de stockage approprié dans le champ de saisie et sélectionnez unité de mesure dans la liste déroulante (octets, Ko, Mo, Go, To).
3. Cliquez sur Enregistrer.

Pour désactiver le quota, utilisez l'option Aucun quota. Le bouton Recalculer sert à recalculer l'espace utilisé par utilisateurs.

La liste des utilisateurs ci-dessous vous permet de définir le quota pour plusieurs utilisateurs ou pour un utilisateur uniquement. Pour rechercher facilement des utilisateurs, vous pouvez filtrer la liste par e-mail (Actif, En attente), par type (Administrateur, Utilisateur, Invité) ou par groupe. Il est également possible de trier la liste par prénom ou nom ou de saisir le nom recherché dans le champ de recherche.

Pour modifier le quota de stockage pour plusieurs utilisateurs:

1. Cochez les utilisateurs nécessaires dans la liste.
2. Cliquez sur le bouton Modifier le quota au-dessus,
3. Saisissez l'espace de stockage approprié dans le champ de saisie et sélectionnez unité de mesure dans la liste déroulante (octets, Ko, Mo, Go, To).
4. Cliquez sur la coche pour valider les modifications.

Pour modifier le quota de stockage pour un utilisateur:

1. Cliquez sur Aucun quota à droite du nom de l'utilisateur.
2. Sélectionnez l'option Modifier le quota dans la liste déroulante.
3. Saisissez l'espace de stockage approprié dans le champ de saisie et sélectionnez unité de mesure dans la liste déroulante (octets, Ko, Mo, Go, To).
4. Cliquez sur la coche pour valider les modifications.