Gérer un projet à l'aide de diagramme Gantt chart

Accéder au module Projets

Connectez-vous à votre portail et cliquez sur le lien Projets.

Activer la vue Diagramme de Gantt

Cliquez sur le lien Diagramme de Gantt sur le panneau latéral gauche et sélectionnez le projet pour lequel vous souhaitez activer le diagramme de Gantt. Pour ce faire,

1. cliquez sur le bouton dans le coin supérieur gauche,
2. sélectionnez les projets voulus dans la liste déroulante,
3. cliquez sur Enregistrer pour fermer la liste et afficher les projets.

Vous pouvez également procéder comme suit :

1. Sélectionnez d'abord le projet voulu. Cliquez sur le lien Projets sur le panneau latéral gauche pour ouvrir la liste de tous les projets créés. Pour trouver le projet voulu, utilisez le filtre en haut de la liste ou saisissez le titre du projet, en entier ou en partie, dans le champ du filtre et appuyez sur la touche Entrée.
2. Cliquez sur le titre du projet pour ouvrir sa page de présentation.
3. Sélectionnez l'onglet Diagramme de Gantt sur la page du projet.

Le diagramme de Gantt du projet sélectionné est alors activé.

Configurer la vue Diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt est un graphique à barres dont l'axe horizontal représente le temps total que vous prévoyez de consacrer à la réalisation du projet, tandis que l'axe vertical représente les tâches à exécuter pour mener ce projet à bien dans les délais. Les barres horizontales, de longueurs et de couleurs différentes, montrent l'enchaînement des tâches avec les dates de début et de fin indiquées. Les lignes horizontales marquent les dates les plus importantes de l'avancement du projet (les jalons).

Le Diagramme de Gantt offre une vue d'ensemble de toutes les activités du projet et de leur statut :
- tâche/jalon ouvert, - tâche/jalon fermé, - tâche/jalon en retard.

Par défaut, le Diagramme de Gantt est divisé en intervalles d'un jour et affiche tous les jalons et toutes les tâches créés dans ce projet. Vous pouvez adapter son affichage : modifiez l'incrément de l'échelle chronologique et sélectionnez les objets du diagramme à masquer ou à afficher pour travailler de la manière la plus commode.

Pour modifier l'incrément de l'échelle chronologique, ouvrez la liste déroulante Échelle chronologique dans le coin supérieur droit et sélectionnez l'une des options disponibles : Jours, Semaine, Mois. Vous pouvez également modifier la taille du curseur de la barre d'échelle en haut du diagramme en déplaçant ses bordures ou en utilisant la roulette de la souris :

Pour sélectionner les objets du diagramme à afficher, utilisez le panneau latéral gauche :

• pour ajouter des projets au diagramme ou en supprimer, utilisez le bouton dans le coin supérieur gauche,
• pour masquer toutes les tâches et tous les jalons fermés du diagramme, cochez la case Tâches et jalons ouverts située juste au-dessus de la liste des tâches,
• pour masquer les tâches et les jalons d'un projet donné, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du titre du projet,
• pour masquer les tâches associées à un jalon donné, cliquez sur la flèche vers le bas à côté du titre du jalon.

Pour sélectionner les détails de l'activité à afficher sur le panneau latéral gauche :

1. cliquez sur le bouton dans le coin supérieur droit du panneau latéral gauche,
2. sélectionnez les détails à afficher : Responsable, Date de début, Date limite, Statut, Priorité,
3. cliquez sur Appliquer pour afficher les détails sélectionnés.

Pour masquer les détails dont vous n'avez pas besoin pour le moment, fermez les onglets inutiles à l'aide des croix.

Lorsque les onglets de détails sont activés, vous pouvez régler la largeur du panneau latéral gauche par glisser-déposer.

Planifier et gérer les jalons

Pour marquer un point clé dans l'avancement de votre projet, créez un jalon. Pour ce faire,

1. Cliquez sur le bouton Créer dans le coin supérieur gauche,
2. Sélectionnez l'option Jalon dans la liste déroulante,
3. Indiquez le Titre de votre jalon et saisissez une brève Description si nécessaire,
4. Sélectionnez le Projet auquel vous souhaitez ajouter le jalon,
5. Sélectionnez la personne Responsable à qui vous souhaitez attribuer le jalon nouvellement créé,
6. Définissez la Date limite souhaitée,
7. Cochez la case Jalon clé, si nécessaire,
8. Pour être averti 48 heures avant la date limite, cochez la case correspondante,
9. Cliquez sur Enregistrer.

Pour changer de responsable,

1. activez l'onglet Responsable en utilisant le bouton dans le coin supérieur droit du panneau latéral gauche et cliquez sur le nom du responsable à droite du titre du jalon sur le panneau latéral gauche,
   ou
   placez le pointeur sur la forme du jalon sur le diagramme de Gantt et cliquez sur le bouton du menu du jalon flottant qui apparaît au-dessus,
2. sélectionnez l'utilisateur voulu dans la liste déroulante en cochant la case d'option correspondante,
3. cliquez sur OK pour confirmer votre choix.

Pour déplacer un jalon,

1. placez le pointeur de la souris sur la flèche de la forme du jalon,
2. faites glisser la forme jusqu'à la date voulue.

   

Pour gérer vos jalons, vous pouvez utiliser le menu flottant du jalon, qui apparaît lorsque vous placez le pointeur de la souris sur la forme du jalon, ou le menu contextuel, que vous ouvrez par un simple clic droit. Vous pouvez effectuer l'une des opérations suivantes :

• - modifier le titre de votre jalon,
• - désigner un utilisateur responsable de votre jalon,
• - supprimer un jalon inutile,
• - ajouter une tâche au jalon sélectionné,
• - ajuster la forme du jalon à votre écran,
• - fermer le jalon dès que toutes les tâches sont accomplies. Pour rouvrir un jalon fermé, utilisez le bouton .

Créer et gérer les tâches

Pour ajouter une nouvelle tâche, vous pouvez procéder de l'une des manières suivantes :

• cliquez sur le bouton Créer nouveau... dans le coin supérieur gauche, sélectionnez l'option Tâche et remplissez le formulaire standard Créer nouvelle tâche,
• utilisez le diagramme de Gantt,
  • placez le pointeur de la souris sur le jalon auquel vous souhaitez associer la tâche et cliquez sur le bouton ,
  • ou faites un clic droit à l'intérieur de la zone du diagramme de Gantt.

Si vous optez pour la première méthode, la barre de tâche est ajoutée avec tous les paramètres indiqués et associée au jalon correspondant. Si vous utilisez la seconde méthode, une barre de tâche vide est ajoutée au diagramme de Gantt. Saisissez un titre pour la tâche et appuyez sur la touche Entrée. Vous pouvez ensuite modifier et gérer votre tâche.

Pour désigner ou changer les personnes responsables,

1. activez l'onglet Responsable en utilisant le bouton dans le coin supérieur droit du panneau latéral gauche et cliquez sur le lien Aucun responsable à droite du titre de la tâche sur le panneau latéral gauche,
   ou
   placez le pointeur de la souris sur la barre de la tâche dans le diagramme de Gantt et cliquez sur le bouton du menu flottant de la tâche qui apparaît au-dessus,
2. sélectionnez les utilisateurs voulus dans la liste déroulante en cochant les cases correspondantes,
3. cliquez sur OK pour confirmer votre choix.

Vous pouvez facilement modifier les dates de début et de fin d'une tâche, ainsi que le temps que vous prévoyez de consacrer à sa réalisation, par glisser-déposer. Placez le pointeur de la souris sur la bordure de la barre de la tâche (la bordure gauche pour modifier la date de début, la bordure droite pour modifier la date limite) et, sans relâcher le bouton de la souris, déplacez-la pour définir la date voulue.

La fonction glisser-déposer vous permet également de déplacer la barre de la tâche horizontalement ou verticalement :

• déplacez-la horizontalement pour modifier les dates sans modifier la durée prévue,

  

• déplacez-la verticalement pour associer la tâche à un autre jalon.

  

Pour modifier le titre de la tâche, faire passer son statut de Ouverte à Fermée et inversement, ou la supprimer complètement, utilisez le menu flottant de la tâche, qui apparaît lorsque vous placez le pointeur de la souris sur la barre de la tâche, ou le menu contextuel, que vous ouvrez par un simple clic droit.

Créer des dépendances entre les tâches

Pour déterminer l'ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées, liez-les entre elles. Pour ce faire, procédez de l'une des façons suivantes :

1. Recherchez la tâche à lier sur le panneau latéral gauche et cliquez dessus. Le diagramme de Gantt défile automatiquement jusqu'à sa date de début, c'est-à-dire jusqu'au début de la barre qui représente cette tâche.
2. Placez le pointeur de la souris sur la barre de la tâche et cliquez sur le bouton du menu flottant de la tâche.
3. Dans la fenêtre Créer nouveau lien qui s'ouvre, sélectionnez la tâche à lier dans la liste déroulante correspondante.
4. Cliquez sur Enregistrer pour créer le lien et fermer la fenêtre.

Vous pouvez également procéder comme suit :

1. placez le curseur à la fin de la barre de la tâche à lier,
2. cliquez avec le bouton gauche de la souris sur le repère carré qui apparaît,
3. sans relâcher le bouton de la souris, faites glisser le curseur jusqu'au début de la barre de la tâche à laquelle vous souhaitez lier la première.

Le lien Fin-Début est alors créé. Ce type de lien signifie que la tâche à laquelle vous liez la première ne peut pas commencer avant que celle-ci ne soit terminée. Il est représenté par une ligne pointillée bleue. Une ligne pointillée rouge indique que le lien créé n'est pas valide. Pour le rendre valide, corrigez les dates des tâches.

Pour supprimer un lien non valide ou inutile, faites un clic droit dessus.