入门指南

概述

项目是一个独特的团队活动，具有明确的开始和结束，以实现特定目标。通常，每个项目在其生命周期中会经历五个主要阶段：

• 启动

  定义项目的主要目标和任务。

• 规划

  制定执行项目的计划：设定里程碑，创建项目团队，分配任务。

• 执行

  根据制定的计划完成工作。

• 监控

  跟踪和分析项目执行活动，以确定潜在问题并进行必要的调整。

• 结束

  接受项目执行的结果并完成项目。

项目是一个项目管理工具，旨在帮助您成功地通过所有这些阶段：安排您的工作流程，管理您的项目团队，并在成员之间分配任务，跟踪并报告项目进度，以实现创建项目的主要目标。

要从任何门户页面访问项目模块，请使用页面左上角的下拉列表并选择相应的选项。

创建项目

协调工作流程的第一步是创建一个项目。要做到这一点，

1. 点击左上角的创建按钮，并从下拉列表中选择项目选项。
   如果您之前创建了一个模板并希望将其应用于新项目，请点击选择项目模板标题下的选择链接，并选择所需的模板。使用搜索字段加快搜索过程。要了解如何创建模板，请参阅这篇文章。
2. 指定您的项目标题，并在必要时输入简短的描述。
3. 指定项目经理。

   为此，打开相应的下拉列表并选择您需要的人。按组对所有用户进行排序或使用顶部的过滤字段以便于搜索。如果您希望通过电子邮件通知项目经理，请勾选此字段旁边的框。

4. 创建项目团队。

   要开始向项目团队添加成员，请点击管理团队链接。勾选您希望添加到团队的用户。使用顶部的过滤字段以便于搜索。勾选所需的组或全选选项以添加来自所选组或所有用户的用户。点击保存按钮。如果您想删除错误添加的用户，将鼠标光标放在所需用户上并点击图标。

   所有选定的用户将通过电子邮件收到通知。

   创建私人项目时（默认启用此选项），您还可以为每个团队成员设置访问权限。
   
5. 编辑项目结构，如果有必要。

   点击添加里程碑链接，在相应字段中输入其“标题”，然后设置其截止日期，从列表中选择负责人，并点击确定按钮。您可以轻松地使用图标编辑、添加任务到新里程碑或删除它。

   要向创建的里程碑添加新任务，您还可以将鼠标光标移到里程碑上并点击任务链接，输入任务标题，选择负责人，然后点击确定按钮。

   如果您想添加不属于任何里程碑的任务，请使用位于无里程碑任务标题下的添加任务链接。在相应字段中输入任务的“标题”，从列表中选择负责人，然后点击确定按钮。

6. 添加标签：点击标签部分中的选择链接，勾选现有列表中的必要标签，或创建新标签。要创建新标签，点击创建新标签链接，输入标签标题，然后点击创建按钮。当选择了必要的标签后，点击保存。

   这有助于对项目进行分类，并方便其他用户的搜索。

7. 勾选将此项目保存为私人框。

   此选项默认启用。如果您希望限制对新创建项目的访问，请使用此选项。在这种情况下，项目将仅对项目管理员、项目经理及其具有相应权限的成员可用。如果您取消选中此框，项目将对所有有权访问项目模块的用户开放。

8. 勾选关注此项目框，如果您不打算参与此项目，但需要跟踪它。
9. 勾选通知负责人框，以通知负责添加的里程碑和任务的人。如果在向项目结构添加里程碑和任务时没有分配负责人，则此选项为灰色。
10. 点击保存按钮。

在项目进行中进行更改是项目进展中不可避免且必不可少的步骤。

要调整一些项目设置，

1. 点击项目标题打开项目页面，
2. 点击项目标题右侧的图标，
3. 从下拉列表中选择编辑选项，
4. 进行所有必要的更改并点击保存项目按钮。

管理您的团队

项目成功的关键因素之一是您的团队。当您的项目进行中时，您可能需要添加或移除一些团队成员。要做到这一点，

1. 在项目页面上切换到团队选项卡。
2. 点击管理团队链接。
3. 向您的团队添加新用户。

   为此，从列表中勾选您希望添加到团队的用户，然后点击保存按钮。使用顶部的过滤字段以便于搜索。勾选所需的组或全选选项以添加来自所选组或所有用户的用户。

4. 从团队中移除成员。

   为此，取消勾选您希望从列表中移除的用户，或点击您希望移除的用户右侧的图标，并选择从团队中移除用户选项。

5. 点击保存按钮。

默认情况下，每个项目团队成员可以查看所选项目中的所有内容：里程碑、任务、文档、讨论和联系人。

要限制访问，只需选择您希望设置访问权限的队友，并点击右侧的链接之一：

• 讨论 - 禁用此选项以限制对项目讨论的访问。如果启用此选项，项目成员可以查看和评论讨论以及发起新的讨论。

• 文档 - 禁用此选项以限制对项目文档和文件的访问。如果启用此选项，项目成员可以查看、加载和创建文档。

• 所有任务 - 禁用此选项以限制对所有项目任务的访问。在这种情况下，项目成员将只能访问分配给他/她的任务。如果启用此选项，项目成员可以查看所有任务并为其他队友设置任务。

• 里程碑 - 禁用此选项以限制对项目里程碑的访问。在这种情况下，项目成员将只能访问分配给他/她的任务的里程碑。

• 联系人 - 禁用此选项以限制对与此项目关联的CRM联系人的访问。如果启用此选项，项目成员可以查看关联的联系人和可用的联系信息。

同样，您可以为项目团队的每个成员设置访问权限，除非他/她没有项目管理员权限。

安排工作流程

一旦项目创建完成，下一步就是使用里程碑来安排工作流程。里程碑是项目进展中的关键点。

要规划新的里程碑，

1. 点击左上角的创建按钮，并从下拉列表中选择里程碑选项。
2. 指定您的里程碑标题，并在必要时输入简短的描述。
3. 选择您需要添加里程碑的项目。
4. 选择您希望分配新创建里程碑的负责人。默认情况下，项目经理被选中。
5. 设置所需的截止日期。

   里程碑的截止日期是所有附加任务应完成的日期。

   要设置截止日期，使用可用选项之一：周、月、两个月，或从日历中选择，或手动输入以下格式：dd/mm/yyyy。

6. 如果需要，勾选关键里程碑选项。

   如果您认为新创建的里程碑比其他里程碑更重要，请使用此选项。所有关键里程碑都标有红色钥匙图标，放置在其标题旁边。

7. 如果您希望在截止日期前48小时收到通知，请勾选相应选项。
8. 点击保存按钮。

创建的里程碑将被添加到里程碑列表中。以同样的方式，可以向您的项目中添加任意数量的里程碑。

当所有任务完成后，您可以通过将其状态从开放更改为关闭来关闭里程碑。在里程碑列表中，您只需点击里程碑标题左侧的箭头，并从列表中选择所需状态。

如果您需要调整里程碑，

1. 从里程碑列表中选择您需要的里程碑，
2. 点击里程碑标题右侧的图标，
3. 从操作下拉列表中选择编辑选项，
4. 进行所有必要的更改并点击保存更改按钮。

要删除里程碑，请从操作下拉列表中选择相应的选项。

分配任务

一旦项目创建完成并添加了里程碑，还剩下一步。将任务分配给项目团队成员。

要添加任务，

1. 点击左上角的创建按钮，并从下拉列表中选择任务选项。
2. 指定您的任务标题，并在必要时输入简短的描述。
3. 选择您需要添加任务的项目。
4. 将任务分配给可用的里程碑之一。

   如果您不想将此任务附加到任何里程碑，请使用无选项。

5. 从分配给列表中选择您希望分配此任务的负责人。

   您可以通过从列表中选择来将任务分配给任意数量的负责人。要从负责人的列表中删除错误添加的人，将鼠标光标悬停在他/她的名字上，并点击出现在左侧的图标。所有负责人将通过电子邮件收到有关新任务的通知。

6. 设置所需的开始日期，从日历中选择，或手动输入以下格式：dd/mm/yyyy。
7. 使用可用选项之一设置所需的截止日期：今天、3天、周，或从日历中选择，或手动输入以下格式：dd/mm/yyyy。
8. 勾选高选项以设置任务优先级。

   图标将被添加到任务列表中的任务标题旁边。

9. 点击保存按钮或使用保存并创建新任务按钮保存此任务并立即开始创建新任务。

创建的任务将被添加到任务列表中。以同样的方式，可以向您的项目中添加任意数量的任务。

如果任务没有截止日期但属于某个里程碑，则列表中的任务将标记为图标，并显示为里程碑的截止日期。

要快速基于现有任务创建新任务，包括其所有内容（如附加文档和子任务），请使用复制功能。您可以创建一个完全相同的任务副本或对其进行一些小的修改（例如，选择另一个里程碑、负责人或截止日期）；在同一项目中创建类似任务；或将任务副本移动到另一个项目。

1. 从任务列表中选择您需要的任务，
2. 点击任务标题右侧的图标，
3. 从操作下拉列表中选择复制选项，
4. 根据需要更改任务详细信息，
5. 选择您希望复制的项目，通过勾选文档和/或子任务框，
6. 点击复制按钮以复制任务，或使用替换按钮删除原始任务并添加复制的任务代替它。

如果您需要编辑任务，

1. 从任务列表中选择您需要的任务，
2. 点击任务标题右侧的图标，
3. 从操作下拉列表中选择编辑选项，
4. 进行所有必要的更改并点击保存更改按钮。

您可以将文档附加到任务中。打开任务页面并切换到顶部的文档选项卡。在这里，您可以：

• 点击新文件链接并从列表中选择文件类型，创建新文档、电子表格或演示文稿；
• 点击上传文件链接，从硬盘驱动器上传一些文档；
• 从任务所属的项目中附加文件。

要管理附加到任务的文档，将鼠标光标放在附加文档上，并使用相应的图标执行必要的操作：

• 点击图标，使用在线编辑器打开现有文档；
• 点击图标，将现有文档下载到硬盘驱动器；
• 点击图标，删除现有文档。

当任务完成后，通过将其状态从开放更改为关闭，在任务列表中关闭它。为此，只需点击任务标题左侧的箭头，并从列表中选择所需状态。

如果之前由完全访问或“项目”模块管理员创建了一些附加任务状态，也可以为您的任务分配自定义状态。要了解如何创建和应用自定义任务状态，您可以参考这篇文章。

要删除任务，请从操作下拉列表中选择相应的选项。

创建子任务

有时要完成一个任务，您需要执行几个步骤或将其分成几部分并分配给几个人。创建子任务将帮助您管理待办事项列表并保持组织。

要创建子任务，

1. 通过点击左侧面板上的相应选项打开任务列表。
2. 选择所需的任务。

   要找到必要的任务，请使用我们在列表顶部的过滤器。点击添加过滤器按钮，并选择以下选项之一：

   • 使用负责人列表显示分配给您、某个用户或组的任务，或没有负责人的任务；

   • 使用创建者列表显示由您或某个用户创建的任务；

   • 使用项目列表显示您的项目中的任务，或您不参与的项目，或具有指定标签的项目，或无标签的项目；

   • 使用里程碑列表显示至少有一个分配给您的任务的里程碑的所有任务，或无里程碑的任务，或分配给指定里程碑的任务；

   • 使用状态列表显示您正在处理的任务（开放）或您已完成的任务（关闭）；

   • 使用截止日期列表显示具有指定截止日期的任务；

   您还可以在字段中输入任务名称，全部或部分，并按Enter键找到必要的任务。

3. 将光标悬停在选定的任务上，并点击任务标题右侧出现的子任务链接。
4. 指定您的子任务标题。
5. 从负责人列表中选择您希望分配此子任务的负责人。
6. 点击右侧的确定按钮。

创建的子任务将被添加并显示在选定任务下方。子任务的截止日期将与您附加子任务的任务的截止日期一致，并且不能更改。

您可以立即使用下面的字段继续添加子任务，或稍后使用任务标题右侧操作菜单中的添加子任务选项创建其他子任务。

要在同一任务中快速复制现有子任务，请点击子任务标题右侧的图标，并从操作下拉列表中选择复制选项。复制的子任务将被添加并显示在原始任务下方。

如果任务发生变化，您需要将子任务移动到另一个任务，可以使用拖放功能。为此，按住必要的子任务并手动将其拖动到另一个任务中。

如果您需要编辑子任务，

1. 从列表中选择您需要的子任务，
2. 点击子任务标题右侧的图标，
3. 从操作下拉列表中选择编辑选项，
4. 进行所有必要的更改并点击确定按钮。

当子任务完成后，通过勾选其标题左侧的框来关闭它。

要删除子任务，请从操作下拉列表中选择相应的选项。

使用甘特图

甘特图是一种条形图，用于说明项目进度和任务之间的依赖关系。

打开甘特图的最简单方法是点击左侧面板上的甘特图链接。

或者，您可以通过以下方式之一打开甘特图：

1. 从项目列表中选择您的项目。

   要找到必要的项目，请使用我们在列表顶部的过滤器，点击添加过滤器按钮，并选择以下选项之一：

   • 使用状态列表显示您正在处理的项目（活动），您暂时暂停工作的项目（暂停）或您已完成的项目（关闭）；

   • 使用项目经理列表显示由您或某个用户管理的项目；

   • 使用团队成员列表显示您或某个用户或组参与的项目；

   • 使用其他列表显示您不参与但跟踪的项目（关注），或具有指定标签的项目，或无标签的项目；

   您还可以在字段中输入项目标题，全部或部分，并按Enter键找到必要的项目。

2. 点击项目标题打开项目页面。
3. 在项目页面上切换到甘特图选项卡。

或者

1. 从任务列表中选择所需的任务，使用上方的过滤器，
2. 点击任务标题打开任务页面，
3. 向下滚动到相关任务部分，
4. 点击移动到甘特图链接。

甘特图将被打开：

在这里，您可以：

• 选择您希望查看甘特图的一个或多个项目，
• 选择要在左侧面板上显示的活动详细信息：负责人、开始日期、结束日期、状态、优先级，
• 全景查看所有项目活动，
• 直观判断项目活动状态：开放/关闭、活动/过期，
• 管理项目里程碑和任务：创建、编辑、关闭、重新打开、删除等，
• 在项目中链接任务以创建任务依赖关系。

要了解更多信息，请参考我们的用户指南。

进行讨论

一旦项目开始进行，可能会出现任何类型的问题或未解决的问题。为了找到正确的解决方案，与您的项目团队讨论问题。

要开始与项目相关的讨论，

1. 打开您希望添加讨论的项目。
2. 点击左上角的创建按钮，并从下拉列表中选择讨论选项。
3. 指定您的讨论标题。
4. 输入您的消息，并使用格式工具栏进行编辑。
5. 使用文本剪切按钮选择您希望在讨论页面上显示的部分。

   为此，使用鼠标选择您希望隐藏的部分，然后点击文本剪切按钮。选定的部分将被高亮显示。这样，帖子中的简短片段（未选定）将显示在讨论列表和动态页面上。

6. 邀请人们参与您的讨论。

   所有项目团队成员将自动被邀请参与讨论，并列在讨论文本字段下方。如果您需要移除其中一些人或邀请不参与项目的人，请点击管理订阅者链接。

   • 要邀请更多人，
     勾选您希望邀请参与讨论的用户，并点击保存按钮。您可以通过勾选窗口右侧的相应选项，添加来自特定组或所有门户用户的用户。
   • 要移除订阅者，
     将鼠标光标放在所需用户上，并点击图标。

   您选择的人将收到有关创建的讨论和添加的评论的通知。

7. 向讨论中添加文档：
   • 点击新文件链接并从列表中选择文件类型，创建新文档、电子表格或演示文稿；
   • 点击上传文件链接，从硬盘驱动器上传一些文档；
   • 从讨论所属的项目中附加文件。
8. 预览结果并保存您的讨论。

您可以随时编辑讨论的文本，管理其订阅者和附加文档。为此，

1. 从讨论列表中选择您的讨论，
2. 点击讨论标题打开讨论页面（默认打开评论选项卡），
3. 点击讨论标题右侧的图标，
4. 从操作下拉列表中选择编辑选项，
5. 进行所有必要的更改并点击保存更改按钮。

如果您需要在评论部分通知项目成员，可以使用提及选项。为此，在文本字段中输入“@”符号。将打开其他项目成员的列表。选择所需的人并点击它。用户的相应电子邮件地址（在个人资料中指定）将自动添加到评论中作为链接。一旦评论发布，被提及的用户将通过聊天、邮件和电报收到通知。

要管理附加到讨论的文档，打开讨论页面并切换到顶部的文档选项卡。将鼠标光标放在附加文档上，并使用相应的图标执行必要的操作：

• 点击图标，使用在线编辑器打开现有文档；
• 点击图标，将现有文档下载到硬盘驱动器；
• 点击图标，删除现有文档。

还可以基于讨论创建任务。打开讨论页面，点击讨论标题旁边的图标，并使用菜单中的在讨论中创建任务选项。

要删除讨论，请从操作下拉列表中选择相应的选项。

如果您的讨论不再相关，但您不想删除它，因为它包含一些重要信息，请使用讨论页面下拉列表中的存档选项。所有讨论成员将可以访问讨论和所有附加文件，但无法添加新评论。如果您想恢复讨论，请点击图标，并选择打开选项。

报告项目进度

为了增加项目成功的机会，一旦项目创建完成，您需要不断监控其进度，了解每个人在做什么。

为此，请使用在线办公报告系统：

1. 点击左侧面板上的相应链接打开报告列表，
2. 在左侧选择所需的报告类型，并在右侧配置报告参数。要了解有关报告类型及其设置的更多信息，请访问此页面。
3. 点击生成报告按钮。

一旦报告生成，点击右下角的打开链接查看报告。文件将在电子表格编辑器中打开，您将能够编辑、打印或下载它（如果需要）。

• 要打印报告，点击顶部工具栏上的打印图标。
• 要下载报告，切换到顶部工具栏上的文件选项卡，选择左侧边栏的另存为...选项，并选择所需的文件格式。

所有生成的报告可以在生成的报告列表中找到（仅对生成它们的用户可访问）。要管理您的报告，将鼠标光标移到列表中的必要报告上，并使用文件旁边的图标：

• - 使用电子表格编辑器打开报告。
• - 以.xlsx文件格式下载报告。
• - 删除报告。

默认情况下，所有生成的报告都存储在文档模块的我的文档部分。您可以选择某个文件夹来存储项目报告。为此，

1. 点击左侧面板上的设置链接，
2. 选择常规设置子部分，
3. 在个人设置部分，点击报告文件夹字段旁边的选择按钮，
4. 选择我的文档部分中的一个现有文件夹，并点击确定按钮。

您可以一次设置所需参数，并定期在特定日期和时间通过电子邮件接收自动报告。要了解如何做到这一点，请参阅这篇文章。

暂停/关闭/删除项目

如果您不再进行项目工作，您可以选择暂停或关闭它，通过更改其状态。

为此，

1. 从上方的过滤器中选择您的项目。
2. 点击项目标题左侧的箭头。
3. 从下拉列表中选择适当的状态。

暂停或关闭的项目将被淡化并移动到项目列表的末尾。但您可以随时轻松访问其里程碑和任务，并将其状态更改回活动。

如果您希望永久删除项目，

1. 从项目列表中选择您的项目，
2. 点击项目标题打开项目页面，
3. 点击项目标题右侧的图标，
4. 从下拉列表中选择删除选项，
5. 确认操作。

也可以一次删除多个项目。为此，勾选列表中要删除的项目，并按项目列表上方的删除按钮。

更改项目模块设置

默认情况下，所有门户用户都可以访问项目模块。它内部有5个不同的访问级别：访客（具有只读权限的外部用户）、用户（不参与任何项目的门户用户）、项目团队成员、项目经理和项目管理员。

作为访客，您可以执行以下操作：

• 查看所有门户成员可访问的项目或私人项目（他是项目团队成员）；
• 添加评论并订阅他/她可以访问的项目的任务和讨论。

作为用户，您可以执行以下操作：

• 查看所有内容（私人项目除外）；
• 在讨论中添加评论；
• 关注必要的项目；
• 在项目模块中选择开始页面；
• 选择一个文件夹来存储项目报告。

要选择开始页面，

1. 点击左侧面板上的设置链接，
2. 选择常规设置子部分，
3. 在个人设置部分，从列表中选择必要的开始页面。可用的选项包括：任务、项目、讨论和时间跟踪。默认情况下，选择任务选项。

作为项目团队成员，您可以执行以下操作：

• 执行所有用户操作；
• 添加任务并将其分配给自己或其他团队成员；
• 管理由您创建/分配给您的任务；
• 发起新讨论；
• 添加/删除自己的文件。

作为项目经理，您可以执行以下操作：

• 执行团队成员操作；
• 添加/移除项目团队中的人员；
• 管理项目内的任务、里程碑、讨论和评论；
• 更改项目状态；
• 编辑项目设置；
• 为项目团队成员设置访问权限（仅限私人项目）。

作为项目管理员，您可以执行以下操作：

• 执行项目经理操作；
• 创建/编辑/删除项目；
• 分配项目经理；
• 创建和编辑项目模板；
• 全面管理所有项目的内容（管理团队、任务、里程碑等）；
• 调整项目模块的常规设置。

要更改项目模块的常规设置，

1. 点击左侧面板上的设置链接，
2. 选择常规设置子部分，
3. 设置必要的选项：
   • 任何用户都可以创建项目 - 默认情况下，此选项被禁用。如果您希望允许所有用户创建新项目，请打开开关。
   • 隐藏暂停项目中的实体 - 默认情况下，此选项被启用。如果您希望显示暂停项目的实体，请关闭开关。

但作为门户所有者/完全访问管理员，您可以限制某些用户对项目的访问，甚至可以禁用此模块，如果您根本不需要它。

要限制对项目模块的访问，

1. 点击左侧面板上的设置链接，
2. 选择门户访问权限子部分，
3. 转到项目部分，
4. 勾选列表中的用户单选按钮，
5. 选择您希望授予访问权限的用户，

   为此，使用可用的选项之一；

   • 如果您希望授予一个或多个人访问权限，请使用添加用户链接；
   • 如果您希望授予所有门户用户或一个或多个组访问权限，请使用添加组链接。

要禁用项目模块，只需通过选择左侧面板上的相应选项切换到模块和工具部分，取消选中项目模块，并点击保存按钮。