Organiser l'envoi d'emails en masse
Introduction
Voulez-vous envoyer une newsletter à tous les contacts de votre base de données clients ou avez-vous besoin d'informer quelques clients sur un événement à venir?
Maintenant vous pouvez le faire directement depuis le module CRM. Ce guide va vous montrer comment cela peut être fait en quelques étapes faciles.
Étape 1. Configurer le serveur SMTP
Le bureau en ligne vous permet d'envoyer les messages sans ouvrir un client de messagerie externe, il suffit de spécifier les paramètres du serveur SMTP pour le service de messagerie que vous utilisez couramment. Vous serez en mesure d'envoyer les messages à vos clients depuis votre adresse email via l'interface de ONLYOFFICE.
Pour configurer SMTP:
- Passez à la section du portail Paramètres. Pour ce faire, cliquez sur l'icône
dans le coin supérieur droite. - Passez à l'onglet Integration (Intégration).
- Ouvrez la page Paramètres SMTP.
- Dans la section Paramètres SMTP, remplissez les champs nécessaires (vous pouvez obtenir des paramètres spécifiques chez votre fournisseur de messagerie):
- dans le champ Hôte de messagerie, saisissez le nom d'hôte du serveur SMTP, tels que smtp.domain.com,
- définissez le Port du serveur SMTP. Il est conseillé d'utiliser les portes 587 ou 25.
- cochez la case Authentification, si se sont uniquement les utilisateurs autorisés qui peuvent utiliser le serveur;
- remplissez les champs Identifiant et Mot de passe,
Identifiant c'est l'adresse de votre boîte mail pour le serveur de messagerie pour lequel vous voulez définir les paramètres SMTP. Mot de passe est le mot de passe que vous avez utilisé pour accéder à la boîte mail correspondante. Assurez-vous que votre adresse email et votre mot de passe soient valides.
- cochez la case Authentification via NTLM pour se connecter à l'aide de SaslMechanismNtlm;
- entrez tout nom désiré dans le champ Nom de l'expéditeur,
- spécifiez l'adresse email correspondante dans le champ Adresse e-mail de l'expéditeur (cette adresse doit coïncider avec celle-ci du champ Identifiant ci-dessus).
- Cochez la case Activer SSL pour activer une connexion chiffrée.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer.
- Pour vérifier que vos paramètres réseau sont corrects, cliquez sur Envoyer message de test. Si la configuration est correcte, un Message de test SMTP sera envoyé sur l'adresse email enregistré sur votre profil du portail.
Étape 2. Accéder au CRM
Entrez à votre portail et cliquez sur le lien CRM.
Si vous êtes déjà connecté et utilisez le portail depuis un certain temps, pour accéder au module CRM depuis n'importe quelle page du portail, utilisez la liste déroulante dans le coin supérieur gauche de la page et sélectionnez l'option correspondante.
Étape 3. Créer une liste de diffusion
Votre liste de diffusion peut contenir jusqu'à 50 destinataires. Pour la créer, cochez les cases à côté des contacts auxquels vous voulez envoyer votre email dans la liste Contacts. Pour faciliter la recherche des contacts nécessaires, utilisez le filtre au-dessus de la liste des contacts.
Assurez-vous que tous les contacts sélectionnés ont une adresse email. Sinon, pour ajouter l'adresse cliquez sur le bouton Actions 
à droite, sélectionnez l'option Ajouter email de la liste déroulante et saisissez l'adresse nécessaire dans le champ qui s'affiche. Pour confirmer l'adresse appuyez sur la touche Entrée.
Lorsque tous les contacts sont sélectionnés, cliquez sur le bouton Envoyer message en haut de la liste des contacts et sélectionnez l'option Serveur SMTP interne (50 destinataires maximum).
Étape 4. Composer un message
Lorsque tous les paramètres sont réglés, la page Composer le message s'ouvre.
Dans le champ De: vous verrez le nom et l'adresse email de l'expéditeur indiqués lors du réglage des paramètres du serveur SMTP. Le champ À: affiche le nombre des contacts sélectionnés.
Il ne vous reste qu'entrer le Sujet de votre message et taper le texte. La Barre d'outils de mise en forme vous aide à mettre en forme votre texte en modifiant le style et la couleur de la police, l'alignement, la taille, etc.
Si vous avez besoin d'ajouter des variables à votre message, utilisez les Tags personnels.
Si vous souhaitez ajouter le nom du destinataire à la salutation, placez le curseur de la souris là où vous voulez insérer la variable, puis sélectionnez un tag approprié depuis la liste déroulante et cliquez sur le bouton Ajouter au corps de la lettre. Dans ce cas-là, ce sont Prénom et Nom car nous envoyons notre lettre aux Personnes. Comme résultat, vous verrez la ligne suivante: Cher(ère) $(Personne.Prénom) $(Personne.Nom),
L'information nécessaire sera automatiquement prise depuis votre base de données clientdu module CRM.
Vous pouvez également joindre un fichier à votre message. Cliquez sur le lien Afficher le panneau de fichier joint au-dessous du champ Corps de la lettre et utilisez le bouton Joindre fichier pour trouver le fichier nécessaire sur votre disque dur.
Activez l'option Stocker cette lettre dans l'historique pour ajouter l'événement approprié à l'historique des actions du chaque contact de la liste de diffusion
Étape 5. Afficher l'aperçu et lancer l'envoi
Pour afficher l'aperçu du résultat, cliquez sur le bouton Suivant (afficher un aperçu) au-dessous du champ Corps de la lettre.
Si vous êtes satisfait du résultat, appuyez sur le bouton Envoyer pour lancer l'envoi.