Prise en main: configuration du portail

Introduction

Une fois ONLYOFFICE Workspace Édition Entreprise installée sur votre serveur, il est possible que vous ayez besoin de configurer le portail selon vos besoins.

Si vous n'avez pas encore installé ONLYOFFICE Workspace Édition Entreprise, veuillez suivre les instructions d'installation à l'aide de Docker.

Nous partons du principe que vous avez déjà terminé la configuration initiale du portail c-à-d vous avez déjà défini votre e-mail et mot de passe, vous avez téléchargé votre fichier de licence et vous avez changé la Langue et le Fuseau horaire du portai, s'il y a lieu.

Par défaut, le mot de passe doit comporter entre 8 et 120 caractères.

Il faut aussi valider votre adresse email. Le courriel d'activation vous sera envoyé sur l'adresse email. Suivez le lien fourni dans le message pour terminer la procédure de validation.

Nous proposons des recommandations courtes sur le début du travail sur le portail et le configurations supplémentaires.

Configurer le serveur SMTP

Pour assurer la bonne livraison des notifications, il faut paramétrer le serveur de courrier sortant, c'est-à-dire le serveur SMTP. Vous pouvez utiliser un compte de messagerie quelconque.

Passez à: Paramètres->Intégration->Paramètres SMTP et remplissez tous les champs du formulaire. Les paramètres SMTP sont présentés en détail dans cet article.

Pour vérifier la configuration, cliquez sur Envoyer message de test. Si le message de test est bien envoyé, cliquez sur Enregistrer pour valider la configuration.

Définir votre propre domaine

Si vous avez enregistré un nom du domaine, vous pouvez l'utiliser au lieu de l'adresse IP pour accéder à votre portail. Pour ce faire:

Pendant la configuration des paramètres DNS pour votre domaine, il faut créer l'enregistrement A qui pointe le nom de votre domaine vers l'adresse IP du serveur sur lequel ONLYOFFICE Workspace Édition Entreprise est installé.
Sur votre portail, passez à Paramètres->Paramètres communs->Personnalisation. Passez à Paramètres DNS, activez l'option Nom de domaine personnalisé, saisissez le nom du domaine dans le champ au-dessous et cliquez sur Enregistrer.

Passez en HTTPS

Que vous disposiez ou non d'un certificat SSL émis pour votre domaine par une Autorité de certification, il est facile de faire passer votre portail au protocole sécurisé HTTPS dans les deux cas.

Passez à Panneau de configuration et ouvrez la page HTTPS. Vous pouvez:

Cliquez sur Générer et appliquer pour créer un nouveau certificat ou
Téléchargez les fichiers existants .crt et .key en cliquant sur les boutons appropriés Plus, ensuite appuyez sur Appliquer.

Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

Une fois toutes les modifications validées, votre portail sera disponible via HTTPS.

Les utilisateurs de Windows doivent suivre une procédure différente, car la page HTTPS du Panneau de configuration n'est pas disponible sur les installations Windows.

Configurer les paramètres de sécurité

Avant de commencer à ajouter des utilisateurs, il vaut mieux que vous définissiez quelques règles afin de garantir une plus grande sécurité.

Passez à Paramètres->Sécurité->Accès au portail.

dans la section Paramètres de robustesse de mot de passe, définissez la longueur minimale du mot de passe (de 8 à 30 caractères) et les symboles qui doivent être utilisés dans le mot de passe: majuscules, chiffres et symboles spéciaux.
dans la section Paramètres de domaines de messagerie autorisés, vous pouvez indiquer les serveurs de messagerie que les utilisateurs pourront utiliser pour l'auto-enregistrement. Toute personne disposant d'un compte sur un serveur de messagerie spécifié pourra s'enregistrer elle-même en cliquant sur le lien Cliquez ici pour vous inscrire sur la page Connexion. Pour que les utilisateurs ajoutés obtiennent les droits en lecture seule, activez l'option Ajouter utilisateurs en tant qu'invités. Si cette option n'est plus nécessaire, vous pouvez la Désactiver.
dans la section Sécurité IP, vous pouvez limiter l'accès à votre portail basé sur les adresses IP en donnant l'accès au portail à partir de réseaux de confiance seulement. Activez le bouton radio et ajoutez les adresses IP autorisées au format IPv4 (#.#.#.#) toutes successivement ou définissez la plage des adresses IP autorisées (au format #.#.#.#-#.#.#.#). .
Vous pouvez trouver les informations sur les adresses IP des visiteurs du portail dans la sous-section Histoire de connexion du Panneau de configuration en cliquant sur le bouton Télécharger et ouvrir le rapport.
Dans la section Paramètres de message d'administrateur, vous pouvez choisir si vous souhaitez afficher le formulaire de contact sur la page Connexion afin que les utilisateurs puissent envoyer le message à l'administrateur du portail s'ils ont des problèmes d'accès au portail.

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Enregistrer en bas de chaque section où vous modifiez les paramètres.

Modifier l'aspect de votre portail

Pour adapter l'apparence du portail à vos besoins et choisir les modules que vous souhaitez utiliser, passez à Paramètres->Commun.

Sous l'onglet personnalisation vous pouvez:

modifier le Titre à afficher par défaut sur la page Connexion de votre portail,
nommer la société (ou groupe), ses membres et leurs activités en choisissant un des Modèles de l'équipe ou en utilisant l'option Personnel pour définir vos noms propres.
modifier le Thème de couleurs de l'interface du portail.

Sous l'onglet Modules et outils, vous pouvez sélectionner les modules et les outils à afficher ou à masquer si vous n'en avez pas besoin. Ici, il est également possible de modifier la Page de démarrage par défaut.

La sous-section des solutions White Label sur le Panneau de configuration permet de remplacer des éléments d'image de marque de l'interface du bureau en ligne par des vôtres. Pour en savoir plus, veuillez consulter cet article.

Ajouter des utilisateurs et gérer des droits d'accès

Une fois les paramètres principaux du portail configurés, on peut procéder à l'ajout d'utilisateurs. La façon la plus simple est de cliquer sur le bouton Inviter les utilisateurs au portail du menu gauche sur chaque module du portail. Veuillez consulter cet article pour en savoir plus sur les différentes façons d'ajouter des utilisateurs.

Vous pouvez également utiliser le Panneau de configuration pour importer les utilisateurs et les groupes nécessaires à partir d'un serveur LDAP.

Une fois les utilisateurs ajoutés, vous pouvez passer à Paramètres->Sécurité->Droits d'accès pour limiter l'accès à certains modules du portail pour certains utilisateurs ou groupes.

Pour en savoir plus sur les fonctionnalités des modules du portail, veuillez consulter notre Centre d'aide: Documents, Projets, CRM, Personnes, Communauté, Calendrier, Mail, Chat.