Erstellen von E-Mail-Vorlagen
Wenn Sie häufig E-Mails desselben Typs versenden oder von Zeit zu Zeit auf ähnliche Nachrichten antworten müssen, können Sie den Kommunikationsprozess beschleunigen, indem Sie die Option Vorlagen des Moduls E-Mail verwenden.
Verwenden Sie diese Funktion, um Einladungen oder Bestätigungsnachrichten zu senden oder darauf zu antworten.
Zugriff auf die E-Mail
Rufen Sie Ihr Portal auf und klicken Sie auf das Symbol 
, das oben auf jeder Portalseite verfügbar ist.
Um auf die E-Mail zuzugreifen, können Sie auch die Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke der Seite öffnen und die entsprechende Option auswählen.
Erstellen von Vorlagen
Das Portal-Fenster E-Mail wird geöffnet.
Um Ihre erste E-Mail-Vorlage zu erstellen, wählen Sie im Menü auf der linken Seite den Ordner Vorlagen und klicken Sie dann auf den Link Die erste Vorlage erstellen.
Alternativ können Sie eine neue E-Mail erstellen und als Vorlage speichern.
Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Neue E-Mail verfassen und füllen Sie gegebenenfalls die Felder An, Kopie, BBC und Betreff aus.
Klicken Sie dann oben auf der Seite auf die Schaltfläche Speichern, öffnen Sie die Dropdown-Liste und wählen Sie die Option Vorlage speichern aus, oder klicken Sie oben auf der Seite auf die Schaltfläche Vorlagen und bestätigen Sie das Speichern der Vorlage.
Wenn Sie eine vorhandene Nachricht als Vorlage verwenden müssen, wählen Sie die entsprechende E-Mail aus und wählen Sie dann den Ordner Vorlagen aus dem Menü Verschieben in.
Sie können Ihre E-Mail auch per Drag-and-Drop direkt in den Ordner Vorlagen im Menü auf der linken Seite ziehen.
Vorlagen bearbeiten
Sie können jede erstellte Vorlage bearbeiten.
Wählen Sie dazu im linken Menü den Ordner Vorlagen und öffnen Sie die E-Mail-Vorlage, die Sie bearbeiten möchten.
Geben Sie den Nachrichtentext ein, fügen Sie eine Signatur, Smileys, Bilder oder Links hinzu und hängen Sie Dokumente an. Sie können die Vorlage auch als wichtig markieren oder eine Benachrichtigung anfordern. Sobald die Nachricht verfasst ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage speichern, um sie zu speichern, da Vorlagen im Gegensatz zu Entwürfen nicht automatisch gespeichert werden.
Wenn Sie den Ordner Vorlagen verlassen, ohne zu speichern, werden Sie zum Speichern aufgefordert: Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern / Nicht speichern oder auf Abbrechen, um mit der Bearbeitung fortzufahren.
Auf die gleiche Weise, wie Sie Ihre E-Mails verwalten, können Sie eine Vorlage löschen, in einen anderen Ordner verschieben oder Tags hinzufügen.
Vorlagen anwenden
Um eine Vorlage anzuwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail erstellen, öffnen Sie die Liste Vorlagen oben auf der Seite und wählen Sie dann die gewünschte Vorlage aus.
Alternativ können Sie eine Vorlage auswählen, die leeren Felder ausfüllen und Ihre E-Mail senden.
Wenn Sie den Text jedoch vollständig ersetzen möchten, aktivieren Sie die Option Den ganzen Text der Nachricht beim Einfügen der Vorlage ersetzen. Wählen Sie dazu im linken Menü den Bereich Allgemeine Einstellungen und aktivieren Sie den Schalter „Ein/Aus“.
Vorlagen neu zuweisen
Wenn Sie Ihr Postfach löschen, werden alle Nachrichten daraus entfernt.
Sie können Ihre Vorlagen und Entwürfe jedoch einem anderen Konto neu zuweisen.
Wechseln Sie dazu im linken Menü zur Kontenverwaltung und wählen Sie das zu löschende Postfach aus. Wählen Sie gegebenenfalls das Konto aus, dem Ihre Vorlagen neu zugewiesen werden sollen, und aktivieren Sie beim Löschen das Kontrollkästchen diesem Konto zuweisen.
Anschließend werden alle Ihre Vorlagen in den entsprechenden Ordner Vorlagen verschoben und Sie können sie weiterhin verwenden.
