Räume bearbeiten

Operationen in der Raumliste

Mithilfe der Tools in der oberen Symbolleiste können Sie die folgenden Vorgänge ausführen:

• Suchen Sie mithilfe der Suchleiste oben in der Raumliste nach einem Raumnamen.
• Filtern Sie Räume nach Mitglied oder Eigentümer, Typ (Öffentlicher Raum, Formularraum, Zusammenarbeit, Virtueller Datenraum, Benutzerdefiniert), den vorhandenen Tags und Drittanbieterressourcen mithilfe der Schaltfläche . Wählen Sie die gewünschten Filterparameter aus und klicken Sie auf Übernehmen. Um den Filter zu löschen, verwenden Sie das Symbol in der oberen rechten Ecke.
  
• Sortieren Sie Räume nach Parametern (Name, Typ, Tags, Besitzer, Datum der letzten Aktivität, Speicher) mithilfe der Schaltfläche . Klicken Sie auf den Pfeil neben dem ausgewählten Parameter, um die Sortierreihenfolge zu ändern.
• Wechseln Sie zwischen den verfügbaren Anzeigemodi (Miniaturansichten oder Kompakt) mit der Schaltfläche oder .
• Verwenden Sie das Symbol , um die Spalten Typ, Tags, Besitzer, Letzte Aktivität und Speicher/Kontingent in der Raumliste anzuzeigen oder auszublenden (Kompaktansicht).

Mithilfe des oberen Bereichs, der angezeigt wird, wenn ein oder mehrere Räume in der Liste ausgewählt sind, können Sie die folgenden Vorgänge ausführen:

• Wählen Sie Räume nach Typ (Alle, Öffentlich, Formularraum, Virtueller Datenraum, Benutzerdefiniert, Zusammenarbeit) mithilfe des Symbols aus.
  
• Heften Sie die ausgewählten Räume oben an oder lösen Sie sie.
• Verschieben Sie die ausgewählten Räume in das Archiv.
• Ändern Sie ein Kontingent pro Raum.
• Legen Sie ein benutzerdefiniertes Kontingent auf den Standardwert fest.
• Deaktivieren Sie das Kontingent.
• Zeigen Sie Informationen zum einzelnen ausgewählten Raum mithilfe des Symbols an.
  

Über das Rechtsklickmenü oder das Symbol neben dem Raumnamen können Sie folgende Aktionen ausführen:

• Auswählen – um den Raum in der Liste auszuwählen. Wenn der Raum ausgewählt ist, können Sie ihn mithilfe der Optionen in der oberen Symbolleiste anheften/lösen oder ins Archiv verschieben. Über das Symbol können Sie Informationen anzeigen.
• Öffnen – um den Raum zu öffnen.
• Oben anheften – um den Raum oben in der Liste anzuzeigen. Sie können die Fixierung des Raums lösen, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Option Lösen im Menü verwenden.
• Benachrichtigungen deaktivieren – um Benachrichtigungen für diesen Raum zu deaktivieren. Sie können Benachrichtigungen über die Menüoption Benachrichtigungen aktivieren wieder aktivieren.
• Verwalten – dieser Menüeintrag enthält die folgenden Untereinträge:
  • Raum bearbeiten – um den Raum umzubenennen, Tags oder ein Bild hinzuzufügen, den Raumbesitzer zu ändern.
  • Als Vorlage speichern - um den ausgewählten Raum als Vorlage zu speichern. Sie können schnell neue Räume auf der Grundlage vorhandener Vorlagen erstellen.
  • Herunterladen – um den Raum herunterzuladen.
  • Duplizieren – um den Raum zu duplizieren.
  • Raumbesitzer ändern – um den Raumbesitzer zu ändern.
  • Raumindex exportieren – um den Index für den virtuellen Datenraum zu exportieren. Die xlsx-Datei mit einem zusammenfassenden Bericht über die Dateistruktur des Raums wird in den Bereich „Meine Dokumente“ exportiert.
  • Ins Archiv verschieben – um den Raum zu archivieren. Archivierte Räume können wiederhergestellt oder gelöscht werden.
• Freigeben – dieser Menüeintrag enthält die folgenden Untereinträge:
  • Kontakte einladen – um Einladungen an Benutzer oder Gäste zu senden.
  • Freigegebenen Link kopieren – um einen Link zum öffentlichen Raum, zum Ausfüllen von Formularen oder zum benutzerdefinierten Raum zu kopieren. Die Inhalte des über diesen Link aufgerufenen öffentlichen oder benutzerdefinierten Raums sind ohne Autorisierung einsehbar. Für einen Raum zum Ausfüllen von Formularen können Sie den Link zum Ausfüllen kopieren.
  • Link kopieren – um einen Link zum Collaboration- oder virtuellen Datenraum für Raummitglieder zu kopieren.
  • Einbetten – um den über einen öffentlichen Link verfügbaren Raum einzubetten.
• Info – zum Anzeigen der folgenden Informationen: Kontakte (Administration, Benutzer, Erwartete Benutzer), Verlauf (Letzte Aktivitäten), Details (Besitzer, Typ, Inhalt, Änderungsdatum, Zuletzt geändert von, Erstellungsdatum).
  Im Bildschirm Kontakte können Sie außerdem neue Mitglieder hinzufügen, Einladungen erneut versenden, die Berechtigungsstufen aktiver Benutzer ändern oder Benutzer aus dem Raum entfernen.

  In einem öffentlichen Raum können Sie außerdem den standardmäßig verfügbaren Freigabelink kopieren oder bearbeiten, den Freigabelink widerrufen (der aktuelle Link wird deaktiviert und ein neuer freigegebener Link erstellt) und zusätzliche Links mit unterschiedlichen Parametern erstellen. In einem benutzerdefinierten Raum können Sie bei Bedarf freigegebene und zusätzliche Links erstellen. In einem Raum zum Ausfüllen von Formularen können Sie den Freigabelink zum Ausfüllen kopieren oder bearbeiten.

• Raum verlassen – um den Raum zu verlassen. Wenn Sie der Raumbesitzer sind, müssen Sie zuerst einen anderen Besitzer zuweisen.
• Wiederherstellen – um den archivierten Raum wiederherzustellen.
• Löschen – um den archivierten Raum dauerhaft zu löschen.

Über das Rechtsklickmenü in der Spalte Speicher/Kontingent neben dem Raumnamen können Sie folgende Aktionen durchführen:

• Kontingent ändern (wenn das Standardkontingent aktiviert ist) – um ein benutzerdefiniertes Kontingent pro Raum festzulegen.
• Auf Standard setzen (wenn das Standardkontingent aktiviert und geändert ist) – um ein benutzerdefiniertes Kontingent auf den Standardwert zu setzen.
• Kontingent deaktivieren (wenn das Standardkontingent aktiviert ist) – um das Kontingent zu deaktivieren.

Vorgänge im Raum

Wenn Sie einen Raum öffnen, indem Sie in der Liste auf seinen Namen klicken, können Sie über die obere Symbolleiste die folgenden Aktionen ausführen:

• Kehren Sie mit dem Pfeil zur Raumliste zurück.
• Erstellen Sie neue Dokumente, Tabellen, Präsentationen, PDF-Formulare und Ordner mit dem Plus-Symbol . In einem Formularausfüllraum können Sie PDF-Formulare aus DocSpace oder vom Gerät hochladen und aus Vorlagen auswählen.
• Verwalten Sie den Raum mit dem Symbol :
  • Verwalten – dieser Menüeintrag enthält die folgenden Untereinträge:
    • Raum bearbeiten – um den Raum umzubenennen, Tags oder ein Bild hinzuzufügen, den Raumbesitzer zu ändern.
    • Als Vorlage speichern - um den ausgewählten Raum als Vorlage zu speichern. Sie können schnell neue Räume auf der Grundlage vorhandener Vorlagen erstellen.
    • Herunterladen – um den Raum herunterzuladen.
    • Duplizieren – um den Raum zu duplizieren.
    • Raumbesitzer ändern – um den Raumbesitzer zu ändern.
    • Raumindex exportieren – um den Index für den virtuellen Datenraum zu exportieren. Die xlsx-Datei mit einem zusammenfassenden Bericht über die Dateistruktur des Raums wird in den Bereich „Meine Dokumente“ exportiert.
    • Ins Archiv verschieben – um den Raum zu archivieren. Archivierte Räume können wiederhergestellt oder gelöscht werden.
  • Freigeben – dieser Menüeintrag enthält die folgenden Untereinträge:
    • Kontakte einladen – um Einladungen an Benutzer oder Gäste zu senden.
    • Freigegebenen Link kopieren – um einen Link zum öffentlichen Raum, zum Ausfüllen von Formularen oder zum benutzerdefinierten Raum zu kopieren. Die Inhalte des über diesen Link aufgerufenen öffentlichen oder benutzerdefinierten Raums sind ohne Autorisierung einsehbar. Für einen Raum zum Ausfüllen von Formularen können Sie den Link zum Ausfüllen kopieren.
    • Link kopieren – um einen Link zum Collaboration- oder virtuellen Datenraum für Raummitglieder zu kopieren.
    • Einbetten – um den über einen öffentlichen Link verfügbaren Raum einzubetten.
  • Index bearbeiten – um Dateien neu anzuordnen und Leerzeichen im Index des virtuellen Datenraums zu entfernen. Sie können die Dateireihenfolge mithilfe der Pfeile manuell einzeln ändern oder die Option Neu anordnen oben verwenden.
  • Info – zum Anzeigen der folgenden Informationen: Kontakte (Administration, Benutzer, Erwartete Benutzer), Verlauf (Letzte Aktivitäten), Details (Besitzer, Typ, Inhalt, Änderungsdatum, Zuletzt geändert von, Erstellungsdatum).
    Im Bildschirm Kontakte können Sie außerdem neue Mitglieder hinzufügen, Einladungen erneut versenden, die Berechtigungsstufen aktiver Benutzer ändern oder Benutzer aus dem Raum entfernen.

    In einem öffentlichen Raum können Sie außerdem den standardmäßig verfügbaren Freigabelink kopieren oder bearbeiten, den Freigabelink widerrufen (der aktuelle Link wird deaktiviert und ein neuer freigegebener Link erstellt) und zusätzliche Links mit unterschiedlichen Parametern erstellen. In einem benutzerdefinierten Raum können Sie bei Bedarf freigegebene und zusätzliche Links erstellen. In einem Raum zum Ausfüllen von Formularen können Sie den Freigabelink zum Ausfüllen kopieren oder bearbeiten.

  • Raum verlassen – um den Raum zu verlassen. Wenn Sie der Raumbesitzer sind, müssen Sie zuerst einen anderen Besitzer zuweisen.
  • Wiederherstellen – um den archivierten Raum wiederherzustellen.
  • Löschen – um den archivierten Raum dauerhaft zu löschen.
• Geben Sie den öffentlichen Raum oder den Raum zum Ausfüllen von Formularen mithilfe der Schaltfläche Raum freigeben frei.
• Zeigen Sie Informationen zum Raum mit dem Symbol an.

Verschiedene Operationen mit Räumen

Raumvorlagen erstellen

Mit Raumvorlagen können Sie schnell neue Räume mit ähnlichen Einstellungen und Inhalten erstellen. Sie können Ihre eigenen Vorlagen oder die von anderen Administratoren freigegebenen Vorlagen verwenden.

1. Verwenden Sie das Rechtsklickmenü oder das Symbol neben dem Raumnamen in der Raumliste und wählen Sie die Option Verwalten -> Als Vorlage speichern. Sie können den Raum auch öffnen und die Option Verwalten -> Als Vorlage speichern im Menü innerhalb des ausgewählten Raums verwenden.
2. Ändern Sie bei Bedarf den Vorlagennamen.
3. Fügen Sie Raum-Tags hinzu. Tags werden auf den Raum angewendet, der basierend auf dieser Vorlage erstellt wird.
4. Um die Vorlage mit anderen Administratoren zu teilen, klicken Sie im Abschnitt Zugriff auf Vorlage auf den Link Zugriffseinstellungen.

   Aktivieren Sie den Schalter Vorlage für alle verfügbar. In diesem Fall können alle DocSpace- und Raumadministratoren Räume mit dieser Vorlage erstellen.

   Im Bereich Benutzer oder Gruppen hinzufügen können Sie bestimmte Administratoren manuell aus der Liste auswählen. Wenn Sie eine Gruppe auswählen, wird der Zugriff nur den Administratoren gewährt, die Mitglieder dieser Gruppe sind.

5. Die Option Erstellte Vorlage öffnen ist standardmäßig ausgewählt.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage erstellen.

In der erstellten Vorlage können Sie die Vorlageneinstellungen ändern, neue Dateien hinzufügen und vorhandene Dokumente bearbeiten.

Erstellen externer Links für Räume

In einem öffentlichen oder benutzerdefinierten Raum können Sie mehrere Links mit unterschiedlichen Parametern erstellen. Die Inhalte des über diese Links aufgerufenen Raums sind ohne Autorisierung einsehbar. Für öffentliche Räume ist der freigegebene Link standardmäßig aktiviert. Wenn Sie einen Link für einen benutzerdefinierten Raum erhalten möchten, sollten Sie zunächst einen freigegebenen Link erstellen.

Für einen Raum zum Ausfüllen von Formularen ist der Link zum Ausfüllen standardmäßig aktiviert. Dieser Raum ist für jeden mit dem Link zugänglich. Externe Benutzer haben die Berechtigung zum Ausfüllen von Formularen für alle Dateien.

So erstellen oder bearbeiten Sie externe Links:

1. Verwenden Sie im Raummenü das Element Info.
2. Wechseln Sie zum Bildschirm Kontakte.
3. Fahren Sie bei einem öffentlichen Raum mit dem nächsten Schritt fort. Verwenden Sie bei einem benutzerdefinierten Raum die Option Neuen Link erstellen im Abschnitt Freigegebene Links.
4. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Freigegebenen Link.
5. Wählen Sie die Option Linkeinstellungen.
6. Ändern Sie bei Bedarf die Rolle für Link in einem öffentlichen oder benutzerdefinierten Raum (Betrachter, Bearbeiter, Reviewer oder Kommentator).
7. Ändern Sie den Linknamen, um verschiedene Links zu unterscheiden.
8. Legen Sie ein Passwort fest, um den Link zu schützen.
   1. Aktivieren Sie den Umschalter Passwortzugriff.
   2. Klicken Sie auf das Symbol , um ein Passwort zu generieren, oder geben Sie es manuell in das entsprechende Feld ein.
      Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein. Folgende Zeichen sind zulässig: a-z, A-Z, 0-9, !"#%&'()*+,-./:;
   3. Um das Kennwortfeld zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
   4. Um das Passwort für die spätere Freigabe in Ihre Zwischenablage zu kopieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort kopieren.
      
9. Aktivieren Sie den Umschalter Kopieren, Herunterladen und Drucken von Dateiinhalten einschränken, um Downloads von Dateien und Ordnern aus dem öffentlichen oder benutzerdefinierten Raum zu deaktivieren, die über einen Link freigegeben wurden.
10. Um die an den Parametern des freigegebenen Links vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Wenn Sie mehr als einen Link für einen öffentlichen oder benutzerdefinierten Raum benötigen, verwenden Sie das Symbol Neuen Link hinzufügen im Bereich Freigegebene Links. Beim Erstellen eines zusätzlichen Links können Sie:

1. Legen Sie den Linknamen fest.
2. Richten Sie wie oben beschrieben einen Passwortschutz ein.
3. Beschränken Sie das Kopieren, Herunterladen und Drucken von Dateiinhalten.
4. Begrenzen Sie die Verfügbarkeit dieses Links, indem Sie ein Ablaufdatum festlegen. Wählen Sie Datum und Uhrzeit mithilfe der Datumsauswahl.
5. Speichern Sie den Link, indem Sie auf Erstellen klicken.
   

Der Raum ist für jeden mit dem Link zugänglich. Externe Benutzer haben in öffentlichen oder benutzerdefinierten Räumen nur die Berechtigung zum Anzeigen aller Dateien und in Räumen zum Ausfüllen von Formularen die Berechtigung zum Ausfüllen von Formularen.

In einem öffentlichen oder benutzerdefinierten Raum können Sie den Standard-Viewer-Link ändern, indem Sie eine andere Berechtigungsstufe auswählen: Editor, Reviewer oder Kommentator. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Verwenden Sie im Raummenü das Element Info.
2. Wechseln Sie zum Bildschirm Kontakte.
3. Klicken Sie auf das Symbol neben dem Freigegebenen Link.
4. Wählen Sie die erforderliche Option: Editor, Reviewer, Kommentator, Betrachter.
   

   Der Link für die ausgewählte Berechtigungsstufe wird in die Zwischenablage kopiert.

Einbettungsräume

Sie können einen öffentlichen Raum, einen Raum zum Ausfüllen von Formularen oder einen benutzerdefinierten Raum einbetten, der über einen freigegebenen Link auf Ihrer Website verfügbar ist, sodass der Raum für jeden ohne Autorisierung zugänglich ist.

Lesen Sie die Anweisungen.

Arbeiten mit Formularausfüllräumen

Sie können PDF-Formulare in den Formularausfüllraum hochladen, Benutzer zum Ausfüllen eines PDF-Formulars einladen, ausgefüllte Formulare überprüfen und automatisch in einer Tabelle erfasste Daten analysieren.

Lesen Sie die Anweisungen.

Arbeiten mit virtuellen Datenräumen

Sie können neue Funktionen zum Arbeiten mit Daten in einem virtuellen Datenraum nutzen: Indizierung von Daten mit der Möglichkeit, den Index zu ändern und einen zusammenfassenden Bericht über die Dateistruktur des Raums zu erstellen, die Lebensdauer von Dateien festzulegen, das Kopieren und Herunterladen von Dateien zu verbieten und Wasserzeichen festzulegen.

Lesen Sie die Anweisungen.