Organiser un envoi en masse

Introduction

Le module CRM vous permet d'envoyer des e-mails en masse directement à vos contacts, sans passer par un client de messagerie externe.

Ce guide explique comment procéder.

Étape 1. Configurer le serveur SMTP

ONLYOFFICE Workspace vous permet d'envoyer des messages sans ouvrir de logiciel de messagerie externe : il suffit d'indiquer les paramètres du serveur SMTP du service de messagerie que vous utilisez habituellement. Vous pourrez ainsi écrire à vos clients depuis votre adresse e-mail habituelle, via l'interface de votre portail.

Pour configurer les paramètres SMTP :

1. Accédez à la section Paramètres du portail. Pour ce faire, cliquez sur l'icône dans le coin supérieur droit.
2. Sélectionnez l'onglet Intégration.
3. Ouvrez la page Paramètres SMTP.
4. Dans la section Paramètres SMTP, remplissez les champs voulus. Vous pouvez obtenir les paramètres spécifiques auprès de votre fournisseur de messagerie :
   • dans le champ Hôte de messagerie, saisissez le nom d'hôte de votre serveur SMTP, par exemple smtp.domain.com ;
   • indiquez le numéro de Port utilisé par le serveur SMTP. Il est conseillé d'utiliser le port 587 ou 25 ;
   • cochez la case Authentification si le serveur SMTP exige une authentification ;
   • remplissez les champs Identifiant et Mot de passe ;
     Identifiant désigne l'adresse de votre boîte mail sur le serveur de messagerie pour lequel vous définissez les paramètres SMTP. Mot de passe est le mot de passe que vous utilisez pour accéder à cette boîte mail. Assurez-vous que votre adresse e-mail et votre mot de passe sont valides.
   • cochez la case Authentification via NTLM pour pouvoir vous connecter à l'aide de SaslMechanismNtlm ;
   • saisissez le nom de votre choix dans le champ Nom de l'expéditeur ;
   • indiquez l'adresse e-mail correspondante dans le champ Adresse e-mail de l'expéditeur. Elle doit correspondre à celle indiquée dans le champ Identifiant.
5. Cochez la case Activer SSL pour activer les connexions chiffrées.
6. Cliquez sur Enregistrer.
7. Pour vérifier que les paramètres indiqués sont corrects, cliquez sur Envoyer message de test. S'ils sont corrects, vous recevrez le Message de test SMTP à l'adresse e-mail indiquée dans votre profil utilisateur sur le portail.

Étape 2. Accéder au CRM

Connectez-vous à votre portail et cliquez sur le lien CRM.

Étape 3. Créer une liste de diffusion

Votre liste de diffusion peut contenir jusqu'à 50 destinataires. Pour la créer, sélectionnez dans la liste Contacts les contacts auxquels vous souhaitez envoyer votre e-mail. Pour faciliter la recherche des contacts voulus, utilisez le filtre situé au-dessus de la liste des contacts.

Vérifiez que tous les contacts sélectionnés ont une adresse e-mail renseignée. Si ce n'est pas le cas, cliquez sur le bouton Actions situé à droite, sélectionnez l'option Ajouter email dans la liste déroulante, puis saisissez l'adresse dans le champ qui s'affiche. Pour la confirmer, appuyez sur la touche Entrée.

Lorsque tous les contacts sont sélectionnés, cliquez sur Envoyer message au-dessus de la liste des contacts et sélectionnez l'option Serveur SMTP interne (50 destinataires maximum).

Étape 4. Composer un message

Lorsque tous les paramètres sont configurés, la page Composer le message s'ouvre.

Le champ De: affiche le nom et l'adresse e-mail de l'expéditeur indiqués lors de la configuration du serveur SMTP. Le champ À: indique le nombre de contacts sélectionnés.

Il ne vous reste plus qu'à saisir le Sujet de votre message et à rédiger le texte. La Barre d'outils de mise en forme vous aide à mettre en forme votre texte en modifiant le style et la couleur de la police, l'alignement, la taille, etc.

Si vous avez besoin d'ajouter des variables à votre message, utilisez les Tags personnels.

Si vous souhaitez ajouter le nom du destinataire à la formule d'appel, placez le curseur de la souris à l'endroit où insérer la variable, puis sélectionnez le tag approprié dans la liste déroulante et cliquez sur Ajouter au corps de la lettre. Dans ce cas, il s'agira de Prénom et Nom, puisque la lettre est envoyée à des Personnes. Vous obtiendrez alors la ligne suivante : Cher(ère) $(Personne.Prénom) $(Personne.Nom).

Les données nécessaires sont automatiquement extraites de votre base de données clients CRM.

Vous pouvez également joindre un fichier à votre message. Cliquez sur le lien Afficher le panneau de fichier joint sous le champ Corps de la lettre, puis utilisez le bouton Joindre fichier pour rechercher le fichier voulu sur votre disque dur.

Cochez la case Stocker cette lettre dans l'historique pour ajouter l'événement correspondant à l'historique des interactions de chaque contact de la liste de diffusion.

Étape 5. Afficher l'aperçu et lancer l'envoi

Pour afficher un aperçu du résultat, cliquez sur Suivant (afficher un aperçu) sous le champ Corps de la lettre.

Si le résultat vous convient, cliquez sur Envoyer pour lancer l'envoi.