Gérer et modifier des documents

Charger les fichiers et les dossiers

Pour charger un fichier,

1. ouvrez la salle dans laquelle vous souhaitez télécharger les fichiers,
2. cliquez sur le bouton Actions dans le coin supérieur gauche,
3. sélectionnez l'optionTélécharger les fichiers dans le menu,
4. choisissez les fichiers à charger vers la salle dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Ou tout simplement faites glisser et déposez un fichier ou plusieurs fichiers de votre ordinateur dans la zone de travail pour les charger vers votre espace DocSpace de manière plus simple.

Le processus de chargement va commencer. Si le fichier n'est pas dans le format Office Open XML, celui-ci sera converti dans le format .docx/.xlsx/.pptx pour une édition plus rapide. Une fenêtre de notification va apparaître où vous pouvez sélectionner si ce sont les deux fichiers que vous souhaitez sauvegarder (le fichier au format d'origine et le fichier au format Office Open XML ). Si vous n'avez pas besoin de fichiers au format d'origine dans la salle, vous pouvez décocher la case Enregistrer aussi la copie du fichier au format d'origine. Cela sera pris en compte lors des prochaines opérations de chargement et le fichier converti sera sauvegardé en tant qu'une nouvelle version du fichier d'origine au lieu d'un nouveau fichier.

Si le fichier d'origine est protégé par un mot de passe, ce mot de passe est requis pour convertir le fichier. Lorsque vous cliquez sur l'icône Convertir et ouvrir à droite du document téléchargé à partir de la liste de fichiers, une nouvelle fenêtre s'ouvrira où vous devez saisir le mot de passe.

Consultez l'état de conversion et de téléchargement en cliquant sur l'icône . Le menu Télécharger et convertir les fichiers s'affichera. Ce menu comporte des documents qu'on a déjà téléchargé et converti et ceux dans la file d'attente.

Pour annuler le téléchargement du fichier, cliquez sur la croix à côté du fichier. Pour arrêter le téléchargement de tous les fichiers à la fois, cliquez sur la croix grise dans le coin supérieur droit. Pour masquer le menu Téléchargements, cliquez sur l'icône . L'historique de téléchargements et conversions sera supprimé.

Pour télécharger un dossier comportant des sous-dossiers et des documents imbriqués:

1. cliquez sur le bouton Actions dans le coin supérieur gauche,
2. sélectionnez l'option Télécharger le dossier dans le menu,
3. choisissez le dossier à charger vers la salle dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.

Vous pouvez également glisser-déposer le dossier nécessaire depuis la fenêtre du gestionnaire de fichiers vers la zone de travail.

Pour télécharger un formulaire PDF vers la salle de remplissage de formulaires:

1. cliquez sur le bouton Actions dans le coin supérieur gauche ou sur l'icône Plus .
2. sélectionnez l'option appropriée:
   • sélectionnez l'option Télécharger le formulaire PDF -> De DocSpace, choisissez le formulaire dans la salle et cliquez sur le bouton Sélectionner.
   • sélectionnez l'option Télécharger le formulaire PDF -> De l'appareil, choisissez le formulaire dans la fenêtre du gestionnaire de fichiers et cliquez sur le bouton Ouvrir.
   • sélectionnez l'option Choisir parmi les modèles, choisissez le modèle et cliquez sur le bouton Créer.

Créer de nouveaux fichiers et dossiers

Pour créer de nouveau fichiers ou dossiers,

1. Ouvrez la page où vous souhaitez créer un fichier,
2. cliquez sur le bouton Actions dans le coin supérieur gauche ou sur l'icône Plus au-dessus de la liste des documents ou faites un clic droit dedans la salle et sélectionnez l'une des options:
   • Nouveau document pour créer un nouveau document texte,
   • Nouvelle feuille de calcul pour créer un nouveau classeur,
   • Nouvelle présentation pour créer une nouvelle présentation,
   • Formulaire PDF pour créer un nouveau formulaire PDF à partir de Blanc, Depuis un fichier texte (il faut télécharger le fichier texte vers la salle en avance) ou sélectionnez une disposition depuis la Galerie de formulaires. La Galerie de formulaires inclut plusieurs formulaires préconfigurés qui sont adaptés aux usages divers (formulaire du contrat de location, du Contrat de licence d'utilisation de logiciel, de l'offre d'emploi etc.),
     La langue des formulaires dans la galerie de formulaires sera réglé automatiquement en fonction de la langue de votre profil.
   • Nouveau dossier pour créer un nouveau dossier,
   • Plus... -> Draw.io pour créer un nouveau graphique à l'aide du module complémentaire Draw.io,
   • Plus... -> Markdown pour créer un nouveau fichier .md à l'aide du module complémentaire Markdown,
3. entrez le nom de votre fichier ou votre dossier dans le champ approprié et cliquez sur l'icône Créer.
   si vous ne souhaitez pas saisir un nom du fichier, activez l'option Ne plus demander le nom de fichier lors de sa création ou utilisez l'option appropriée parmi les paramètres de l'administrateur de salle.

Gérer des documents

Pour trouver rapidement un document nécessaire, utilisez le filtre en haut de la liste de documents.

Cliquez sur le bouton et définissez les paramètres du filtre et de la recherche:

1. Pour filtrer des éléments par Auteur, cliquez sur Moi ou utilisez l'option Autre et sélectionnez l'utilisateur dans la liste.
2. Pour filtrer des éléments par Type, choisissez l'une des options suivantes: Dossiers, Fichiers, Documents, Feuilles de calcul, Présentations, Documents, Documents PDF, Formulaires PDF, Diagrammes, Archives, Images, Média.
3. Cliquez sur Appliquer pour appliquer les filtres. Pour effacer le filtre, utilisez l'icône dans le coin supérieur droit.

Saisissez le nom du fichier partiellement ou entièrement dans le champ de recherche et appuyez sur la touche Entrée pour afficher les résultats de recherche. Si vous souhaitez ouvrir l'emplacement du fichier, cliquez avec le bouton droit sur le fichier et choisissez l'option Ouvrir l'emplacement . Pour accéder au dossier parent situé un niveau au-dessus du dossier actuel, utilisez la flèche .

Définissez les paramètres de tri (Nom, Modifié le, Taille) en utilisant le bouton . Cliquez sur la flèche à côté du paramètre sélectionné pour modifier l'ordre de tri.

Utilisez les boutons ou à droite pour choisir le mode d'affichage approprié: Affichage des miniatures ou Vue compacte. Les miniatures ne sont pas générées pour les services externes connectés.

Le mode Affichage des miniatures approprié:

Utilisez l'icône pour afficher ou masquer les colonnes Auteur, Créé le, Modifié, Taille, Type dans la liste des documents (Vue compacte).

Les opérations que vous pouvez effectuer avec vos documents depuis le menu contextuel:

• Sélectionner sert à sélectionner le fichier dans la liste.
• Modifier sert à ouvrir le document pour modification sous un nouvel onglet.
• Modifier graphique (disponible pour des fichiers .drawio) sert à ouvrir et modifier un graphique à l'aide du module complémentaire Draw.io.
• Convertir en PDF (disponible pour des fichiers .docx, .xlsx, .pptx) sert à convertir des documents, des feuilles de calcul et des présentations en PDF à l'aide du module complémentaires Convertisseur PDF.
• Convertir en texte (disponible pour des fichiers audio et vidéo) sert à transcrire audio ou vidéo en texte à l'aide du module complémentaire Parole au texte.
• Actions -> Modifier/Afficher l'aperçu de markdown (disponible pour des fichiers .md) sert à ouvrir et modifier/afficher l'aperçu à l'aide du module complémentaire Markdown.
• Aperçu sert à ouvrir le document en mode Aperçu sous un nouvel onglet.
• Copier le lien (disponible dans la section Salles) sert à obtenir un lien vers le fichier pour les membres de la salle.
• Copier le lien partagé (disponible dans la section Documents) sert à obtenir un lien vers le fichier pour d'autres utilisateurs DocSpace ou pour tout personne ayant le lien.
• Intégrer sert à incorporer le document à partir de la salle qui est disponible par un lien public.
• Remplir sert à ouvrir et remplir le formulaire remplissable au format .pdf.
• Commencer le remplissage pour ouvrir le formulaire remplissable .pdf et commencer le remplissage selon le rôle attribué si on n'a pas encore commencé à remplir (disponible dans des Salles de données virtuelles).
• Statut de remplissage sert à ouvrir le volet 'Statut de remplissage' pour le formulaire remplissable .pdf en cours de remplissage selon le rôle attribué (disponible dans des Salles de données virtuelles).
• Réinitialiser et commencer le remplissage sert à démarrer le remplissage du formulaire remplissable .pdf selon le rôle attribué lors de l'arrêt de remplissage (disponible dans des Salles de données virtuelles).
• Soumettre à la Galerie de formulaires (disponible pour des fichiers .pdf) sert à soumettre votre formulaire à la Galerie pour le partager avec le communauté ONLYOFFICE.
• Partager sert à ouvrir les paramètres de partage pour donner la permission d'accès vers un fichier par un lien.
• Afficher l'historique des versions sert à ouvrir la liste des versions comportant une description détaillé de chaque version: Numéro de version, Date et heure, Auteur et Commentaires. Le menu de l'historique des versions permet également d'ouvrir la version en lecture seule, de Modifier le commentaire à chaque version à part, Restaurer ou Télécharger la version nécessaire.
• Info sert à ouvrir le volet avec les paramètres de partage (disponible dans la section Documents) ou la liste des membres de la salle (disponible dans la section Salles), l'historique des modifications du fichier, et les informations sur le fichier et les propriétés telles que Aperçu du document, Propriétaire, Type, Extension du fichier, Taille, Date de modification, Dernière modification, Date de création, Versions et Commentaires. Pour ouvrir la même volet, vous pouvez cliquer sur icône dans le coin supérieure droit.
• Créer une salle (disponible dans la section Documents) sert à créer une nouvelle salle en vous basant sur les documents/dossiers sélectionnés dans la section Documents. Une fois la salle créé, les fichiers/dossiers sélectionnées seront copiés vers cette salle.
• Activer le filtre personnalisé (disponible pour des fichiers .xlsx) sert à activer l'option Filtre personnalisé permettant aux utilisateurs d'afficher les fichiers .xlsx selon le filtre propre. Toutefois, les utilisateurs du portail ne peuvent pas ajouter de nouveaux filtres ou supprimer des filtres que l'auteur de la feuille de calcul a appliqué auparavant. De plus, les filtres appliqués par un utilisateur avec l'autorisation Filtre personnalisé seront affichés pour lui uniquement. Les résultats du filtre affichés restent inchangés pour d'autres utilisateurs. Lors de l'activation de l'option Filtre personnalisé, l'icône s'affiche à côté du fichier dans la salle.
• Désactiver le filtre personnalisé (disponible pour des fichiers .xlsx) pour désactiver l'option Filtre personnalisé.
• Débloquer/enregistrer un fichier sert à bloquer/débloquer toute modification par d'autres utilisateurs avec des permissions d'accès appropriées.
• Marquer comme lu sert à marquer le fichier qu'on a ajouté à une salle pu qu'on a modifié comme lu.
• Télécharger le fichier au format d'origine sur votre disque dur d'ordinateur.
• Télécharger comme sert à télécharger un fichier au format sélectionné sur votre disque dur d'ordinateur.
  Plusieurs fichiers sont téléchargés sous forme d'une archive .zip et sont sauvegardés sur votre disque dur d'ordinateur.
• Déplacer et copier les fichiers:
  • Déplacer vers une autre salle ou service tiers de stockage. Vous pouvez également créer un nouveau dossier dans la salle sélectionnée en cliquant sur le bouton Nouveau dossier.
  • Copier le fichier et déplacer la copie vers la salle sélectionnée. Vous pouvez également créer un nouveau dossier dans la salle sélectionnée en cliquant sur le bouton Nouveau dossier.
  • Dupliquer le fichier dans la salle actuelle Les éléments en double sont marqués par un indice à la fin du nom.
• Modifier l'index sert à réorganiser les fichiers et à supprimer les espaces dans l'index de la Salle de données virtuelle. Vous pouvez utiliser les flèches pour modifier l'ordre manuellement un par un ou utilisez l'option Réorganiser en haut.
• Renommer le fichier.
• Supprimer le fichier en le déplaçant vers la Corbeille.
• Arrêter le remplissage sert à arrêter le remplissage du formulaire remplissable .pdf selon le rôle attribué (disponible dans des Salles de données virtuelles).

Opérations sur un groupe de fichiers s'affichent en haut du menu contextuel. Pour télécharger, déplacer, copier ou supprimer plusieurs fichiers à la fois,

1. accédez à la salle nécessaire en cliquant sur l'option appropriée sur le panneau de gauche,
2. placez le curseur de votre souris sur l'icône du fichier et cochez les fichiers que vous souhaitez gérer,
3. cliquez sur le bouton nécessaire en haut selon l'opération que vous allez effectuer.

Afficher et modifier des documents

Vous pouvez afficher et modifier vos documents texte, feuilles de calcul, présentations, formulaires PDF remplissables et documents PDF directement dans des salles de l'espace DocSpace à l'aide des éditeurs en ligne multifonctionnels.

Vous pouvez également:

• afficher les fichiers multimédias aux formats les plus répandus, y compris avi, mpg, mpeg, mp3, mp4, webm etc.
• bmp, jpg, jpeg, png, gif, tif, tiff, webp images
• fb2, epub e-books
• vsdx, vssx, vstx, vsdm, vssm, vstm diagrams

Pour modifier un document, cliquez sur son nom ou sur l'icône à côté de celui-ci, sélectionnez l'option Modifier et il s'ouvrira dans un nouvel onglet du navigateur web. Lorsque ce document est en cours d'édition, une icône représentant un crayon de couleur s'affichera . Pour en savoir plus sur les fonctionnalités d'éditeurs, veuillez visiter cette page.

Une fois un document, un classeur ou une présentation modifié et les modifications enregistrées, les deux versions de votre fichier seront disponibles, de sorte que vous puissiez restaurer la révision précédente, le cas échéant. Pour en savoir plus sur les versions, veuillez consulter cet article.

Pour afficher un fichier, cliquez sur l'icône à côté de celui-ci et sélectionnez l'option Aperçu . Le fichier s'ouvrira dans la Visionneuse ONLYOFFICE correspondante. Les images seront ouverts dans la même fenêtre, les fichiers texte seront affichés dans un nouvel onglet de votre navigateur Internet. Les Visionneuses ONLYOFFICE offrent des outils standard pour zoomer / dézoomer vos fichiers, régler leur taille, naviguer entre les pages, les télécharger ou imprimer.

Lorsque vous affichez l'aperçu des fichiers multimédias, vous pouvez utiliser les boutons appropriés pour démarrer ou pauser la lecture, régler le niveau du volume, passer au mode d'affichage Plein écran, passer au fichier précédent ou suivant, télécharger ou supprimer le fichier.

Lorsque vous affichez l'aperçu des images, vous pouvez utiliser les boutons appropriés pour zoomer/dézoomer l'image, passer à l'image précédente ou suivante, afficher la taille actuelle de l'image (si celle-ci est zoomée ou dézoomée), faire pivoter l'image dans le sens horaire ou antihoraire, télécharger ou supprimer le fichier.

Lors de l'affichage des diagrammes à l'aide de la Visionneuse de diagrammes, vous pouvez naviguer entre les pages, utiliser les boutons pour zoomer/dézoomer, imprimer ou télécharger un diagramme. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités de la Visionneuse de diagrammes, veuillez consulter cette page.

Partager des fichiers et les dossiers

Pour partager les fichiers de la section Documents par un lien:

• Faites un clic droit sur le fichier et sélectionnez l'option Partager ou ouvrez le volet Info et passez à l'onglet Partager.
• Cliquez sur Créer et copier.
• Sélectionnez les personnes à qui vous souhaitez donnez l'accès public: Toute personne ayant le lien ou Utilisateurs de DocSpace uniquement.
• Accordez les autorisations d'accès:
  • Édition - l'utilisateur a l'accès illimité au fichier ou dossier partagé.
  • Révision - l'utilisateur est autorisé à modifier le fichier mais le propriétaire du fichier doit accepter ou rejeter toutes les modifications apportées.
  • Filtre personnalisé - l'utilisateur est autorisé à afficher des fichiers .xlsx selon ses filtres propres.
  • Remplissage - l'utilisateur est autorisé uniquement à remplir des formulaires .pdf.
  • Commentaire - l'utilisateur peut commenter le contenu du fichier mais il n'est pas autorisé à le modifier.
  • Lecture seule - l'utilisateur est autorisé uniquement à afficher le fichier.
• Définissez le délai d'expiration du lien: 12 heurs, 1 jour, 7 jours, Illimité, Personnalisé.

Vous pouvez également cliquer sur l'icône Copier le lien partagé lorsque l'option Vue compacte est activée. Le lien externe en affichage pour tout le monde sera créé et copié dans le presse-papiers.

Lors du partage des formulaires PDF, le lien en édition est créé.

Lorsque vous sélectionnez l'option Remplissage, un nouveau volet s'affiche.

• L'option Partage rapide permet de créer un lien externe permettant de remplir et partager le formulaire sans créer une salle.
• L'option Collecte de données des formulaires permet de partager le formulaire via la salle de remplissage des formulaires. Vous pouvez choisir l'une des salles existantes ou créer une nouvelle salle. En savoir plus sur les salles de remplissage des formulaires.
• L'option Remplissage basé sur les rôles des formulaires permet de partager le formulaire via la salle de données virtuelle. Vous pouvez choisir l'une des salles existantes ou créer une nouvelle salle. Lorsque vous copiez un formulaire PDF vers la Salle de données virtuelle, une fenêtre apparaîtra invitant à attribuer des rôles. Lorsque vous créez sur Attribuer, le formulaire s'ouvrira avec le volet invitant à attribuer des rôles. En savoir plus sur les Salles de données virtuelles.

Pour partager un dossier de la section Documents:

• Faites un clic droit sur le dossier et sélectionnez l'option Partager ou ouvrez le volet Info et utilisez l'option Partager du menu Actions.
• La fenêtre Partager le dossier s'ouvrira. Cliquez sur le bouton Créer la salle.
• Veuillez consulter les instructions pour créer une salle.

Une nouvelle salle sera créée et tout le contenu du dossier sélectionné y sera copié. Vous pouvez ensuite inviter d'autres utilisateurs à collaborer sur les fichiers d'une salle.