Arbeiten mit öffentlichen Räumen
Öffentliche Räume sollen die gemeinsame Nutzung von Dateien mit externen Benutzern vereinfachen, d. h. mit Personen, die kein Mitglied Ihres DocSpace sind.
Sie können externen Personen Links zur Verfügung stellen, über die Dokumente ohne Registrierung eingesehen werden können. Der Raum ist für alle mit diesem Link zugänglich. Standardmäßig haben externe Nutzer in einem öffentlichen Raum nur Leserechte für alle Dateien. Sie können jedoch zusätzliche Links mit unterschiedlichen Zugriffsrechten erstellen.
Sie können diesen Raum auch in jede beliebige Weboberfläche einbetten, sodass Benutzer direkt von Ihrer Website oder Ihrem Dienst auf die im Raum gespeicherten Dateien zugreifen können.
Hauptmerkmale
- Erstellung externer Links zum Zugriff auf mehrere Dokumente ohne Registrierung
- Hinzufügen mehrerer Links mit unterschiedlichen Einstellungen
- Links mit einem Passwort schützen, Einschränkungen für Kopieren, Herunterladen und Drucken festlegen
- Zeitlimit für zusätzliche Links
- Räume in Webseiten einbetten, um allen Besuchern eine Reihe von Dokumenten zu präsentieren
- Nutzung von Drittanbieterdiensten (Box, Dropbox usw.) zur Datenspeicherung
Mögliche Anwendungsfälle
- Vorzeigen fertiger Dokumentationen gegenüber Partnern, Kunden oder anderen Dritten
- Veröffentlichung einer Dokumentensammlung auf einer Website oder einem Blog
- Inhalte können sowohl von DocSpace als auch von einem als Speicher verbundenen Drittanbieterdienst geteilt werden
Beispielsweise müssen Sie Demomaterialien oder Projektdokumentationen mit Ihren Partnern teilen. Sehen wir uns an, wie das mit öffentlichen Räumen funktioniert.
Schritt 1. Einen öffentlichen Raum erstellen
Erstellen Sie in wenigen einfachen Schritten einen neuen öffentlichen Raum:
- Gehen Sie zum Abschnitt Räume und klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Raum oder auf das
Plus-Symbol. - Wählen Sie den öffentlichen Raum-Typ aus.
- Geben Sie den Namen des Raumes.
-
Optional können Sie Tags oder ein Symbol hinzufügen und einen Speicher eines Drittanbieters verbinden. Weitere Informationen zum Verbinden von Speichern von Drittanbietern finden Sie in dieser Anleitung.
Wenn Sie einen Drittanbieter-Dienst verbinden möchten, ist dies nur beim Erstellen eines Raums möglich, nicht beim Bearbeiten bestehender Räume.
- Klicken Sie auf Erstellen.
Schritt 2. Dokumente zum Raum hinzufügen
Verwenden Sie die Schnellzugriffslinks im neu erstellten Raum oder das Menü Aktionen, um Dokumente hinzuzufügen:
- Erstellen Sie neue Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und PDF-Formulare online.
- Fügen Sie vorhandene Dateien und Ordner aus Ihren DocSpace-Bereichen hinzu: Meine Dokumente oder Räume.
- Laden Sie vorhandene Dateien und Ordner von Ihrem Gerät hoch.
Alle verfügbaren Optionen zum Arbeiten mit Dokumenten in Räumen sind hier aufgelistet.
Schritt 3. Autorisierte Benutzer zum Raum hinzufügen
Bei Bedarf können Sie Gäste oder in Ihrem DocSpace registrierte Benutzer zum Raum hinzufügen, um mit Dokumenten zu arbeiten und deren Inhalte zu verwalten.
Im öffentlichen Raum sind die folgenden Berechtigungsstufen verfügbar: Raummanager (kostenpflichtig) und Inhaltsersteller. Sowohl Raummanager als auch Inhaltsersteller können neue Dateien und Ordner erstellen, hochladen und verwalten, aber Raummanager können zusätzlich Benutzer und Zugriffseinstellungen verwalten. Um einen Raummanager hinzuzufügen, sollten Sie einen Raum- oder DocSpace-Administrator aus den vorhandenen DocSpace-Kontakten auswählen.
Um Gäste und Benutzer einzuladen:
- Gehen Sie zum Raumbildschirm Info -> Kontakte und verwenden Sie das Symbol
Kontakte einladen. - Schalten Sie den Schalter ein, um einen universellen Link für die Selbstautorisierung im Raum zu erstellen. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert. Auf diese Weise können Sie nur Gäste einladen.
- Alternativ können Sie im Abschnitt Manuell hinzufügen unten vorhandene DocSpace-Kontakte hinzufügen oder neue Gäste persönlich per E-Mail einladen. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und drücken Sie die Eingabetaste oder wählen Sie einen vorhandenen Kontakt aus der Liste aus. Sie können mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen und dann auf Einladung senden klicken.
Gäste und Benutzer werden dem Raum als Inhaltsersteller hinzugefügt, die Dokumente erstellen und bearbeiten können. Neue Gäste werden Ihrer Gästeliste hinzugefügt.
Alle verfügbaren Optionen zum Einladen von Benutzern in Räume sind hier aufgeführt.
Schritt 4. Externen Link anpassen und teilen
Da öffentliche Räume für die Zusammenarbeit mit externen Benutzern entwickelt wurden, verfügt Ihr neu erstellter öffentlicher Raum bereits über einen aktivierten externen Link, den Sie einfach kopieren können.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Raum freigeben neben dem Raumnamen oder verwenden Sie das Symbol 
neben der Option Freigegebener Link auf dem Bildschirm Info -> Kontakte . Senden Sie den kopierten Link an Drittanbieter. Diese erhalten ohne Registrierung Leseberechtigungen für alle Dateien im Raum.
Sie können auch den externen Link bearbeiten:
- Klicken Sie auf dem Bildschirm Info -> Kontakte auf das Symbol
neben der Beschriftung Freigegebener Link. - Wählen Sie die Option Link-Einstellungen.
- Wählen Sie eine andere Berechtigungsstufe als die Standardstufe: Betrachter, Bearbeiter, Prüfer oder Kommentator.
- Ändern Sie den Linknamen, um verschiedene Links zu unterscheiden.
- Legen Sie mit dem Schalter Passwortzugriff ein Passwort fest, um den Link zu schützen.
- Aktivieren Sie den Schalter Kopieren von Dateiinhalten, Herunterladen von Dateien und Drucken einschränken, um das Kopieren von Dateiinhalten in die Zwischenablage, das Herunterladen von Dateien und Ordnern sowie das Drucken von Dateien zu deaktivieren.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Bei Bedarf können Sie den freigegebenen Link über die Option im Menü auf dem Bildschirm Info -> Kontakte widerrufen. Der aktuelle Link wird deaktiviert und ein neuer freigegebener Link erstellt.
Wenn Sie mehr als einen Link für Ihren öffentlichen Raum benötigen, verwenden Sie das Symbol 
Neuen Link hinzufügen im Abschnitt Freigegebene Links. Es ist auch möglich, eine zeitliche Begrenzung für zusätzliche Links festzulegen, während der Hauptlink unbegrenzt gültig ist.
Alle verfügbaren Optionen für externe Links sind hier aufgelistet.
Wenn Sie einen öffentlichen Raum in Ihre Website einbetten möchten, lesen Sie diese Anleitung.