Статьи с тэгом :
Закрыть
История изменений
Закрыть
Попробовать в облаке

Как отправлять документы на получение электронной подписи?

Введение

После интеграции онлайн-офиса с сервисом DocuSign вы сможете отправлять документы, таблицы и презентации на получение электронной подписи прямо со своего портала и получать подписанные документы как файлы в формате PDF, сохраненные в заданной папке модуля Документы.

Это отличный способ упростить и ускорить документооборот. Теперь вы можете легко подписывать документы без необходимости распечатывать и сканировать их. В этой пошаговой инструкции показано, как отправить документ на согласование и получить его подписанную копию.

Подключение DocuSign

Прежде всего необходимо добавить ключи для интеграции в разделе Настройки -> Интеграция -> Сторонние сервисы на портале. Вы можете воспользоваться следующей инструкцией. Эту операцию может выполнить только владелец портала или администратор с полным доступом.

Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1
Администратор с полным доступом или администратор модуля Документы также должен убедиться, что включена настройка Разрешить пользователям подключать сторонние хранилища в разделе Настройки администратора модуля Документы.

Когда ключи для интеграции будут добавлены и настройка Разрешить пользователям подключать сторонние хранилища будет включена, каждый пользователь портала, который хочет иметь возможность отправлять документы на подпись, должен подключить свой аккаунт DocuSign в модуле Документы. Для выполнения этой операции права администратора не требуются. Чтобы подключить сервис DocuSign:

  1. Перейдите в модуль Документы на портале.
  2. Нажмите на ссылку 'Подключить' на левой боковой панели.
    Вы также можете развернуть раздел 'Настройки' на левой боковой панели, перейти в раздел 'Подключенные облака' и нажать на кнопку Подключить облако.
  3. Нажмите кнопку DocuSign в окне Подключение аккаунта.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1
  4. В новом окне, которое откроется, войдите в свой аккаунт DocuSign. Для этого укажите Адрес электронной почты и нажмите на кнопку Продолжить, затем введите Пароль и нажмите кнопку Вход.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 1
    Пожалуйста, обратите внимание на адрес в адресной строке. В зависимости от того, какую среду использовал администратор при добавлении ключей для интеграции DocuSign (песочница или рабочий аккаунт DocuSign), другие пользователи портала также должны использовать соответствующий аккаунт.
    • https://account-d.docusign.com - если используется песочница.
    • https://account.docusign.com - если используется рабочий аккаунт.

    Например, если у пользователя есть аккаунт DocuSign, ранее зарегистрированный на сайте https://www.docusign.com/, этот аккаунт доступен по адресу https://account.docusign.com. Если администратор портала подключил приложение DocuSign, находящееся в песочнице, используется адрес https://account-d.docusign.com, поэтому пользователь не сможет подключить свой аккаунт DocuSign, доступный по адресу https://account.docusign.com. В этом случае пользователю потребуется зарегистрировать новый аккаунт по адресу https://account-d.docusign.com.

  5. Нажмите кнопку Принять, чтобы разрешить онлайн-офису доступ к вашему аккаунту DocuSign.

Отправка документов на подпись

Перейдите в модуль Документы на портале и выберите документ, который требуется отправить на получение подписи.

  1. Щелкните по документу правой кнопкой мыши или используйте значок Действия Значок Действия справа от нужного файла, затем выберите в меню опцию Подписать с помощью DocuSign.
  2. В открывшемся окне Подписание документа измените название документа для подписанного файла, если это необходимо.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 2 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 2
  3. Выберите папку, в которую требуется сохранить подписанный файл. По умолчанию выбран раздел Мои документы.
  4. Создайте Список получателей. Нажмите на ссылку Добавить пользователя, выберите из списка нужных пользователей портала и нажмите кнопку Сохранить. Если надо удалить какого-то пользователя из списка, наведите указатель мыши на значок пользователя Значок пользователя, чтобы он превратился в значок корзины Значок корзины. Нажмите на этот значок, чтобы удалить пользователя из списка получателей.
    если вы оставите список получателей неизменённым (то есть пустым), в дальнейшем потребуется добавить хотя бы одного получателя из контактов вашего аккаунта DocuSign, чтобы завершить отправку.
  5. Нажмите на ссылку Добавить сообщение, чтобы показать поле для ввода текста, и добавьте сопутствующее сообщение для всех получателей.
  6. Нажмите кнопку Отправить. Вы будете перенаправлены в вашу учетную запись DocuSign, которая откроется в новой вкладке браузера.
  7. Проверьте список получателей и измените его в случае необходимости. Для этого нажмите кнопку Другие действия в правом верхнем углу и выберите опцию Изменение получателей. Когда список получателей будет скорректирован, нажмите кнопку Готово.
  8. Для каждого из получателей необходимо добавить отдельное поле подписи. Сначала выберите из списка в левом верхнем углу получателя, для которого требуется добавить поле подписи. На панели Стандартные поля слева найдите нужный тип поля. В данном случае мы будем использовать опцию Подпись. Щелкните по выбранному полю и перетащите его на нужное место в документе, где требуется добавить подпись. Поле подписи отмечено цветом, соответствующим выбранному получателю. Повторите данную операцию, чтобы добавить поля подписи для всех получателей.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 2 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 2
    для получения дополнительной информации о добавлении в документ полей подписи можно также обратиться к официальной документации DocuSign.
  9. Нажмите кнопку Отправить в правом верхнем углу. Вы будете перенаправлены в модуль Документы вашего онлайн-офиса.

Добавление подписи к документам

Каждый получатель получит оповещение по электронной почте о том, что ему на подпись отправлен документ. Чтобы подписать документ, не потребуется создавать собственный аккаунт DocuSign и подключать его к порталу. Достаточно сделать следующее:

  1. Нажмите кнопку Просмотр документа в полученном письме. Документ откроется в новой вкладке браузера.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 3 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 3
  2. Примите условия использования сервиса, установив флажок рядом с текстом Я соглашаюсь использовать электронные записи и подписи и нажмите кнопку Продолжить.
    Если вы хотите отклонить запрос на подписание, нажмите кнопку Другие действия в правом верхнем углу и выберите опцию Отклонить подписание.
  3. Нажмите на ярлык Начать, затем щелкните по полю подписи в документе, где требуется добавить вашу подпись.
    Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 3 Как отправлять документы на получение подписи? Шаг 3
  4. В новом открывшемся окне выберите предпочтительный стиль подписи или нарисуйте подпись с помощью мыши, затем нажмите кнопку Примите и подпишите, чтобы применить подпись.
  5. Нажмите кнопку Завершить в правом верхнем углу.

Если ранее вы уже использовали сервис DocuSign, некоторые из вышеперечисленных действий выполнять не придется.

чтобы другие пользователи портала смогли сами отправлять файлы на получение подписи, у них должен быть собственный аккаунт DocuSign, подключенный к модулю Документы в разделе Настройки -> Подключенные облака.

Просмотр подписанных файлов

Когда все стороны подпишут документ с помощью DocuSign, вы получите оповещение по электронной почте и/или в Чате о том, что работа с документом завершена. Если одна из сторон отклонила подписание, вы также получите соответствующее оповещение.

настройки оповещений можно изменить на странице вашего профиля в разделе Подписки -> Документы.

Подписанный документ будет автоматически сохранен в заданную папку модуля Документы как файл в формате PDF.

Каждый получатель также получит по электронной почте сообщение с подписанным файлом в формате PDF, прикрепленным в качестве вложения. Его можно Скачать, Просмотреть или Сохранить в Документы, используя меню Действия Значок Действия справа.

Скачать Разместите на собственном сервере Доступно для
Docker, Windows и Linux
Вас также может заинтересовать:
Закрыть