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Calendrier
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  • Exportation des calendriers

Aperçu

Le Calendrier est un outil intégré qui vous permet de :

  • visualiser d'un seul coup d'œil tous vos événements personnels et d'entreprise,
  • suivre vos jalons, les tâches de Projets et de CRM, les anniversaires des utilisateurs,
  • ajouter les différents types d'événements : des événements uniques avec l'heure de début et de fin, des événement permanents qui durent une journée entière ou plus, ou des événements récurrents,
  • ne pas manquer une date importante à l'aide des rappels,
  • inviter d'autres utilisateurs du portail à vos événements,
  • créer un horaire personnel, ou accorder l'accès à votre calendrier à un certain utilisateur ou à un groupe,
  • spécifier qui peut visualiser votre calendrier, l'éditer ou créer de nouveaux événements,
  • importer / exporter des calendriers en les synchronisant avec les autres applications calendrier que vous utilisez.

Pour accéder au Calendrier depuis n'importe quelle page de portail, cliquez sur l'icône icône Calendrier en haut de la page ou utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option correspondante.

Création des événements

Pour commencer à ajouter des événements à votre calendrier personnel,

  1. cliquez sur le bouton Créer nouveau dans le coin supérieur gauche ou cliquez avec le bouton gauche de la souris sur un jour,
  2. entrez le titre de votre événement,
  3. cochez la case Toute la journée si vous souhaitez créer un événement qui dure une journée entière ou plus,

    Si vous planifiez un séminaire ou une formation de deux jours, vous pouvez sélectionner une date de début et de fin et cocher la case d'option Toute la journée au lieu d'entrer le temps. Pour en savoir plus, consultez la section Guides d'utilisateurs.

  4. définissez les dates de début et de fin et le temps de votre événement,

    Entrez la date nécessaire dans les champs De: et A: en utilisant le clavier ou en cliquant sur l'icône correspondante icône Calendrier et en sélectionnant la date nécessaire.

    Si l'option Toute la journée n'est pas cochée, entrez la valeur de temps souhaitée.

  5. définissez le rappel de votre événement,

    Par défaut, vous serez informé de votre événement ajouté à votre Calendrier 15 minutes avant le début de l'événement. Si vous voulez changer l'heure de rappel, ouvrez la liste déroulante Alerte et sélectionnez une des options disponibles : 5 minutes, 15 minutes, une demi-heure, une heure, 2 heures, un jour. Pour désactiver le rappel, sélectionnez l'option jamais dans la liste déroulante.

    N'oubliez pas que la notification sera envoyée selon le fuseau horaire fixé pour le calendrier auquel vous avez ajouté l'événement.
  6. définissez une période de répétition, si vous voulez répéter votre événement régulièrement,

    Ouvrez la liste déroulante Répétition et sélectionnez une des options disponibles : chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année. Pour définir une période de répétition personnalisée, sélectionnez l'option correspondante dans la liste déroulante Répétition et définissez les paramètres disponibles.

    Pour en savoir plus, consultez la section Guides d'utilisateur.

  7. partagez votre événement, si nécessaire,

    Cliquez sur le lien Ajouter utilisateurs pour le partage et utilisez l'un des liens suivants pour sélectionner les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre événement :

    • utilisez le lien Ajouter utilisateurs si vous souhaitez partager votre événement avec une ou plusieurs personnes ;
    • utilisez le lien Ajouter groupes si vous souhaitez partager votre événement avec tous les utilisateurs du portail, un groupe, ou avec les administrateurs du portail.

    Puis définissez le niveau d'accès pour chaque utilisateur / groupe et cliquez sur le bouton Enregistrer.

  8. sélectionnez le Calendrier nécessaire dans la liste déroulante,
  9. ajoutez une courte Description à votre événement,
  10. cliquez sur le bouton Enregigistrer.
Creating Events Creating Events

L'événement ajouté sera mis en évidence avec la couleur du calendrier sélectionné.

Si vous avez besoin de modifier un événement,

  1. cliquez à l'aide du bouton gauche de la souris sur l'événement à modifier,
  2. cliquez sur le bouton Modifier situé en bas de la fenêtre ouverte,
  3. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour supprimer un événement, cliquez à l'aide du bouton gauche sur cet événement et utilisez le bouton correspondant situé en bas de la fenêtre ouverte.

Ajout du calendrier

Si Mon Calendrier n'est pas suffisant pour la planification de votre travail, vous pouvez créer de nouveaux calendriers personnels. Pour le faire,

  1. ouvrez la liste déroulante Créer nouveau en cliquant sur la flèche à côté du bouton dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Calendrier,
  2. entrez le titre de votre calendrier,
  3. sélectionnez les couleurs pour afficher les événements et les textes,
  4. définissez le temps de rappel, c'est à dire l'heure à laquelle vous recevrez des notifications sur les événements de ce calendrier par défaut,

    Ouvrez la liste déroulante Alerte et sélectionnez l'une des options disponibles : 5 minutes, 15 minutes, une demi-heure, une heure, 2 heures, un jour ou jamais pour désactiver l'alerte.

  5. spécifiez le Fuseau horaire en utilisant la liste déroulante,
  6. partagez votre calendrier, si nécessaire,

    Cliquez sur le lien Ajouter utilisateurs pour le partage et utilisez l'un des liens suivants pour sélectionner les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager votre calendrier :

    • utilisez le lien Ajouter utilisateurs si vous souhaitez partager votre calendrier avec une ou plusieurs personnes ;
    • utilisez le lien Ajouter groupes si vous souhaitez partager votre calendrier avec tous les utilisateurs du portail, un groupe, ou avec les administrateurs du portail.

    Puis définissez le niveau d'accès pour chaque utilisateur / groupe et cliquez sur le bouton Enregistrer.

  7. importez des événements vers le calendrier du bureau en ligne,

    Utilisez cette option si vous souhaitez importer des événements à partir de calendrier tiers. Cliquez sur le lien correspondant et parcourez votre disque dur d'ordinateur pour un fichier .ics approprié.

  8. cliquez sur le bouton Enregistrer.
Adding Calendar Adding Calendar

Un calendrier nouvellement créé sera ajouté et affiché dans la liste Mes Calendriers située à gauche.

Vous pouvez également ajouter un calendrier à l'aide de flux iCal. Cela permet de voir un calendrier tiers en version lecture seule à l'interier de Calendrier.

Pour ajouter un nouveau calandrier à partir de flux iCal,

  1. ouvrez la liste déroulante Créer nouveau en cliquant sur la flèche à côté du bouton dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Calendar de flux iCal,
  2. entrez le titre de votre calendrier,
  3. sélectionnez les couleurs pour afficher les événements et les textes,
  4. entrez le lien de flux iCal du calendrier tiers que vous souhaitez ajouter,
  5. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Votre Calendrier iCal nouvellement créé sera ajouté et affiché dans la liste Autres calendriers située à gauche. Pour faire les événements de ce calendrier visibles dans votre Calendrier,

  1. cliquez sur l'icône icône Gérer à droite de la liste Autres calendriers,
  2. passez à la section Calendriers iCal,
  3. cochez la case à côté du calendrier à activer,
  4. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Pour en savoir plus, consultez la section Conseils et Astuces

Gestions des calendriers

Par défaut, le Calendrier est divisé en deux sections :

  • la section Mes calendriers inclut Mon calendrier par défaut ainsi que d'autres calendriers que vous avez créés,
  • la section Autres calendriers inclut les calendriers qui affichent :
    • les jalons des projets auxquels vous participez ou lesquels vous suivez ;
    • les tâches qui vous sont assignées à l'intérieur du module Projets (si la date limite est réglée) ;
    • les tâches qui vous sont assignées à l'intérieur du module CRM ;
    • les événements / les calendriers partagés avec vous par d'autres utilisateurs ;
    • les anniversaires des utilisateurs du portail ;
    • les calendriers tiers créés à l'aide de flux iCal.

Si vous avez besoin de modifier un calendrier,

  1. placez le curseur de la souris sur le calendrier à modifier,
  2. cliquez sur l'icône icône Crayon qui apparaît à droite du titre de calendrier,
  3. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Si vous n'avez pas besoin d'un de vos calendriers, vous pouvez le supprimer ( à partir de la liste Mes calendriers ) ou le masquer ( dans la liste Autres calendriers ).

Pour supprimer un calendrier de la liste Mes calendriers,

  1. placez le curseur de la souris sur le calendrier à supprimer,
  2. cliquez sur l'icône icône Crayon qui apparaît à droite du titre de calendrier,
  3. cliquez sur le bouton Supprimer situé en bas de la fenêtre Modifier calendrier.

Pour désactiver un calendrier dans la liste Autres calendriers et masquer tous ses événements,

  1. placez le curseur de la souris sur le calendrier à désactiver,
  2. cliquez sur le bouton icône Crayon qui apparaît à droite du titre de calendrier,
  3. cliquez sur le bouton Masquer dans la liste.

Pour désactiver quelques calendriers à la fois,

  1. cliquez sur l'icône icône Gérer située à droite de la liste Autres calendriers,
  2. cochez les cases à côté des noms des calendriers à afficher, décochez les case des calendriers à masquer,
  3. cliquez sur le bouton Enregistrer pour appliquer les modifications.
Managing Calendars Managing Calendars

Partage des calendriers

La meilleure façon d'organiser l'horaire de travail de votre équipe et de tenir vos collègues informés de tous les événements importants c'est d'ajouter un nouveau calendrier et de le partager.

Pour partager un calandrier existant,

  1. sélectionnez un calendrier nécessaire dans la liste Mes calendriers située à gauche,
  2. cliquez sur l'icône icône Crayon qui apparait à droite du titre de calendrier,
  3. cliquez sur le lien Ajouter utilisateurs pour le partage pour ouvrir la fenêtre Paramètres de partage,
  4. utilisez un des liens situés en haut:
    • utilisez le lien Ajouter utilisateurs si vous souhaitez partager votre calendrier avec une ou plusieurs personnes ;
    • utilisez le lien Ajouter groupes si vous souhaitez partager votre calendrier avec tous les utilisateurs du portail, un groupe, ou avec les administrateurs du portail.

    Sélectionnez une personne (un groupe) depuis la liste. Utilisez le champ de filtre situé en haut pour faciliter la recherche.

    La personne (le groupe) sélectionnée sera ajoutée dans la liste. Pour supprimer une personne (un groupe) ajoutée par erreur, cliquez sur l'icône correspondante icône Supprimer.

  5. définissez le niveau d'accès approprié,

    Par défaut, le calendrier sera disponible en mode lecture seule. Pour donner un accès complet au calendrier à l'utilisateur (ou au groupe) pour qu'il puisse non seulement voir mais modifier ce calendrier, ajouter ou supprimer des événements, cliquez sur le lien Lecture seule et sélectionnez l'option Accès complet depuis la liste.

  6. cliquez sur le bouton Enregistrer situé en bas de la fenêtre Paramètres de partage,
  7. cliquez sur le bouton Enregistrer situé en bas de la fenêtre Modifier calendrier pour appliquer tous les changements.
Partager des calendriers Partager des calendriers

Tous les utilisateurs (ou groupe) sélectionnés recevront une notification concernant un nouveau calendrier partagé.

Une notification reçue, l'utilisateur sélectionné a besoin d'activer le calendrier partagé pour afficher tous les événements de ce calendrier. Voici les instructions à suivre pour l'utilisateur avec lequel vous avez partagé votre calendrier :

  1. cliquer sur l'icône icône Gérer située à droite de la liste Autres calendriers,
  2. passer à la section Calendriers partagés avec moi,
  3. cocher la case à côté du calendrier à activer,
  4. cliquer sur le bouton Enregistrer.

Exportation des calendriers

Si vous utilisez le Calendrier à des fins de travail et un autre calendrier, comme Google, à des fins personnelles, l'exportation du calendrier du bureau en ligne peut vous aider à synchroniser les informations disponibles en économisant du temps et des efforts.

Le Calendrier vous permet d'exporter les événements en utilisant le lien flux iCal. Dans ce cas, toutes les modifications effectuées dans le calendrier du bureau en ligne seront automatiquement disponibles dans un calendrier tiers mais seulement pour l'affichage. Si vous souhaitez les modifier et mettre à jour dans votre calendrier tiers vous devez les sauvegarder en tant que fichier .ics.

Pour exporter votre calendrier,

  1. sélectionnez le calendrier à exporter,

    Vous pouvez exporter des événements depuis n'importe quel calendrier des listes Mes Calendriers ou Autres Calendriers situées sur le côté gauche de la page.

  2. placez le curseur de la souris sur le calendrier à exporter,
  3. cliquez sur l'icône icône Crayon qui apparaît à droite du titre de calendrier,
  4. passez à la section Importation/Exportation et cliquez sur le lien Exporter les événements depuis le calendrier du bureau en ligne,
  5. copiez le lien et collez-le dans le calendrier tiers qui supporte le format iCal,

    Si vous utilisez le calendrier Google, ouvrez la liste déroulante à côté de la légende Autres calendriers et sélectionnez l'option Ajouter une URL. Puis collez le lien copié dans le champ d'URL et enregistrez le calendrier. Votre calendrier sera ajouté et affiché dans la liste Autres calendriers.

    Exportation de calendrier Exportation de calendrier

    OU

    Cliquez sur le lien fourni et enregistrez votre calendrier en tant que fichier au format iCal avec l'extention .ics sur votre disque dur. Utilisez le fichier enregistré pour importer les événements depuis le calendrier du bureau en ligne dans un calendrier tiers qui offre l'option d'Importation.

    Si vous utilisez le calendrier Google, ouvrez la liste déroulante à côté de la légende Autres calendriers et sélectionnez l'option d'Importation. Puis parcourez votre disque dur pour le fichier créé, choisissez le calendrier à enregistrer les événements et cliquez sur le bouton Importer. Tous les événements de votre calendrier du bureau en ligne seront importés et affichés dans le calendrier Google sélectionné.
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