Primeros pasos: Configuración del portal

Introducción

Una vez que hayas instalado ONLYOFFICE Workspace Enterprise Edition en tu servidor, es posible que necesites configurar el portal para que cumpla con tus requisitos.

Consideraremos que ya has completado la configuración inicial del portal, es decir, especificado tu correo electrónico y contraseña, subido el archivo de licencia y, opcionalmente, cambiado el Idioma y la Zona Horaria del portal.

También necesitas confirmar tu dirección de correo electrónico. El correo de activación será enviado al correo especificado. Sigue el enlace proporcionado en este mensaje para completar el procedimiento de activación de tu correo electrónico.

Las siguientes recomendaciones te ayudarán a comenzar con tu portal y realizar su configuración adicional.

Ajustar la configuración de SMTP

Para asegurar la entrega de las notificaciones del portal, necesitas especificar tus propias configuraciones para el servidor de correo saliente, es decir, el servidor SMTP. Puedes usar cualquier cuenta de correo electrónico.

Sigue Configuración>Integración>Configuración de SMTP y completa los campos del formulario. La descripción detallada de los parámetros SMTP se puede encontrar en la guía de configuración de SMTP.

Haz clic en el botón Enviar correo de prueba para verificar la configuración. Si el correo de prueba se entrega a la dirección de correo especificada, haz clic en Guardar para aplicar la configuración.

Especifica tu propio nombre de dominio

Si tienes un nombre de dominio registrado, puedes usarlo en lugar de la dirección IP para acceder a tu portal. Para hacerlo:

1. En la configuración DNS de tu dominio, crea el registro A que apunte tu nombre de dominio a la dirección IP del servidor donde está instalado ONLYOFFICE Workspace Enterprise Edition.
2. En tu portal, sigue: Configuración>Común>Personalización. Ve a la sección Configuración DNS, marca la casilla Nombre de dominio personalizado, especifica tu nombre de dominio en el campo de abajo y haz clic en Guardar.

Cambiar a HTTPS

No importa si tienes un certificado SSL emitido para tu dominio por una Autoridad de Certificación o no: puedes cambiar fácilmente tu portal al protocolo seguro HTTPS en cualquier caso.

Ve al Panel de Control y abre la página HTTPS. Puedes:

• Hacer clic en GENERAR Y APLICAR para crear un nuevo certificado, o
• Subir archivos .crt y .key existentes haciendo clic en los botones Más correspondientes, luego presiona APLICAR.

Para más detalles, por favor consulta la guía del Panel de Control.

Cuando los cambios se apliquen, tu portal estará disponible a través de HTTPS.

Los usuarios de Windows deben seguir un procedimiento diferente ya que la página HTTPS del Panel de Control no está disponible en instalaciones de Windows.

Ajustar la configuración de seguridad

Antes de agregar usuarios, configura las siguientes reglas de seguridad.

Sigue Configuración>Seguridad>Acceso al Portal.

• En la sección Configuración de la Fuerza de la Contraseña, determina la longitud de la contraseña (de 8 a 30 caracteres) y el conjunto de caracteres que debe usarse en ella: letras mayúsculas, dígitos y caracteres especiales.
• En la sección Configuración de Dominios de Correo Confiables, puedes especificar servidores de correo que pueden ser usados para el auto-registro de usuarios. Los usuarios con una cuenta en un servidor de correo especificado pueden auto-registrarse haciendo clic en el enlace Haz clic aquí para unirte en la página de Iniciar sesión. Si deseas que los usuarios añadidos obtengan permisos de solo visualización, marca la casilla Agregar usuarios como invitados. Si esta opción ya no es necesaria, puedes Desactivarla.
  
• En la sección Seguridad IP, puedes restringir el acceso a tu portal basado en las direcciones IP, permitiendo el acceso al portal solo desde redes confiables. Marca el botón de opción Habilitar y agrega direcciones IP confiables en el formato IPv4 (x.x.x.x) una por una o especifica un rango de IP confiable (en el formato x.x.x.x-x.x.x.x).
  Puedes encontrar la información sobre las direcciones IP de los visitantes de tu portal en la sección Historial de Inicio de Sesión del Panel de Control haciendo clic en el botón Descargar y abrir informe.
• En la sección Configuración de Mensajes del Administrador, puedes especificar si deseas mostrar el formulario de contacto en la página de Iniciar sesión para que las personas puedan enviar un mensaje al administrador del portal en caso de que tengan problemas para acceder al portal.

No olvides hacer clic en el botón Guardar al final de cada sección donde hayas cambiado configuraciones.

Cambiar la apariencia de tu portal

Para personalizar la apariencia del portal y gestionar los módulos, ve a Configuración>Común.

La sección Personalización te permite:

• Cambiar el Título predeterminado que se mostrará en la página de Iniciar sesión de tu portal,
• Nombrar la organización (o grupo), sus miembros y sus actividades, eligiendo una de las Plantillas de Equipo disponibles o usando la opción Personalizada y estableciendo tus propios nombres,
• Cambiar el Tema de Color predeterminado de la interfaz de tu portal.

La sección Módulos & Herramientas te permite seleccionar los módulos y herramientas que deseas usar y ocultar aquellos que no necesitas para tu trabajo. También puedes cambiar la Página de Inicio Predeterminada aquí.

Usando la sección Branding del Panel de Control, también puedes reemplazar los elementos de marca utilizados en la interfaz de la oficina en línea con los tuyos propios. Para aprender más, consulta la guía de Branding.

Agregar usuarios y configurar derechos de acceso

Cuando los ajustes principales del portal están configurados, puedes comenzar a agregar usuarios. La forma más sencilla de hacerlo es hacer clic en el botón Invitar usuarios al portal en el panel lateral izquierdo de cualquier módulo del portal. Consulta la guía de Gestión de Usuarios para aprender más sobre cómo agregar usuarios de diferentes maneras.

Usando el Panel de Control, también puedes importar los usuarios y grupos necesarios desde un Servidor LDAP.

Después de agregar usuarios, puedes ir a Configuración>Seguridad>Derechos de Acceso y restringir el acceso a algunos módulos del portal, haciendo que un módulo en particular sea accesible solo para los usuarios o grupos seleccionados.

Para obtener más información sobre las capacidades de los módulos de su portal, consulte las secciones correspondientes de nuestro Centro de ayuda: Documentos, Proyectos, CRM, Personas, Comunidad, Calendario, Correo, Talk.