Modifier des salles

Opérations sur la liste des salles

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes en utilisant les outils dans la barre d'outils supérieure :

• Rechercher la salle par nom en utilisant la barre de recherche en haut de la liste des salles.
• Filtrer les salles par membre ou propriétaire, type (Salle publique, Salle de remplissage de formulaires, Salle de collaboration, Salle de données virtuelle, Salle personnalisée), par les tags existants ou par les sources externes en utilisant le bouton . Sélectionnez les options du filtre appropriées et cliquez sur Appliquer. Pour effacer le filtre, utilisez l'icône dans le coin supérieur droit.
  
• Définissez les paramètres de tri (Nom, Type, Tags, Propriétaire, Dernière activité, Stockage) en utilisant le bouton . Cliquez sur la flèche à côté du paramètre sélectionné pour modifier l'ordre de tri.
• Choisissez le mode d'affichage approprié (Miniatures ou Vue compacte) en utilisant le bouton ou .
• Utilisez l'icône pour afficher ou masquer les colonnes Type, Tags, Propriétaire, Dernière activité, Stockage / Quota dans la liste des salles (Vue compacte).
• Ajoutez rapidement un tag en cliquant sur l'icône + sur la fiche de la salle. Saisissez le nom du tag dans le champ qui s'affiche et appuyez sur Entrée pour l'appliquer. Pour supprimer ou renommer un tag existant, cliquez dessus directement sur la fiche — le tag devient modifiable afin que vous puissiez mettre à jour son nom, ou appuyez sur Supprimer pour le retirer.
  

Le panneau supérieur qui s'affiche lorsque vous sélectionnez une ou plusieurs salles dans la liste vous permet d'effectuer les opérations suivantes :

• Sélectionnez les salles par type (Tous, Salles publiques, Salles de remplissage de formulaires, Salles de données virtuelles, Salles personnalisées, Salles de collaboration) à l'aide de l'icône .
  
• Épingler/désépingler les salles sélectionnées en haut.
• Archiver les salles sélectionnées.
• Modifier le quota pour chaque salle.
• Désactiver le quota.
• Afficher les informations sur la salle sélectionnée à l'aide de l'icône .
  
• Supprimer la salle.

À l'aide du menu contextuel ou de l'icône à côté du nom de la salle, il est possible d'exécuter les actions suivantes :

• Sélectionner sert à sélectionner la salle dans la liste. Lorsque vous sélectionnez une salle, vous pouvez l'épingler/désépingler ou l'archiver en utilisant les options de la barre d'outils supérieure ou afficher les informations sur cette salle à l'aide de l'icône .
• Ouvrir sert à ouvrir la salle.
• Épingler en haut sert à afficher la salle en haut de la liste. Vous pouvez désépingler la salle épinglée en cliquant sur l'icône ou en utilisant l'option Désépingler dans le menu.
• Désactiver les notifications sert à désactiver les notifications dans cette salle. Vous pouvez réactiver les notifications en utilisant l'option Activer les notifications dans le menu.
• Modifier la salle sert à renommer la salle, à ajouter des tags ou une image, à modifier le propriétaire de la salle.
• Inviter les contacts sert à envoyer les invitations aux utilisateurs ou aux invités.
• Copier le lien partagé sert à copier le lien vers une Salle publique, une Salle de remplissage des formulaires ou une Salle personnalisée. Le contenu de la Salle publique ou de la Salle personnalisée accessible par ce lien sera disponible en lecture seule sans aucune autorisation. Pour la Salle de remplissage des formulaires, vous pouvez copier le lien à remplir.
• Plus d'options – cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes :
  • Enregistrer comme modèle sert à enregistrer la salle sélectionnée en tant que modèle. Il sera possible de créer rapidement de nouvelles salles sur la base des modèles existants.
  • Dupliquer sert à dupliquer la salle.
  • Télécharger sert à télécharger la salle.
  • Info sur la salle sert à afficher les informations suivantes : Contacts (Administrateurs, Utilisateurs, Utilisateurs en attente), Historique (Activités récentes), Détails (Propriétaire, Type, Contenu, Date de modification, Dernière modification par, Date de création, Tags, Stockage / Quota).
    L'écran Contacts vous permet d'ajouter de nouveaux membres, renvoyer les invitations, modifier les niveaux d'accès des utilisateurs actifs ou supprimer les utilisateurs de la salle.
  • Intégrer sert à incorporer la salle qui est disponible par un lien public.
  • Changer le propriétaire de la salle sert à modifier le propriétaire de la salle.
• Quitter la salle sert à quitter la salle. Si vous êtes le propriétaire de la salle, il vous faut premièrement nommer un autre propriétaire.
• Déplacer vers l'archive sert à archiver la salle. Il est possible de restaurer et de supprimer les salles archivées.
• Supprimer sert à supprimer définitivement la salle. Dans la fenêtre d'avertissement, sélectionnez l'option Je comprends les conséquences et je souhaite supprimer la salle et cliquez sur Supprimer définitivement.

En vue compacte, à l'aide du menu contextuel dans la colonne Stockage / Quota à côté du nom de la salle, il est possible d'exécuter les actions suivantes :

• Modifier le quota (lorsque le quota par défaut est activé) sert à définir le quota personnalisé pour chaque salle.
• Réinitialiser les paramètres par défaut (lorsque le quota par défaut est activé et modifié) sert à réinitialiser le quota par défaut.
• Désactiver le quota (lorsque le quota par défaut est activé) sert à désactiver le quota.

Opérations sur une salle

Lorsque vous ouvrez la salle en cliquant sur son nom dans la liste, vous pouvez utiliser la barre d'outils supérieure pour exécuter les actions suivantes :

• Revenir à la liste des salles en cliquant sur la flèche .
• Créer de nouveaux documents, classeurs, présentations, formulaires PDF, dossiers en utilisant l'icône Plus . Dans la salle de remplissage de formulaires, vous pouvez créer un nouveau formulaire PDF directement dans la salle, télécharger un formulaire PDF depuis DocSpace ou depuis votre appareil, ou le choisir à partir de modèles.
• Gérer la salle en utilisant l'icône :
  • Modifier la salle sert à renommer la salle, à ajouter des tags ou une image, à modifier le propriétaire de la salle.
  • Inviter les contacts sert à envoyer les invitations aux utilisateurs ou aux invités.
  • Copier le lien partagé sert à copier le lien vers une Salle publique, une Salle de remplissage des formulaires ou une Salle personnalisée. Le contenu de la Salle publique ou de la Salle personnalisée accessible par ce lien sera disponible en lecture seule sans aucune autorisation. Pour la Salle de remplissage des formulaires, vous pouvez copier le lien à remplir.
  • Plus d'options – cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes :
    • Enregistrer comme modèle sert à enregistrer la salle sélectionnée en tant que modèle. Il sera possible de créer rapidement de nouvelles salles sur la base des modèles existants.
    • Dupliquer sert à dupliquer la salle.
    • Télécharger sert à télécharger la salle.
    • Info sur la salle sert à afficher les informations suivantes : Contacts (Administrateurs, Utilisateurs, Utilisateurs en attente), Historique (Activités récentes), Détails (Propriétaire, Type, Contenu, Date de modification, Dernière modification par, Date de création, Tags, Stockage / Quota).
      L'écran Contacts vous permet d'ajouter de nouveaux membres, renvoyer les invitations, modifier les niveaux d'accès des utilisateurs actifs ou supprimer les utilisateurs de la salle.
    • Exporter l'index de la salle sert à exporter l'index de la Salle de données virtuelle. Un fichier xlsx contenant un rapport de synthèse sur la structure des fichiers de la salle sera exporté dans la section Mes documents.
    • Intégrer sert à incorporer la salle qui est disponible par un lien public.
    • Changer le propriétaire de la salle sert à modifier le propriétaire de la salle.
  • Quitter la salle sert à quitter la salle. Si vous êtes le propriétaire de la salle, il vous faut premièrement nommer un autre propriétaire.
  • Déplacer vers l'archive sert à archiver la salle. Il est possible de restaurer et de supprimer les salles archivées.
  • Supprimer sert à supprimer définitivement la salle. Dans la fenêtre d'avertissement, sélectionnez l'option Je comprends les conséquences et je souhaite supprimer la salle et cliquez sur Supprimer définitivement.
• Partagez la salle publique ou la salle de remplissage de formulaires à l'aide du bouton Partager la salle.
• Affichez les informations sur une salle à l'aide de l'icône .

Opérations variées sur des salles

Créer des modèles de salles

Les modèles de salles vous permettent de créer rapidement de nouvelles salles avec des paramètres et le contenu similaires. Il est possible d'utiliser vos propres modèles ou ceux partagés avec vous par d'autres administrateurs.

1. Utilisez le menu contextuel ou l'icône à côté du nom de la salle dans la liste des salles et sélectionnez l'option Gérer → Enregistrer comme modèle. Vous pouvez également ouvrir la salle et utiliser l'option Gérer → Enregistrer comme modèle dans le menu de la salle sélectionnée.
2. Le cas échéant, renommez le Nom du modèle.
3. Ajoutez les Étiquettes de salle. Les tags seront ajoutés à la salle basée sur ce modèle.
4. Pour partager un modèle avec d'autres administrateurs, cliquez sur Paramètres d'accès sous Accès au modèle.

   Activez l'option Modèle disponible pour tous. Dans ce cas, tous les administrateurs de DocSpace et de Salles peuvent créer des salles en utilisant ce modèle.

   Dans la section Ajouter des utilisateurs ou des groupes, vous pouvez choisir manuellement certains administrateurs de la liste. Si vous sélectionnez un groupe, l'accès ne sera accordé qu'aux administrateurs qui sont membres de ce groupe.

5. L'option Ouvrir le modèle créé est sélectionnée par défaut.
6. Cliquez sur le bouton Créer un modèle.

Dans le modèle créé, vous pouvez configurer les paramètres du modèle, ajouter de nouveaux fichiers et modifier les documents existants.

Créer des liens externes vers les salles

Dans une salle publique ou personnalisée, vous pouvez créer plusieurs liens selon des différents paramètres. Le contenu de la salle accessible par ces liens sera disponible en lecture seule sans aucune autorisation. Avec des salles publiques, le lien partagé est activé par défaut. Si vous avez besoin d'un lien vers une salle personnalisée, il vous faut premièrement créer un lien partagé.

Avec des salles de remplissage de formulaires, le lien pour remplissage est activé par défaut. Cette salle sera accessible à toute personne disposant du lien. Les utilisateurs externes auront un accès du Remplisseur de formulaire à tous les fichiers.

Pour créer ou modifier des liens externes :

1. Dans le menu de salle, sélectionnez Info.
2. Passez à Contacts.
3. Avec une salle publique, passez à l'étape suivante. Avec une salle personnalisée, utilisez l'option Créer un nouveau lien dans la section Liens partagés.
4. Cliquez sur l'icône située à côté du Lien partagé.
5. Sélectionnez l'option Paramètres du lien.
6. Le cas échéant, modifiez le Rôle pour le lien dans une salle publique ou personnalisée (Lecteur, Éditeur, Réviseur ou Commentateur).
7. Renommez le lien pour distinguer les liens les uns des autres.
8. Définissez le mot de passe pour protéger le lien.
   1. Activez l'option Accès par mot de passe.
   2. Cliquez sur l'icône pour générer un mot de passe ou saisir celui-ci manuellement dans le champ approprié.
      Le mot de passe doit comporter au moins 8 caractères. Les symboles suivants sont autorisés : a-z, A-Z, 0-9, !"#%&'()*+,-./:;<=>?@[]^_`{|}
   3. Pour nettoyer le champ de mot de passe, cliquez sur le bouton Nettoyer.
   4. Pour copier le mot de passe dans le presse-papiers à partager plus tard, cliquez sur le bouton Copier le mot de passe.
      
9. Activez l'option Restreindre la copie du contenu, le téléchargement et l'impression du fichier pour désactiver le téléchargement des fichiers et des dossiers depuis la salle partagée par un lien.
10. Utilisez les paramètres de restriction Inviter via un lien pour limiter ce que les utilisateurs qui rejoignent la salle via ce lien peuvent faire. Vous pouvez restreindre le téléchargement, la copie du contenu et l'impression pour les utilisateurs invités, indépendamment des paramètres généraux du lien.
11. Pour enregistrer les modifications apportées aux paramètres du lien partagé, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si vous avez besoin de plusieurs liens pour une salle publique ou une salle personnalisée, utilisez l'icône Ajouter un nouveau lien dans la section Liens partagés. Lors de la création d'un lien supplémentaire, il est possible de :

1. Nommer le lien.
2. Activer la protection par un mot de passe selon les instructions ci-dessus.
3. Limiter la copie du contenu, le téléchargement et l'impression du fichier.
4. Limiter la durée de validité du lien en définissant la date d'expiration. Sélectionnez la date et l'heure à l'aide du sélecteur de dates.
5. Sauvegarder le lien en cliquant sur Créer.
   

La salle sera accessible à toute personne disposant du lien. Les utilisateurs externes ont un accès en Lecture seule à tous les fichiers dans une salle publique ou une salle personnalisée, et l'autorisation d'accès de Remplisseur de formulaire dans la salle de remplissage de formulaires.

Dans une salle publique ou personnalisée, vous pouvez sélectionner un autre niveau d'accès et modifier l'accès en lecture seule par défaut : Éditeur, Réviseur ou Commentateur. Pour ce faire :

1. Dans le menu de salle, sélectionnez Info.
2. Passez à Contacts.
3. Cliquez sur l'icône située à côté du Lien partagé.
4. Choisissez l'option appropriée : Éditeur, Réviseur, Commentateur, Lecteur.
   

   Le lien avec l'autorisation d'accès sélectionnée sera copié dans le presse-papiers.

Incorporer des salles

Vous pouvez incorporer une salle publique, une salle de remplissage de formulaires ou une salle personnalisée disponible via un lien partagé dans votre site web afin de la rendre accessible pour tout le monde sans autorisation.

Consultez les instructions.

Si vous souhaitez incorporer l'ensemble de DocSpace dans votre application ou trouver d'autres options d'incorporation pour les personnaliser manuellement (par exemple, sélectionner les éléments d'interface à afficher ou incorporer une salle d'un autre type), veuillez utiliser les sections Paramètres -> Outils de développement -> JavaScript SDK de DocSpace.

Consultez les instructions.

Travailler dans des salles de remplissage de formulaires

Vous pouvez télécharger des formulaires PDF vers la salle de remplissage de formulaires, inviter des utilisateurs à remplir un formulaire PDF, réviser les formulaires remplis et analyser les données qui sont collectées automatiquement dans une feuille de calcul.

Consultez les instructions.

Travailler dans des Salles de données virtuelles

Vous pouvez utiliser de nouvelles fonctionnalités pour travailler avec les données dans la salle de données virtuelle : indexation des données avec la possibilité de modifier l'index et de générer un rapport de synthèse sur la structure des fichiers de la salle, définition de la durée de vie des fichiers, interdiction de copier et de télécharger des fichiers, insertion de filigranes.

Consultez les instructions.