Portalkonfiguration. Erste Schritte

Portal anpassen

Im Unterabschnitt Anpassung der Allgemeinen Einstellungen können Sie das Erscheinungsbild Ihres Portals ändern. Sie können Ihr eigenes Firmenlogo, Ihren Namen und Text verwenden, um es an die Marke Ihres Unternehmens anzupassen.

Sprach- und Zeitzoneneinstellungen

In diesem Abschnitt können Sie die Sprache des gesamten Portals für alle Portalbenutzer ändern und die Zeitzone konfigurieren, sodass alle Ereignisse des Portals mit dem richtigen Datum und der richtigen Uhrzeit angezeigt werden.

So konfigurieren Sie die Einstellungen für Sprache und Zeitzone:

• Wählen Sie in der Dropdown-Liste Sprache die gewünschte Sprache für die Anzeige aller Portalseiten und Benachrichtigungen aus.
  Diese Einstellung legt die Standardportalsprache für neue Benutzer fest. Jeder Benutzer kann die Standardsprache später ändern, indem er die gewünschte Sprache auf seiner Profilseite auswählt (diese Einstellung hat eine höhere Priorität als die in den Allgemeinen Einstellungen ausgewählte Sprache).

  Das Online-Büro ist derzeit in 23 Sprachen verfügbar: Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Russisch, Italienisch, Lettisch, Portugiesisch (Brasilien), Türkisch, Griechisch, Polnisch, Tschechisch, vereinfachtes Chinesisch, Ukrainisch, Vietnamesisch, Finnisch, Portugiesisch, Aserbaidschanisch, Koreanisch, Japanisch, Slowenisch, Niederländisch und Slowakisch. Falls Ihre Sprache noch nicht in der Liste der verfügbaren Sprachen aufgeführt ist oder die Übersetzung in Ihre Sprache noch nicht vollständig ist, können Sie zur Übersetzung beitragen, indem Sie Ihre Anfrage an documentation@onlyoffice.com senden.

• Wählen Sie die Zeitzone, die Ihrem Standort entspricht, in der Dropdown-Liste Zeitzone aus.
• Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, um die vorgenommenen Änderungen zu übernehmen.

Einstellungen der Willkommensseite

In diesem Abschnitt können Sie den Standardtitel ändern, der auf der Anmeldeseite Ihres Portals angezeigt wird.

• Geben Sie dazu im Feld Titel einen gewünschten Namen ein (z. B. Ihren Firmennamen, Ihr Motto usw.).
• Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

DNS-Einstellungen

Hier können Sie eine alternative URL für Ihr Portal festlegen. Standardmäßig ist Ihr Portal unter name.onlyoffice.com registriert. So ändern Sie die URL in Ihren eigenen Domainnamen:

1. Konfigurieren Sie Ihren Domainnamen so, dass er auf den Online-Office-Server verweist, indem Sie die entsprechenden DNS-Einträge bei Ihrer Registrierungsstelle einrichten. Wenden Sie sich bitte an den Registrar, bei dem Sie den Domainnamen erworben haben, um weitere Informationen zu erhalten. Fügen Sie einen DNS CNAME-Eintrag hinzu, z. B.: team.ourcompany.com-intranet.onlyoffice.com (für die Region USA West (Oregon)), intranet.onlyoffice.eu (für die Region EU (Frankfurt)) oder intranet.onlyoffice.sg (für die Region Asien-Pazifik (Singapur)).
2. Nachdem Sie Ihren DNS CNAME-Eintrag eingerichtet haben, klicken Sie im Bereich DNS-Einstellungen auf die Schaltfläche Anfrage senden, um Ihre Anfrage an unser Support-Team zu senden. Die Seite https://helpdesk.onlyoffice.com/ wird in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Geben Sie die Details Ihrer Anfrage ein und klicken Sie auf „Senden“.
   Zusätzlich zur Einrichtung Ihrer benutzerdefinierten Domain erstellen unsere Spezialisten auch gerne ein SSL-Zertifikat mit letsencrypt.
3. Nach Bearbeitung der Anfrage wird Ihr benutzerdefinierter Domainname im Bereich DNS-Einstellungen angezeigt.

Portalumbenennung

In diesem Bereich können Sie den Namen Ihrer Portal-URL-Adresse name.onlyoffice.com ändern, sodass Ihr Portal unter neuername.onlyoffice.com erreichbar ist. Geben Sie den gewünschten Namen in das Feld Neuer Portalname ein und klicken Sie auf Speichern.

Teamvorlage

In diesem Abschnitt können Sie die Organisation (oder Gruppe), ihre Mitglieder und ihre Aktivitäten in Ihrem Portal benennen.

• Wählen Sie dazu eine der verfügbaren Voreinstellungen aus der Dropdown-Liste Vorlage.

ODER

• Wählen Sie die Option Benutzerdefiniert aus der Liste und geben Sie die Namen in die Felder unten ein.
• Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Farbthemen

In diesem Bereich können Sie die Standardfarbpalette Ihrer Portaloberfläche an Ihre Unternehmensmarke anpassen.

1. Wechseln Sie dazu zwischen den verfügbaren Farbthemen, um eine Vorschau anzuzeigen: Sanftes Grün, Dunkelgrün, Tiefblau, Wildes Pink, Helles Blau.
2. Wählen Sie das für Sie passende Farbthema aus.
3. Klicken Sie auf Speichern, um das ausgewählte Farbthema anzuwenden.

Um zum Standardfarbthema zurückzukehren, klicken Sie auf Reines Orange und speichern Sie Ihre Änderungen.

Steuern des Portalzugriffs

Im Unterabschnitt Portalzugriff der Sicherheitseinstellungen können Sie Benutzern sichere und bequeme Möglichkeiten für den Zugriff auf das Portal bieten.

Einstellungen zur Kennwortstärke

In diesem Abschnitt können Sie die Passwortkomplexität (die Wirksamkeit eines Passworts gegen Erraten und Brute-Force-Angriffe) bestimmen.

• Nutzen Sie dazu die Leiste Passwortlänge, um festzulegen, wie lang das Passwort sein muss, um als sicher zu gelten.

  Standardmäßig muss das Passwort mindestens 8, aber nicht mehr als 120 Zeichen lang sein.

• Aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen unter der Leiste, um den im Passwort zu verwendenden Zeichensatz festzulegen: Großbuchstaben, Ziffern, Sonderzeichen.
• Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, um die vorgenommenen Änderungen zu übernehmen.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

In diesem Abschnitt können Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS oder Authentifikator-Apps aktivieren, um einen sichereren Portalzugriff zu gewährleisten.

Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit SMS zu aktivieren,

1. Stellen Sie sicher, dass einer der SMS-Anbieter im Bereich Integration verbunden ist.
2. Aktivieren Sie das Optionsfeld Per SMS im Bereich Zwei-Faktor-Authentifizierung.
3. Für detaillierte Einstellungen können Sie die erweiterten Einstellungen verwenden. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen anzeigen und legen Sie die gewünschten Optionen fest:
   • Im Bereich Obligatorische Zwei-Faktor-Authentifizierung können Sie Benutzer oder Gruppen hinzufügen, für die die Zwei-Faktor-Verifizierung auch dann durchgeführt wird, wenn der Benutzer von einer vertrauenswürdigen IP-Adresse stammt. Für andere Benutzer, die nicht in der Liste Vertrauenswürdige Netzwerke aufgeführt sind, wird die Zwei-Faktor-Verifizierung wie gewohnt durchgeführt.
   • Im Bereich Vertrauenswürdige Netzwerke können Sie vertrauenswürdige IP-Adressen hinzufügen, für die keine Zwei-Faktor-Verifizierung durchgeführt wird. Geben Sie separate IP-Adressen im IPv4-Format an (#.#.#.#, wobei # ein numerischer Wert zwischen 0 und 255 ist), oder legen Sie einen IP-Adressbereich fest, indem Sie die Start- und End-IP-Adressen des Bereichs im Format #.#.#.#-#.#.#.# eingeben. Alternativ können Sie CIDR-Maskierung im Format #.#.#.#/# verwenden.
4. Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, um die vorgenommenen Änderungen zu übernehmen.

Bei aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung per SMS kann ein Nutzer auf die Portaldaten zugreifen, indem er seine E-Mail-Adresse und sein Passwort eingibt oder sich über ein Social-Media-Konto anmeldet und einen per SMS erhaltenen sechsstelligen Verifizierungscode eingibt.

Die SMS-Nachrichten werden an das primäre Mobiltelefon des Nutzers gesendet, das bei der ersten Portalanmeldung per Zwei-Faktor-Authentifizierung angegeben und später auf der Seite Benutzerprofil geändert werden kann. Ein Verifizierungscode kann durch Klicken auf die Schaltfläche Code erneut senden erneut gesendet werden, jedoch maximal fünfmal pro fünf Minuten. Der gesendete Code ist 10 Minuten gültig.

SMS-Nachrichten können nur gesendet werden, wenn Sie ein Guthaben haben. Sie können Ihr aktuelles Guthaben jederzeit in Ihrem SMS-Anbieter-Konto überprüfen. Vergessen Sie nicht, Ihr Guthaben rechtzeitig aufzuladen.

Um die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authentifizierungs-App zu aktivieren,

1. Aktivieren Sie das Optionsfeld Mit Authentifizierungs-App im Bereich Zwei-Faktor-Authentifizierung.
2. Für detaillierte Einstellungen können Sie die erweiterten Einstellungen verwenden. Klicken Sie auf Erweiterte Einstellungen anzeigen und legen Sie die gewünschten Optionen fest:
   • Im Bereich Obligatorische Zwei-Faktor-Authentifizierung können Sie Benutzer oder Gruppen hinzufügen, für die die Zwei-Faktor-Authentifizierung durchgeführt wird.
   • Im Bereich Vertrauenswürdige Netzwerke können Sie vertrauenswürdige IP-Adressen hinzufügen, für die keine Zwei-Faktor-Authentifizierung durchgeführt wird. Geben Sie separate IP-Adressen im IPv4-Format an (#.#.#.#, wobei # ein numerischer Wert zwischen 0 und 255 ist), oder legen Sie einen IP-Adressbereich fest, indem Sie die Start- und End-IP-Adressen des Bereichs im Format #.#.#.#-#.#.#.# eingeben. Alternativ können Sie CIDR-Maskierung im Format #.#.#.#/# verwenden.
3. Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, um die vorgenommenen Änderungen zu übernehmen.

Wenn die Zwei-Faktor-Authentifizierung mit einer Authentifizierungs-App aktiviert ist, kann ein Nutzer auf die Portaldaten zugreifen, indem er seine E-Mail-Adresse und sein Passwort eingibt oder sich über ein Social-Media-Konto anmeldet und einen sechsstelligen Verifizierungscode oder einen von der Authentifizierungs-App generierten Backup-Code eingibt.

So greifen Sie nach Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung zum ersten Mal auf das Portal zu:

1. Geben Sie Ihre regulären Anmeldedaten ein, um auf das Portal zuzugreifen. Der QR-Code und Ihr geheimer Schlüssel werden auf der Anmeldebestätigungsseite Ihres Portals angezeigt.
2. Installieren Sie eine Authentifizierungs-App auf Ihrem Mobilgerät. Sie können Google Authenticator für Android und iOS oder Authenticator für Windows Phone verwenden.
3. Öffnen Sie die Authenticator-App auf Ihrem Mobilgerät und konfigurieren Sie sie auf eine der folgenden Arten:
   • Scannen Sie den im Browser angezeigten QR-Code oder
   • Geben Sie Ihren im Browser angezeigten geheimen Schlüssel manuell ein.
4. Geben Sie auf der Anmeldebestätigungsseite Ihres Portals einen von Ihrer Anwendung generierten sechsstelligen Code ein.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche App verbinden.

Um mehr über die Verwendung der Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Ihrem Portal zu erfahren, können Sie den folgenden Artikel lesen.

Einstellungen für vertrauenswürdige E-Mail-Domänen

In diesem Abschnitt können Sie die E-Mail-Server angeben, die für die Benutzer-Selbstregistrierung in Ihrem Portal verwendet werden sollen. Standardmäßig ist diese Option deaktiviert. Um sie zu aktivieren,

• Aktivieren Sie das Optionsfeld Benutzerdefinierte Domänen.
• Geben Sie den vertrauenswürdigen E-Mail-Server in das darunter angezeigte Feld ein.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer als Gäste hinzufügen, wenn die hinzugefügten Benutzer nur Leseberechtigungen erhalten sollen.
• Klicken Sie unten im Abschnitt auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Um weitere E-Mail-Server hinzuzufügen, klicken Sie auf den Link Vertrauenswürdige Domäne hinzufügen. Um einen versehentlich hinzugefügten Server zu löschen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol rechts neben dem Feld.

Danach kann sich jeder Benutzer mit einem Konto bei einem bestimmten E-Mail-Server selbst registrieren, indem er auf der Seite Anmelden auf den Link Hier klicken, um beizutreten klickt und seine E-Mail-Adresse eingibt. Eine Einladungs-E-Mail mit einem Link zum Portal wird an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet. Zur Anmeldung muss der Benutzer dem in der E-Mail angegebenen Link folgen, ein Passwort eingeben und dieses bestätigen.

Um diese Option wieder zu deaktivieren, aktivieren Sie einfach das Optionsfeld Deaktiviert.

IP-Sicherheitseinstellungen

Hier können Sie unerwünschte Besucher am Zugriff auf Ihr Portal hindern, indem Sie den Zugriff nur aus vertrauenswürdigen Netzwerken zulassen. Anmeldeversuche von anderen IP-Adressen als den von Ihnen angegebenen werden blockiert. Um den Zugriff auf Ihr Portal basierend auf IP-Adressen einzuschränken,

1. Aktivieren Sie das Optionsfeld Aktivieren.
2. Klicken Sie im entsprechenden Abschnitt auf den Link Zugelassene IP-Adresse hinzufügen:
   • Für alle Benutzer – In diesem Abschnitt können Sie Regeln festlegen, die für alle Benutzer gelten, einschließlich Administratoren mit Vollzugriff.
   • Für Administratoren mit Vollzugriff – In diesem Abschnitt können Sie zusätzliche Regeln festlegen, die nur für Administratoren mit Vollzugriff gelten.
3. Geben Sie im angezeigten Eingabefeld eine einzelne IP-Adresse im IPv4-Format (#.#.#.#, wobei # ein numerischer Wert zwischen 0 und 255 ist) ein. Alternativ können Sie einen IP-Adressbereich festlegen, indem Sie die Start- und Endadressen des Bereichs im Format #.#.#.#-#.#.#.# eingeben. Alternativ können Sie CIDR-Maskierung im Format #.#.#.#/# verwenden.
   Die Informationen zu den IP-Adressen Ihrer Portalbesucher finden Sie im Abschnitt Anmeldeverlauf der Sicherheitseinstellungen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Bericht herunterladen und öffnen.
4. Fügen Sie auf die gleiche Weise beliebig viele vertrauenswürdige IP-Adressen hinzu.
5. Klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern.

Bei Bedarf können Sie die hinzugefügten IP-Adressen löschen, indem Sie auf das entsprechende Symbol rechts neben der IP-Adresse klicken. Um diese Option wieder zu deaktivieren, aktivieren Sie einfach das Optionsfeld Deaktivieren und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Anmeldeeinstellungen

In diesem Abschnitt können Sie das Portal vor Brute-Force-Angriffen schützen.

1. Legen Sie im Feld Anzahl der Versuche die Anzahl erfolgloser Anmeldeversuche des Benutzers fest.
2. Legen Sie im Feld Sperrzeit (Sek.) das Zeitintervall fest, in dem neue Anmeldeversuche blockiert werden.
3. Legen Sie im Feld Prüfzeitraum (Sek.) das Zeitintervall fest, in dem erfolglose Anmeldeversuche gezählt werden.

Wenn die angegebene Anzahl erfolgloser Anmeldeversuche erreicht ist, werden Versuche von der zugehörigen IP-Adresse für den gewählten Zeitraum gesperrt (oder in der SaaS-Version wird ein Captcha abgefragt).

Diese Funktion ist in der Serverversion standardmäßig deaktiviert. Um sie zu nutzen, müssen Sie sie in der Konfigurationsdatei aktivieren. Um mehr zu erfahren, lesen Sie den folgenden Artikel.

Administrator-Nachrichteneinstellungen

In diesem Abschnitt können Sie das Kontaktformular auf der Anmeldeseite anzeigen, damit Benutzer dem Portaladministrator eine Nachricht senden können, falls beim Zugriff auf das Portal Probleme auftreten.

Um es zu aktivieren, aktivieren Sie einfach das entsprechende Optionsfeld und klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, um die vorgenommenen Änderungen zu übernehmen.

Sitzungslebensdauer

In diesem Abschnitt können Sie ein Zeitlimit (in Minuten) festlegen, innerhalb dessen Portalbenutzer ihre Portalanmeldeinformationen erneut eingeben müssen, um auf das Portal zugreifen zu können.

Um eine Sitzungsdauer festzulegen, aktivieren Sie das Optionsfeld Aktivieren, geben Sie den gewünschten Zeitwert in Minuten in das angezeigte Feld Lebensdauer ein und klicken Sie unten im Abschnitt auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderungen zu übernehmen. Anschließend werden alle Benutzer vom Portal abgemeldet.

Ändern des Portalbesitzers

Wenn der Portalinhaber ein anderes Portalmitglied für diese Position ernennen möchte, muss er/sie Folgendes tun:

1. Klicken Sie im Bereich Portalinhaber unter seinem Foto auf den Link Inhaber auswählen.
2. Wählen Sie eine Person aus der Dropdown-Liste aus.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Portalinhaber ändern.
4. Aktivieren Sie das E-Mail-Feld und folgen Sie dem Bestätigungslink in der E-Mail.

Hinzufügen von Administratoren

Der Portalinhaber oder Administratoren mit Vollzugriff können Benutzern (nicht Gästen) Administratorrechte erteilen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf den Link Anzeigen neben der Überschrift Administratoren.
2. Klicken Sie unter der Administratorenliste auf den Link Benutzer auswählen.
3. Wählen Sie eine oder mehrere Personen gleichzeitig aus den vorhandenen Benutzern/Gästen aus oder erstellen Sie direkt hier einen neuen Administrator, indem Sie auf den Link Neues Profil erstellen klicken.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
5. Die ausgewählten Personen erhalten standardmäßig den maximalen Zugriff auf alle Portalmodule. Um diesen Zugriff einzuschränken, deaktivieren Sie zuerst das Kontrollkästchen Vollzugriff und dann die Kontrollkästchen der Module, für die Sie keinen Administratorzugriff gewähren möchten.

Zugriff auf Portalmodule einschränken

Der Portalinhaber oder Administratoren mit Vollzugriff können den Zugriff auf bestimmte Portalmodule für bestimmte Benutzer oder Gruppen einschränken.

Um den Zugriff auf ein Portalmodul einzuschränken,

1. Suchen Sie den entsprechenden Modulbereich unterhalb der Liste Administratoren.
2. Aktivieren Sie das Optionsfeld Benutzer aus Liste.
3. Wählen Sie die Benutzer aus, denen Sie Zugriff gewähren möchten.

   Verwenden Sie dazu eine der verfügbaren Optionen.

   • Verwenden Sie den Link Benutzer hinzufügen, wenn Sie einer oder mehreren Personen Zugriff gewähren möchten.
   • Verwenden Sie den Link Gruppe hinzufügen, wenn Sie allen Portalbenutzern oder einer oder mehreren Gruppen Zugriff gewähren möchten.

Verfolgung des Anmeldeverlaufs

Der Unterabschnitt Anmeldeverlauf der Sicherheitseinstellungen dient der Überwachung der letzten Benutzeranmeldeaktivitäten, einschließlich erfolgreicher und fehlgeschlagener Anmeldeversuche, mit Angabe der Gründe.

Diese Seite zeigt nur die letzten 20 Datensätze. Jeder Datensatz zeigt, welche Aktion stattgefunden hat, wer sie ausgeführt hat und wann das Ereignis aufgetreten ist. Sie können auch den Zeitraum festlegen, für den die Daten gespeichert werden. Standardmäßig sind 180 Tage eingestellt.

Um die detaillierten Statistiken für das letzte Halbjahr anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht herunterladen und öffnen. Der Bericht wird in einer CSV-Datei (LoginHistory_ReportStartDate-EndDate.csv) geöffnet.

Der Anmeldeverlaufsbericht enthält folgende Details: IP-Adresse des Benutzers, Browser und Plattform, die zum Zeitpunkt des registrierten Ereignisses verwendet wurden, Datum und Uhrzeit des Ereignisses, Name des Benutzers, der versucht hat, sich anzumelden/abzumelden, Portalseite, auf der die Aktion ausgeführt wurde, spezifische Aktion (z. B. Login Fail. Associated Social Account Not Found).

Die Datensätze sind chronologisch in absteigender Reihenfolge sortiert. Sie können die Daten jedoch problemlos sortieren und filtern oder die Suchtool verwenden, um schnell einen bestimmten Datensatz zu finden.

Im Bereich Online-Benutzer können Sie auch die Liste der aktuell angemeldeten Benutzer sowie die Dauer der Online-Sitzung jedes Benutzers anzeigen.

Portalregion ändern

Im Unterabschnitt Migration des Einstellungsbereichs Datenverwaltung können Sie den Standort des Servers ändern, auf dem Ihr Portal gehostet wird. Je näher die Serverregion an Ihrem geografischen Standort liegt, desto schneller ist die Portalgeschwindigkeit.

Derzeit können Sie zwischen drei Serverregionen wählen: EU (Frankfurt), USA West (Oregon) und Asien-Pazifik (Singapur). Um von einer Region in eine andere zu migrieren,

• Wählen Sie die gewünschte Serverregion aus der Dropdown-Liste aus.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Mit E-Mails migrieren, wenn Sie Ihre E-Mails mit übertragen möchten.
  Die E-Mail-Migration kann die Migrationszeit erheblich verlängern. Außerdem werden nur die E-Mails der letzten 30 Tage übertragen. Es wird daher empfohlen, Ihr Konto nach Abschluss des Vorgangs erneut einzurichten, anstatt die Nachrichten zu übertragen.
• Nutzer über Portalmigration benachrichtigen, wobei das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert bleiben muss.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Serverregion ändern, um den Migrationsprozess zu starten.

Der Migrationsprozess kann je nach Datenvolumen Ihres Portals einige Zeit in Anspruch nehmen. Während dieses Vorgangs ist das Portal nicht verfügbar. Nach Abschluss der Migration erhalten Sie eine E-Mail mit der neuen Portaladresse.

Nach der Migration werden die aktuellen Passwörter zurückgesetzt, und die Nutzer müssen ihren Zugang wiederherstellen. Sie erhalten Benachrichtigungen an die in ihren Profilen angegebenen E-Mail-Adressen und können über die Schaltfläche Passwort festlegen in dieser Nachricht das Passwort für die Anmeldung festlegen.

Backup erstellen

Im Unterabschnitt Backup der Datenverwaltung-Einstellungen können Sie Ihre Portaldaten sichern.

Datensicherung

Um Ihre Portaldatensicherung manuell zu erstellen, verwenden Sie den Bereich Datensicherung:

1. Wählen Sie den gewünschten Speicherort für Ihre Sicherungsdateien:
   • Aktivieren Sie das Optionsfeld Temporär, wenn Sie die Sicherung nach Abschluss des Sicherungsvorgangs auf Ihr lokales Laufwerk herunterladen möchten. Nutzen Sie dazu den unten angezeigten Link.
   • Aktivieren Sie das Optionsfeld Dokumente und klicken Sie neben dem darunter angezeigten Feld auf Auswählen. Das Fenster Ordner auswählen wird geöffnet. Wählen Sie im Bereich Gemeinsame Dokumente einen Ordner für die Sicherung aus und klicken Sie auf OK.
   • Aktivieren Sie das Optionsfeld Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive und klicken Sie neben dem darunter angezeigten Feld auf Auswählen. Das Fenster Ordner auswählen wird geöffnet. Wählen Sie im Bereich Gemeinsame Dokumente ein Verzeichnis für Drittanbieterressourcen aus, in dem Sie Ihr Backup speichern möchten, und klicken Sie auf OK.
     Die Drittanbieterressource muss zuvor mit dem Modul „Dokumente“ verknüpft, freigegeben und im Bereich Gemeinsame Dokumente abgelegt sein. Andernfalls sind die Optionen Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive deaktiviert.
   • Aktivieren Sie das Optionsfeld Drittanbieterspeicher und wählen Sie einen der verfügbaren Dienste aus der Liste: Amazon AWS S3 (Amazon Simple Storage Service), Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage oder Selectel Cloud Storage. Geben Sie die erforderlichen Daten für den Zugriff auf den ausgewählten Drittanbieterspeicher in die folgenden Felder ein.
     Der entsprechende Dienst muss zuvor im Abschnitt Integration verknüpft werden. Andernfalls werden die folgenden Einstellungen deaktiviert.
     • Für Amazon AWS S3 sind die folgenden Felder verfügbar:
       • Bucket - eindeutiger Amazon-Bucket-Name, z.B. my-new-test-bucket-12345.
       • Region - eine AWS-Region, in der sich Ihr Amazon-Bucket befindet, z.B. us-east-2.
       • URL des Dienstes - dies ist eine optionale Eigenschaft. Ändern Sie sie nur, wenn Sie einen anderen Service-Endpunkt ausprobieren möchten. Lassen Sie dieses Feld leer, um den Standardwert zu verwenden.
       • Erzwinge Pfad-Stil - wenn wahr (true), verwenden Anforderungen immer die Pfadstiladressierung. Lassen Sie dieses Feld leer, da die Eigenschaft URL des Dienstes nicht angegeben ist.
       • HTTP nutzen - wenn diese Eigenschaft auf wahr (true) festgelegt ist, versucht der Client das HTTP-Protokoll zu verwenden, sofern der Zielendpunkt dies unterstützt. Standardmäßig ist diese Eigenschaft auf falsch (false) festgelegt. Setzen Sie es auf wahr (true) oder lassen Sie dieses Feld leer, um den Standardwert zu verwenden.
       • Methode der Server-seitigen Verschlüsselung ist der serverseitige Verschlüsselungsalgorithmus, der beim Speichern dieses Objekts in S3 verwendet wird. Die möglichen Werte sind:
         • Nein
         • Serverseitige Verschlüsselung - SSE-S3 (Ihre Assets werden mit starken AES-256 GCM-Schlüsseln verschlüsselt, ein separater Schlüssel für jedes Objekt. Die Schlüssel selbst werden für zusätzlichen Schutz mit einem rotierenden Stammschlüssel verschlüsselt) oder SSE-KMS (Ihre Assets werden mit einem vielseitigen Verschlüsselungsmechanismus verschlüsselt. Wie SSE-S3, basiert er auf einer starken AES-256-Verschlüsselungsmethode, bietet jedoch ein komplexeres und flexibleres Modell und bietet separate Berechtigungen für einen KMS-Schlüssel, eine Audit-Trail-Funktion und die Möglichkeit, eindeutige benutzerdefinierte Schlüssel zu erstellen). Für SSE-KMS können Sie Verwaltetes CMK – standardmäßig von AWS verwalteter CMK oder vom Kunden verwalteter CMK - auswählen. Wenn die Option „Vom Kunden verwalteter CMK“ ausgewählt ist, müssen Sie die KMS-Schlüssel-ID angeben.
         • Clientseitige Verschlüsselung - wenn diese Option ausgewählt ist, müssen Sie die KMS-Schlüssel-ID angeben.
     • Für Google Cloud Storage füllen Sie das Feld Bucket aus.
     • Für Rackspace Cloud Storage füllen Sie die Felder Der öffentliche Container, Der private Container und Bereich aus.
     • Für Selectel Cloud Storage füllen Sie die Felder Der private Container und Der öffentliche Container aus.
   Wenn Sie die Option Dokumente oder Dropbox, Box, OneDrive, Google Drive auswählen, wirkt sich die Größe der Sicherungsdatei auf den insgesamt auf Ihrem Portal belegten Speicherplatz aus.
2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mails in Sicherung einbeziehen, wenn Sie auch die E-Mail-Daten sichern möchten. Dadurch erhöht sich die Sicherungsdauer und die Größe der Sicherungsdatei. Ist diese Option jedoch deaktiviert, gehen die E-Mail-Daten nach der Wiederherstellung verloren, und Sie müssen die Konten erneut verknüpfen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopie erstellen.

Nach Abschluss des Sicherungsvorgangs finden Sie die .tar.gz-Sicherungsdatei (portal-name_datum_zeit.tar.gz) im angegebenen Ordner. Wenn Sie den Temporären Speicher ausgewählt haben, ist der Link zum Herunterladen der erstellten Sicherung 24 Stunden lang verfügbar.

Um den Sicherungsvorgang zu automatisieren, verwenden Sie den Abschnitt Automatische Sicherung:

1. Aktivieren Sie das Optionsfeld Aktivieren.
2. Wählen Sie den gewünschten Speicher für Ihre Sicherungsdateien (die verfügbaren Optionen sind dieselben wie oben beschrieben, mit Ausnahme des Temporären-Speichers, der nur im Bereich Datensicherung verfügbar ist).
3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen E-Mails in Sicherung einbeziehen, wenn Sie auch die E-Mail-Daten sichern möchten.
4. Geben Sie das Zeitintervall an, in dem die Sicherungen erstellt werden sollen: Täglich mit Angabe der gewünschten Uhrzeit, Wöchentlich mit Angabe des gewünschten Wochentags und der gewünschten Uhrzeit oder Monatlich mit Angabe des gewünschten Monatstags und der gewünschten Uhrzeit.
5. Legen Sie die Maximale Anzahl der zu speichernden Sicherungskopien fest, indem Sie den gewünschten Wert aus dem Klicken Sie in der entsprechenden Dropdown-Liste auf Speichern.

Sicherungen werden automatisch in der angegebenen Periodizität erstellt.

Datenwiederherstellung

Um Ihre Portaldaten aus der zuvor erstellten, gehashten Backup-Datei wiederherzustellen (für ONLYOFFICE Workspace Cloud 11.5 oder höher),

1. Wählen Sie die Quelle aus, in der das Backup gespeichert ist.
   • Wählen Sie die Option ONLYOFFICE-Dokumente und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Auswählen. Wählen Sie im Fenster Datei auswählen die gewünschte Sicherungsdatei aus dem Ordner Allgemein aus und klicken Sie auf OK
   .
   • Wählen Sie die Option DropBox, Box.com, OneDrive oder Google Drive (mit dem Modul Dokumente verbundene Dienste von Drittanbietern, einschließlich über das WebDAV-Protokoll verbundener Dienste) und klicken Sie unten auf die Schaltfläche Auswählen. Wählen Sie im Fenster Datei auswählen die gewünschte Sicherungsdatei aus dem Drittanbieter-Ressourcenverzeichnis aus und klicken Sie auf OK.
   • Wählen Sie die Option Drittanbieterspeicher, wählen Sie den zuvor im Abschnitt Integration verbundenen Drittanbieterspeicher aus und geben Sie die für den Zugriff auf den ausgewählten Speicher erforderlichen Daten ein.
   • Wählen Sie die Option Computerdatei, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Auswählen und suchen Sie nach der gewünschten Sicherungsdatei auf Ihrem lokalen Laufwerk.
     Anstatt eine Sicherungsdatei aus einer bestimmten Quelle auszuwählen, können Sie einfach auf den Link Sicherungsliste anzeigen unter dem Feld „Auswählen“ klicken, um die gewünschte Sicherungsdatei aus dem Sicherungsverlauf auszuwählen (wenn eine Sicherungsdatei manuell aus dem Speicher gelöscht wurde, ist sie in der Liste nicht verfügbar). Klicken Sie neben der gewünschten Sicherungsdatei auf den Link Wiederherstellen. Um eine Sicherungsdatei aus der Liste zu löschen, klicken Sie auf das Symbol.
2. Lassen Sie das Kontrollkästchen Benachrichtigung über Portalwiederherstellung an Benutzer senden aktiviert, um Ihre Portalbenutzer zu benachrichtigen.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen.

Nach der Wiederherstellung des Backups in der Cloud-Version werden die aktuellen Passwörter zurückgesetzt. Benutzer müssen dann ihren Zugriff über die in ihren Profilen angegebenen E-Mail-Adressen wiederherstellen und das für die Anmeldung verwendete Passwort angeben.

Weitere Tipps finden Sie in diesem Artikel zur Cloud-Version und Server-Version.

LDAP-Einstellungen

Wenn Sie ONLYOFFICE Workspace verwenden, müssen Sie zunächst Konten für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens erstellen. Bei mehr als 50 Mitarbeitern kann das Anlegen neuer Portalbenutzer jedoch sehr zeitaufwändig sein. Ihr Portal bietet Ihnen die Option LDAP-Einstellungen, mit der Sie die erforderlichen Benutzer und Gruppen von einem LDAP-Server (z. B. OpenLDAP-Server oder Microsoft Active Directory) in wenigen Minuten in Ihr Portal importieren können. Die neu erstellten Benutzer müssen sich keine neuen Passwörter und Logins merken, da sie sich mit ihren auf Ihrem LDAP-Server gespeicherten Anmeldeinformationen am Portal anmelden.

Füllen Sie die erforderlichen Felder aus und klicken Sie auf Speichern.

Ausführlichere Informationen zu den einzelnen Feldern und den entsprechenden Werten finden Sie in den folgenden Anweisungen für die SaaS-Version und die Serverversion.

Single-Sign-On-Einstellungen

Im Bereich Single Sign-on können Sie die Drittanbieter-Authentifizierung mit SAML aktivieren/deaktivieren und so Nutzern einen schnelleren, einfacheren und sichereren Zugriff auf das Portal ermöglichen.

Die Single Sign-on-Technologie ermöglicht Nutzern grundsätzlich eine einmalige Anmeldung und Zugriff auf mehrere autorisierte (d. h. in einen Identitätsanbieter integrierte) Anwendungen/Dienste, ohne bei jedem Zugriff auf eine andere Anwendung ihre Anmeldeinformationen erneut eingeben zu müssen.

Weitere Informationen zum Konfigurieren von SSO finden Sie in den entsprechenden Artikeln für die SaaS-Version und die Serverversion.

Integration von Drittanbieterdiensten

Wenn Sie die SaaS-Version verwenden, werden die Autorisierungsschlüsselparameter für die meisten Dienste wie Facebook, Twitter, Google, LinkedIn, Box, Dropbox, OneDrive, Bitly, Firebase und Yahoo automatisch eingerichtet, sodass die entsprechenden Umschalter deaktiviert sind. Sie können Ihr Facebook-/Google-/LinkedIn-/Twitter-Konto direkt auf Ihrer Profilseite verknüpfen oder den entsprechenden Anweisungen folgen, um zu erfahren, wie Sie Drittanbieterdienste im Modul Dokumente verknüpfen.

In der SaaS-Version können Sie auf der Seite Drittanbieterdienste folgende Dienste verknüpfen:

• DocuSign – um eine Datei aus dem Modul Dokumente zur elektronischen Signatur an Ihre Portalmitarbeiter zu senden.
• Twilio – um Ihre CRM-Kontakte über einen Webbrowser aufrufen zu können. Sie können auch Twilio verwenden, um die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.
• Amazon AWS S3, Google Cloud Storage, Rackspace Cloud Storage oder Selectel Cloud Storage – zum Sichern und Speichern von Daten aus Ihrem Portal.

Weitere Informationen zur Integration von Drittanbieterdiensten finden Sie in unserer Anleitung.

Anzeigen von Portalstatistiken

Hier können Sie folgende Informationen einsehen:

• Erstellungsdatum Ihres Portals,
• Anzahl der aktiven Nutzer, die auf Ihrem Portal registriert sind,
• Der für den gewählten Tarif verfügbare Speicherplatz (für die SaaS-Lösung),
• Das Basisspeicherkontingent für alle neuen Nutzer und die Liste der Nutzer mit dem in jedem Modul belegten Speicherplatz (für die SaaS-Lösung),
• Der insgesamt belegte Speicherplatz,

  Sie können auch den von jedem Portalmodul oder -tool belegten Speicherplatz einsehen.

• Gesamtzahl der Besuche pro Tag,

  Standardmäßig zeigt das Nutzungsdiagramm Daten der letzten drei Monate an. Sie können den Zeitraum ändern, indem Sie eine der verfügbaren Optionen auswählen: Letzte Woche, Letzter Monat oder Für einen Zeitraum. Geben Sie dazu das Start- und Enddatum in den entsprechenden Feldern ein.

Verwalten des Speicherkontingents

Sie können das Basisspeicherkontingent für alle neuen Benutzer aktivieren und festlegen:

1. Aktivieren Sie das Optionsfeld Mit Kontingent.
2. Geben Sie den gewünschten Wert in das Eingabefeld ein und wählen Sie die Maßeinheit aus der Dropdown-Liste (Bytes, KB, MB, GB, TB).
3. Klicken Sie auf Speichern.

Um das Kontingent zu deaktivieren, wählen Sie die Option Kein Kontingent. Mit der Schaltfläche Neu berechnen lässt sich der von Benutzern belegte Speicherplatz neu berechnen.

In der folgenden Benutzerliste können Sie das Kontingent für mehrere Benutzer oder für einen bestimmten Benutzer separat festlegen. Um Benutzer leichter zu finden, können Sie die Liste nach E-Mail-Adresse (Aktiv, Ausstehend), Typ (Administrator, Benutzer, Gast) oder Gruppe filtern. Sie können die Liste auch nach Vor- oder Nachnamen sortieren oder den gewünschten Namen in das Suchfeld eingeben.

So legen Sie das Kontingent für mehrere Benutzer fest:

1. Markieren Sie die gewünschten Benutzer in der Liste.
2. Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Kontingent bearbeiten.
3. Geben Sie den gewünschten Wert in das Eingabefeld ein und wählen Sie die Maßeinheit aus der Dropdown-Liste (Bytes, KB, MB, GB, TB).
4. Klicken Sie auf das Häkchen, um die Einstellungen zu speichern.

So legen Sie das Kontingent für einen bestimmten Benutzer fest:

1. Klicken Sie rechts neben dem Benutzernamen auf die Beschriftung Kein Kontingent.
2. Wählen Sie in der Dropdown-Liste die Option Kontingent bearbeiten.
3. Geben Sie den gewünschten Wert in das Eingabefeld ein und wählen Sie die Maßeinheit aus der Dropdown-Liste (Bytes, KB, MB, GB, Tb).
4. Klicken Sie auf das Häkchen, um die Einstellungen zu speichern.