CRM. Erste Schritte

Übersicht

CRM oder Customer Relationship Management ist eine Strategie, die durch viele Unternehmen genutzt wird und die zur Speicherung der Daten über die Bedürfnisse und Verhalten ihrer Kunden dient und auf die Verbesserung ihrer Zusammenarbeit gezielt ist und dadurch die Kosten der Unternehmen reduziert und die Ertragskraft erhöht.

CRM ist ein einfaches System zum Verwalten der Kundenbeziehungen, mit dem Sie diese Ziele erreichen können. Es bietet:

• einen Ort für Ihre Kundendatenbank.

  CRM ist eine moderne Alternative zu Kalkulationstabellen, die durch viele Unternehmen zum Aufbewahren der Kundendaten genutzt werden. Im Unterschied zu Kalkulationstabellen bietet CRM einen Zugang auf die gespeicherten Daten für mehrere Benutzer auf einmal, außerdem erlaubt Ihnen das System den Zugriff auf einige Kontakte zu beschränken, damit nur autorisierte Mitarbeiter sie durchsehen und bearbeiten könnten.

• mehrere Methoden zum Hinzufügen neuer Kontakte zur Kundendatenbank.

  Fügen Sie die Kontakte manuell durch die Eingabe der verfügbaren Daten hinzu oder importieren Sie Ihre Kontakte alle auf einmal aus einer .csv-Datei oder fügen Sie die Kontakte automatisch durch die Erstellung eines Webkontaktformulars hinzu.

• eine einfache Methode zum Organisieren Ihrer Kontakte.

  Teilen Sie Ihre Kontakte in Typen auf und fügen Sie die Schlagwörter hinzu. Dadurch können Sie spezielle Werbefeldzüge durchführen, Ihre Kontakte verfolgen und die Suche nach einem gewünschten Kontakt erleichtern.

• eine gute Möglichkeit, potenzielle Verkäufe zu verfolgen.

  Erstellen Sie die Verkaufschancen und verknüpfen Sie diese mit den Projekten, um die Arbeit zu organisieren und das Verkaufsmanagement einfacher und effizienter zu gestalten.

• eine Möglichkeit, die Rechnungen an Ihre Kunden zu stellen.

  Stellen Sie eine Rechnung für Produkte und Dienstleistungen und senden Sie sie an Ihre Kunden mithilfe der Kontaktinformationen aus Ihrer Kundendatenbank.

• eine effiziente Methode, ein gemeinsames Ereignis für Ihre Kunden zu organisieren.

  Nutzen Sie die Veranstaltungen, um ein gemeinsames Ereignis zu planen und zu verfolgen: Fügen Sie die Aufgaben für die Verwaltung der Teamarbeit hinzu, bewahren Sie alle dazugehörigen Dokumente an einem Ort auf, verfolgen Sie die Aktionshistorie.

• eine einfache und bequeme Möglichkeit, Ihre Kunden direkt über einen Webbrowser anzurufen.

  Nutzen Sie die VoIP-Funktionalität, um eingehende Anrufe von Ihren Kunden zu empfangen und ausgehende Anrufe direkt von Ihrem Portal aus zu tätigen.

Um auf das CRM-Modul von jeder Portalseite zuzugreifen, nutzen Sie das Listenmenü in der oberen linken Ecke auf der Seite und wählen Sie die entsprechende Option.

Kontakte hinzufügen

Ohne Zweifel ist es sehr wichtig, alle Informationen über die Kunden zu pflegen, damit sie schnell zugänglich sind und einfach aktualisiert werden können. Das CRM-Modul lässt Sie Ihre eigene Kundendatenbank erstellen, unabhängig davon, ob Ihre Kunden Großunternehmen oder Einmannbetriebe sind.

Hinzufügen eines neuen Kontakts

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie eine der zwei Optionen: Person oder Unternehmen.
2. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus: Vorname und Nachname für Personen, Name des Unternehmens für Unternehmen.
3. Wählen Sie Kontakttyp oder lassen Sie den Typ Nicht angegeben.
   Die Portal- und CRM-Administratoren können die Standardkontakttypen nach Unternehmensbedarf verändern. Klicken Sie auf den Link Kontakttypen im Abschnitt Einstellungen >> Kontakteinstellungen. Für weitere Informationen lesen Sie diesen Artikel.
4. Geben Sie sonstige bekannte Daten ein: E-Mail-Adresse, Telefon, Website/Soziales Netzwerk, Adresse, Beschreibung.

   Um zusätzliche Informationen einzugeben, fügen Sie die Zusatzfelder hinzu. Dafür speichern Sie zuerst den erstellten Kontakt, sonst werden alle eingegebenen Daten verloren gehen. Dann finden Sie den Abschnitt Einstellungen >> Andere Einstellungen in der linken Seitenwand und klicken Sie auf den Link Zusatzfelder.

   Für weitere Informationen lesen Sie diesen Artikel.

   Diese Funktion ist nur für die CRM- und Portaladministratoren verfügbar.
5. Wählen Sie die Währung für diesen Kontakt aus der Liste der verfügbaren Währungen aus. Die ausgewählte Währung wird in den Rechnungen verwendet, die Sie für diesen Kontakt erstellen.
6. Fügen Sie einige vorhandene Tags hinzu, indem Sie sie aus der Liste auswählen, oder erstellen Sie ein neues.
7. Laden Sie ein Foto hoch.

   Um ein Foto hinzuzufügen/zu ändern, klicken Sie auf den Link Foto ändern unten dem Bildbereich. Das Fenster Profilbild wählen wird geöffnet. Wenn Sie Foto vom PC hochladen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, finden Sie das gewünschte Bild auf der Festplatte Ihres Computers und doppelklicken Sie auf das, um hochzuladen.

   Sie können ein Bild mit dem maximalen Bildseitenverhältnis 200x300 Pixel hochladen, sonst wird die Größenanpassung erfolgen. Die Dateigröße darf 1 MB nicht überschreiten.

   Wenn Sie früher das Zusatzfeld für soziale Netzwerke im Kontaktprofil ausgefüllt haben, werden die Bilder aus den sozialen Netzwerken im Fenster Profilbild wählen angezeigt. Klicken Sie auf das gewünschte, um es für den Kontakt zu nutzen.

8. Weisen Sie den Kontaktleiter zu.

   Standardmäßig sind die Kontakte, die Sie erstellen, Ihnen zugewiesen. Wenn Sie für diesen Kontakt einen anderen Leiter bestimmen möchten, klicken Sie auf den Link Benutzer hinzufügen und wählen Sie den nötigen Benutzer. Der gewählte Benutzer wird über den neuen zugewiesenen Kontakt benachrichtigt.

9. Machen Sie den Kontakt für andere Benutzer verfügbar.

   Standardmäßig wird der Zugang auf den erstellten Kontakt nur seinen Leitern gewährt. Aktivieren Sie das Feld Zugriff auf die Person allen CRM-Benutzern erteilen, wenn Sie den Zugriff allen CRM-Benutzern erteilen möchten, d.h. den Kontakt veröffentlichen. Geben Sie den Typ des Zugriffs an, wählen Sie dafür die gewünschte Option aus dem Listenmenü:

   • zum Lesen - um allen Benutzern zu erlauben, diesen Kontakt anzusehen (diese Option ist standardmäßig gewählt),
   • zum Lesen/Schreiben - um allen Benutzern zu erlauben, diesen Kontakt anzusehen und zu bearbeiten.

   Öffentliche Kontakte sind mit diesem Symbol auf den Fotos markiert.

10. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder nutzen Sie die Schaltfläche Speichern und neues Unternehmen/ neue Person erstellen, um sofort nach der Speicherung des aktuellen Kontakts mit der Erstellung eines neuen Kontakts zu beginnen.

Mehrere Kontakte hinzufügen

Nutzen Sie die Option Kontakte importieren. Dadurch können Sie alle Ihre Kontakte aus einer .csv-Datei ins Modul CRM mühelos übertragen. Dafür klicken Sie auf die Schaltfläche rechts von der Schaltfläche Erstellen..., wählen Sie die Option Kontakte importieren und folgen Sie den Hinweisen.

Für weitere Informationen lesen Sie diesen Artikel.

Kontakt automatisch hinzufügen

Nutzen Sie das Webkontaktformular. Dank dieser Option können Sie ein Formular erstellen, um es auf Ihrer Website unterzubringen. Ihre potenzielle Kunden werden zu Ihrer Kundendatenbank automatisch hinzugefügt, wenn sie sich an Sie durch das Online-Formular auf Ihrer Website wenden. Dafür klicken Sie auf den Link Webkontaktformular in der Liste Einstellungen in der linken Seitenwand und folgen Sie den Hinweisen.

Für weitere Informationen lesen Sie diesen Artikel.

Sobald Ihre Kunden durch die Option Neues Unternehmen/Neue Person erstellen manuell erstellt sind, aus einer .csv-Datei importiert oder durch das Webkontaktformular hinzugefügt sind, werden Sie in die Liste mit den Kontakten des Moduls CRM übertragen.

Aktualisieren der verfügbaren Kontaktinformationen

1. Wählen Sie den gewünschten Kontakt aus der Liste mit den Kontakten.
2. Klicken Sie auf das Symbol rechts vom Namen des Kontakts.
3. Wählen Sie die Option Person/Unternehmen bearbeiten im Listenmenü.
4. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern.

Um einen Kontakt zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option im Listenmenü Aktionen.

Aufgaben zuweisen

Der Abschnitt Aufgaben bietet Ihnen auf einen Blick einen vollständigen Überblick über anstehende Aufgaben. In der Zusammenarbeit mit einem Kunden können Sie Aufgaben für sich selbst erstellen oder sie anderen Kollegen zuweisen.

Festlegen einer Aufgabe

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Aufgabe.
2. Geben Sie einen Titel für Ihre Aufgabe ein.
3. Wählen Sie die entsprechende Kategorie für die Aufgabe im Listenmenü.
   Portal- und CRM-Administratoren können die Standardaufgabenkategorien an die Bedürfnisse ihres Unternehmens anpassen. Klicken Sie dazu einfach auf den Link Aufgabenkategorien im Bereich Einstellungen >> Weitere Einstellungen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
4. Finden Sie einen Kontakt, den Sie mit Ihrer Aufgabe verknüpfen möchten.
5. Bestimmen Sie das gewünschte Fälligkeitsdatum: Datum und Uhrzeit.

   Dafür nutzen Sie die verfügbaren Optionen: heute, 3 Tage, Woche oder wählen Sie ein Datum im Kalender oder geben Sie es manuell im folgenden Format TT/MM/JJJJ ein.

6. Bestimmen Sie die Aufgabenerinnerung.

   Standardmäßig werden Sie über Ihre Aufgabe am Vortag des Fälligkeitsdatums benachrichtigt. Wenn Sie den Erinnerungszeitraum ändern möchten, öffnen Sie das Listenmenü Warnung und wählen Sie eine der verfügbaren Optionen: 5 Minuten, 15 Minuten, eine halbe Stunde, eine Stunde, 2 Stunden, Tag. Um die Erinnerung auszuschalten, wählen Sie die Option nie im Listenmenü.

7. Wählen Sie aus der Liste Zuständige Person die verantwortliche Person aus, der Sie diese Aufgabe zuweisen möchten.

   Standardmäßig ist Ihnen die Aufgabe zugewiesen. Um die verantwortliche Person zu ändern, klicken Sie einfach auf den Link mit Ihrem Namen und wählen Sie den gewünschten Benutzer aus. Lassen Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigen aktiviert, wenn die verantwortliche Person über die ihr zugewiesene neue Aufgabe benachrichtigt werden soll.

8. Geben Sie eine kurze Beschreibung ein.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Es ist auch möglich, eine Aufgabe innerhalb einer Verkaufschance oder Veranstaltung zu erstellen.

1. Öffnen Sie die entsprechende Verkaufschance/Veranstaltung mit einem Klick auf ihren Titel.
2. Schalten Sie auf die Registerkarte Aufgaben unter ihrem Titel um.
3. Klicken Sie auf den Link Aufgabe erstellen, wenn es keine Aufgaben gibt, oder nutzen Sie die Schaltfläche Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Aufgabe.
4. Füllen Sie das Formular Neue Aufgabe erstellen aus.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Diese Aufgabe wird mit der gewählten Verkaufschance/Veranstaltung verknüpft.

Hinzufügen derselben Aufgabe mit unterschiedlichen Kontakten

Um dieselbe Aufgabe, die mit verschiedenen Kontakten verbunden ist, hinzuzufügen, nutzen Sie die Gruppenoperation Neue Aufgabe erstellen,

1. öffnen Sie die Liste Kontakte,
2. wählen Sie die gewünschten Kontakte, aktivieren Sie dabei die Felder links,
3. klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Aufgabe erstellen oben auf der Liste Kontakte,
4. füllen Sie das Formular Neue Aufgabe erstellen,
5. klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Die Aufgaben werden zur Liste Aufgaben hinzugefügt.

Weitere Informationen über die in CRM verfügbaren Gruppenoperationen finden Sie in diesem Artikel.

Bearbeiten einer Aufgabe

1. Wählen Sie die gewünschte Aufgabe in der Liste mit den Aufgaben.
2. Klicken Sie auf das Symbol rechts vom Titel der Aufgabe.
3. Wählen Sie die Option Aufgabe bearbeiten im Listenmenü Aktionen.
4. Nehmen Sie alle notwendigen Änderungen vor und klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern.

Sobald die Aufgabe erfüllt ist, schließen Sie diese direkt in der Liste mit den Aufgaben durch die Änderung ihres Status von Offen auf Abgeschlossen ab. Dafür klicken Sie auf den Pfeil links vom Titel der Aufgabe und wählen Sie den gewünschten Status aus der Liste.

Um eine Aufgabe zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option aus dem Listenmenü Aktionen.

Verkaufschancen verwalten

Eine Verkaufschance wird benutzt, um potenzielle Verkäufe, das Fälligkeitsdatum, das Budget und die Erfolgswahrscheinlichkeit zu verfolgen und Ihre Verkäufe einfacher und effizienter zu verwalten.

Hinzufügen einer Verkaufschance

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Verkaufschance.
2. Geben Sie einen Titel für Ihre Verkaufschance ein.
3. Geben Sie einen Kontakt ein - Person oder Unternehmen - durch die Auswahl eines Kontakts in der Kundendatenbank.
4. Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu.
5. Bestimmen Sie die Währung des Budgets, die Größe und den Typ.
6. Legen Sie das geschätzte Fälligkeitsdatum im Kalender fest.
7. Wählen Sie eine zuständige Person für Ihre Verkaufschance im Listenmenü.
8. Wählen Sie die Phase der Verkaufschance im Listenmenü. Die Erfolgswahrscheinlichkeit wird in Prozent abhängig davon angezeigt.
   Portal- und CRM-Administratoren können die Standard-Verkaufschance-Phasen entsprechend den Unternehmensanforderungen ändern. Klicken Sie dazu einfach auf den Link Phasen der Verkaufschancen im Bereich Einstellungen >> Weitere Einstellungen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
9. Geben Sie sonstige Informationen nach Bedarf ein.

   Um zusätzliche Daten anzugeben, fügen Sie die Zusatzfelder hinzu. Dafür speichern Sie zuerst die erstellte Verkaufschance, sonst werden alle eingegebenen Daten verloren gehen. Dann öffnen Sie den Abschnitt Einstellungen >> Andere Einstellungen in der linken Seitenwand und klicken Sie auf den Link Zusatzfelder.

   Weitere Informationen finden Sie diesem Artikel.

   Diese Funktion ist nur für Portal- und CRM-Administratoren verfügbar.
10. Beschränken Sie den Zugriff auf die Verkaufschance durch die Aktivierung des entsprechenden Feldes.

    Standardmäßig wird der Zugang auf die erstellte Verkaufschance allen Portalmitgliedern gewährt. Aktivieren Sie das Feld Zugriff auf die Verkaufschance beschränken und wählen Sie die Benutzer, denen Sie den Zugriff erteilen möchten, mit einem Klick auf den Link Benutzer hinzufügen. Die gewählten Benutzer werden über die neue Verkaufschance benachrichtigt und sie sehen und bearbeiten können.

11. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder nutzen Sie die Schaltfläche Speichern und neue Verkaufschance erstellen, um mit der Erstellung einer neuen Verkaufschance sofort nach der Speicherung der aktuellen Verkaufschance zu beginnen.

Die erstellte Verkaufschance wird in die Liste mit den Verkaufschancen eingetragen. Sie können darauf aus der Liste mit den Verkaufschancen mit einem Klick auf den entsprechenden Link in der linken Seitenwand oder auf den Namen des Kunden in der Liste mit den Kontakten und durch die Umschaltung auf die Registerkarte Verkaufschancen zugreifen.

Erstellen eines Projekts

Um die Arbeit an der Verkaufschance effizienter zu gestalten, können Sie ein Projekt erstellen. Dafür führen Sie diese Schritte aus:

1. Wählen Sie die gewünschte Verkaufschance in der Liste mit den Verkaufschancen.
2. Klicken Sie auf das Symbol rechts vom Titel der Verkaufschance.
3. Wählen Sie die Option Projekt erstellen im Listenmenü.
4. Füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Ändern der Phase der Verkaufschance

Jedes Mal, wenn Sie einen Schritt vorwärts in Ihren Kundenbeziehungen machen, erreicht die mit diesem Kunden verknüpfte Verkaufschance eine neue Phase. Um die Phase der Verkaufschance zu ändern, führen Sie diese Schritte aus:

1. Öffnen Sie die Übersichtsseite der Verkaufschance mit einem Klick auf ihren Titel.
2. Wählen Sie eine der verfügbaren Phasen im entsprechenden Listenmenü.

Bearbeiten einer Verkaufschance

1. Wählen Sie die gewünschte Verkaufschance in der Liste mit den Verkaufschancen.
2. Klicken Sie auf das Symbol rechts vom Titel der Verkaufschance.
3. Wählen Sie die Option Verkaufschance bearbeiten im Listenmenü.
4. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern.

Um eine Verkaufschance zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option im Listenmenü Aktionen.

Rechnungen erstellen

Der Abschnitt Rechnungen ermöglicht es Ihnen, die Rechnungen für die gelieferten Produkte und Dienstleistungen zu erstellen und zu verwalten.

Erstellen einer Rechnung

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Rechnung.
2. Überprüfen Sie Ihre Rechnungsnummer.

   Standardmäßig wird die Rechnungsnummer automatisch mithilfe des Präfixes INV und der Zahl im Format #######, angefangen mit 0000001 generiert. Aber Sie können sie bei der Erstellung einer Rechnung mühelos ändern. Dafür klicken Sie auf den Link Format ändern neben dem Feld Rechnungsnummer. Geben Sie das gewünschte Präfix und die Startnummer ein.

   Wenn Sie nicht möchten, dass die Rechnungsnummer automatisch generiert wird, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen automatisch generiert. Danach können Sie die gewünschte Nummer manuell eingeben.

   Diese Option ist nur für Portal- und CRM-Administratoren verfügbar.
3. Bestimmen Sie das Rechnungsdatum, wählen Sie es aus dem Kalender oder geben Sie das Datum manuell im folgenden Format TT/MM/JJJJ ein.

   Das Rechnungsdatum ist der Tag der Rechnungsstellung.

4. Wählen Sie einen gewünschten Kunden, an den Sie Rechnung stellen möchten, mithilfe des Suchfeldes.

   Das System wird die Information über die Rechnungsadresse aus der Kundendatenbank nutzen. Nach Bedarf können Sie diese Daten ändern, nutzen Sie dafür den Link Lieferadresse bearbeiten, der unter dem Kundennamen erscheint, nachdem es gewählt worden ist.

5. Wählen Sie einen Empfänger mithilfe des Suchfeldes.

   Falls der Empfänger mit dem Kunden zusammenfällt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen fällt mit dem Kunden zusammen und fügen Sie die Lieferadresse hinzu, nutzen Sie dafür den entsprechenden Link, der neben dem Link Lieferadresse bearbeiten erscheint.

6. Verknüpfen Sie die Rechnung mit einer der verfügbaren Verkaufschancen.
7. Legen Sie das Fälligkeitsdatum fest, nutzen Sie dafür eine der verfügbaren Optionen rechts: Mit Zugang fällig, 15 Tage, 30 Tage oder 45 Tage, oder wählen Sie es aus dem Kalender, oder geben Sie es manuell im folgenden Format TT/MM/JJJJ.

   Das Fälligkeitsdatum ist das Datum, bis zu welchem die Rechnung bezahlt werden muss.

8. Wählen Sie die Sprache der Rechnung aus der Liste.
9. Wählen Sie die Währung für Ihre Rechnung aus der Liste. Standardmäßig wird die im Kundenprofil angegebene Währung verwendet. Ist im Kundenprofil keine Währung festgelegt, wird die in den CRM-Einstellungen angegebene Standardwährung verwendet. Bei Bedarf können Sie eine andere Währung aus der Liste der verfügbaren Währungen auswählen.

   Wenn Sie eine andere Währung als die in den CRM-Einstellungen angegebene Standardwährung auswählen, wird zusätzlich das Feld Wechselkurs angezeigt. Legen Sie den entsprechenden Umrechnungskurs fest und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

   Portal- und CRM-Administratoren können die Standardwährung ändern und Umrechnungskurse für die Währungen aus der Liste im Abschnitt Einstellungen >> Währungseinstellungen festlegen. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.
10. Geben Sie eine Bestellnummer ein (falls verfügbar).
11. Geben Sie die Bedingungen der Zahlung an.

    Wenn Sie allgemeine Bedingungen für alle zukünftigen Rechnungen angeben möchten, klicken Sie auf den Link Standard festlegen unter dem Feld Bedingungen, geben Sie die Bedingungen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

12. Geben Sie Notizen ein, wenn Sie einem Kunden für den Kauf danken und/oder ihm ein besonderes Angebot machen möchten, beispielsweise 20 % Rabatt bei Bezahlung der Rechnung innerhalb von 5 Tagen.

    Diese Hinweise werden auf Ihrer Rechnung angezeigt und dem Nachrichtentext hinzugefügt, wenn Sie die Rechnung per ONLYOFFICE-E-Mail senden.

13. Füllen Sie den Abschnitt Produkte und Dienstleistungen aus.

    Tragen Sie die Produkte/Dienstleistungen, die bereitgestellt werden, ein. Sie können sie aus der Liste wählen (falls verfügbar) oder dort erstellen. Dafür öffnen Sie die Liste Artikel wählen und klicken Sie auf den Link Neuen Artikel erstellen.

    Geben Sie die Anzahl und Rabatt ein (falls zutreffend).

    Fügen Sie die Steuer hinzu oder lassen Sie dieses Feld leer. Sie können die Steuer, die angewandt werden muss, aus der Liste wählen (falls verfügbar) oder eine neue erstellen. Dafür öffnen Sie die Liste Steuer und klicken Sie auf den Link Neue Steuer erstellen.

    Genauso können Sie so viele Produkte/Dienstleistungen hinzufügen, wie nötig.

14. Überprüfen Sie die Zwischensumme und den Rechnungsbetrag, die automatisch anhand von oben angegebenen Informationen berechnet wurden.
15. Klicken Sie auf die Schaltfläche Diese Rechnung hinzufügen oder auf Hinzufügen und neue Rechnung erstellen, um zu beginnen, eine neue Rechnung zu erstellen, nachdem die aktuelle gespeichert worden ist.

Um die Information über Ihr Unternehmen, die in der Rechnung verwendet wird, anzugeben, erweitern Sie die Liste Einstellungen auf der linken Seitenwand, wählen Sie den Abschnitt Einstellungen der Rechnungen und klicken Sie auf den Link Unternehmensprofil.

Hier können Sie:

1. den Namen des Unternehmens eingeben,
2. das Logo Ihres Unternehmens hinzufügen, klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Logo ändern unter dem Standardbild,
3. die Rechnungsadresse Ihrer Organisation einstellen, füllen Sie dafür die Felder im Abschnitt Adresse aus.

Diese Informationen werden auf Ihren Rechnungen angezeigt.

Status von Rechnungen ändern

Sobald eine Rechnung erstellt ist, wird sie zu Entwürfen der Rechnungen hinzugefügt. Nachdem die Rechnung gesendet, bezahlt oder abgelehnt ist, können Sie ihren Status in der Liste Rechnungen.

1. wählen Sie die gewünschte Rechnung in der Liste Rechnungen,
2. klicken Sie auf die Schaltfläche Status ändern oben,
3. wählen Sie den entsprechenden Status: Entwurf, Fakturiert, Bezahlt oder Abgelehnt.

Bearbeiten einer Rechnung

1. wählen Sie die gewünschte Rechnung in der Liste Rechnungen,
2. klicken Sie auf das Symbol rechts vom Titel der Rechnung,
3. wählen Sie die Option Rechnung bearbeiten im Listenmenü Aktionen,
4. nehmen Sie alle notwendigen Änderungen vor und klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern.

Mithilfe des Listenmenüs Aktionen können Sie auch die gewünschte Rechnung herunterladen, drucken, senden, duplizieren oder löschen.

Veranstaltungen organisieren

Der Abschnitt Veranstaltungen wird benutzt, um die Organisation eines Ereignisses, Seminars oder Treffens mit einer Gruppe von Kunden zu vereinfachen.

Planen einer Veranstaltung

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Veranstaltung.
2. Geben Sie einen Titel für Ihre Veranstaltung ein.
3. Wählen Sie die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung aus der Kundendatenbank.

   Sie können mehrere Teilnehmer nach Bedarf mithilfe des Suchfeldes hinzufügen. Um einen Teilnehmer, der aus Versehen hinzugefügt wurde, zu entfernen, nutzen Sie das Symbol .

4. Fügen Sie die Schlagwörter nach Bedarf hinzu, klicken Sie dabei auf den Link Schlagwort hinzufügen und wählen Sie ein der verfügbaren Schlagwörter oder erstellen Sie ein neues.
5. Geben Sie sonstige Informationen nach Bedarf ein.

   Um zusätzliche Informationen einzugeben, fügen Sie die Zusatzfelder hinzu. Dafür speichern Sie zuerst die erstellte Veranstaltung, sonst werden alle eingegebenen Daten verloren gehen. Dann finden Sie den Abschnitt Einstellungen >> Andere Einstellungen im linken Bereich und klicken Sie auf den Link Zusatzfelder.

   Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

   Diese Funktion ist nur für Portal- und CRM-Administratoren verfügbar.
6. Beschränken Sie den Zugriff auf Ihre Veranstaltung, indem Sie das entsprechende Kontrollkästchen aktivieren.

   Standardmäßig wird der Zugang auf die erstellte Veranstaltung allen Portalmitgliedern gewährt. Aktivieren Sie das Feld Zugriff auf die Veranstaltung beschränken und wählen Sie die Benutzer, denen Sie den Zugriff erteilen möchten, mit einem Klick auf den Link Benutzer hinzufügen. Die gewählten Benutzer werden über die neue Veranstaltung benachrichtigt und sie sehen und bearbeiten können.

7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern oder nutzen Sie die Schaltfläche Speichern und neue Veranstaltung erstellen, um mit der Erstellung einer neuen Veranstaltung sofort nach der Speicherung der aktuellen Veranstaltung zu beginnen.

Sobald eine Veranstaltung erstellt ist, können Sie die Ereignisse planen, Aufgaben zuweisen, Teilnehmer verwalten und die zugehörige Dokumentation speichern.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel.

Bearbeiten einer Veranstaltung

1. Wählen Sie die gewünschte Veranstaltung in der Liste mit den Veranstaltungen.
2. Klicken Sie auf das Symbol rechts vom Titel der Veranstaltung.
3. Wählen Sie die Option Veranstaltung bearbeiten im Listenmenü.
4. Nehmen Sie alle notwendigen Änderungen vor und klicken Sie auf die Schaltfläche Änderungen speichern.

Nachdem Ihre Veranstaltung durchgeführt wurde, können Sie diese abschließen. Dafür aktivieren Sie das Feld links vom Titel der Veranstaltung.

Um eine Veranstaltung zu löschen, wählen Sie die entsprechende Option im Listenmenü Aktionen.

VoIP nutzen

Mit der Funktion VoIP können Sie eingehende Anrufe von Ihren Kunden empfangen und ausgehende Anrufe direkt über einen Webbrowser machen.

Verbindung zu Twilio herstellen

Um die IP-Telefoniefunktion zu nutzen, müssen Sie sich für ein Twilio-Konto anmelden und es mit Ihrem Portal verbinden und API-Anmeldeinformationen angeben: Konto-SID und Auth Token. Sie finden diese auf der Twilio-Console-Seite im Abschnitt "Account Summary".

Klicken Sie auf die Schaltfläche in der oberen Symbolleiste der Seite, um die Portaleinstellungen zu öffnen, und öffnen Sie dann den Abschnitt Integration -> Drittanbieterdienste. Klicken Sie auf den Umschalter neben dem Twilio-Dienst, geben Sie die API-Anmeldeinformationen in die entsprechenden Felder ein und klicken Sie die Schaltfläche Aktivieren an.

Sobald Sie Ihr Twilio-Konto mit dem Portal verbunden haben, können Sie virtuelle Nummern hinzufügen und verwalten.

Hinzufügen einer virtuellen Nummer

1. Öffnen Sie das Modul CRM, gehen Sie zum Abschnitt Einstellungen auf dem linken Panel und klicken Sie auf die Option VoIP Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Telefonnummer kaufen.
3. Im Fenster Kauf einer Nummer wählen Sie die gewünschte Nummer aus der Liste aus und klicken Sie die Schaltfläche Telefonnummer kaufen an.

   Wenn Sie bereits einige Telefonnummern in Ihrem Twilio-Konto gekauft haben, können Sie die Option Erworbene Nummer verknüpfen benutzen. Wählen Sie in einem neuen Fenster eine der verfügbaren virtuellen Twilio-Nummern aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Erworbene Nummer verknüpfen.

Wenn die erste Nummer zu Ihrem CRM-Modul hinzugefügt wird, können Sie über die Option Telefonnummer kaufen/Erworbene Nummer verknüpfen nach oben der Liste Virtuelle Nummern und Operatoren einige andere Nummern hinzufügen.

Einrichten der hinzugefügten virtuellen Nummer

1. Wählen Sie in der Liste Virtuelle Nummern und Operatoren die Nummer aus, die Sie einrichten möchten.
2. Klicken Sie auf den Umschalter für ausgehende Anrufe, um die Funktion zu aktivieren, nicht nur eingehende Anrufe zu empfangen, sondern auch ausgehende Anrufe unter dieser Nummer zu machen.
3. Klicken Sie auf den Umschalter für die Anrufaufzeichnung, um die Funktion zu aktivieren, alle eingehenden und ausgehenden Anrufe für diese Nummer aufzuzeichnen, damit Sie die erforderliche Anrufaufzeichnung später abhören können.
4. Klicken Sie auf den Pfeil links neben der erforderlichen Nummer, um Operatoren hinzuzufügen, die diese virtuelle Nummer verwenden können sollen. Überprüfen Sie die erforderlichen Portalbenutzer in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Sobald Operatoren hinzugefügt wurden, steht ihnen oben auf der Seite das VoIP-Symbol zur Verfügung.

   Sie können ausgehende Anrufe und Anrufaufzeichnung für jeden der hinzugefügten Operatoren auch separat einrichten, indem Sie die Umschalter neben dem Namen des Operators verwenden. Um einen hinzugefügten Operator aus der Liste der Operatoren für virtuelle Nummern zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol Aktionen rechts neben dem Namen des Operators und wählen Sie die Option Löschen.

Verwenden Sie die Schaltfläche Aktionen rechts neben der virtuellen Nummer, um sie zu bearbeiten oder löschen.

Weitere Informationen zu allgemeinen Einstellungen für alle Nummern und individuellen Einstellungen, die Sie auf eine separate Nummer anwenden können, finden Sie in diesem Artikel.

Anrufe annehmen und tätigen

1. Klicken Sie die Schaltfläche VoIP in der oberen Symbolleiste der Seite an. Ein neues Fenster mit VoIP-Dienst wird geöffnet.
2. Wählen Sie den Status Online neben Ihrem Namen.

Die Option Browser ist standardmäßig aktiviert und jetzt ist sie die einzelne Option in der Drop-Down-Liste. Nun sind Sie bereit, die Anrufe anzunehmen.

Wenn Sie einen eingehenden Anruf haben, klicken Sie entweder Beantworten oder Ablehnen.

Wenn eine Person Sie anruft, deren Telefonnummer in Ihrem CRM-Kundenstamm gespeichert ist, wird der Kontaktname in diesem Fenster angezeigt. Sie können darauf klicken, um das Kundenprofil in einem neuen Browser-Tab zu öffnen und alle erforderlichen Informationen über den Client zu finden, die während des Telefongesprächs hilfreich sein können.

Um den Anruf zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Trennen.

Mit der Schaltfläche im VoIP-Fenster können Sie die Liste der verpassten Anrufe während der aktuellen Session ansehen. Wenn Sie der Person zurückrufen möchten, die Sie angerufen hat, bewegen Sie den Mauszeiger über das Symbol für verpasste Anrufe in der Liste, sodass es zum Symbol wird, und klicken Sie darauf.

Die Operatoren mit den Berechtigungen können ausgehende Anrufe machen. Um einen Anruf zu machen,

1. Klicken Sie die Schaltfläche an, um die Wähltastatur zu öffnen.
   
2. Klicken Sie das Symbol an, um die Liste mit CRM-Kontakten zu öffnen. Um schnell einen Kontakt zu finden, geben Sie den Kontaktnamen im Feld nach oben ein (ganz oder teilweise). Wählen Sie den gewünschten CRM-Kontakt aus der Liste aus.
   Sie können auch mit der rechten Maustaste auf den erforderlichen Kontakt in der vollständigen Liste der Unternehmen/Personen auf der Registerkarte Kontakte klicken und im Kontextmenü die Option VoIP-Anruf machen auswählen. Derzeit können Sie keinen Kontakt von seiner Profilseite aus anrufen.

   Die ausgewählte Kontakttelefonnummer wird im entsprechenden Feld angezeigt.

   

   Wenn das Kontaktprofil mehrere Telefonnummern enthält (Mobil-, Arbeits-, Hausnummer), klicken Sie auf den Pfeil im rechten Teil des Telefonnummernfelds, um die erforderliche Nummer auszuwählen. Klicken Sie auf das Symbol , um die Nummer zu löschen.

   Um die Nummer anzurufen, die nicht in Ihrem Kundenstamm gespeichert ist, wählen Sie den Ländercode aus der Liste aus und geben Sie die Telefonnummer über die Tastatur ein.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anrufen.

Wenn Sie einen im CRM-Modul gespeicherten Kontakt anrufen, wird in diesem Fenster der Link zum Kontaktprofil angezeigt, damit Sie das Profil in einer neuen Browser-Registerkarte öffnen können.

Wenn Sie eine neue Nummer anrufen, die nicht in den CRM-Kontakten gespeichert ist, oder wenn Sie einen Anruf von einer solchen Nummer bekommen, wird diese Nummer automatisch als neuer Kontakt in Ihren CRM-Kontakten gespeichert. Ein neues Ereignis für ausgehende oder eingehende Anrufe wird ebenfalls automatisch zum Verlauf dieses Kontakts hinzugefügt.

Alle eingehenden, ausgehenden und verpassten Anrufe werden im Abschnitt Anrufe angezeigt. Klicken Sie im linken Bereich auf den Link Anrufe, um die Anrufliste zu öffnen. Sie enthält die folgenden Informationen zu Anrufen: Datum und Uhrzeit, Agent (Betreibername), Kunde (in der CRM-Basis gespeicherter Kundenname), Anrufdauer und Kosten. Wenn ein Anruf aufgezeichnet wurde, klicken Sie auf das Symbol , um die Aufzeichnung abzuspielen.

Weitere Informationen zum Anzeigen der Anrufliste und zum Hinzufügen von Informationen zu Anrufen zu Ihrer Kundendatenbank finden Sie in diesem Artikel.

Berichte erstellen

Um den Überblick über alle Aktivitäten zu behalten, müssen Sie den Verkaufsfortschritt ständig überwachen. Sie können Berichte über erfolgreich abgeschlossene Verkaufschancen einsehen, Verkaufsprognosen auswerten, Verkaufstrichter erstellen, detaillierte Statistiken zu Kontakten, Aufgaben, Verkaufschancen, Rechnungen und VoIP-Anrufen von Managern abrufen sowie zusammenfassende Berichte für einen bestimmten Zeitraum abrufen.

Nutzen Sie das Online-Office-Berichtssystem, mit dem Sie Ihre Daten einfach analysieren und die Informationen mithilfe von Diagrammen und Tabellen visualisieren können.

Um einen Bericht zu erstellen:

1. Öffnen Sie die Liste Berichte, indem Sie auf den entsprechenden Link im linken Bereich klicken.
2. Wählen Sie den gewünschten Berichtstyp aus der Liste Berichte aus.
3. Konfigurieren Sie die verfügbaren Berichtsparameter:
   • Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus der Liste aus.
   • Wählen Sie Leiter aus, deren Produktivität Sie bewerten möchten. Klicken Sie auf den Link Benutzer hinzufügen und markieren Sie die gewünschten Benutzer in der Liste. Verwenden Sie das Filterfeld oben, um die Suche zu erleichtern. Sie können auch die gewünschte Gruppe markieren oder die Option Alle auswählen verwenden, um die Benutzer aus der ausgewählten Gruppe bzw. alle Portalbenutzer hinzuzufügen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Wenn Sie einen versehentlich hinzugefügten Benutzer löschen möchten, bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Benutzer und klicken Sie auf das Symbol .
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht erstellen.
   Wenn Sie für Ihre Verkaufschancen und Rechnungen unterschiedliche Währungen verwenden und die Wechselkurse in den CRM-Einstellungen noch nicht festgelegt sind, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie aufgefordert werden, die verwendeten Wechselkurse einzurichten. Weitere Informationen zum Festlegen eines Wechselkurses finden Sie in diesem Artikel.

Sobald der Bericht erstellt ist, klicken Sie unten rechts auf den Link Öffnen, um ihn anzuzeigen. Die Datei wird im Tabellenkalkulationseditor geöffnet und Sie können sie bearbeiten, drucken oder bei Bedarf herunterladen.

• Um den Bericht zu drucken, klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf das Symbol Drucken.
• Um den Bericht herunterzuladen, wechseln Sie zur Registerkarte Datei in der oberen Symbolleiste, wählen Sie die Option Herunterladen als... in der linken Seitenleiste und wählen Sie das gewünschte Dateiformat.

Alle erstellten Berichte finden Sie in der Liste Erstellte Berichte (nur der Benutzer, der sie erstellt hat, kann darauf zugreifen). Um Ihre Berichte zu verwalten, bewegen Sie den Mauszeiger über den gewünschten Bericht in der Liste und verwenden Sie die Symbole neben der Datei:

• - um den Bericht mit dem Tabellenkalkulationseditor zu öffnen.
• - um den Bericht als .xlsx-Datei herunterzuladen.
• - um den Bericht zu löschen.

Ändern der CRM-Moduleinstellungen

Standardmäßig können alle Portalbenutzer auf das CRM-Modul zugreifen. Es gibt zwei verschiedene Zugriffsebenen: Benutzer und CRM-Administrator.

Als Benutzer können Sie die folgenden Operationen durchführen:

• den kompletten Inhalt durchsehen (außer privaten Elementen),
• einen Kontakt, eine Aufgabe, Veranstaltung, Verkaufschance erstellen und den Zugriff darauf beschränken,
• einen Kontakt, eine Aufgabe, Veranstaltung, Verkaufschance bearbeiten, wenn Sie die entsprechenden Zugriffsrechte haben.

Als CRM-Administrator können Sie die folgenden Operationen durchführen:

• den kompletten Inhalt lesen und moderieren,
• den Massenversand organisieren,

  Bitte lesen Sie diesen Artikel, um zu erfahren, wie das geht.

• Berichte erstellen,
• die Moduleinstellungen konfigurieren:
  • Richten Sie die Standardwährung ein, die zur Berechnung der Gesamtsumme für alle CRM-Verkaufschancen verwendet wird. Diese Währung wird auch zur Festlegung der Preise in der Liste Produkte & Dienstleistungen verwendet.
  • Exportieren Sie alle Daten in eine CSV-Datei.
  • Passen Sie die Kontakttemperaturen an.
  • Fügen Sie neue Kontakttypen hinzu und ändern Sie die vorhandenen.
  • Erstellen Sie eine Liste der Produkte und Dienstleistungen, die Sie anbieten und in Ihre Rechnungen aufnehmen können.
  • Erstellen Sie eine Liste der Steuern, die in Ihren Rechnungen angewendet und verwendet werden können.
  • Erstellen Sie Ihr Unternehmensprofil: Ihren Firmennamen, Ihr Logo und Ihre Adresse, die auf allen Ihren Rechnungen erscheinen.
  • Fügen Sie virtuelle Nummern hinzu und passen Sie die VoIP-Einstellungen an.
  • Passen Sie Benutzerfelder an, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen.
  • Erstellen Sie neue Kategorien historischer Ereignisse.
  • Legen Sie die Aufgabenkategorien fest.
  • Legen Sie die Phasen der Verkaufschancen fest.
  • Verwalten Sie die Tags im CRM-Modul.
  • Erstellen Sie ein Website-Kontaktformular.

Als Portalbesitzer/Administrator mit Vollzugriff können Sie den Zugriff auf das CRM für bestimmte Benutzer einschränken oder dieses Modul sogar deaktivieren, wenn Sie es überhaupt nicht benötigen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf den Link Einstellungen in der linken Seitenwand,
2. Wählen Sie den Abschnitt Zugriffsrechte auf dem Portal,
3. Übergehen Sie zum Abschnitt CRM.
4. Aktivieren Sie das Feld Benutzer aus der Liste.
5. Wählen Sie die Benutzer, denen Sie die Berechtigungen erteilen möchten.

   Dafür nutzen Sie eine der verfügbaren Optionen:

   • nutzen Sie den Link Benutzer hinzufügen, wenn Sie den Zugang einem oder mehreren Portalmitgliedern gewähren möchten;
   • nutzen Sie den Link Gruppe hinzufügen, wenn Sie den Zugang einem, mehreren oder allen Portalmitgliedern gewähren möchten.

Um das CRM-Modul zu deaktivieren, wechseln Sie einfach zum Unterabschnitt Module & Tools der Allgemeinen-Portaleinstellungen, wählen Sie die entsprechende Option im linken Bereich aus, deaktivieren Sie das CRM-Modul im Abschnitt Module und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.