コラボレーションルームの利用
コラボレーションルームは、チームメンバーと共に複数のドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、およびPDFフォームを共同編集するための機能です。
共同編集のすべての利点を活用して、ドキュメントを効果的に作業できます。
DocSpaceユーザーをルームに招待し、異なるアクセスレベルを提供し、コラボレーションの各ステップを管理します。
主な特徴
- リアルタイムおよび段落ロックの共同編集
- コメントと変更履歴の追跡
- オンラインエディター内でのチャットまたはビデオ通話によるコミュニケーション
- バージョン履歴の管理
利用可能なケース
- 教育プロジェクト、eラーニングコース、研究プロジェクトでの作業
- ブログ記事の出版準備、レビューのための送信
- ビジネス契約、レポート、販売契約の作成
例えば、学生と一緒に文学ワークショップのための一連のドキュメントを準備する必要がある場合、コラボレーションルームを使用してどのように行うかを見てみましょう。
ステップ1. コラボレーションルームを作成する
簡単なステップで新しいコラボレーションルームを作成します：
- ルームセクションに移動し、新しいルームボタンまたは
プラスアイコンをクリックします。 - コラボレーションルームのタイプを選択します。
- ルームの名前を入力します。
- オプションで、タグやアイコンを追加できます。
- 作成をクリックします。
ステップ2. ルームにドキュメントを追加する
新しく作成したルーム内のクイックアクションリンクやアクションメニューを使用してドキュメントを追加します：
- オンラインで新しいドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、PDFフォームを作成します。
- DocSpaceセクションの「マイドキュメント」または「ルーム」から既存のファイルやフォルダーを追加します。
- デバイスから既存のファイルやフォルダーをアップロードします。
ルーム内でのドキュメント作業に利用可能なすべてのオプションはこちらにリストされています。
ステップ3. チームメンバーをルームに追加する
次に、ゲストまたはDocSpaceに登録されたユーザーをルームに追加し、ドキュメントの共同編集を行います。
コラボレーションルームでは、利用可能な権限レベルはルームマネージャー（有料）、コンテンツクリエーター、エディター、ビューアーです。ルームマネージャーとコンテンツクリエーターは新しいファイルやフォルダーを作成およびアップロードし、それらを管理できますが、ルームマネージャーはユーザーとアクセス設定も管理できます。ルームマネージャーを追加するには、既存のDocSpace連絡先からルームまたはDocSpace管理者を選択する必要があります。
エディターは既存のファイルに対して様々な操作（編集、コメント、レビュー、表示、フォームの記入）が可能ですが、ビューアーは既存のドキュメントを表示することしかできません。
ゲストとユーザーを招待するには：
- ルームの情報 -> 連絡先画面に移動し、
連絡先を招待アイコンを使用します。 - ルームでの自己認証用のユニバーサルリンクを作成するためにスイッチをオンにします。必要に応じて権限レベルを変更します。リンクはクリップボードにコピーされます。この方法でゲストのみを招待できます。
- または、下の手動で追加セクションを使用して、既存のDocSpace連絡先を追加するか、新しいゲストをメールで個別に招待します。メールアドレスを入力し、Enterキーを押すか、リストから既存の連絡先を選択します。必要に応じて権限レベルを変更します。複数のメールを追加し、招待を送信をクリックできます。
デフォルトでは、ゲストとユーザーはビューアーとしてルームに追加され、ドキュメントを表示することしかできません。デフォルトのビューアーオプションの代わりにコンテンツクリエーターまたはエディターを選択できます。新しいゲストはゲストリストに追加されます。
ルームにユーザーを招待するためのすべての利用可能なオプションはこちらにリストされています。
ステップ4. ルームでドキュメントを共同編集する
シームレスな共同編集のために、厳密モードと高速モードを切り替え、コメントを追加し、提案された変更を管理し、バージョン履歴を追跡するなど多くのことができます。
ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション、およびPDFファイルでのコラボレーションツールについてさらに学びましょう。
バージョン履歴を表示し、ファイルリストを通じてドキュメントバージョンを管理することも可能です。
ルームの情報 -> 履歴画面で、すべての変更を追跡できます。
