Menus contextuels

Un menu contextuel c'est un menu qui s'affiche si vous cliquez avec le bouton droit de la souris et offre un ensemble limité d'options, c'est-à-dire des actions liées à l'élément sélectionné dans le module Documents. Lisez cet article pour savoir quelles opérations vous pouvez effectuer en utilisant des menus contextuels.

Menu contextuel du dossier

Pour accéder au menu contextuel, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier nécessaire ou cliquez avec le bouton gauche sur l'icône Icône Opérations à côté de celui-ci depuis l'une des sections du module Documents. Le menu contextuel d'un dossier comporte les options suivantes:

Ouvrir - utilisez l'option pour ouvrir le dossier sélectionné et afficher son contenu.
Paramètres de partage - utilisez l'option pour définir les permissions d'accès au contenu du dossier.
Lien pour les utilisateurs du portail - utilisez cette option pour copier le lien vers le dossier sélectionné dans le presse-papiers et le partager avec d'autres utilisateurs du portail. Les utilisateurs auxquels vous envoyez le lien doivent avoir les permissions appropriées pour accéder/modifier le contenu du dossier.
Marquer en tant que favori - utilisez cette option pour ajouter le fichier aux Favoris.
Pour supprimer un dossier des Favoris, cliquez sur l'icône ou utiliser l'option Retirer des favoris du menu contextuel.
Télécharger - utilisez cette option pour sauvegarder le dossier et son contenu sur votre ordinateur sous forme de fichier .zip ou .tar.gz (selon votre choix dans Paramètres communs du module Documents).
Déplacer ou copier - cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes:
- Déplacer vers - utilisez l'option pour déplacer le dossier vers une autre section (par exemple, vers la section Documents communs ou vers un des dossiers de la section Mes documents).
- Copier - utilisez l'option pour faire une copie du dossier dans un autre dossier du module Documents.
Renommer utilisez cette option pour modifier le nom du dossier.
Supprimer utilisez cette option pour déplacer le fichier dans la Corbeille.

Vous pouvez trouver ce menu contextuel dans les sections Mes documents et Documents communs (si vous êtes un administrateur).

Dans la section Documents communs (si vous êtes l'administrateur ou le propriétaire du dossier), l'option Icône Modifier le propriétaire Modifier le propriétaire est aussi disponible permettant d'attribuer les droits de propriété sur un dossier à un autre utilisateur.

Dans la section Partagés avec moi il y a encore une option en dehors de celles indiquées ci-dessus - Icône Supprimer de la liste : Supprimer de la liste permettant de supprimer le dossier sélectionné de la liste des dossiers partagés avec vous.

Dans la section Corbeille, il y a encore une option disponible - Restaurer Icône Restaurer - permettant de récupérer le dossier supprimé.

Si vous avez intégré une autre ressource (Box.com, Dropbox, OneDrive ou Google) dans le module Documents, le menu contextuel de ce dossier de ressources comprendra deux options supplémentaires: Icône Modifier les paramètres de connexion Modifier les paramètres de connexion et Icône Déconnecter le stockage Déconnecter le stockage permettant de modifier le nom du dossier et les paramètres de connexion et supprimer la source du module Documents.

Menu contextuel d'un document, d'une feuille de calcul, d'une présentation

Pour accéder au menu contextuel, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier nécessaire ou cliquez avec le bouton gauche sur l'icône Icône Actions à côté de celui-ci dans l'une des sections du module Documents. Le menu contextuel d'un fichier comporte les options suivantes:

Modifier - utilisez l'option pour ouvrir le fichier sélectionné afin de le modifier.
Aperçu - utilisez l'option pour ouvrir le fichier sélectionné en mode d'aperçu.
Paramètres de partage - utilisez l'option pour définir les permissions d'accès au fichier sélectionné.
Lien externe rapide - utilisez cette option pour définir l'autorisation d'accès au fichier sélectionné par défaut et pour copier le lien dans le presse-papiers pour le partager avec des utilisateurs à l'extérieur du portail. L'autorisation d'accès définie par défaut se trouve dans Paramètres / Commun / Droits d'accès par défaut dans les paramètres de partage / Droits d'accès par défaut par type de fichier. Pour modifier le type d'accès, utilisez l'option Paramètres de partage.
Lien pour les utilisateurs du portail - utilisez cette option pour copier le lien vers le fichier sélectionné dans le presse-papiers et le partager avec d'autres utilisateurs du portail. Les utilisateurs auxquels vous envoyez le lien doivent avoir les permissions appropriées pour accéder/modifier le contenu du dossier.
Envoyer par email - utilisez cette option pour joindre le document sélectionné à un email et l'envoyer en utilisant l'un des comptes courriel connectés à votre module Mail.
Signer avec DocuSign utilisez cette option pour envoyer un document pour signature électronique aux utilisateurs de votre portail. Si vous n'avez pas encore intégré DocuSign dans votre module Documents, suivez les instructions qui s'affichent pour connecter le service.
Historique des versions - cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes:
- Afficher versions - utilisez cette option pour accéder à la liste des versions et révisions existantes.
- Finaliser version - utilisez cette option pour grouper les révisions existants dans une version.
Verrouiller pour co-auteurs - utilisez l'option pour empêcher aux autres utilisateurs avec les droits correspondants de modifier, renommer, déplacer vers un autre dossier ou supprimer un document.
Pour déverrouiller le document cliquez sur l'icône ou utilisez l'option Débloquer/Enregistrer du menu contextuel.
Marquer en tant que favori - utilisez cette option pour ajouter le fichier aux Favoris.
Pour supprimer un Favori, cliquez sur l'icône ou utiliser l'option Retirer des favoris du menu contextuel.
Télécharger - utilisez cette option pour enregistrer le fichier sur votre disque dur au format d'origine.
Télécharger comme - utilisez cette option pour sauvegarder le fichier sur votre ordinateur au format d'origine.
Déplacer ou copier - cette rubrique du menu comporte les sous-rubriques suivantes:
- Déplacer vers - utilisez cette option pour déplacer le fichier vers une autre section (par exemple, vers la section Documents communs ou vers un des dossiers de la section Mes documents).
- Copier - utilisez cette option pour faire une copie du fichier dans un dossier.
- Créer une copie - utilisez cette option pour faire une copie du fichier dans le dossier du fichier d'origine.
Lors du déplacement ou duplication du fichier, si le fichier portant le même nom existe déjà dans le dossier de destination, une question apparaît vous demandant si vous souhaitez remplacer le fichier existant et ajouter une nouvelle version, ou sauvegarder tous les deux fichiers dans le dossier de destination, ou ignorer le déplacement/duplication du fichier.
Renommer utilisez cette option pour modifier le nom du fichier.
Supprimer utilisez cette option pour déplacer le fichier dans la Corbeille.

Vous pouvez trouver ce menu contextuel dans les sections Mes documents et Documents communs (si vous êtes un administrateur).

Si quelqu'un d'autre qui a les des droits d'accès correspondants a actualisé le fichier partagé, l'option Marquer comme lu Icône Marquer comme lu sera disponible pour enlever l'icône nouveau à côté du fichier actualisé.

Dans la section Favoris, l'option L'icône Ouvrir l'emplacement Ouvrir un emplacement est aussi disponible permettant de passer au dossier comportant ce fichier.

Dans la section Documents communs (si vous êtes l'administrateur ou le propriétaire du fichier), l'option Icône Modifier le propriétaire Modifier le propriétaire est aussi disponible permettant d'attribuer des droits de propriété sur un fichier à un autre utilisateur.

Dans la section Partagés avec moi il y a encore une option en dehors de celles indiquées ci-dessus - c'est l'option Supprimer de la liste Icône Supprimer de la liste qui permet de supprimer le fichier sélectionné de la liste des fichiers partagés avec vous.

Dans la section Corbeille, il y a encore une option disponible - Restaurer Icône Restaurer - permettant de récupérer le fichier supprimé.

Menu contextuel d'un modèle de formulaire et d'un formulaire à remplir

Dans la section Mes documents, le menu contextuel du modèle de formulaire au format pdf comporte les mêmes options que le menu contextuel d'un document, sauf une option spécifique:

Remplir le formulaire - utilisez cette option pour ouvrir et remplir le formulaire remplissable.

Dans la section Partagés avec moi, les options disponibles pour le formulaire à remplir au format pdf varient en fonction de permission d'accès d'utilisateur.

L'utilisateur disposant des autorisations pour Remplir le formulaire peut remplir le formulaire, obtenir un lien pour les utilisateurs du portail, envoyer le formulaire par email, afficher l'historique des versions, ajouter le formulaire aux Favoris, télécharger ou copier le formulaire, supprimer le formulaire de la liste.
L'utilisateur disposant des autorisations d'accès complet peut remplir le formulaire, afficher le formulaire, obtenir un lien externe, obtenir un lien pour les utilisateurs du portail, envoyer le formulaire par email, afficher l'historique des versions, verrouiller le formulaire pour co-auteurs, marquer le formulaire comme lu, ajouter le formulaire aux Favoris, télécharger ou copier le formulaire, renommer le fichier, supprimer le formulaire de la liste.

Dans la section Partagés, l'option Supprimer est remplacée par l'option Icône Supprimer de la liste

Supprimer de la liste permettant de supprimer le fichier sélectionné de la liste des fichiers partagés avec vous.