Travailler dans une Salle personnalisée

Étape 1. Créer une Salle personnalisée

Créez une nouvelle Salle personnalisée en quelques étapes faciles:

1. Passez à la section Salles et cliquez sur Nouvelle salle ou sur l'icône Plus .
2. Sélectionnez la Salle personnalisée.
3. Saisissez le Nom de la salle.
4. Le cas échéant, vous pouvez ajouter des tags ou une icône.
5. Cliquez sur Créer.

Étape 2. Ajouter des documents à la salle

Utilisez les actions rapides dans la salle que vous venez d'ajouter ou le menu Actions pour ajouter des documents:

• Créez de nouveaux documents, feuilles de calcul, présentations et des formulaires PDF.
• Ajoutez les fichiers et les dossiers à partir d'autres sections de votre DocSpace: Documents et Salles.
• Ajoutez les fichiers et les dossiers à partir de votre appareil.

Toutes les options disponibles pour travailler avec des documents dans des salles sont répertoriés ici.

Étape 3. Ajouter des utilisateurs autorisés à la salle

Le cas échéant, vous pouvez ajouter des invités ou des utilisateurs enregistrés dans votre DocSpace pour travailler sur des documents et gérer le contenu depuis la salle.

Les niveaux d'autorisation disponibles dans la Salle personnalisée: Responsable de salle (payant), Créateur de contenu, Éditeur, Réviseur, Commentateur, Lecteur. Responsable de salle (payant) et Créateur de contenu peuvent créer et télécharger de nouveaux fichiers et dossiers et les gérer, mais Responsable de salle peut également gérer les utilisateurs et les autorisations d'accès. Pour ajouter le Responsable de salle, il faut sélectionner l'administrateur de Salle ou l'administrateur de DocSpace parmi le contacts de DocSpace.

Éditeur peut effectuer plusieurs actions sur des fichiers déjà existants (modifier, laisser des commentaires, réviser, afficher) et Lecteur peut uniquement afficher les documents existants. Toutes les actions disponibles pour chaque niveau d'autorisation sont répertoriées ici.

Pour inviter des Invités et des Utilisateurs:

1. Passez à Info -> Contacts et utilisez l'icône Inviter des contacts.
2. Activez le commutateur pour créer un lien universel pour s'auto-autoriser dans la salle. Le cas échéant, modifiez le niveau d'autorisation. Le lien sera copié dans le presse-papiers. Il est donc possible d'inviter uniquement avec le niveau d'accès Invité de cette façon.
3. Vous pouvez également utiliser l'option Ajouter manuellement au-dessous pour ajouter des contacts de DocSpace ou inviter chaque nouvel invité par email. Saisissez l'adresse e-mail et appuyez sur Entrée ou sélectionnez un contact de la liste. Le cas échéant, modifiez le niveau d'autorisation. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail, ensuite cliquez sur Envoyer une invitation.

Par défaut, les invités et les utilisateurs seront ajoutés à la salle avec le rôle Lecteur autorisé uniquement à afficher les documents. Vous pouvez sélectionner le niveau d'autorisation approprié au lieu du rôle Lecteur établi par défaut. Les nouveaux invités seront ajoutés à votre liste des invités.

Toutes les options disponibles pour inviter des utilisateurs aux salles sont répertoriés ici.

Étape 4. Créer un lien externe

Si vous souhaitez accorder l'accès à la Salle personnalisée pour les utilisateurs externes, vous pouvez créer un lien externe.

1. Sur le volet Info -> Contacts, cliquez sur l'option Créer un nouveau lien sous la rubrique Liens partagés.
2. Cliquez sur l'icône à côté de l'option Lien partagé et sélectionnez l'option Paramètres des liens.
3. Sélectionnez un autre niveau d'autorisation au lieu de rôle de Lecteur par défaut: Éditeur, Réviseur ou Commentateur.
4. Renommez le lien pour distinguer les liens les uns des autres.
5. Définissez un mot de passe pour protéger le lien à l'aide de l'option Accès par mot de passe.
6. Activez l'option Restreindre la copie du contenu des fichiers, le téléchargement et l'impression des fichiers pour désactiver la possibilité de copier le contenu des fichiers, de télécharger les fichiers et les dossiers et d'imprimer les fichiers.
7. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Cliquez sur le bouton Partager le lien à côté du nom de la salle ou utilisez l'icône à côté de l'option Lien partagé sur le volet Info -> Contacts. Envoyez le lien copié aux utilisateurs externes. Les utilisateurs externes sont accordés les autorisations qu'on a défini pour accéder aux fichiers dans la salle sans avoir à s'inscrire.

Le cas échéant, vous pouvez annuler le lien partagé à l'aide de l'option du menu sur le volet Info -> Contacts. Le lien actuel sera désactivé et un nouveau lien sera créé.

Si vous avez besoin de plusieurs liens vers votre Salle personnalisée, utilisez l'option Créer un nouveau lien dans la section Lien supplémentaire. Il est également possible de limiter la durée de validité du lien supplémentaire, tandis que le lien principal est valable pour une période de temps indéfinie.

Toutes les options disponibles pour des liens externes sont répertoriés ici.

Étape 5. Modifier des documents dans la salle

Pour une collaboration harmonieuse, naviguez entre les modes de collaboration Strict et Rapide, laissez des commentaires et utilisez l'option Révision.

Pour en savoir plus sur outils de collaboration consultez les guides pour documents, feuilles de calcul, présentations et fichiers PDF.

Vous pouvez suivre toutes les modifications liées à la salle sur le volet Info -> Historique.