Créer des fichiers CSV

Introduction

Les classeurs peuvent suffire pour de petites listes de clients, mais à mesure que votre entreprise se développe, un outil dédié tel que le CRM devient indispensable.

Ce guide explique comment enregistrer un classeur existant en tant que fichier CSV.

Étape 1. Accéder aux Documents

Connectez-vous à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur Documents.

Si vous êtes déjà connecté, accédez au module Documents depuis la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page.

Étape 2. Ouvrir votre classeur

Le dossier Mes documents s'ouvre.

Recherchez votre classeur et cliquez sur l'icône Icône Modifier - Crayon à droite de celui-ci, ou sélectionnez Modifier dans le menu contextuel. Le fichier s'ouvrira dans un nouvel onglet.

L'utilisation des filtres et du tri vous aidera à trouver le classeur plus rapidement.

Pour ouvrir un fichier stocké localement, téléchargez-le d'abord sur Documents en cliquant sur Télécharger Bouton Télécharger dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant Télécharger les fichiers.

Vous pouvez également créer un nouveau classeur en cliquant sur Créer dans le coin supérieur gauche et en sélectionnant Classeur dans la liste déroulante.

Étape 3. Modifier votre classeur

Pour importer correctement les données, vous devez respecter certaines règles générales:

la première ligne est un enregistrement d'en-tête contenant les noms des colonnes ou des champs;
Pour ajouter un enregistrement d'en-tête, sélectionnez la première ligne à l'aide de la souris. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Insérer > Ligne entière. Une ligne vide sera insérée au-dessus de la ligne sélectionnée. Saisissez les noms de colonnes ou de champs appropriés.
les champs obligatoires sont: Prénom et Nom pour l'importation de personnes, Nom de l'entreprise pour l'importation d'entreprises;
Pour ajouter une nouvelle colonne à votre classeur (par ex., si le Prénom et le Nom figurent dans la même colonne, pour les séparer, ou simplement pour ajouter des informations supplémentaires), sélectionnez la colonne avant laquelle vous souhaitez ajouter la nouvelle colonne. Cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Insérer > Colonne entière. La nouvelle colonne sera insérée à gauche de la colonne sélectionnée. Saisissez les valeurs appropriées.
il y a un enregistrement de contact par ligne.

Par défaut, l'Éditeur de classeurs enregistre automatiquement le document toutes les deux secondes, ce qui prévient la perte de données en cas de fermeture inattendue de l'application. Si nécessaire, la fonctionnalité de Sauvegarde automatique peut être désactivée sur la page Paramètres avancés; dans ce cas, n'oubliez pas d'utiliser l'icône Icône Fichier

pour enregistrer les modifications manuellement.

Étape 4. Enregistrer votre classeur en tant que fichier CSV

Le format CSV (comma-separated values, valeurs séparées par des virgules) est un format de fichier largement pris en charge, utilisé par de nombreuses applications, y compris les éditeurs de texte, pour stocker des données tabulaires. Ces fichiers stockent les données tabulaires sous forme de texte brut.

Pour enregistrer votre classeur en tant que fichier .csv, passez à l'onglet Fichier de la barre d'outils supérieure, sélectionnez l'option Télécharger comme... dans la barre latérale gauche et sélectionnez CSV.

La fenêtre Choisir les options CSV s'ouvre. Sélectionnez Unicode (UTF-8) comme type d'Encodage et Virgule comme Délimiteur pour séparer les valeurs de votre fichier. Sinon, le fichier risque de ne pas se charger du tout dans le CRM, ou les informations pourraient s'afficher de manière incorrecte.

Cliquez sur OK pour enregistrer le fichier.

Par défaut, le fichier CSV sera enregistré dans le dossier Téléchargements de votre ordinateur. Vous pouvez maintenant procéder à l'importation de contacts dans le CRM.

N'importe quel classeur peut être converti au format CSV de la même manière.