Organización de envíos masivos
Introducción
El módulo CRM te permite enviar correos electrónicos masivos directamente a tus contactos sin usar un cliente de correo externo.
Ahora puedes hacerlo directamente desde el módulo CRM. Esta guía te mostrará cómo se puede hacer en unos pocos pasos sencillos.
Paso 1. Configurar el servidor SMTP
La oficina en línea te permite enviar mensajes sin abrir ningún software de cliente de correo externo; todo lo que necesitas es especificar los parámetros del servidor SMTP para el servicio de correo que usas habitualmente. Podrás enviar correos a tus clientes desde tu dirección de correo habitual a través de la interfaz de tu portal.
Para configurar los ajustes de SMTP:
- Ve a la sección de Configuración del portal. Para hacerlo, haz clic en el icono
en la esquina superior derecha. - Cambia a la pestaña Integración.
- Abre la página de Configuración de SMTP.
- En la sección de Configuración de SMTP, completa los campos necesarios (puedes obtener configuraciones específicas de tu proveedor de servicios de correo):
- en el campo Host, introduce el nombre de host de tu servidor SMTP, como smtp.dominio.com,
- especifica el número de Puerto utilizado por el servidor SMTP. Se recomienda usar el puerto 587 o 25.
- marca la casilla de Autenticación si el servidor SMTP requiere autenticación.
- completa los campos de Inicio de sesión del Host y Contraseña del Host, Inicio de sesión del Host es la dirección de tu buzón de correo para el servidor de correo para el cual especificas la configuración de SMTP. Contraseña del Host es la contraseña que usas para acceder al buzón de correo correspondiente. Asegúrate de que tu dirección de correo electrónico y contraseña sean válidas.
- marca la casilla Autenticación vía NTLM para poder iniciar sesión usando SaslMechanismNtlm;
- introduce el nombre deseado en el campo Nombre para mostrar del remitente,
- especifica la dirección de correo correspondiente en el campo Dirección de correo del remitente (debe coincidir con la especificada en el campo Inicio de sesión del Host).
- Marca la casilla Habilitar SSL para habilitar conexiones cifradas.
- Haz clic en el botón Guardar.
- Para verificar si los ajustes especificados son correctos, haz clic en el botón Enviar correo de prueba. Si los ajustes están especificados correctamente, recibirás el Mensaje de prueba SMTP en la dirección de correo especificada en tu perfil de usuario en el portal.
Paso 2. Acceder al CRM
Ingresa a tu portal y haz clic en el enlace CRM.
En caso de que ya hayas iniciado sesión en el portal y lo hayas estado usando por un tiempo, para acceder al módulo CRM desde cualquier página del portal, utiliza la lista desplegable en la esquina superior izquierda de la página y selecciona la opción correspondiente.
Paso 3. Crear una lista de correo
Tu lista de correo puede contener hasta 50 destinatarios. Para crearla, marca los contactos a los que deseas enviar tu correo en la lista de Contactos. Para facilitar la búsqueda de los contactos necesarios, utiliza el filtro sobre la lista de contactos.
Verifica que todos los contactos seleccionados tengan especificada la dirección de correo electrónico. Si no, para añadir la dirección, haz clic en el botón Acciones 
a la derecha, selecciona la opción Añadir correo electrónico de la lista desplegable e introduce la dirección necesaria en el campo que aparece. Para confirmarlo, presiona la tecla Enter.
Cuando todos los contactos estén seleccionados, haz clic en el botón Enviar correo sobre la lista de contactos y selecciona la opción SMTP interno (máximo 50 destinatarios de correo).
Paso 4. Redactar un mensaje
Cuando todos los ajustes estén configurados, se abrirá la página de Redactar correo.
En el campo De: verás el nombre del remitente y la dirección de correo indicados al configurar el servidor SMTP. El campo Para: muestra el número de contactos seleccionados.
Todo lo que necesitas hacer es ingresar el Asunto de tu carta y escribir tu mensaje. La Barra de herramientas de formato te ayuda a dar formato a tu texto cambiando el estilo de fuente, color de fuente, alineación, tamaño, etc.
Si necesitas añadir algunas variables a tu mensaje, utiliza las Etiquetas personales.
Si deseas añadir el nombre del destinatario a la salutación, simplemente coloca el cursor del ratón en el punto donde deseas que se añada la variable, luego selecciona una etiqueta apropiada de la lista desplegable y haz clic en Añadir al cuerpo de la carta. En nuestro caso, será FirstName y LastName ya que enviamos nuestra carta a Personas. Como resultado, verás la siguiente línea: Estimado/a $(Person.First Name) $(Person.Last Name).
Los datos necesarios se tomarán automáticamente de tu base de datos de clientes del CRM.
También puedes adjuntar un archivo determinado a tu mensaje. Haz clic en el enlace Mostrar panel de adjuntos debajo del campo Cuerpo de la carta, y usando el botón Adjuntar archivo, busca en tu disco duro el archivo necesario.
Marca la casilla Guardar este mensaje en el historial para añadir el evento correspondiente al historial de interacciones de cada contacto en la lista de correo.
Paso 5. Previsualizar e iniciar el envío
Para previsualizar el resultado, haz clic en el botón Siguiente (para previsualizar) debajo del campo Cuerpo de la carta.
Si estás satisfecho con el resultado, haz clic en el botón Enviar para iniciar el envío.