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  • Paramétrer le module CRM

Aperçu

CRM, ou Gestion des relations avec les clients, est une stratégie utilisée par de nombreuses entreprises visant à obtenir plus d'informations sur les besoins et les comportements de leurs clients afin d'améliorer leurs interactions, en réduisant les frais de l'entreprise et en augmentant sa rentabilité.

CRM c'est un outil de gestion des relations avec les clients simple qui permet d'atteindre ces objectifs et vous offre:

  • un espace unique pour votre base de données clients,

    CRM c'est une alternative moderne à un classeur utilisé par de nombreuses entreprises pour stocker les données de leurs clients. Contrairement aux classeurs CRM offre un accès multi-utilisateurs aux données stockées, de plus il vous permet de limiter l'accès aux certains contacts en les rendant privés de sorte que seulement les personnes autorisées puissent les voir et modifier.

  • plusieurs façons d'ajouter de nouveaux contacts à votre base de données clients,

    Ajoutez des contacts manuellement en entrant les données disponibles, ou importez tous vos contacts à la fois depuis un fichier .csv, ou ajoutez les contacts automatiquement en utilisant le Formulaire de contact du site.

  • un moyen simple d'organiser vos contacts,

    Répartissez les contacts selon les types et ajoutez les tags. Cela vous aide à créer une campagne marketing spécifique, suivre vos contacts et simplement faciliter le processus de recherche de contact.

  • une grande opportunité de faire le suivi des ventes potentielles,

    Créez des opportunités et liez-les avec les projets pour organiser le travail et faciliter la gestion commerciale. une possibilité de facturer à vos clients en secondes,

  • la possibilité de facturer vos clients en quelques secondes,

    Créez une facture pour les produits et les services fournis et envoyez-la à vos clients en utilisant les informations de contact stockées dans votre base de donnée.

  • un moyen efficace d'organiser un événement commun pour vos clients,

    Utilisez les actions pour planifier et suivre un événement commun: ajoutez des tâches pour votre équipe de travail, stockez toute la documentation liée en un seul endroit, suivez l'historique des activités.

  • un moyen facile et pratique d'appeler vos clients directement depuis votre navigateur Internet.

    Utilisez le service VoIP pour recevoir des appels entrants et faire des appels directement sur votre portail.

Pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez une option correspondante.

Ajouter des contacts

Sans doute il est très important de garder toutes les informations sur les clients en ordre, afin qu'elles puissent être rapidement accessibles et facilement actualisées. Le module CRM vous permet de créer votre propre base de clients, peu importe si vos clients sont de grandes entreprises ou des personnes.

Pour ajouter un nouveau contact à votre base de données clients:

  1. cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'une des options: Personne ou Entreprise,
  2. remplissez les champs obligatoire: Prénom et Nom pour les personnes, Nom de l'entreprise pour les entreprises.
  3. Sélectionnez un Type de contact ou laissez le type non spécifié.
    L'administrateur du portail et du module CRM peut changer les types de contact prédéfinis selon les besoins de leur entreprise. Il vous suffit de cliquer sur le lien Types de contacts de la section Paramètres >> Paramètres de contact. Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.
  4. Saisissez toute autre information disponible: Email, Téléphone, Site Web/Réseaux sociaux, Adresse, Description.

    Pour saisir des informations supplémentaires, personnalisez les champs d'utilisateur. Pour ce faire, tout d'abord enregistrez le contact créé. Sinon, toutes les informations saisies seront perdues. Ensuite développez la section Paramètres >> Autres paramètres sur le panneau gauche et cliquez sur Champs d'utilisateur.

    Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

    Cette fonction n'est disponible que pour les administrateurs du portail ou du module CRM.
  5. Sélectionnez la Devise pour ce contact dans la liste. La devise sélectionnée sera utilisée dans les factures que vous créez pour ce contact.
  6. Ajoutez des Tags existants depuis la liste ou créez un nouveau tag.
  7. Télécharger une photo.

    Pour ajouter/changer une image, cliquez sur le lien Changer la photo sous la zone de l'image. La fenêtre Choisir la photo de profil s'affiche. Si vous voulez charger une image à partir de votre ordinateur, cliquez sur le bouton Parcourir, trouvez l'image désirée stockée sur votre disque dur et faites un double clic pour la charger.

    Vous pouvez charger une image pas plus grande que 200x300 pixels, sinon le redimensionnement aura lieu. La taille maximale du fichier ne doit pas dépasser 1 Mo.

    Si vous avez rempli le champ des réseaux sociaux dans le profil du contact, les images depuis ces sources seront affichées dans la fenêtre Choisir une photo de profil. Cliquez sur l'image appropriée pour l'ajouter au contact.

  8. Désignez le responsable d'un contact.

    Par défaut, le contact créé est assigné à vous. Si vous voulez désigner une autre personne responsable pour ce contact, cliquez sur le lien Ajouter utilisateur et sélectionnez l'utilisateur nécessaire de la liste. L'utilisateur sélectionné sera informé du nouveau contact assigné.

  9. Autorisez l'accès au contact aux autres utilisateurs.

    Par défaut, l'accès au nouveau contact créé n'est accordé qu'à ses responsables. Cochez la case Autoriser l'accès à l'entreprise / personne pour tous les utilisateurs de CRM si vous voulez rendre ce contact disponible à tous les utilisateurs du module CRM c'est-à-dire rendre le contact public. Spécifiez le type d'accès en sélectionnant l'option nécessaire depuis la liste déroulante:

    • pour la lecture - pour permettre à tous les utilisateurs d'afficher ce contact (cette option est sélectionnée par défaut),
    • pour la lecture / écriture - pour permettre à tous les utilisateurs d'afficher et de modifier ce contact.

    Les contacts publics sont marqués avec l'icône Icône Contact publique sur leurs photos.

  10. cliquez sur le bouton Enregistrer ou utilisez le bouton Enregistrer et créer un nouvel contact pour commencer à créer un nouveau contact après avoir enregistré le contact actuel.
Ajouter entreprise Ajouter entreprise

Pour ajouter plusieurs contacts à la fois,

Utilisez l'option Importer les contacts. Cette option vous permet de copier tous vos contacts depuis un fichier .csv dans le module CRM sans efforts. Pour ce faire, cliquez sur le bouton Bouton Plus d'actions situé à droite du bouton Créer, sélectionnez l'option Importer les contacts et suivez les étapes indiquées.

Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

Pour ajouter des contacts automatiquement,

Utilisez le Formulaire de contact du site. Cette option vous permet de créer une forme que vous pouvez publier sur votre site. Vos clients potentiels seront automatiquement ajoutés à votre base de données clients lorsqu'ils vous contactent via le formulaire intégré à votre page Web. Pour ce faire, cliquez sur le lien Formulaire de contact du site dans la liste Paramètres dans le menu de gauche et suivez les instructions.

Cette fonction n'est disponible que pour les administrateurs du portail ou du module CRM.

Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

Une fois vos clients créés manuellement à l'aide de la forme Créer une nouvelle entreprise / personne, importés depuis un fichier .csv, ou ajoutés automatiquement via le Formulaire de contact du site, ils seront inclus dans la liste Contacts du module CRM.

Pour mettre à jour l'information de contact,

  1. sélectionnez un contact nécessaire dans la liste Contacts,
  2. cliquez sur l'icône Icône Actions à droite du nom de contact.
  3. Sélectionnez l'option Modifier le contact dans la liste déroulante:
  4. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer changements.

Pour supprimer un contact, choisissez une option correspondante dans la liste déroulante Actions.

Si une facture est établie au contact, il est impossible de supprimer celui-ci jusqu'à ce que vous supprimez la facture associée.

Attribuer des tâches

La section Tâches vous donne un aperçu complet des choses à faire. Lors de la collaboration avec un client, vous pouvez créer votre propre liste des choses à faire ou répartir les tâches entre vos collègues.

Pour créer une tâche,

  1. Cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Tâche,
  2. Saisissez le Titre de la tâche.
  3. Sélectionnez la Catégorie de la tâche dans la liste déroulante.
    L'administrateur du portail et du module CRM peut changer les catégories de la tâche par défaut selon les besoins de leur entreprise. Il suffit que cliquer sur Catégories de tâches de la section Paramètres >> Autres paramètres. Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.
  4. Entrez le contact auquel vous souhaitez lier votre tâche.
  5. Définissez la Date limite: date et heure.

    Pour ce faire, utilisez l'une des options disponibles: Aujourd'hui, 3 jours, Semaine, ou sélectionnez la date dans le calendrier, ou entrez-la manuellement au format jj/mm/aaaa.

  6. Définissez le rappel de la tâche.

    Par défaut, vous serez informé de votre tâche un jour avant sa date limite. Si vous voulez changer l'heure de rappel, ouvrez la liste déroulante Alerte et sélectionnez l'une des options disponibles: 5 minutes, 15 minutes, une demi-heure, une heure, 2 heures, un jour. Pour désactiver le rappel, sélectionnez l'option jamais dans la liste déroulante.

  7. Sélectionnez une personne responsable à laquelle vous souhaitez assigner cette tâche de la liste Responsable.

    Par défaut, la tâche est assignée à vous. Pour changer la personne responsable il vous suffit de cliquer sur le lien avec votre nom et sélectionner l'utilisateur nécessaire. Laissez la case Informer cochée pour informer la personne responsable sur la nouvelle tâche assignée.

  8. Saisissez une courte Description,
  9. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
Assigner une tâche Assigner une tâche

Il est également possible de créer une tâche pour une opportunité ou une action.

  1. ouvrez la page de l'opportunité / action appropriée en cliquant sur son titre,
  2. passez à l'onglet Tâches situé au-dessous de son titre,
  3. cliquez sur Créer une tâche s'il n'y a pas de tâches ou utilisez le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Tâche,
  4. remplissez le formulaire Créer une nouvelle tâche,
  5. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Cette tâche sera automatiquement associée à l'opportunité / l'action sélectionnée.

Pour ajouter la même tâche associée aux contacts différents utilisez l'opération du groupe Créer nouvelle tâche,

  1. ouvrez la liste Contacts,
  2. sélectionnez les contacts nécessaires en cochant la case à gauche,
  3. cliquez sur le bouton Créer nouvelle tâche en haut de la liste Contacts,
  4. remplissez le formulaire Créer une nouvelle tâche,
  5. cliquez sur le bouton Enregistrer.

Les tâches seront ajoutées à la liste Tâches.

Pour en savoir plus sur les Opérations du groupe disponibles dans le module CRM, consultez cette page.

Pour modifier une tâche,

  1. sélectionnez une tâche nécessaire dans la liste Tâches,
  2. cliquez sur l'icône Icône Opérations à droite du titre de la tâche.
  3. sélectionnez l'option Modifier la tâche dans la liste déroulante Actions:
  4. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer changements.

Une fois la tâche terminée, fermez-la directement dans la liste Tâches en changeant son statut de Ouverte à Fermée. Pour ce faire, cliquez simplement sur la flèche Flèche à droite du titre de la tâche et sélectionnez le statut nécessaire dans la liste.

Pour supprimer une tâche, choisissez une option correspondante dans la liste déroulante Actions.

Gérer des opportunités

Une opportunité est utilisée pour suivre les ventes potentielles, leur date d'échéance, le budget et la probabilité de succès, elle aide à gérer vos ventes plus facilement et plus efficacement.

Pour ajouter une opportunité:

  1. Cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Opportunité
  2. Saisissez le Titre de votre opportunité.
  3. entrez le Contact de l'opportunité - personne ou entreprise - en la sélectionnant à partir de votre base de données clients.
  4. Saisissez une courte Description.
  5. Spécifiez la monnaie du Budget de votre opportunité, le montant et le type;
  6. Spécifiez la Date limite supposée en utilisant le calendrier.
  7. Sélectionnez un Responsable de l'opportunité dans la liste déroulante.
  8. Sélectionnez Étape de l'opportunité en utilisant la liste déroulante. La Probabilité de succès en pourcentage sera définie en conséquence.
    L'administrateur du portail et du module CRM peut modifier les étapes d'opportunité par défaut selon les besoins de l'entreprise. Il suffit que cliquer sur Étapes de l'opportunité dans la section Paramètres >> Autres paramètres. Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.
  9. Le cas échéant, saisissez les autres informations requises.

    Pour saisir des informations supplémentaires, personnalisez les champs d'utilisateur. Pour ce faire, tout d'abord enregistrez l'opportunité que vous créez maintenant. Sinon, toutes les informations saisies seront perdues. Ensuite passez à la section Paramètres >> Autres paramètres sur le panneau gauche et cliquez sur Champs d'utilisateur.

    Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

    Cette fonction n'est disponible que pour les administrateurs du portail ou du module CRM.
  10. Limitez l'accès à votre opportunité en cochant la case correspondante.

    Par défaut, l'accès à l'opportunité nouvellement créée est accordé à tous les utilisateurs du portail. Cochez la case Limiter l'accès à l'opportunité et sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez autoriser l'accès en cliquant sur Ajouter utilisateur. Les utilisateurs sélectionnés seront informés de la nouvelle opportunité ajoutée et pourront la visualiser et modifier.

  11. Cliquez sur le bouton Enregistrer ou utilisez le bouton Enregistrer et créer une nouvelle opportunité pour commencer à créer une nouvelle opportunité après avoir sauvegardé l'opportunité actuelle.
Ajouter une opportunité Ajouter une opportunité

L'opportunité créée sera ajoutée dans la liste Opportunités. Vous pouvez accéder à celle-ci dans la liste Opportunités en cliquant sur le lien correspondant du panneau de gauche ou en cliquant sur le nom du client dans la liste Contacts et en passant à l'onglet Opportunités.

Pour organiser le travail sur votre opportunité plus efficacement, vous pouvez créer un projet. Pour ce faire,

  1. sélectionnez l'opportunité nécessaire dans la liste Opportunités,
  2. cliquez sur l'icône Icône Opérations à droite du titre de l'opportunité.
  3. Sélectionnez l'option Créer un projet dans la liste déroulante,
  4. remplissez le formulaire et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Chaque fois que vos relations clients font un pas en avant, l'opportunité liée à ce client passe à une nouvelle étape. Pour changer l'étape de l'opportunité,

  1. ouvrez la page d'aperçu de l'opportunité en cliquant sur son titre,
  2. sélectionnez l'une des étapes disponibles dans la liste déroulante correspondante.

Pour modifier une opportunité,

  1. sélectionnez l'opportunité nécessaire dans la liste Opportunités,
  2. cliquez sur l'icône Icône Opérations à droite du titre de l'opportunité,
  3. sélectionnez l'option Modifier l'opportunité dans la liste déroulante,
  4. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer changements.

Pour supprimer une opportunité, choisissez une option correspondante dans la liste déroulante Actions.

Créer des factures

La section Factures vous permet de créer et de gérer des factures pour les produits et les services fournis.

Pour créer une facture :

  1. Cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Facture.
  2. Vérifiez le Numéro de la facture.

    Par défaut, le numéro de la facture est généré automatiquement en utilisant le préfixe INV et le numéro au format ####### à partir de 0000001. Mais vous pouvez le changer facilement lors de la création de la facture. Pour le faire, cliquez sur le lien Changer format à côté du champ Numéro de la facture. Saisissez un Préfixe nécessaire et le Numéro de début.

    Si vous ne voulez pas que le numéro de votre facture sera généré automatiquement, décochez la case automatiquement généré. Après quoi vous pourrez entrer tout numéro nécessaire à la main.

    Cette option n'est disponible que pour les administrateurs du portail ou du module CRM.
  3. Définissez la Date de la facture en la sélectionnant du calendrier, ou en la saisissant à la main au format suivant jj/mm/aaaa.

    La Date de la facture est la date quand la facture a été rédigée.

  4. Sélectionnez le Client pour lequel vous voulez créer une facture en utilisant le champ de recherche.

    Le système va utiliser l'adresse de facturation stockée dans votre base de données. Si nécessaire, vous pouvez la changer en utilisant le lien Modifier adresse de facturation qui apparaît au-dessous du nom du client une fois il est sélectionné.

  5. Sélectionnez un Destinataire en utilisant le champ de recherche.

    Si le Destinataire coïncide avec le Client, il vous suffit de cocher la case coïncide avec le client et d'ajouter l'adresse de livraison en utilisant le lien correspondant qui apparaît à côté du lien Modifier adresse de facturation.

  6. Liez la facture avec une des opportunités disponibles.
  7. Définissez la Date limite en utilisant une des options à droite: À la réception, 15 jours, 30 jours ou 45 jours, ou en la sélectionnant du calendrier, ou en la saisissant à la main au format suivant jj/mm/aaaa.

    La Date limite est la date quand la facture doit être payée.

  8. Sélectionnez la Langue de la facture de la liste des langues disponibles.
  9. Sélectionnez la Monnaie pour votre facture. Par défaut, la monnaie qui est spécifiée dans le profil du client est sélectionnée. Si aucune monnaie n'est spécifiée dans le profil du client, on va sélectionner la monnaie par défaut du module CRM. Le cas échéant; vous pouvez sélectionner une autre monnaie dans la liste disponible.

    Si vous sélectionnez une monnaie autre que la monnaie du module CRM par défaut, le champ Taux de change s'affiche aussi. Spécifiez le taux de change approprié et cliquez sur le bouton Enregistrer.

    Les administrateurs du portail et du module CRM peuvent modifier la monnaie par défaut et spécifier les taux de change dans la liste depuis la section Paramètres >> Paramètres de devise. Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.
  10. Entrez le Numéro de commande, si disponible.
  11. Déterminez vos Conditions de paiement.

    Si vous voulez spécifier les conditions générales pour toutes les factures futures, cliquez sur le lien Définir par défaut au-dessous du champ Conditions, saisissez vos termes et cliquez sur le bouton Enregistrer.

  12. Saisissez les Remarques si vous tenez à exprimer votre gratitude pour l'achat et/ou proposer une offre spéciale, par exemple escompte de 20% en cas de paiement dans les 5 jours.

    Ces remarques seront affichées dans votre facture et ajoutées au corps du message si vous envoyez la facture par ONLYOFFICE Mail.

  13. Remplissez la section Produits et services.

    Énumérez les services/produits fournis à vos clients. Vous pouvez les sélectionner de la liste, si disponible, ou créer en ouvrant la liste Sélectionner article et en cliquant sur le lien Créer nouvelle article.

    Définissez la Quantité et la Remise, si applicable.

    Ajoutez des Taxes ou laissez ces champs vides. Vous pouvez sélectionner la taxe à appliquer de la liste, s'il y en a, ou créer une nouvelle taxe en ouvrant la liste Taxe et en cliquant sur le lien Créer nouvelle taxe.

    De la même manière, vous pouvez ajouter autant de services/produits que vous avez besoin.

  14. Vérifiez le Sous-total et le Total de la facture calculés automatiquement à la base des données indiquées.
  15. Cliquez sur le bouton Ajouter cette facture ou utilisez le bouton Ajouter et créer une nouvelle facture pour commencer à créer une nouvelle facture après avoir enregistré la facture actuelle.
Créer des factures Créer des factures

Pour spécifier les données de votre société pour la facture, développez la liste Paramètres sur le panneau latéral gauche, sélectionnez la section Paramètres de facture et cliquez sur le lien Profil de l'entreprise.

Cette option n'est disponible que pour les administrateurs du portail ou du module CRM.

Des options que vous pouvez paramétrer ici:

  1. saisir le nom de votre entreprise,
  2. ajouter votre logo en cliquant sur le bouton Changer Logo au-dessous de l'image prédéfinie,
  3. définir l'adresse de facturation de votre entreprise en remplissant les champs de la section Adresse.

Toute cette information sera affichée dans vos factures.

Profil de l'entreprise Profil de l'entreprise

Une fois créée la facture, elle sera ajoutée aux Brouillons. Dès qu'elle est envoyée à votre client, payée ou rejetée, vous pouvez changer son statut dans la liste Factures.

  1. cochez la facture nécessaire dans la liste Factures,
  2. cliquez sur le bouton Changer statut au-dessus,
  3. sélectionnez le statut approprié: Brouillon, Facturée, Payée ou Rejetée.

Pour modifier une facture,

Vous ne pouvez modifier les factures qu'avec le statut Brouillon.
  1. sélectionnez la facture nécessaire dans la liste Factures,
  2. cliquez sur l'icône Icône Actions à droite du titre de la facture,
  3. sélectionnez l'option Modifier la facture dans la liste déroulante Actions,
  4. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer changements.

En utilisant la liste déroulante Actions vous pouvez également télécharger, imprimer, envoyer, doubler ou supprimer la facture sélectionnée.

Organiser des actions

La section Actions est destinée à simplifier l'organisation des événements, des séminaires et des réunions, etc. avec un groupe des clients.

Pour planifier un événement,

  1. cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Action.
  2. Saisissez le Titre de votre Action.
  3. sélectionnez le Participant de l'action dans la base de données clients.

    Vous pouvez ajouter autant de participants que vous le souhaitez en utilisant le champ de recherche. Pour supprimer un participant ajouté par erreur, utilisez l'icône Icône Dissocier .

  4. Ajoutez des tags, si nécessaire, en cliquant sur le lien Ajouter tag et en sélectionnant un des tags disponibles ou en créant un nouveau tag.
  5. Le cas échéant, saisissez les autres informations requises.

    Pour saisir des informations supplémentaires, personnalisez les champs d'utilisateur. Pour ce faire, tout d'abord enregistrez l'opportunité que vous créez maintenant. Sinon, toutes les informations saisies seront perdues. Ensuite passez à la section Paramètres >> Autres paramètres sur le panneau gauche et cliquez sur Champs d'utilisateur.

    Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

    Cette fonction n'est disponible que pour les administrateurs du portail ou du module CRM.
  6. Limitez l'accès à votre événement en cochant la case correspondante.

    Par défaut, l'accès à l'action nouvellement créée est accordé à tous les utilisateurs du portail. Cochez la case Limiter l'accès à l'action et sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez autoriser l'accès en cliquant sur Ajouter utilisateur. Les utilisateurs sélectionnés seront informés de la nouvelle action ajoutée et pourront la visualiser et modifier.

  7. Cliquez sur le bouton Enregistrer ou utilisez le bouton Enregistrer et créer une nouvelle action pour commencer à créer une nouvelle action après avoir sauvegardé l'action actuelle.

Une fois l'action créée, vous pouvez planifier des événements, assigner des tâches, gérer les participants, stocker la documentation relative.

Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

Ajouter une action Ajouter une action

Pour modifier une action,

  1. sélectionnez l'action nécessaire dans la liste Actions,
  2. cliquez sur l'icône Icône Opérations à droite du titre de l'action,
  3. sélectionnez l'option Modifier l'action dans la liste déroulante,
  4. effectuez toutes les modifications nécessaires et cliquez sur le bouton Enregistrer changements.

Une fois que votre action a eu lieu, vous pouvez la fermer dans le système. Pour ce faire, cochez la case située à gauche du titre de l'action.

Pour supprimer une action, choisissez une option correspondante dans la liste déroulante Actions.

Utiliser VoIP

Le service VoIP permet de recevoir des appels entrants et faire des appels directement depuis votre navigateur Internet.

Pour utiliser la téléphonie sur IP, il vous faut vous connecter à votre compte Twilio et l'intégrer avec votre portail en utilisant vos identifiants API: SID du compte et Jeton d'authentification. Vous pouvez les retrouver sur la page Console Twilio dans la section Account Summary.

Ce sont seulement les administrateurs du portail qui peuvent connecter un compte Twilio.

Cliquez sur l'icône L'icône Paramètres en haut de la page pour accéder aux paramètres du portail Intégration -> Service tiers. Activez le service Twilio, entrez vos identifiants API dans les champs appropriés et cliquez sur Activer.

Une fois votre compte Twilio intégré avec le portail, vous pouvez ajouter et gérer des numéros virtuels.

Pour ajouter un numéro virtuel,

  1. Depuis le module CRM, passez à la section Paramètres sur le panneau gauche et cliquez sur l'option Paramètres VoIP.
  2. Cliquez sur Acheter le numéro de téléphone.
  3. Dans la fenêtre Achat du numéro, sélectionnez le numéro approprié dans la liste des numéros disponibles et appuyez sur Acheter le numéro de téléphone.

    Si vous avez déjà acheté quelques numéros depuis votre compte Twilio, vous pouvez utilisez Lier le numéro acheté. Dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez l'un des numéros disponibles Twilio et cliquez sur Lier le numéro acheté.

Lorsque vous ajoutez le premier numéro à votre module CRM, cliquez sur Acheter le numéro de téléphone/ Lier le numéro acheté au-dessus de la liste Numéros virtuels et opérateurs pour ajouter autres numéros.

Il est possible d'ajouter seulement un numéro virtuel avec un compte d'essai Twilio. Les comptes d'essai Twilio sont pourvus d'autres restrictions. Pour utiliser toutes les fonctionnalités du service, il faut mettre à niveau votre compte gratuit Twilio.

Pour paramétrer le numéro virtuel ajouté,

  1. Dans la liste Numéros virtuels et opérateurs, sélectionnez le numéro à paramétrer.
  2. Cliquez sur le sélecteur Appels sortants pour recevoir et émettre des appels depuis ce numéro.
  3. Cliquez sur le sélecteur Enregistrement d’appel pour pouvoir enregistrer tous les appels entrants et sortants pour ce numéro et écouter l'enregistrement nécessaire plus tard.
  4. Cliquez sur la flèche L'icône de flèche à gauche du numéro nécessaire pour Ajouter des opérateurs qui peuvent utiliser ce numéro virtuel. Cochez les utilisateurs du portail dans la liste et cliquez sur Enregistrer. Une fois les opérateurs ajoutés, l'icône VoIP Icône VoIP deviendra disponible en haut de la page.

    Il est également possible de paramétrer des Appels sortants et Enregistrement d’appel séparément pour chaque opérateur à l'aide des sélecteurs à côté du nom de chaque opérateur. Pour supprimer un opérateur de la liste des opérateurs de numéros virtuels, cliquez sur l'icône Actions Icône Opérations à droite du nom de l'opérateur et sélectionnez l'option Supprimer.

Utilisez l'icône Actions Icône Opérations à droite du numéro virtuel approprié pour Modifier ou Supprimer le numéro.

Paramétrer le numéro Paramétrer le numéro

Pour en savoir plus sur les paramètres communs à tous numéros et les paramètres individuels pour chaque numéro, veillez consulter cette page.

Pour commencer à recevoir et passer des appels,

  1. Cliquez sur l'icône VoIP Icône VoIP en haut de la page. La fenêtre de l'assistant VoIP s'affiche.
  2. Sélectionnez le statut En ligne à côté de votre nom.
Fenêtre VoIP Fenêtre VoIP

Par défaut, l'option Navigateur est activé et actuellement c'est la seule option disponible dans la liste déroulante, alors vous n'avez pas à faire autre chose. Vous êtes maintenant prêt à recevoir des appels.

Lors la réception d'un appel, vous pouvez Répondre ou Rejeter en utilisant les boutons appropriés de la fenêtre VoIP.

Si le numéro de téléphone est stocké dans la base de données client du module CRM, le nom du contact s'affiche dans cette fenêtre. Vous pouvez cliquez sur le nom pour ouvrir le profil du client sous un nouvel onglet du navigateur et retrouver facilement tous les renseignements nécessaires sur le client qui peuvent vous être utile pendant l'entretien téléphonique.

Pour terminer l'appel, cliquez sur le bouton Déconnecter.

Le bouton Bouton Appels manqués dans la fenêtre VoIP permet d'afficher la liste de appels manqués pendant la session en cours. Si vous souhaitez rappeler le numéro d'un appel manqué, placez le curseur de votre souris sur l'icône de l'appel manqué Icône  Appel manqué dans la liste et cliquez sur celle-ci lorsqu'elle se transforme en Bouton Rappel .

Des opérateurs qui possèdent des autorisations suffisantes peuvent passer les appels. Pour passer un appel,

  1. Cliquez sur Icône Clavier numérique pour ouvrir une fenêtre avec un clavier numérique.
    Appeler un contact CRM Appeler un contact CRM
  2. Cliquez sur icône L'icône Sélectionner contact pour accéder à la liste des contacts CRM. Pour rendre la recherche d'un contact plus facile, vous pouvez saisir le nom du contact partiellement ou entièrement dans le champ de saisie en haut de la liste des contacts. Sélectionnez le contact CRM souhaité dans la liste.
    Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur le contact nécessaire dans le liste des entreprises/personnes sous l'onglet Contacts et sélectionner Téléphoner via VoIP dans le menu contextuel. Actuellement, il est impossible de téléphoner un contact depuis sa page de profil.

    Le numéro de téléphone du contact sélectionné s'affiche dans le champ approprié.

    Numéro de téléphone

    S'il y a plusieurs numéros de téléphone enregistrés pour un seul profil (portable, travail, domicile), cliquez sur la flèche Flèche à droite du numéro de téléphone pour sélectionner le numéro approprié. Pour supprimer le numéro, cliquez sur l'icône Supprimé un numéro .

    Si le numéro que vous souhaitez appeler n'est pas un contact enregistré, sélectionnez le code pays dans la liste Code pays et saisissez le numéro de téléphone en utilisant le clavier de votre ordinateur.

  3. Cliquez sur le bouton Appeler.

Si vous appelez un contact enregistré au module CRM, le lien vers le profil s'affiche dans cette fenêtre pour ouvrir le profil du client sous un nouvel onglet.

Si vous appelez un nouveau contact qui n'est pas un contact enregistré au module CRM, ou si vous recevez un appel d'un tel numéro, ce numéro sera enregistré automatiquement dans votre liste des contacts CRM en tant qu'un nouveau contact. Un nouveau Appel sortant ou Appel entrant est aussi enregistré automatiquement à l'historique du contact.

Tous les appels sortants, entrants et manqués sont disponibles dans la section Appels. Cliquez sur Appels sur le panneau gauche pour accéder à la liste des appels. Les renseignements sur les appels disponibles: date et heure, agent (opérateur), client (nom du client enregistré dans CRM), la durée de l'appel et son montant. Si vous avez enregistré l'appel, cliquez sur l'icône Icône Lecture pour écouter l'appel enregistré.

Pour en savoir plus sur l'affichage et l'ajout des renseignements sur un appel dans votre base de données clients, veuillez consulter cette page.

Générer des rapports

Pour rester au courant de ce qui se passe, il faut toujours suivre l'évolution des ventes. Il est possible d'afficher les rapports sur des opportunes reports fermées avec succès, évaluer la prévision de ventes, établir un entonnoir de ventes, recevoir des statistiques détaillées sur des contacts, tâches, opportunités, factures, des appels VoIP par responsables, aussi qu'un résumé pour une période déterminée.

Profitez du système Rapports dans votre bureau en ligne qui vous permet d'analyser facilement vos données et visualiser des informations en graphiques et tableaux.

Pour générer un rapport:

  1. accédez à la liste des Rapports en cliquant le lien approprié sur le panneau de gauche,
  2. sélectionnez le type de rapport à générer dans la liste Rapports,
  3. configurer les rapports disponibles:
    • sélectionnez la Période de temps dans la liste,
    • sélectionnez les Responsables dont la productivité vous souhaitez évaluer. Cliquez sur Ajouter utilisateur et cochez les utilisateurs appropriés dans la liste. Utilisez le champ de filtre en haut pour vous faciliter la recherche. Il est également possible de cocher le groupe nécessaire ou l'option Sélectionner tout à droite pour ajouter tous les utilisateurs du groupe choisi ou tous les utilisateurs du portail respectivement. Cliquez sur le bouton Enregistrer. Si vous voulez supprimer un utilisateur ajouté par erreur, placez le curseur sur l'utilisateur nécessaire et cliquez sur l'icône L'icône Supprimer l'utilisateur .
  4. Cliquez sur le bouton Générer rapport.
    Si les opportunités et les factures utilisent différentes devises et on n'a pas encore paramétré les taux de change CRM, une nouvelle fenêtre s'affiche et vous serez invité à saisir les taux de change à utiliser. Pour en savoir plus sur la configuration des taux de change, veuillez consulter cette page.
Rapports CRM Rapports CRM

Lorsque le rapport généré, cliquez sur Ouvrir dans le coin inférieur droit pour afficher le rapport. Le rapport est affiché en tant que feuille de calcul Spreadsheet Editor et vous pouvez le modifier, imprimer ou télécharger le cas échéant.

  • Pour imprimer le rapport, cliquez sur l'icône Imprimer Icône Imprimer de la barre d'outils supérieure.
  • Pour télécharger le rapport, passez à l'onglet Fichier de la barre d'outils supérieure et sélectionnez l'option Télécharger comme... sur la barre latérale gauche et sélectionnez le format approprié.
Rapports CRM Rapports CRM

Tous les rapports créés sont affichés dans la liste Rapports créés (rapports sont disponibles uniquement pour l'utilisateur qui les a créé). Pour gérer vos rapports, placez le curseur de votre souris sur le rapport approprié dans la liste et utilisez les icônes à côté du fichier:

  • L'icône Modifier rapport - pour ouvrir le rapport en utilisant Spreadsheet Editor.
  • L'icône Télécharger rapport - pour télécharger le rapport en tant que fichier .xlsx.
  • L'icône Supprimer rapport - pour supprimer le rapport.

Paramétrer le module CRM

Par défaut, tous les utilisateurs du portail peuvent accéder au module CRM. A l'intérieur du module il y a 2 niveaux d'accès: utilisateur et administrateur CRM.

Utilisateur peut effectuer les opérations suivantes:

  • voir tout le contenu (à l'exception du privé);
  • créer un contact, une tâche, une action, une opportunité avec la possibilité de limiter l'accès à ces données;
  • modifier un contact, une tâche, une action, une opportunité ayant les droits d'accès correspondants;

Administrateur CRM peut effectuer les opérations suivantes:

  • lire et modérer tout le contenu;
  • organiser un envoi en masse;

    Pour en savoir plus, consultez cette page .

  • générer des rapports;
  • paramétrer le module;
    • configurer la devise par défaut utilisée pour calculer le Montant pour toutes les opportunités CRM. Cette devise sera aussi utilisé pour fixer les prix dans la liste Produits et services,
    • exporter toutes les données depuis un fichier .csv,
    • régler les niveaux de la température des contacts,
    • ajouter de nouveaux types de contact et modifier les types existants,
    • dresser une liste des produits et des services à fournir qui peuvent être inclus dans vos factures,
    • dresser une liste des taxes qui peuvent être appliquées et utilisées dans vos factures,
    • créer le profil de votre organisation: le nom de votre société, le logo et l'adresse qui seront utilisés dans vos factures,
    • ajouter des numéros virtuels et paramétrer VoIP,
    • personnaliser les champs d'utilisateur pour ajouter des informations supplémentaires,
    • créer de nouvelles catégories de l'histoire des événements,
    • spécifier les catégories des tâches,
    • définir les étapes de l'opportunité,
    • gérer les tags à l'intérieur du module CRM,
    • créer le Formulaire de contact du site

En tant que propriétaire du portail / administrateur doté de droits d'accès complet vous pouvez limiter l'accès au module CRM pour certains utilisateurs ou même désactiver ce module, si vous n'en avez absolument pas besoin. Pour ce faire,

  1. cliquez sur Paramètres sur le panneau latéral gauche,
  2. sélectionnez la sous-section Droits d'accès sur le portail,
  3. passez à la section CRM,
  4. cochez le bouton radio Utilisateurs de la liste,
  5. sélectionnez les utilisateurs auxquels vous souhaitez donner accès,

    Pour ce faire, utilisez l'une des options disponibles;

    • utilisez Ajouter utilisateur si vous souhaitez donner accès à une ou plusieurs personnes;
    • utilisez Ajouter groupe si vous souhaitez donner accès à tous les utilisateurs du portail ou à un ou plusieurs groupes;
Paramétrer le module CRM Paramétrer le module CRM

Pour désactiver le module CRM, passez à la sous-section Modules et outils des paramètres du portail Commun en sélectionnant l'option correspondante du menu de gauche, décochez la case du module CRM dans la section Modules et cliquez sur le bouton Enregistrer.

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