Portal-Konfiguration. Erste Schritte

Einführung

Sobald Sie ONLYOFFICE Workspace Enterprise Edition auf Ihrem Server installiert haben, müssen Sie möglicherweise das Portal so konfigurieren, dass es Ihren Anforderungen entspricht.

Falls Sie ONLYOFFICE Workspace Enterprise Edition noch nicht installiert haben, lesen Sie bitte unsere Anweisungen zur Installation mit Docker.

Wir gehen davon aus, dass Sie die erste Einrichtung des Portals bereits abgeschlossen haben, d. h. Ihre E-Mail und Ihr Passwort angegeben, die Lizenzdatei hochgeladen und optional die Sprache und die Zeitzone des Portals geändert haben.

Standardmäßig muss das Passwort mindestens 8 und darf höchstens 120 Zeichen lang sein.

Sie müssen außerdem Ihre E-Mail-Adresse bestätigen. Die Aktivierungs-E-Mail wird an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Folgen Sie dem in dieser Nachricht enthaltenen Link, um die E-Mail-Aktivierung abzuschließen.

Die folgenden Empfehlungen helfen Ihnen, mit Ihrem Portal zu starten und zusätzliche Konfigurationen vorzunehmen.

SMTP-Einstellungen anpassen

Um die Zustellung der Portalbenachrichtigungen sicherzustellen, müssen Sie Ihre eigenen Einstellungen für den ausgehenden Mailserver, nämlich den SMTP-Server, angeben. Sie können jedes E-Mail-Konto verwenden.

Gehen Sie zu Einstellungen → Integration → SMTP-Einstellungen und füllen Sie die Formularfelder aus. Eine detaillierte Beschreibung der SMTP-Parameter finden Sie in der SMTP-Konfigurationsanleitung.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Testmail senden, um die Einstellungen zu überprüfen. Wenn die Test-E-Mail an die angegebene E-Mail-Adresse zugestellt wird, klicken Sie auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.

Eigene Domain angeben

Wenn Sie einen registrierten Domainnamen besitzen, können Sie diesen anstelle der IP-Adresse verwenden, um auf Ihr Portal zuzugreifen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

Erstellen Sie in den DNS-Einstellungen Ihrer Domain einen A-Eintrag, der Ihren Domainnamen auf die IP-Adresse des Servers verweist, auf dem ONLYOFFICE Workspace Enterprise Edition installiert ist.
Gehen Sie in Ihrem Portal zu: Einstellungen → Allgemein → Individuelle Einrichtung. Öffnen Sie den Abschnitt DNS-Einstellungen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzerdefinierter Domain-Name, geben Sie Ihren Domainnamen im darunterliegenden Feld ein und klicken Sie auf Speichern.

Zu HTTPS wechseln

Es spielt keine Rolle, ob Sie ein SSL-Zertifikat für Ihre Domain von einer Zertifizierungsstelle erhalten haben oder nicht: Sie können Ihr Portal in beiden Fällen problemlos auf das sichere HTTPS-Protokoll umstellen.

Gehen Sie zur Systemsteuerung und öffnen Sie die HTTPS-Seite. Sie können:

Auf ERSTELLEN UND ANWENDEN klicken, um ein neues Zertifikat zu erstellen, oder
Bestehende .crt- und .key-Dateien hochladen, indem Sie die entsprechenden Plus-Schaltflächen anklicken, und dann ANWENDEN drücken.

Weitere Details finden Sie in der Systemsteuerungsanleitung.

Nach der Anwendung der Änderungen ist Ihr Portal über HTTPS erreichbar.

Windows-Benutzer müssen eine andere Prozedur befolgen, da die HTTPS-Seite in der Systemsteuerung bei Windows-Installationen nicht verfügbar ist.

Sicherheitseinstellungen anpassen

Bevor Sie Benutzer hinzufügen, konfigurieren Sie bitte die folgenden Sicherheitsregeln.

Gehen Sie zu Einstellungen → Sicherheit → Zugang zum Portal.

Im Abschnitt Einstellungen der Kennwortstärke legen Sie die Passwortlänge (von 8 bis 30 Zeichen) und den Zeichensatz fest, der verwendet werden muss: Großbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen.
Im Abschnitt Einstellungen sicherer Mail-Domains können Sie Mailserver angeben, die für die Selbstregistrierung von Benutzern verwendet werden dürfen. Benutzer mit einem Konto bei einem angegebenen Mailserver können sich selbst registrieren, indem sie auf der Anmelden-Seite auf den Link Klicken Sie hier, um beizutreten klicken. Wenn die hinzugefügten Benutzer nur Leserechte erhalten sollen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer als Gäste hinzufügen. Wenn diese Option nicht mehr benötigt wird, können Sie sie deaktivieren.
Im Abschnitt IP-Sicherheit können Sie den Zugriff auf Ihr Portal basierend auf IP-Adressen einschränken, sodass nur vertrauenswürdige Netzwerke Zugriff erhalten. Aktivieren Sie die Option Aktivieren und fügen Sie vertrauenswürdige IP-Adressen im IPv4-Format (x.x.x.x) einzeln hinzu oder geben Sie einen vertrauenswürdigen IP-Bereich (im Format x.x.x.x-x.x.x.x) an.
Die Informationen zu den IP-Adressen der Besucher Ihres Portals finden Sie im Abschnitt Anmeldehistorie der Systemsteuerung, indem Sie auf die Schaltfläche Bericht herunterladen und öffnen klicken.
Im Abschnitt Einstellungen der Adminnachrichten können Sie festlegen, ob auf der Anmelden-Seite ein Kontaktformular angezeigt werden soll, damit Personen dem Portaladministrator eine Nachricht senden können, falls sie Probleme beim Zugriff auf das Portal haben.

Vergessen Sie nicht, am Ende jedes Abschnitts, in dem Sie Einstellungen geändert haben, auf die Schaltfläche Speichern zu klicken.

Darstellung Ihres Portals ändern

Um das Aussehen des Portals anzupassen und Module zu verwalten, gehen Sie zu Einstellungen → Allgemein.

Der Abschnitt Anpassung ermöglicht es Ihnen:

Den Standard-Titel zu ändern, der auf der Anmelden-Seite Ihres Portals angezeigt wird,
Die Organisation (oder Gruppe), ihre Mitglieder und deren Aktivitäten zu benennen, indem Sie eine der verfügbaren Teamvorlagen auswählen oder die Option Benutzerdefiniert verwenden und eigene Namen festlegen,
Das Standard-Farbschema der Portalschnittstelle zu ändern.

Im Abschnitt Module und Tools können Sie die Module und Werkzeuge auswählen, die Sie verwenden möchten, und diejenigen ausblenden, die Sie für Ihre Arbeit nicht benötigen. Hier können Sie auch die Standardstartseite ändern.

Im Abschnitt Branding der Systemsteuerung können Sie außerdem die Branding-Elemente der Online-Office-Oberfläche durch eigene ersetzen. Weitere Informationen finden Sie in der Branding-Anleitung.

Benutzer hinzufügen und Zugriffsrechte einrichten

Nachdem die Haupteinstellungen der Systemsteuerung angepasst sind, können Sie mit dem Hinzufügen von Benutzern beginnen. Die einfachste Methode ist, auf die Schaltfläche Benutzer zu dem Portal einladen im linken Seitenbereich eines beliebigen Portalmoduls zu klicken. Weitere Informationen zum Hinzufügen von Benutzern auf verschiedene Weise finden Sie in der Benutzerverwaltungsanleitung.

Mit der Systemsteuerung können Sie auch die benötigten Benutzer und Gruppen von einem LDAP-Server importieren.

Nachdem Sie Benutzer hinzugefügt haben, können Sie zu Einstellungen → Sicherheit → Zugriffsrechte gehen und den Zugriff auf bestimmte Portalmodule einschränken, sodass ein bestimmtes Modul nur für ausgewählte Benutzer oder Gruppen zugänglich ist.

Um mehr über die Funktionen Ihrer Portal-Module zu erfahren, lesen Sie bitte die entsprechenden Abschnitte unseres Help Centers: Dokumente, Projekte, CRM, Personen, Community, Kalender, E-Mail, Chat.