Travailler dans une Salle de données virtuelle

Étape 1. Créer une Salle de données virtuelle

Créez une nouvelle Salle de données virtuelle en quelques étapes faciles:

1. Passez à la section Salles et cliquez sur Nouvelle salle ou sur l'icône Plus .
2. Sélectionnez la Salle de données virtuelle.
3. Saisissez le Nom de la salle.
4. Le cas échéant, vous pouvez ajouter des tags ou une icône.
5. Activez les options appropriées sur le volet de configuration de la salle:
   • Indexation automatique - activez l'indexation automatique pour créer l'index des fichiers et des dossiers par numéro de série. Le tri par numéro est activé par défaut pour tous les utilisateurs.
   • Durée de vie du fichier - définissez la durée de vie des fichiers pour supprimer automatiquement les fichiers de cette salle à l'expiration du délai défini. La durée de conservation d'un fichier commence lors du téléchargement/création du fichier.

     Définissez le nombre de jours, de mois ou d'années et sélectionnez l'action nécessaire: Déplacer vers la corbeille ou Supprimer définitivement.

     
   • Restreindre la copie et le téléchargement - Activez ce paramètre pour désactiver les téléchargements et la copie du contenu pour les utilisateurs ayant le rôle Lecteur.
   • Ajouter des filigranes aux documents - Protégez tous les documents de cette salle par des filigranes. Si le document contient déjà un filigrane, ceci ne sera pas remplacé.

     Vous pouvez sélectionner l'option Informations sur le lecteur et réglez les paramètres suivants pour un filigrane textuel:

     • Ajouter les éléments au filigrane: Nom de l'utilisateur, E-mail de l'utilisateur, Adresse IP de l'utilisateur, Date actuelle, Nom de l'utilisateur.
     • Ajouter un texte statique
     • Position: En diagonale ou Horizontalement.

     Vous pouvez sélectionner l'option Image, téléchargez l'image et configurez les paramètres suivants pour un filigrane image:

     • Échelle - choisissez la valeur appropriée parmi les options disponibles: 100%, 200%, 300%, 400%, 500%.
     • Faire pivoter- choisissez l'option appropriée: 0°, 30°, 45°, 60°, 90°.
     
   Vous pouvez également configurer ces paramètres lors de l'édition de la Salle de données virtuelle.
6. Cliquez sur Créer.

Étape 2. Ajouter des documents à la salle

Utilisez les actions rapides dans la salle que vous venez d'ajouter ou le menu Actions pour ajouter des documents:

• Créez de nouveaux documents, feuilles de calcul, présentations et formulaires PDF.
• Ajoutez les fichiers et les dossiers à partir d'autres sections de votre DocSpace: Documents et Salles.
• Ajoutez les fichiers et les dossiers à partir de votre appareil.

Toutes les options disponibles pour travailler avec des documents dans des salles sont répertoriés ici.

Étape 3. Ajouter des utilisateurs autorisés à la salle

Il vous faut ajouter des invités et des utilisateurs enregistrés à votre salle DocSpace pour travailler sur des documents.

Les niveaux d'autorisation disponibles dans la Salle de données virtuelle: Responsable de salle (payant), Créateur de contenu, Éditeur, Lecteur, Remplisseur de formulaires. Responsable de salle (payant) et Créateur de contenu peuvent créer et télécharger de nouveaux fichiers et dossiers et les gérer, mais Responsable de salle peut également gérer les utilisateurs et les autorisations d'accès. Pour ajouter le Responsable de salle, il faut sélectionner l'administrateur de Salle ou l'administrateur de DocSpace parmi le contacts de DocSpace.

Éditeur peut effectuer plusieurs actions sur des fichiers déjà existants (modifier, laisser des commentaires, réviser, afficher, remplir des formulaires) et Lecteur peut uniquement afficher les documents existants. Remplisseur de formulaires peut remplir des formulaires.

Pour inviter des Invités et des Utilisateurs:

1. Passez à Info -> Contacts et utilisez l'icône Inviter des contacts.
2. Activez le commutateur pour créer un lien universel pour s'auto-autoriser dans la salle. Le cas échéant, modifiez le niveau d'autorisation. Le lien sera copié dans le presse-papiers. Il est donc possible d'inviter uniquement avec le niveau d'accès Invité de cette façon.
3. Vous pouvez également utiliser l'option Ajouter manuellement au-dessous pour ajouter des contacts de DocSpace ou inviter chaque nouvel invité par email. Saisissez l'adresse e-mail et appuyez sur Entrée ou sélectionnez un contact de la liste. Le cas échéant, modifiez le niveau d'autorisation. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail, ensuite cliquez sur Envoyer une invitation.

Par défaut, les invités et les utilisateurs seront ajoutés à la salle avec le rôle Lecteur autorisé uniquement à afficher les documents. Vous pouvez sélectionner le rôle Créateur de contenu ou Éditeur au lieu du rôle Lecteur établi par défaut. Les nouveaux invités seront ajoutés à votre liste des invités.

Si vous souhaitez utiliser l'option de remplissage des formulaires selon le rôle attribué, attribuez le rôle Remplisseur de formulaire.

Lors du travail sur des formulaires PDF dans une Salle de données virtuelle, les actions suivantes sont disponibles en fonction du niveau d'accès:

Un Remplisseur de formulaires ne peut qu'afficher les formulaires PDF configurés dans lesquels il/elle participe.

Toutes les options disponibles pour inviter des utilisateurs aux salles sont répertoriés ici.

Étape 4. Remplir des formulaires selon le rôle attribué

À partir de la version 3.1., vous pouvez remplir des formulaires selon le rôle attribué dans les salles de données virtuelles.

Tout d'abord, ouvrez le formulaire PDF et attribuez les rôles en cliquant sur le bouton Gérer les rôles sous l'onglet Formulaires. Pour en savoir plus, veuillez consulter cette page.

Cliquez sur le champ de formulaire et utilisez l'option Qui doit remplir ce formulaire? sur le volet Paramètres de formulaire pour attribuer le rôle approprié au champ de formulaire sélectionné.

Une fois tous les rôles et les champs configurés, cliquez sur le bouton Commencer à remplir dans le coin supérieur droit du formulaire.

Sur le volet Commencer le remplissage, attribuez les rôles aux participants de la salle dans l'ordre approprié. L'ordre des rôles correspond à l'ordre défini dans le gestionnaire des rôles. Cliquez sur l'icône Plus, sélectionnez le membre nécessaire et cliquez sur Sélectionner. Pour supprimer le participant sélectionné, cliquez sur la croix à côté du nom d'utilisateur.

Une fois les rôles attribués aux membres de la salle, cliquez sur Commencer.

Sur la page suivante, vous pouvez copier le lien vers le formulaire et l'envoyer aux participants, vous pouvez également vérifier qui a déjà rempli le formulaire ou qui a accéder au formulaire pour le remplir. Il est également possible de passer à la salle ou d'ouvrir le formulaire.

L'état En cours s'affichera à côté du fichier dans la salle. L'état du formulaire pour la personne qui est désignée à remplir le formulaire est Votre tour. Vous pouvez remplir le formulaire lorsque c'est à votre tour. L'utilisateur ne peut remplir que les champs qui sont rendus disponibles pour lui. Une fois le membre a rempli le formulaire et a cliqué sur Remplir et envoyer, c'est à tour du participant suivant de remplir.

Vous pouvez également sélectionner l'option Statut de remplissage du menu contextuel du fichier pour vérifier le progrès du remplissage. Si vous souhaitez arrêter le remplissage, utilisez le bouton Arrêter sur le volet Statut de remplissage ou l'option Arrêter le remplissage dans le menu contextuel du formulaire. L'état Arrêté s'affichera à côté du fichier dans la salle.

Une fois tous les participants ont rempli le formulaire, l'état Rempli s'affichera à côté du nom du fichier dans la salle.

Étape 5. Suivre le travail sur des documents

Utilisez la barre d'outils en haut pour effectuer les actions suivants dans la salle:

• Exporter l'index de la salle sert à exporter l'index de la Salle de données virtuelle. Le fichier xlsx est un rapport de synthèse sur la structure des fichiers de la salle sera exporté dans la section Documents.
• Modifier l'index sert à réorganiser les fichiers et à supprimer les espaces dans l'index de la Salle de données virtuelle. Vous pouvez utiliser les flèches pour modifier l'ordre manuellement un par un ou utilisez l'option Réorganiser en haut.

Vous pouvez suivre toutes les modifications liées à la salle sur le volet Info -> Historique.