Travailler dans une Salle de collaboration
Salle de collaboration est conçue pour faciliter le travail collaboratif sur plusieurs documents, feuilles de calcul, présentations et formulaires PDF avec les membres de votre équipe.
Vous pouvez bénéficier de tous les avantages du travail à plusieurs pour une collaboration efficace sur vos documents.
Invitez les utilisateurs de DocSpace aux salles, accordez les différents niveaux d'accès et contrôler chaque étape de collaboration.
Caractéristiques principales
- Collaboration en temps réel et verrouillage des paragraphes
- Commentaires et suivi des modifications
- Communication via le chat ou appels vidéo depuis l'éditeur en ligne
- Gestion de l'historique des versions
Cas d'utilisation
- Travail sur des projet éducatifs, la formation en ligne, des projets de recherche
- Rédaction des articles de blog et préparation pour publication, révision des articles
- Travail sur des contrats commerciaux, des rapports, des accords de vente
Par exemple, il vous faut préparer l'ensemble de documents pour un atelier d'écriture avec vos étudiants. Découvrons ensemble comment réaliser ces tâches dans une Salle de collaboration.
Étape 1. Créer une Salle de collaboration
Créez une nouvelle Salle de collaboration en quelques étapes faciles:
- Passez à la section Salles et cliquez sur Nouvelle salle ou sur l'icône Plus
. - Sélectionnez la Salle de collaboration.
- Saisissez le Nom de la salle.
- Le cas échéant, vous pouvez ajouter des tags ou une icône.
- Cliquez sur Créer.
Étape 2. Ajouter des documents à la salle
Utilisez les actions rapides dans la salle que vous venez d'ajouter ou le menu Actions pour ajouter des documents:
- Créez de nouveaux documents, feuilles de calcul, présentations et formulaires PDF.
- Ajoutez les fichiers et les dossiers à partir d'autres sections de votre DocSpace: Documents et Salles.
- Ajoutez les fichiers et les dossiers à partir de votre appareil.
Toutes les options disponibles pour travailler avec des documents dans des salles sont répertoriés ici.
Étape 3. Ajouter des membres d'équipe à la salle
Il vous faut ajouter des invités et des utilisateurs enregistrés à votre salle DocSpace pour collaborer sur des documents.
Les niveaux d'autorisation disponibles dans la Salle de collaboration: Responsable de salle (payant), Créateur de contenu, Éditeur, Lecteur. Responsable de salle (payant) et Créateur de contenu peuvent créer et télécharger de nouveaux fichiers et dossiers et les gérer, mais Responsable de salle peut également gérer des utilisateurs et autorisations d'accès. Pour ajouter le Responsable de salle, il faut sélectionner l'administrateur de Salle ou l'administrateur de DocSpace parmi le contacts de DocSpace.
Éditeur peut effectuer plusieurs actions sur des fichiers déjà existants (modifier, laisser des commentaires, réviser, afficher, remplir des formulaires) et Lecteur peut uniquement afficher les documents existants.
Pour inviter des Invités et des Utilisateurs:
- Passez à Info -> Contacts et utilisez l'icône
Inviter des contacts. - Activez le commutateur pour créer un lien universel pour s'auto-autoriser dans la salle. Le cas échéant, modifiez le niveau d'autorisation. Le lien sera copié dans le presse-papiers. Il est donc possible d'inviter uniquement des invités de cette façon.
- Vous pouvez également utiliser l'option Ajouter manuellement au-dessous pour ajouter des contacts de DocSpace ou inviter chaque nouvel invité par email. Saisissez l'adresse e-mail et appuyez sur Entrée ou sélectionnez un contact de la liste. Le cas échéant, modifiez le niveau d'autorisation. Vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail, ensuite cliquez sur Envoyer une invitation.
Par défaut, les invités et les utilisateurs seront ajoutés à la salle avec le rôle Lecteur autorisés uniquement à afficher les documents. Vous pouvez sélectionner le rôle Créateur de contenu ou Éditeur au lieu du rôle Lecteur établi par défaut. Les nouveaux invités seront ajoutés à votre liste Invités.
Toutes les options disponibles pour inviter des utilisateurs aux salles sont répertoriés ici.
Étape 4. Collaborer sur des documents dans la salle
Pour une collaboration harmonieuse, naviguez entre les modes de collaboration Strict et Rapide, laissez des commentaires, gérez les modifications proposées, suivez l'historique des versions et plus encore.
Pour en savoir plus sur outils de collaboration consultez les guides pour documents, feuilles de calcul, présentations et fichiers PDF.
Il est également possible d'afficher l'historique des versions et gérer les versions des documents à partir de la liste des fichiers.
Vous pouvez suivre toutes les modifications liées à la salle sur le volet Info -> Historique.
