Gérer la documentation d'entreprise
Introduction
Un espace de stockage bien organisé pour la documentation de votre entreprise vous permet de gagner du temps et d'augmenter considérablement la productivité et l'efficacité du travail.
Le portail met à votre disposition un espace commun pour stocker la documentation de votre entreprise, la section Commun, et vous permet de la structurer à votre convenance en créant des dossiers et en définissant leurs permissions d'accès.
Ce guide explique comment procéder.
Étape 1. Accéder aux Documents
Accédez à votre portail ONLYOFFICE et cliquez sur le lien Documents.
Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, vous pouvez accéder au module Documents depuis n'importe quelle page du portail : ouvrez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.
Étape 2. Créer une structure
Le dossier Mes documents s'ouvre.
La façon la plus simple de structurer la documentation de l'entreprise consiste à l'organiser par groupes, en créant un répertoire commun pour chaque département.
Accédez à la section Commun en cliquant sur le lien correspondant sur le panneau latéral gauche. Cliquez sur Créer dans le coin supérieur gauche et sélectionnez l'option Dossier dans la liste déroulante. Saisissez le nom de votre dossier, par exemple le nom du département, puis cliquez sur l'icône Créer 
.
Le dossier portant le nom indiqué est créé dans la section Commun. De la même manière, vous pouvez créer autant de dossiers que vous le souhaitez.
Étape 3. Définir les permissions
Par défaut, tous les fichiers et dossiers placés dans la section Commun sont accessibles à tous les utilisateurs du portail. Pour restreindre l'accès, définissez les permissions d'accès de tous les dossiers créés.
Cliquez sur le bouton Accès à droite du dossier voulu ou utilisez l'option Paramètres de partage du menu contextuel pour ouvrir la fenêtre Paramètres d'accès.
Commencez par bloquer l'accès en Lecture seule accordé par défaut à tous les utilisateurs du portail. Pointez la ligne Tous, cliquez sur le lien Lecture seule, puis sélectionnez l'option Accès interdit dans la liste.
Pour accorder l'accès à ce dossier à l'un des départements de l'entreprise, cliquez sur Ajouter utilisateurs en haut de la fenêtre et sélectionnez le groupe voulu.
Pour accorder l'accès complet, afin que les utilisateurs du groupe sélectionné puissent non seulement consulter les documents, mais aussi les créer et les modifier, ainsi que télécharger et déplacer des fichiers directement dans ce dossier, cliquez sur le lien Lecture seule et sélectionnez l'option Accès complet.
Pour appliquer les modifications, cliquez sur Enregistrer.
Vous pouvez définir les permissions d'accès de plusieurs fichiers ou dossiers à la fois.
Sélectionnez les éléments à partager avec les utilisateurs du portail et cliquez sur Paramètres de partage. Dans la fenêtre Paramètres d'accès qui s'ouvre, vous voyez tous les utilisateurs et groupes qui ont accès aux éléments du dossier sélectionné. Le lien Varie devant un nom d'utilisateur indique que cet utilisateur dispose de niveaux d'accès différents selon les éléments sélectionnés.
Pour attribuer les mêmes permissions d'accès à tous les éléments sélectionnés du dossier pour un utilisateur ou un groupe, cliquez sur le lien Varie et sélectionnez l'une des options d'accès disponibles.
Pour appliquer les modifications, cliquez sur Enregistrer.
Étape 4. Organiser les documents
Pour placer les documents dans les dossiers appropriés, cochez les cases à côté des documents voulus, cliquez sur Déplacer vers, puis sélectionnez le dossier de destination.
Le document est placé dans le dossier sélectionné.
Il est également possible de télécharger de nouveaux fichiers directement dans le dossier créé : ouvrez-le et utilisez le bouton Télécharger dans le coin supérieur gauche de la page. Les droits définis pour le dossier s'appliquent à tous les documents qui y sont placés ou téléchargés.