Organisieren und Verfolgen einer gemeinsamen Veranstaltung

Einleitung

Mit Veranstaltung organisieren Sie effektiv eine gemeinsame Veranstaltung für Ihre Kunden. Sie können die Teamarbeit koordinieren, alle relevanten Dokumente an einem Ort aufbewahren und den Arbeitsablauf effizienter verfolgen.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine Veranstaltung in CRM verwenden.

Schritt 1. Auf das CRM zugreifen

Rufen Sie Ihr ONLYOFFICE-Portal auf und klicken Sie auf den Link CRM.

Falls Sie sich bereits beim Portal angemeldet haben und es seit einiger Zeit verwenden, können Sie von jeder Portalseite aus auf das CRM-Modul zugreifen, indem Sie die Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke der Seite verwenden und die entsprechende Option auswählen.

Schritt 2. Eine Veranstaltung erstellen

Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Neu erstellen... und wählen Sie die Option Veranstaltung.

Das Formular Neue Veranstaltung erstellen wird angezeigt. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus: Geben Sie einen Titel für Ihre Veranstaltung ein und fügen Sie die Teilnehmer der Veranstaltung – Person oder Unternehmen – aus Ihrer Kundendatenbank hinzu.

Um Ihren Fall zu definieren und die weitere Suche zu erleichtern, fügen Sie einige Tags hinzu, indem Sie auf den Link Tag hinzufügen klicken und eines der verfügbaren Tags auswählen oder ein neues erstellen.

Wenn Sie den Zugriff auf die erstellte Veranstaltung einschränken möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriff einschränken und fügen Sie die Benutzer hinzu, denen Sie Zugriff gewähren möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigen, wenn Sie die ausgewählten Benutzer über die erstellte Veranstaltung informieren möchten.

Klicken Sie abschließend unten auf die Schaltfläche Speichern.

Die erstellte Veranstaltung wird der Liste Veranstaltungen hinzugefügt.

Schritt 3. Aufgaben hinzufügen

Mithilfe von Aufgaben verpassen Sie keine geplanten Termine oder Telefonate und können den Arbeitsablauf verwalten. Nutzen Sie sie als einfache Erinnerung für sich selbst oder um die Arbeit Ihres Teams an dem Fall zu organisieren.

Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, wechseln Sie auf der ausgewählten Vorgangsseite zur Registerkarte Aufgaben. Klicken Sie auf den Link Aufgabe erstellen, falls keine Aufgabe vorhanden ist, oder verwenden Sie die Schaltfläche Neu erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Aufgabe aus der Dropdown-Liste. Füllen Sie das Formular aus: Geben Sie einen Titel für die Aufgabe ein, wählen Sie eine der Aufgabenkategorien aus, legen Sie ein gewünschtes Fälligkeitsdatum (Datum und Uhrzeit) und die Erinnerungszeit mithilfe der Dropdown-Liste Benachrichtigung fest, wählen Sie eine verantwortliche Person aus der Liste Zuweisen an aus und fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu.

Wenn alle erforderlichen Informationen angegeben sind, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Speichern.

Die erstellte Aufgabe wird der Aufgabenliste der ausgewählten Veranstaltung hinzugefügt. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, schließen Sie sie direkt in der Liste, indem Sie die Dropdown-Liste neben dem Aufgabentitel öffnen und die Option Geschlossen auswählen.

Schritt 4. Ihre Veranstaltungsteilnehmer verwalten

Während Sie an einer Veranstaltung arbeiten, können Sie jederzeit Teilnehmer hinzufügen oder entfernen.

Um weitere Teilnehmer hinzuzufügen, wechseln Sie auf der ausgewählten Veranstaltungsseite zur Registerkarte Teilnehmer und wählen Sie den gewünschten Kontakt (Person oder Firma) aus den vorhandenen aus, indem Sie ihn in das Suchfeld eingeben. Der ausgewählte Kontakt wird der Liste Teilnehmer hinzugefügt.

Um einen Teilnehmer aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol rechts neben dem Teilnehmer, den Sie entfernen möchten, und wählen Sie die Option Kontaktverknüpfung aufheben aus der Dropdown-Liste.

Schritt 5. Die zugehörige Dokumentation speichern

Um alle Unterlagen zu Ihrem Fall an einem Ort zu speichern, verwenden Sie die Registerkarte Dokumente auf der ausgewählten Veranstaltungsseite. Hier können Sie:

• ein neues Dokument, eine neue Tabelle oder eine neue Präsentation erstellen, indem Sie auf den Link Neue Datei klicken und den Dateityp aus der Liste auswählen;
• ein vorhandenes Dokument bearbeiten, indem Sie auf das Symbol klicken, das rechts neben dem benötigten Dokument angezeigt wird, wenn Sie den Mauszeiger über die Zeile bewegen;
• einige Dokumente von Ihrer Festplatte hochladen, indem Sie auf den Link Datei hochladen klicken;
• ein vorhandenes Dokument mithilfe des Symbols auf Ihre Festplatte herunterladen. Dieses Symbol erscheint rechts neben dem benötigten Dokument, wenn Sie den Mauszeiger auf die Zeile setzen.

Schritt 6. Verlauf verfolgen

Alle abgeschlossenen Aufgaben/Aktionen/Aktivitäten im Zusammenhang mit der ausgewählten Veranstaltung werden angezeigt und können auf der Registerkarte Profil verfolgt werden.

Hier können Sie nicht nur Informationen zu erledigten Aufgaben, hochgeladenen Dokumenten, gesendeter/empfangener Korrespondenz usw. anzeigen, sondern auch einige Ereignisse hinzufügen, die mit dieser Veranstaltung in Zusammenhang stehen: Notiz, E-Mail, Telefonat, Termin. Wählen Sie einfach einen Ereignistyp aus der Liste aus, legen Sie das Datum fest, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und klicken Sie auf die Schaltfläche Dieses Ereignis hinzufügen.

Um andere Benutzer über Ihr erstelltes Ereignis zu benachrichtigen, klicken Sie auf den Link Benutzer hinzufügen und wählen Sie die gewünschten Benutzer aus der Liste aus, bevor Sie dieses Ereignis hinzufügen.

Alle ausgewählten Benutzer erhalten eine Benachrichtigung über ein neu hinzugefügtes Ereignis.

Schritt 7. Ihre Veranstaltung schließen

Nachdem Ihre Veranstaltung bearbeitet wurde, können Sie sie im System schließen. Klicken Sie dazu auf das Symbol rechts neben dem Titel und wählen Sie die Option Fall schließen aus der Dropdown-Liste.

Der Veranstaltungsstatus wird von Offen in Geschlossen geändert.

Wenn Sie die erstellte Veranstaltung löschen möchten, klicken Sie in der Liste Veranstaltungen auf das Symbol rechts neben dem Titel und wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Veranstaltung löschen. Beachten Sie, dass in diesem Fall alle zugehörigen Informationen (einschließlich Verlauf und Dokumentation) gelöscht werden und nicht wiederhergestellt werden können.