Suivre efficacement le temps de travail

Quelle que soit la méthode de facturation que vous utilisez (par heure ou par projet), le suivi du temps est un excellent moyen d'évaluer la productivité de votre équipe et de chacun de ses membres, et d'apporter les corrections nécessaires pour obtenir les meilleurs résultats.

Cet article explique comment effectuer le suivi du temps et gérer votre feuille de temps à l'aide de la fonction Suivi du temps proposée par Projets.

Accéder au module Projets

Connectez-vous à votre portail et cliquez sur le lien Projets.

Comment suivre efficacement le temps de travail ? Étape 1

Si vous êtes déjà connecté et que vous utilisez le portail depuis un certain temps, vous pouvez accéder au module Projets depuis n'importe quelle page du portail : utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.

Obtenir un aperçu complet de l'utilisation du temps

Cliquez sur le lien Suivi du temps dans le panneau de gauche. La liste complète des heures passées sur vos projets s'affiche.

Pour connaître le temps total consacré à une tâche précise, à la réalisation d'un jalon précis, etc., ou pour faciliter le suivi, utilisez le Filtre disponible en haut de la page. Cliquez sur le bouton Bouton Filtre et sélectionnez l'une des options :

utilisez la liste PROJET pour afficher les heures passées sur vos projets, sur les projets auxquels vous ne participez pas, ou sur les projets portant un tag donné ou sans tag ;
utilisez la liste JALONS pour afficher les heures passées sur les tâches associées à un jalon donné ;
utilisez la liste RESPONSABLE pour afficher les heures passées sur les tâches qui vous sont assignées, à vous, à un utilisateur précis ou à un groupe ;
utilisez la liste STATUT pour afficher les heures déjà facturées, celles qui ne sont pas encore facturées ou celles qui ne peuvent pas être facturées (non facturable) ;
utilisez la liste PÉRIODE DE TEMPS pour afficher les heures enregistrées pendant la semaine précédente, le mois précédent ou une période donnée.

Vous pouvez également saisir la description des heures, en tout ou en partie, dans le champ prévu, puis appuyer sur la touche Entrée pour afficher les enregistrements voulus.

Par défaut, les enregistrements sont triés par date dans l'ordre décroissant (les dates les plus anciennes en premier). Si nécessaire, vous pouvez les trier par Temps ou par Description en ouvrant la liste déroulante Trier par à droite du champ Filtre et en choisissant l'option voulue. Pour passer de l'ordre Décroissant à l'ordre Croissant, cliquez sur l'icône Icône Ordre de tri .

Comment suivre efficacement le temps de travail ? Étape 2

Modifier les enregistrements

Apporter des modifications fait partie intégrante de tout processus. Lors du suivi du temps, vous pouvez avoir besoin de corriger certaines données, comme l'heure et le nombre d'heures, ou de compléter la description. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Icône Actions située à droite de l'enregistrement à modifier et sélectionnez l'option Modifier dans la liste déroulante. La fenêtre Suivi du temps s'ouvre :

Comment suivre efficacement le temps de travail ? Étape 3

Vous pouvez y vérifier le temps total consacré à cette tâche et apporter des modifications : modifier l'heure et la date, sélectionner une autre personne responsable et modifier la description.

Pour appliquer toutes les modifications apportées, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Pour supprimer un enregistrement dont vous n'avez plus besoin, cliquez sur l'icône Icône Actions située à droite et sélectionnez l'option Supprimer dans la liste déroulante.

Gérer les heures facturables et non facturables

Le temps Facturable correspond aux heures consacrées à un projet client pour lesquelles vous êtes payé. Elles peuvent être facturées ou non facturées. Le temps Non facturable (non imputable) correspond aux heures consacrées à des tâches administratives pour lesquelles vous n'êtes pas payé directement.

En tant que chef de projet ou administrateur de Projets, vous pouvez définir le statut de paiement de chaque enregistrement ou activité : Facturé, Non facturé, Non facturable.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton Bouton Statut situé à gauche de l'enregistrement ou de l'activité concernés et choisissez le statut dans la liste déroulante.

Comment suivre efficacement le temps de travail ? Étape 4

Si vous devez définir le statut de paiement de plusieurs enregistrements à la fois, sélectionnez les enregistrements voulus en cochant les cases à gauche et utilisez l'un des boutons en haut de la liste.

Vous avez été payé pour les heures consacrées à la réalisation d'un jalon donné. Pour modifier rapidement le statut de tous les enregistrements et activités liés aux tâches associées à ce jalon, commencez par utiliser le Filtre. Cliquez sur le bouton et sélectionnez l'option de filtre voulue : Jalons avec mes tâches ou Autres jalons, puis choisissez le jalon concerné. Tous les enregistrements et activités correspondant à ce critère s'affichent. Sélectionnez-les tous en cochant la toute première case à gauche de la liste, puis utilisez le bouton Facturé. Le statut de tous les enregistrements passe alors à Facturé .

Générer des rapports

Pour obtenir un rapport sur le temps passé et évaluer la productivité, cliquez sur le lien Rapports dans le panneau de gauche et sélectionnez le type de rapport Suivi du temps dans la liste qui s'affiche.

Vous devez maintenant indiquer ce que vous souhaitez inclure dans votre rapport en configurant ses paramètres :

sélectionnez un Groupe ou un Utilisateur dont vous souhaitez évaluer la productivité ;
indiquez le Statut de paiement des activités à inclure dans votre rapport ;
définissez la Période de temps voulue ;
sélectionnez le bouton radio Voir par tâches d'utilisateur si vous souhaitez inclure les tâches et le projet sur lesquels l'utilisateur a passé du temps, ou laissez le bouton radio Voir par utilisateur sélectionné si vous n'avez pas besoin de détails sur le temps passé.

Une fois tous les paramètres définis, cliquez sur Générer le rapport.

Comment suivre efficacement le temps de travail ? Étape 5

Une fois le rapport généré, cliquez sur le lien Ouvrir dans le coin inférieur droit pour l'afficher. Le fichier s'ouvre dans l'Éditeur de classeurs, où vous pouvez le modifier, l'imprimer ou le télécharger si nécessaire.

Pour imprimer le rapport, cliquez sur l'icône Imprimer de la barre d'outils supérieure.
Pour télécharger le rapport, passez à l'onglet Fichier de la barre d'outils supérieure, cliquez sur l'option Télécharger comme... dans la barre latérale gauche et sélectionnez le format de fichier voulu.

Pour recevoir régulièrement des rapports automatiques par e-mail à une date et une heure précises, créez un modèle. Pour savoir comment procéder, consultez cet article.