Invitar a usuarios a las salas

Una vez que se ha creado una sala en ONLYOFFICE DocSpace, es necesario invitar a usuarios a esta sala para comenzar la colaboración.

Todos los nuevos usuarios invitados mediante enlace o manualmente desde dentro de la sala serán añadidos como invitados. Para agregar nuevos usuarios internos (miembros), los administradores deben invitarlos desde la sección Contactos.

Al invitar a usuarios a una sala, los invitadores asignan un nivel de permiso a un usuario. Un nivel de permiso define qué acciones con archivos puede realizar el usuario dentro de esta sala:

Dependiendo del nivel de permiso, las siguientes acciones con archivos están disponibles para el usuario dentro de una sala:

• Visualizador - Operaciones con los archivos existentes: visualización.
• Comentarista - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios.
• Revisor - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios, revisión.
• Rellenador de formularios - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios, revisión, rellenado de formularios.
• Editor - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios, revisión, rellenado de formularios, edición. Visualización del historial de versiones.
• Creador de contenido - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios, revisión, rellenado de formularios, edición. Visualización del historial de versiones. Creación y carga de nuevos archivos/carpetas. Gestión del historial de versiones, bloqueo de archivos para coautores. Copiar, mover y eliminar sus propios archivos/carpetas.
• Gestor de sala - Operaciones con los archivos existentes: visualización, comentarios, revisión, rellenado de formularios, edición. Visualización del historial de versiones. Creación y carga de nuevos archivos/carpetas. Gestión del historial de versiones, bloqueo de archivos para coautores. Copiar, renombrar, mover y eliminar sus propios archivos/carpetas y los de otros.

Para invitar a un usuario a una sala,

1. Abre la sala necesaria donde deseas invitar a usuarios.
2. Haz clic en el icono junto al nombre de la sala.
3. Selecciona la opción Compartir -> Invitar contactos del menú.
4. Invita a usuarios externos (invitados) mediante el enlace:
   1. Activa el interruptor Invitar mediante enlace – el enlace se copiará al portapapeles.
   2. Si deseas cambiar el nivel de permiso, selecciona el necesario de la lista. Los niveles de permiso disponibles dependen del tipo de sala: Creador de contenido, Editor, Rellenador de formularios, Revisor, Comentarista, Visualizador. Los derechos de acceso a todos los documentos almacenados en la sala están definidos por el nivel de permiso. Los usuarios pueden tener diferentes niveles de permiso dependiendo de las salas a las que están invitados (un mismo usuario puede ser Visualizador en la primera sala y Editor en la segunda).
   3. Usa el icono para copiar el enlace de invitación modificado al portapapeles. Puedes enviar el enlace copiado de cualquier manera conveniente.
      Este enlace es válido solo por 7 días.
      
5. Alternativamente, puedes usar la sección Agregar manualmente para añadir direcciones de correo electrónico manualmente una por una:
   1. Haz clic en la opción Elegir de la lista para seleccionar los usuarios existentes de DocSpace. Márcalos en la lista y haz clic en el botón Seleccionar.
      • Usa la pestaña Miembros para seleccionar usuarios internos.
      • Usa la pestaña Grupos para seleccionar a todos los usuarios que pertenecen a un determinado grupo. También es posible elegir el grupo Todos para seleccionar a todos los usuarios de DocSpace.
      • Usa la pestaña Invitados para seleccionar usuarios externos.

      También puedes comenzar a escribir el nombre de usuario o grupo existente o el correo electrónico en el campo de entrada y seleccionar los usuarios o grupos encontrados. Los contactos o grupos existentes que coincidan con los caracteres ingresados se mostrarán a medida que escribes.

   2. Para invitar a nuevos usuarios externos (invitados) por correo electrónico, ingresa una dirección de correo electrónico válida y haz clic en 'Agregar' abajo o presiona Enter. De la misma manera, añade varias direcciones de correo electrónico si es necesario.
   3. Cambia el nivel de permiso si es necesario. Los niveles de permiso disponibles dependen del tipo de sala: Gestor de sala, Creador de contenido, Editor, Rellenador de formularios, Revisor, Comentarista, Visualizador. Los derechos de acceso a todos los documentos almacenados en la sala están definidos por el nivel de permiso. Los usuarios pueden tener diferentes niveles de permiso dependiendo de las salas a las que están invitados (un mismo usuario puede ser Visualizador en la primera sala y Editor en la segunda).
      Los invitados y usuarios no pueden ser asignados como gestores de sala. Solo los administradores de sala y DocSpace son adecuados para el rol especificado.
   4. Cuando estés listo, haz clic en el botón Enviar invitación. Las invitaciones se enviarán a las direcciones de correo electrónico especificadas.
      

También es posible invitar a miembros a la sala desde la pantalla Info -> Contactos. Haz clic en el icono para añadir nuevos miembros.

Cuando un usuario acepta la invitación a la sala, puede ver la sala en el espacio Salas y puede participar en la colaboración con derechos de acceso según el nivel de permiso. Los administradores pueden gestionar a los usuarios dentro de la sala como se describe a continuación.

Reenviar invitaciones a salas

1. Dentro de la sala, abre la pantalla Info -> Contactos.
2. Haz clic en el icono junto a la leyenda Esperar usuarios.

Cambiar niveles de permiso en salas

1. Dentro de la sala, abre la pantalla Info -> Contactos.
2. Haz clic en el nivel de permiso actual junto al usuario necesario.
3. Selecciona un nivel de permiso diferente de la lista.
   

Eliminar usuarios de las salas

1. Dentro de la sala, abre la pantalla Información -> Contactos.
2. Haz clic en el nivel de permiso actual.
3. Selecciona la opción Eliminar.