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Partager des documents texte

Introduction

Lorsqu'on travaille sur des documents texte, il se peut que vous deviez collaborer sur un document avec d'autres personnes, ou soumettre un article à une revue, ou créer un formulaire à remplir tel qu'un questionnaire. Partagez vos fichiers facilement avec des personnes et des groupes et définissez les permissions d'accès selon les tâches attribuées à chaque personne.

Ces instructions vous expliquent comment partager des documents textes avec d'autres utilisateurs du portail et définir des droits d'accès.

Étape 1. Accéder aux Documents

Accédez à votre portail et cliquez sur Documents.

Comment partager des documents texte? Étape 1. Comment partager des documents texte? Étape 1.

Si vous êtes déjà connecté à votre portail et si vous l'utilisez depuis quelque temps, pour accédez au module Documents, ouvrez le menu contextuel dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option appropriée.

Étape 2. Sélectionner le document à partager

Le dossier Mes documents s'ouvre. Pour retrouver rapidement un fichier .docx, utilisez le filtre en haut de la liste des documents.

Appuyez sur le bouton L'icône plus et définissez les paramètres du filtre:

  • Choisissez l'option Documents de la liste TYPES pour afficher seulement des documents texte.
  • Pour filtrer des éléments par AUTEUR, appuyez sur Utilisateurs ou Groupes et choisissez l'utilisateur ou la groupe à rechercher.
    La section Mes documents comprend vos fichiers personnelles. Le filtre par AUTEUR dans la section Mes documents peut être utile si vous avez déjà partagé ce dossier et d'autres utilisateurs ont ajouté leurs fichiers à ce dossier.
  • Pour inclure les sous-dossiers dans la recherche, appuyez sur Tous sous-dossiers dans la section RECHERCHE.

Saisissez le nom complet ou partiel du document dans le champ de filtre et appuyez sur la touche Entrée pour afficher les résultats de recherche.

Par défaut, tous les fichiers sont triés par Modifié dans l'ordre décroissant (du plus ancien au plus récent). Au besoin, vous pouvez trier vos fichiers par Date de création, Titre, Type, Taille ou Auteur en appuyant sur Trier par à droite du champ Filtre et en choisissant l'option appropriée de la liste déroulante. Pour modifier l'ordre de tri de Croissant à Décroissant, appuyez sur l'icône Icône Ordre de tri .

Comment partager des documents texte? Étape 2. Comment partager des documents texte? Étape 2.

Pour modifier un fichier stockés sur votre disque dur, il faut tout d'abord le télécharger sur Documents. Pour ce faire, appuyez sur Charger Bouton Charger dans le coin supérieur gauche de page et choisissez l'option Télécharger les fichiers.

Il est aussi possible de créer un nouveau document .docx sur le portail en appuyant sur Créer dans le coin supérieur gauche et en choisissant l'optionDocument de la liste déroulante.

Étape 3. Accéder à la fenêtre Paramètres de partage:

Cochez le document .docx nécessaire dans la liste de fichiers et accédez à la fenêtre Paramètres de partage de l'une des façons suivantes:

  • cliquez sur le bouton Paramètres de partage en haut,
  • cliquez sur Partager Icône Partager un fichier à droite du nom de fichier,
  • cliquez sur l'icône Actions Icône Actions à droite et utilisez l'option Paramètres de partage.
Comment partager des documents texte? Étape 3. Comment partager des documents texte? Étape 3.

Il est possible d'accéder aux paramètres de partage pendant la modification d'un document directement à partir de l'interface d'éditeur de l'une des façons suivantes:

  • cliquez sur l'icône Gérer les droits d'accès au document Gérer les droits d'accès au document dans la partie droite de l'en-tête d'éditeur,
  • Passez à l'onglet Collaboration et cliquez le bouton Partage Partage dans la barre d'outils supérieure.
  • passez à l'onglet Fichier, appuyez sur Droits d'accès... sur la barre latérale gauche et cliquez sur Changer les droits d'accès.
Comment partager des documents texte? Étape 3. Comment partager des documents texte? Étape 3.

Étape 4. Configurer les paramètres de partage

Dans la fenêtre Paramètres de partage, accorder des permissions d'accès aux utilisateurs du portail:

  1. Définir les permissions d'accès par défaut

    Si vous souhaitez partager un document avec plusieurs utilisateurs et définir les mêmes permissions d'accès pour tout le monde, définissez les permissions d'accès par défaut pour tous les utilisateurs/groupes avec lesquels vous souhaitez partager un document.

    Par défaut, un document est partagé en Lecture seule. Appuyez sur l'icône Icône Lecture seule à côté de bouton Ajouter utilisateurs ou Ajouter Groupes et choisissez l'option appropriée:

    Comment partager des documents texte? Étape 4. Comment partager des documents texte? Étape 4.
    • Icône Accès complet Accès complet - permettre à un utilisateur ou à un groupe de modifier le document.
    • Icône Révision Révision - permettre à un utilisateur ou à un groupe de proposer des modifications sans modifier le texte d'origine.
    • Icône Remplir le formulaire Remplissage de formulaire - permettre à un utilisateur ou à un groupe uniquement de remplir des formulaires insérés dans un document.
    • L'icône Commentaires Commentaire - permettre à un utilisateur ou à un groupe d'ajouter et de gérer des commentaires.
    • Icône Lecture seule Lecture seule - permettre à un utilisateur ou à un groupe de consulter un document.
    • Icône Accès interdit Accès interdit - retirer la permission d'accès accordée.

    Pour en savoir plus sur les permissions d'accès, veuillez consulter Étape 5.

  2. Sélectionner des utilisateurs ou des groupes

    Cliquez sur Ajouter utilisateurs ou Ajouter Groupes pour accéder à la liste d'utilisateurs/groupes, activez les utilisateurs/groupes avec lesquels vous souhaitez partager le document; ensuite cliquez sur le bouton Enregistrer.

    Comment partager des documents texte? Étape 4. Comment partager des documents texte? Étape 4.

    Pour ajouter des utilisateurs, vous pouvez cocher les cases appropriées une par une à l'aide du filtre en haut qui vous facilite la tache pour effectuer des recherches. Il est aussi possible d'activer un groupe ou d'activer ou l'option Sélectionner tout à droite pour ajouter tous les utilisateurs du groupe pu tous les utilisateurs du portail.

  3. Modifier les permissions pour certains utilisateurs

    Le cas échéant, modifiez les autorisations pour chaque utilisateur/groupe en utilisant les options disponibles du menu déroulante à côté du nom de personne/groupe.

    Pour supprimer un utilisateur/groupe de la liste, utilisez l'icône L'icône Supprimer l'utilisateur .

    Comment partager des documents texte? Étape 4. Comment partager des documents texte? Étape 4.
    Vous pouvez accorder l'accès à tous les membres du portail sauf certains d'entre eux ou à un certain groupe plutôt que d'ajouter séparément chaque membre. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Ajouter Groupes, sélectionnez Tous et définissez la permission d'accès appropriée. Ensuite, ajoutez un certain groupe ou utilisateur en utilisant les boutons disponibles et sélectionnez l'option Accès interdit.
  4. Notifier des utilisateurs

    Lassez la case Envoyer une notification active pour envoyer un e-mail standard aux personnes avec lesquelles vous avez partagé le fichier. Appuyez sur Ajouter message pour ajouter votre texte au e-mail standard.

    Comment partager des documents texte? Étape 4. Comment partager des documents texte? Étape 4.
  5. Sauvegarder les paramètres

    Appuyez sur Enregistrer en bas de la fenêtre Paramètres de partage.

Chaque utilisateur avec qui vous avez partagé le fichier va le trouver dans la section Partagés avec moi.

Si vous avez besoin d'un lien vers le fichier partagé pour les utilisateurs du portail, cliquez sur l'icône Icône Lien pour des utilisateurs du portail dans la fenêtre Paramètres de partage. Le lien sera copié dans le presse-papiers.

Envoyez le lien aux autres utilisateurs et commencez à collaborer.

Étape 5. Apprenez-en davantage à propos de droits d'accès

Les utilisateurs ont accès aux opérations en fonction des permissions accordées.

Accès complet

Comment partager des documents texte? Étape 5. Comment partager des documents texte? Étape 5.

Un utilisateur avec accès complet peut consulter et modifier le document. Toutes les options d'édition sont disponibles telles que révision, remplissage des formulaires et commentaires.

Utilisateur peut aussi accepter ou rejeter les modifications effectuées par d'autres utilisateurs, restaurer les versions et les révisions, partager ce document et définir les permissions d'accès.

Révision

Comment partager des documents texte? Étape 5. Comment partager des documents texte? Étape 5.

Un utilisateur avec la permission de Révision peut consulter et modifier le document sans modifier le texte d'origine. L'option Suivi des modifications est active par défaut pour le réviseur et on ne peut pas la désactiver. Tous les modifications apportées par cet utilisateur s'affichent dans une fenêtre contextuelle. utilisateur ne peut pas accepter ou rejeter ses modifications, il est seulement possible de les supprimer en appuyant sur l'icône Icône Accès complet dans une fenêtre contextuelle.

Toutes les options d'édition y compris le remplissage des formulaires et commentaires sont disponibles mais toutes les modifications du réviseur modifications doivent êtreacceptées ou rejetées par le propriétaire du fichier ou par la personne avec accès complet à celui-ci:

Comment partager des documents texte? Étape 5. Comment partager des documents texte? Étape 5.

Remplir le formulaire

Comment partager des documents texte? Étape 5. Comment partager des documents texte? Étape 5.

Un utilisateur avec la permission de Remplissage de formulaire peut consulter le document et remplir des formulaires (contrôles de contenu) dans ce document. Le reste des options d'édition sauf la saisie des données dans le formulaire ne sont pas disponibles.

Utilisateur peut aussi imprimer ou télécharger le fichier, afficher les informations sur le fichier et l'historique des versions sous l'onglet Fichier, utiliser le Chat sur la barre latérale gauche et certains modules complémentaires: Parole, Thésaurus (pour rechercher des synonymes mais pas de possibilité de les insérer dans le document), Traducteur.

Commentaire

Comment partager des documents texte? Étape 5. Comment partager des documents texte? Étape 5.

Un utilisateur avec la permission Commentaires peut consulter le document, ajouter des commentaires aussi bien que gérer les commentaires (modifier et supprimer les commentaires, ajouter des réponses ou fermer la discussion). Le reste des options d'édition sauf le travail avec des commentaires ne sont pas disponibles.

Dans le mode Commentaire c'est l'onglet Collaboration qui est disponible. Cet onglet comprend toutes les options pour ajouter/supprimer les commentaires, utiliser le Chat et afficher l'historique de versions.

Utilisateur peut aussi imprimer ou télécharger le fichier, afficher les informations sur le fichier et l'historique des versions sous l'onglet Fichier, utiliser le Chat sur la barre latérale gauche et certains modules complémentaires: Parole, Thésaurus (pour rechercher des synonymes mais pas de possibilité de les insérer dans le document), Traducteur.

Lecture seule

Comment partager des documents texte? Étape 5. Comment partager des documents texte? Étape 5.

Un utilisateur avec la permission en Lecture seule peut uniquement consulter le document et les commentaires disponibles. Dans ce cas les options d'édition ne sont pas disponibles et on ne peut pas modifier le fichier.

Utilisateur peut aussi imprimer ou télécharger le fichier, afficher les informations sur le fichier et l'historique des versions sous l'onglet Fichier, utiliser le Chat sur la barre latérale gauche et certains modules complémentaires: Parole, Thésaurus (pour rechercher des synonymes mais pas de possibilité de les insérer dans le document), Traducteur.

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