Kontakte aktuell halten

Einleitung

Eine gut organisierte Kundendatenbank ermöglicht Ihnen eine bessere Kundenkommunikation und steigert Ihren Umsatz. Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Kundendatenbank pflegen und die verfügbaren Kontaktinformationen ordnen und aktualisieren.

Schritt 1. Auf das CRM zugreifen

Rufen Sie Ihr ONLYOFFICE-Portal auf und klicken Sie auf den Link CRM.

How to keep your contacts up-to-date? Step 1

Falls Sie sich bereits beim Portal angemeldet haben und es seit einiger Zeit verwenden, können Sie von jeder Portalseite aus auf das CRM-Modul zugreifen, indem Sie die Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke der Seite verwenden und die entsprechende Option auswählen.

Schritt 2. Ihre Datenbankinformationen filtern

Ihre Kundendatenbank kann beliebig viele Kontakte enthalten, unabhängig davon, ob es sich bei Ihren Kunden um große Unternehmen oder Einzelpersonen handelt.

Standardmäßig werden alle verfügbaren Firmen und Personen in der Kontaktliste angezeigt. Um den gewünschten Kontakt zu finden, nutzen Sie den Filter oben in der Liste.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Plus button und wählen Sie eine der Optionen aus:

Leiter wird verwendet, um die Kontakte anzuzeigen, die Ihnen oder einem anderen CRM-Benutzer zugewiesen sind.
Erstellungsdatum wird verwendet, um die Kontakte mit dem Erstellungsdatum innerhalb des angegebenen Zeitraums anzuzeigen: Letzter Monat, Gestern, Heute, Dieser Monat oder ein anderer benutzerdefinierter Zeitraum.
Zugänglichkeit wird verwendet, um alle öffentlichen oder eingeschränkten Kontakte anzuzeigen.
Anzeigen dient dazu, alle Unternehmen oder nur alle Personen anzuzeigen oder die Kontakte mit Verkaufschancen anzuzeigen.
Temperaturniveau wird verwendet, um nur die Kontakte eines bestimmten Temperaturniveaus anzuzeigen. Die Standardstufen sind: kalt, warm oder heiß.
Kontakttypen wird verwendet, um nur die Kontakte eines bestimmten Typs anzuzeigen. Die Standardtypen sind: Kunde, Konkurrent, Partner, Lieferant.
Mit Schlagwort wird verwendet, um nur die Kontakte mit einem bestimmten Tag anzuzeigen.

Sie können den Namen eines Kontakts auch ganz oder teilweise in das Feld Filter eingeben und die Eingabetaste drücken, um den gewünschten Kontakt zu finden. Um die Suche zu erleichtern, verwenden Sie Platzhalter:

Verwenden Sie das Fragezeichen ?, um die Platzhaltersuche mit einem einzelnen Zeichen durchzuführen. Wenn Sie beispielsweise die Abfrage Sm?th verwenden, werden Ergebnisse für Smith und Smyth zurückgegeben.
Verwenden Sie das Sternchen *, um die Platzhaltersuche mit mehreren Zeichen durchzuführen. Um beispielsweise nach allen Wörtern zu suchen, die mit O beginnen, verwenden Sie die Abfrage O*.
Verwenden Sie die doppelten Anführungszeichen "", um die Ergebnisse auf Wörter zu konzentrieren, die als exakte Phrase erscheinen.
Verwenden Sie die Tilde ~ am Ende des Wortes, um nach Wörtern mit ähnlicher Schreibweise zu suchen.

How to keep your contacts up-to-date? Step 2

Wenn der gewünschte Kontakt gefunden wurde, klicken Sie auf seinen Titel, um die Seite mit den Kontaktinformationen zu öffnen.

Schritt 3. Ein Bild für Ihren Kontakt wählen

Durch Hinzufügen eines Bildes für Ihren Kontakt – Fotos oder Firmenlogo – können Sie Ihre Kontakte leichter erkennen. Um ein Bild hinzuzufügen/ändern, klicken Sie auf den Link Foto ändern unter dem Bildbereich. Das Fenster Profilfoto auswählen wird geöffnet.

Wenn Sie ein Bild vom PC hochladen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, suchen Sie das gewünschte Bild auf Ihrer Festplatte und doppelklicken Sie darauf, um es zu laden.

Sie können ein Bild hochladen, das nicht größer als 200 x 300 Pixel ist, andernfalls wird die Größe geändert. Die maximale Bildgröße darf 1 MB nicht überschreiten.

Wenn Sie zuvor das Feld „Benutzer des sozialen Netzwerks“ im Kontaktprofil ausgefüllt haben, werden die Bilder aus den sozialen Netzwerken im Fenster Profilfoto auswählen angezeigt. Klicken Sie auf das Bild, das Sie für einen Kontakt verwenden möchten.

How to keep your contacts up-to-date? Step 3

Um ein Bild zu entfernen, klicken Sie auf den Link Foto ändern und wählen Sie im geöffneten Fenster Profilfoto auswählen das Standardbild aus.

Schritt 4. Die vorhandenen Kontaktinformationen aktualisieren

Das Problem vieler Unternehmen in Bezug auf Kundendatenbanken sind veraltete und duplizierte Informationen. Ungeeignete und fehlerhafte Daten können zu Zeit- und Geldverlust führen.

Um die ausgewählten Kontaktinformationen zu aktualisieren, klicken Sie auf das Symbol Actions Icon rechts neben dem Kontaktnamen und wählen Sie die Option Kontakt bearbeiten aus der Dropdown-Liste.

Die Seite Person/Firma bearbeiten wird geöffnet. Hier können Sie:

die verfügbaren Informationen ändern
Die verfügbaren Daten sind: Vorname, Nachname, Firmenname, Position, E-Mail, Telefon, Website/soziales Netzwerk, Adresse, Beschreibung.
nicht benötigte Daten löschen
Verwenden Sie das Symbol neben dem nicht benötigten Feld, um es zu löschen.
die Informationspriorität festlegen
Markieren Sie das Feld mit dem Symbol neben dem Feld als primär. Diese Information wird in der allgemeinen Kontaktliste angezeigt.
die zusätzlichen Informationen eingeben
Klicken Sie auf das entsprechende Symbol oder fügen Sie die Benutzerfelder hinzu, um weitere Informationen zu Ihrem Kontakt hinzuzufügen.

How to keep your contacts up-to-date? Step 4

Um die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern.

Schritt 5. Ihre Kontakte ordnen

Das Anordnen Ihrer Kontakte in Gruppen erleichtert Ihnen die Erstellung von Marketingkampagnen, die Nachverfolgung Ihrer Kontakte und die Kontaktsuche. Um Ihre Kontakte zu ordnen, können Sie sie in Typen unterteilen, eine entsprechende Temperaturstufe festlegen und Tags hinzufügen.

Um Ihren Kontakt mit einem Tag zu versehen, klicken Sie auf den Link Tag hinzufügen im Abschnitt Allgemeine Informationen der Kontaktprofilseite. Wählen Sie einen der verfügbaren Tags aus, falls vorhanden, oder geben Sie den gewünschten Tag ein und klicken Sie zur Bestätigung auf die Schaltfläche OK.

How to keep your contacts up-to-date? Step 5

Wenn dieser Kontakt mit anderen Kontakten in der Kontaktliste verknüpft ist, können Sie diesen Tag auch diesen hinzufügen. Fügen Sie ihn allen verknüpften Kontakten oder dem aktuellen Kontakt hinzu, indem Sie im geöffneten Dialogfenster auf die entsprechende Schaltfläche klicken.

Auf die gleiche Weise können Sie beliebig viele Tags hinzufügen.

Um ein nicht benötigtes Tag zu löschen, zeigen Sie darauf und klicken Sie auf das Symbol Tag-Symbol löschen – Kreuz , das rechts angezeigt wird.

Schritt 6. Ihre Kontakte löschen

Wenn Sie einen alten Kunden aus Ihrem System entfernen müssen, klicken Sie auf das Symbol Actions Icon rechts neben dem Kontaktnamen und wählen Sie die Option Kontakt löschen aus der Dropdown-Liste.

Die Aktion Firma/Person löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.

How to keep your contacts up-to-date? Step 6

Der ausgewählte Kontakt mit allen zugehörigen Informationen wird aus Ihrem System entfernt.

Hosten Sie ONLYOFFICE Workspace auf Ihrem eigenen Server

Download