Inviter de nouveaux utilisateurs

Les administrateurs d'ONLYOFFICE Apps peuvent créer des utilisateurs directement dans l'espace de travail (en sélectionnant le rôle) et inviter des utilisateurs dans des salles pour collaborer et leur attribuer des niveaux d'accès.

Dans la section Contacts, vous ne pouvez créer que des utilisateurs internes (membres). Les invités n'y sont pas créés: une personne obtient le statut d'invité au moment où vous l'invitez dans l'une de vos salles en tant qu'utilisateur externe. L'onglet Invités de la section Contacts répertorie alors tous les invités que vous avez conviés dans vos salles.

Lorsque vous invitez des utilisateurs dans l'espace de travail, les actions disponibles varient en fonction du rôle de l'utilisateur:

Section\Rôle	Propriétaire	Super-administrateur	Administrateur de salle	Utilisateur	Invité
Fichiers
Créer, télécharger, déplacer, copier, renommer, supprimer des fichiers et des dossiers
Salles
Afficher toutes les salles
Afficher ses propres salles
Afficher les salles auxquelles l'utilisateur est invité
Créer et modifier des salles
Épingler les salles en haut
Afficher les informations de la salle (membres, historique, détails)
Inviter des utilisateurs externes (invités) dans une salle
Inviter des utilisateurs internes dans une salle
Attribuer les niveaux d'accès aux membres de sa propre salle
Modifier les niveaux d'accès des membres de sa propre salle
Supprimer des utilisateurs de sa propre salle
Archiver ses propres salles
Créer une copie de sa propre salle
Créer une copie de la salle d'un autre utilisateur
Modifier les salles d'un autre utilisateur: inviter des utilisateurs, attribuer et modifier les niveaux d'accès des membres de la salle, supprimer des utilisateurs de la salle
Afficher les liens de la salle publique d'un autre utilisateur
Changer le propriétaire de la salle d'un autre utilisateur
Archiver la salle d'un autre utilisateur
Archive
Afficher toutes les salles archivées
Afficher ses propres salles archivées
Afficher les salles archivées auxquelles l'utilisateur est invité
Modifier les salles archivées
Épingler les salles archivées en haut
Afficher les informations de la salle archivée (membres, historique, détails)
Inviter des utilisateurs dans une salle archivée, attribuer et modifier les niveaux d'accès des membres
Restaurer, copier ou supprimer les salles archivées d'un autre utilisateur
Restaurer, copier ou supprimer ses propres salles archivées
Corbeille
Agents IA
Configurer les paramètres d'IA de l'espace de travail
Créer et gérer des agents IA
Afficher les résultats des agents IA et les chats partagés
Contacts
Inviter un Super-administrateur
Inviter un Administrateur de salle
Inviter un Utilisateur
Inviter un Invité
Promouvoir au rôle de Super-administrateur
Promouvoir au rôle d'Administrateur de salle
Promouvoir au rôle d'Utilisateur
Rétrograder un Super-administrateur au rôle d'Administrateur de salle ou d'Utilisateur
Rétrograder un Administrateur de salle au rôle d'Utilisateur
Rétrograder un Utilisateur au rôle d'Invité
Désactiver un Super-administrateur
Désactiver un Administrateur de salle
Désactiver un Utilisateur
Désactiver un Invité
Modifier ou supprimer des utilisateurs
Afficher sa propre liste d'invités
Afficher la liste d'invités d'un autre utilisateur
Groupes
Créer et modifier des groupes
Afficher les groupes
Paramètres de gestion des fichiers
Paramètres de l'espace de travail
Supprimer l'espace de travail
Tous les autres paramètres

Pour ajouter des utilisateurs dans l'espace de travail,

Passez à la section Contacts en cliquant sur l'icône à côté de votre nom dans le coin inférieur gauche et en sélectionnant l'option Contacts. Utilisez l'onglet Membres à gauche.
Cliquez sur le bouton Inviter au-dessus de la liste des utilisateurs.
Dans la liste déroulante, sélectionnez le rôle que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur invité: Super-administrateur, Administrateur de salle ou Utilisateur. Chaque option est accompagnée d'une brève description de ce que le rôle permet de faire dans l'espace de travail.
Le panneau Inviter correspondant au rôle sélectionné s'ouvre. Invitez des utilisateurs via le lien:
1. Activez le commutateur Inviter via le lien pour créer un lien universel d'auto-autorisation dans l'espace de travail. Utilisez l'icône pour copier le lien dans le presse-papiers. Vous pouvez envoyer le lien copié par le moyen qui vous convient. La date jusqu'à laquelle le lien reste valide est affichée en dessous.
2. Pour restreindre le lien, cliquez sur l'icône en forme de roue dentée à côté de Inviter via le lien et ajustez les Paramètres du lien:
  - Activez le commutateur Limite d'utilisateurs et indiquez le Nombre max. d'utilisateurs pouvant rejoindre l'espace de travail via ce lien (jusqu'à 1000). Une fois la limite atteinte, l'inscription via le lien devient indisponible. Le compteur affiché en dessous indique combien d'utilisateurs l'ont déjà rejoint.
  - Dans la section Limiter par période, définissez la date et l'heure jusqu'auxquelles le lien reste valide.
  Cliquez sur Enregistrer et copier pour appliquer les paramètres et copier le lien, ou sur Annuler pour revenir sans enregistrer.
  
  Par défaut, le lien est valable 7 jours. Pour modifier le type d'utilisateur d'un lien déjà créé, sélectionnez un autre rôle et copiez le lien à nouveau.
Vous pouvez également utiliser la section Ajouter manuellement pour inviter personnellement de nouveaux membres par e-mail:
1. Modifiez la Langue de l'invitation si nécessaire.
2. Saisissez une adresse e-mail valide dans le champ Inviter les membres par e-mail et appuyez sur Entrée. De la même manière, ajoutez plusieurs adresses e-mail si nécessaire.
3. Une fois prêt, cliquez sur le bouton Envoyer une invitation. Les invitations seront envoyées aux adresses e-mail indiquées avec le rôle que vous avez sélectionné. Cliquez sur Annuler pour fermer le panneau sans envoyer d'invitation.

Lorsqu'un utilisateur reçoit l'invitation, il doit suivre le lien, indiquer son adresse e-mail (s'il a été invité à l'aide de l'option Inviter via le lien), son prénom et son nom, puis définir un mot de passe (le mot de passe NE PEUT PAS comporter moins de 8 ni plus de 30 caractères). Il est également possible de modifier la langue à l'aide de la liste déroulante dans le coin supérieur droit.

L'utilisateur peut ensuite:

accéder à l'espace de travail,
afficher les sections Salles et Archive (elles sont vides si l'utilisateur n'a été invité dans aucune salle),
modifier son propre profil.

Une fois invité dans une salle, l'utilisateur peut participer au travail collaboratif. Les administrateurs peuvent gérer les utilisateurs existants dans l'espace de travail.

Créer des groupes

Pour créer un groupe,

Passez à la section Contacts en cliquant sur l'icône à côté de votre nom dans le coin inférieur gauche et en sélectionnant l'option Contacts. Utilisez l'onglet Groupes à gauche.
Cliquez sur l'icône Plus à côté de la rubrique Groupes. Le panneau Ajouter un groupe s'ouvre à droite.
Saisissez le Nom du groupe.
Désignez le Responsable du groupe en cliquant sur le bouton Sélectionner et en choisissant l'un des utilisateurs existants, puis cliquez sur Ajouter.
Ajoutez les Membres du groupe en cliquant sur le bouton Ajouter des membres et en sélectionnant les utilisateurs existants, puis cliquez sur Ajouter.
Cliquez sur le bouton Créer, ou sur le bouton Annuler pour fermer le panneau sans créer le groupe.