Organizando envio em massa

Introdução

O módulo CRM permite que você envie e-mails em massa diretamente para seus contatos sem usar um cliente de e-mail externo.

Agora você pode fazer isso diretamente do módulo CRM. Este guia mostrará como isso pode ser feito em alguns passos simples.

Passo 1. Configurar servidor SMTP

O escritório online permite que você envie mensagens sem abrir nenhum software de cliente de e-mail externo; tudo o que você precisa é especificar os parâmetros do servidor SMTP para o serviço de e-mail que você usa comumente. Você poderá enviar e-mails para seus clientes a partir do seu endereço de e-mail usual através da interface do seu portal.

Para configurar as configurações de SMTP:

1. Vá para a seção de Configurações do portal. Para fazer isso, clique no ícone no canto superior direito.
2. Alterne para a aba Integração.
3. Abra a página de Configurações SMTP.
4. Na seção Configurações SMTP, preencha os campos necessários (você pode obter configurações específicas do seu provedor de serviço de e-mail):
   • no campo Host, insira o nome do host do seu servidor SMTP, como smtp.dominio.com,
   • especifique o número da Porta usada pelo servidor SMTP. Recomenda-se usar a porta 587 ou 25.
   • marque a caixa de Autenticação se o servidor SMTP exigir autenticação.
   • preencha os campos Login do Host e Senha do Host,
     Login do Host é o endereço da sua caixa de e-mail para o servidor de e-mail que você especifica as configurações SMTP. Senha do Host é a senha que você usa para acessar a caixa de e-mail correspondente. Certifique-se de que seu endereço de e-mail e senha são válidos.
   • marque a caixa Autenticação via NTLM para poder fazer login usando SaslMechanismNtlm;
   • insira o nome desejado no campo Nome de Exibição do Remetente,
   • especifique o endereço de e-mail correspondente no campo Endereço de E-mail do Remetente (deve corresponder ao especificado no campo Login do Host).
5. Marque a caixa Habilitar SSL para ativar conexões criptografadas.
6. Clique no botão Salvar.
7. Para verificar se as configurações especificadas estão corretas, clique no botão Enviar E-mail de Teste. Se as configurações estiverem corretas, você receberá a Mensagem de Teste SMTP no endereço de e-mail especificado no seu perfil de usuário no portal.

Passo 2. Acesse o CRM

Entre no seu portal e clique no link CRM.

Passo 3. Crie uma lista de envio

Sua lista de envio pode conter até 50 destinatários. Para criá-la, marque os contatos para os quais deseja enviar seu e-mail na lista de Contatos. Para facilitar a busca dos contatos necessários, use o filtro acima da lista de contatos.

Verifique se todos os contatos selecionados têm o endereço de e-mail especificado. Caso contrário, para adicionar o endereço, clique no botão Ações à direita, selecione a opção Adicionar e-mail da lista suspensa e insira o endereço necessário no campo que aparece. Para confirmar, pressione a tecla Enter.

Quando todos os contatos estiverem selecionados, clique no botão Enviar E-mail acima da lista de contatos e selecione a opção SMTP Interno (máximo de 50 destinatários de e-mail).

Passo 4. Compor uma mensagem

Quando todas as configurações estiverem configuradas, a página Compor E-mail será aberta.

No campo De:, você verá o nome do remetente e o endereço de e-mail indicados ao configurar o servidor SMTP. O campo Para: mostra o número de contatos selecionados.

Tudo o que você precisa fazer é inserir o Assunto do seu e-mail e digitar sua mensagem. A Barra de Formatação ajuda a formatar seu texto alterando o estilo da fonte, cor da fonte, alinhamento, tamanho, etc.

Se precisar adicionar algumas variáveis à sua mensagem, use as Tags Pessoais.

Se desejar adicionar o nome do destinatário à saudação, basta posicionar o cursor do mouse no ponto onde deseja que a variável seja adicionada, em seguida, selecione uma tag apropriada da lista suspensa e clique em Adicionar ao Corpo da Carta. No nosso caso, será PrimeiroNome e ÚltimoNome já que estamos enviando nossa carta para Pessoas. Como resultado, você verá a seguinte linha: Prezado(a) $(Person.First Name) $(Person.Last Name).

Os dados necessários serão automaticamente retirados do seu banco de dados de clientes do CRM.

Você também pode anexar um determinado arquivo à sua mensagem. Clique no link Mostrar painel de anexos de arquivo abaixo do campo Corpo da Carta, e usando o botão Anexar Arquivo, procure em seu disco rígido o arquivo necessário.

Marque a caixa Armazenar esta mensagem no Histórico para adicionar o evento correspondente ao histórico de interações de cada contato na lista de envio.

Passo 5. Pré-visualizar e iniciar envio

Para pré-visualizar o resultado, clique no botão Próximo (para pré-visualizar) abaixo do campo Corpo da Carta.

Se estiver satisfeito com o resultado, clique no botão Enviar para iniciar o envio.