Commenter des documents
L'éditeur de documents permet de gérer le flux de travail continu par l'ensemble de l'équipe: partager des fichiers et des dossiers, collaborer sur des documents en temps réel, communiquer directement depuis l'éditeur, sauvegarder des versions du document pour une utilisation ultérieure, réviser les documents et ajouter les modifications sans modifier le fichier, comparer et fusionner les documents pour faciliter le traitement et l'édition.
Dans l'éditeur de documents, vous pouvez laisser les commentaires pour le contenue de documents sans le modifier. Contrairement au messages de chat, les commentaires sont stockés jusqu'à ce que vous décidiez de les supprimer.
Laisser et répondre aux commentaires
Pour laisser un commentaire:
- sélectionnez le fragment du texte que vous voulez commenter,
-
passez à l'onglet Insertion ou Collaboration sur la barre d'outils supérieure et cliquer sur le bouton Commentaires ou
utilisez l'icône dans la barre latérale gauche pour ouvrir le panneau Commentaires et cliquez sur le bouton Ajouter un commentaire dans la barre d'outils du panneau ou cliquez sur le symbole Autres et sélectionnez Ajouter un commentaire au document pour laisser un commentaire au document en entier ou
cliquez avec le bouton droit sur le fragment du texte nécessaire et sélectionnez l'option Ajouter un commentaire dans le menu contextuel,
- saisissez le texte nécessaire,
- cliquez sur le bouton Ajouter commentaire/Ajouter.
Le commentaire sera affiché sur le panneau Commentaires à gauche. Tout autre utilisateur peut répondre au commentaire ajouté en posant une question ou en faisant référence au travail fait. Pour le faire il suffit de cliquer sur le lien Ajouter une réponse situé au-dessous du commentaire, saisissez votre réponse dans le champ de saisie et appuyez sur le bouton Répondre.
Si vous utilisez le mode de co-édition Strict, les nouveaux commentaires ajoutés par d'autres utilisateurs ne seront visibles qu'après un clic sur l'icône dans le coin supérieur gauche de la barre supérieure.
Désactiver l'affichage des commentaires
Le fragment du texte commenté sera mis en surbrillance dans le document. Pour voir le commentaire, cliquez à l'intérieur du fragment. Pour désactiver cette fonctionnalité,
- cliquez sur l'onglet Fichier de la barre d'outils supérieure,
- sélectionnez l'option Paramètres avancés,
- décochez la case Activer l'affichage de commentaires.
Dans ce cas, les fragments commentés ne seront mis en évidence que si vous cliquez sur l'icône .
Gérer les commentaires
Vous pouvez gérer les commentaires ajoutés en utilisant les icônes de la bulle de commentaire ou sur le panneau gauche Commentaires:
-
trier les commentaires ajoutés en cliquant sur l'icône:
- par date: Plus récent ou Plus ancien. C'est 'ordre de tri par défaut.
- par auteur: Auteur de A à Z ou Auteur de Z à Z
- par emplacement: Du haut ou Du bas. L'ordre habituel de tri des commentaires par l'emplacement dans un document est comme suit (de haut): commentaires au texte, commentaires aux notes de bas de page, commentaires aux notes de fin, commentaires aux en-têtes/pieds de page, commentaires aux texte entier.
- Filtrer par groupe: Tout ou sélectionnez un groupe dans la liste. Cette option de trie n'est disponible que si votre version prend en charge cette fonctionnalité.
- modifier le commentaire actuel en cliquant sur l'icône,
- supprimer le commentaire actuel en cliquant sur l'icône,
- fermer la discussion actuelle en cliquant sur l'icône si la tâche ou le problème décrit dans votre commentaire est résolu, après quoi la discussion ouverte par votre commentaire reçoit le statut résolu. Pour l'ouvrir à nouveau, cliquez sur l'icône . l'icône. Si vous souhaitez masquer les commentaires résolus, cliquez sur l'onglet Fichier dans la barre d'outils supérieure, sélectionnez l'option Paramètres avancés, décochez la case Activer l'affichage des commentaires résolus, ensuite cliquez sur Appliquer. Dans ce cas, les commentaires résolus ne seront mis en évidence que si vous cliquez sur l'icône,
- si vous souhaitez gérer plusieurs commentaires à la fois, ouvrez le menu contextuel Résoudre sous l'onglet Collaboration. Sélectionnez l'une des options disponibles: résoudre les commentaires actuels, marquer mes commentaires comme résolus ou marquer tous les commentaires comme résolus.
Ajouter les mentions
Ce n'est qu'au fragments du texte que vous pouvez ajouter des mentions et pas au document lui-même.
Lorsque vous ajoutez un commentaire sur lequel vous voulez attirer l'attention d'une personne, vous pouvez utiliser la fonction de mentions et envoyer une notification par courrier électronique ou Talk.
Pour ajouter une mention,
- Saisissez "+" ou "@" n'importe où dans votre commentaire, alors la liste de tous les utilisateurs du portail s'affichera. Pour faire la recherche plus rapide, tapez les premières lettres du prénom de la personne, la liste propose les suggestions au cours de la frappe.
- Puis sélectionnez le nom souhaité dans la liste. Si la personne mentionnée n'a pas l'autorisation d'ouvrir ce fichier, la fenêtre Paramètres de partage va apparaître. Par défaut, un document est partagé en Lecture seule. Modifiez la permission, le cas échéant..
- Cliquez sur OK.
La personne mentionnée recevra une notification par courrier électronique informant que son nom est mentionné dans un commentaire. La personne recevra encore une notification lorsque un fichier commenté est partagé.
Supprimer des commentaires
Pour supprimer les commentaires,
- cliquez sur le bouton Supprimer sous l'onglet Collaboration dans la barre d'outils supérieure,
-
sélectionnez l'option convenable du menu:
- Supprimer les commentaires actuels sert à supprimer la sélection actuelle. Toutes les réponses qui déjà ont été ajoutées seront supprimés aussi.
- Supprimer mes commentaires sert à supprimer vos commentaires et laisser les commentaires d'autres utilisateurs. Toutes les réponses qui déjà ont été ajoutées à vos commentaires seront supprimés aussi.
- Supprimer tous les commentaires sert à supprimer tous les commentaires du document.
Pour fermer le panneau avec les commentaires, cliquez sur l'icône de la barre latérale gauche encore une fois.
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