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Cómo funciona

ONLYOFFICE Mail es una herramienta que te permite trabajar con mensajes de correo electrónico directamente en tu portal. Ofrece una variedad de capacidades estándar implementadas en cualquier otro cliente de correo electrónico:

conectar buzones de correo,
recibir y enviar mensajes de correo electrónico,
usar la libreta de direcciones y gestionar contactos,
configurar una firma,
usar la función de respuesta automática,
imprimir mensajes.

Además, ONLYOFFICE Mail proporciona características útiles que no están disponibles al trabajar con otros clientes de correo electrónico, permitiéndote agregar información a otras entidades en el portal. Por ejemplo, puedes:

guardar automáticamente documentos de los archivos adjuntos en una carpeta compartida en el portal,
añadir nuevos contactos al módulo CRM,
vincular el historial de correspondencia con un contacto/oportunidad/caso del CRM,
añadir eventos al Calendario.

Esta es una de las herramientas del portal utilizadas para crear un espacio de trabajo único y hacer que tus comunicaciones empresariales y relaciones con clientes sean más convenientes y eficientes. Además de las opciones mencionadas, ONLYOFFICE Mail te permite:

enviar facturas a tus clientes directamente desde el sistema CRM,
adjuntar cualquier documento almacenado en el portal a mensajes de correo electrónico.

En el módulo ONLYOFFICE Mail, también es posible utilizar el ONLYOFFICE Mail Server que ofrece las siguientes características:

conectar tu dominio,
crear buzones de correo corporativos,
añadir alias,
crear grupos de correo.

Para una mejor comprensión de las características especiales de ONLYOFFICE Mail y sus diferencias con otros clientes de correo electrónico como Thunderbird o MS Outlook, debes saber qué es el correo electrónico como fenómeno y cómo se realiza el proceso de envío y recepción de correos electrónicos en otros clientes de correo.

¿Cómo funcionan los clientes de correo electrónico más utilizados?

El correo electrónico es una solución cliente/servidor. Al enviar y recibir mensajes de correo electrónico desde un cliente de correo, interactúan las siguientes aplicaciones del lado del cliente y del servidor:

MUA - Agente de Usuario de Correo que te permite ver mensajes entrantes y transfiere mensajes salientes al servidor de correo,
MTA - Agente de Transferencia de Correo que transfiere mensajes entre servidores,
MDA - Agente de Entrega de Correo que recibe mensajes entrantes y los entrega al buzón del destinatario.

El proceso de envío de mensajes desde un cliente de correo se realiza de la siguiente manera:

El remitente transfiere un mensaje de correo electrónico desde el cliente de correo al servidor de correo a través del protocolo SMTP.
- El cliente de correo del remitente se conecta a su servidor de correo saliente.
- Una vez establecida la conexión con el servidor de correo, se transmite al servidor la información sobre el remitente del correo electrónico, el destinatario y la fecha de envío.
El servidor de correo del remitente transfiere el mensaje de correo electrónico al servidor de correo del destinatario a través del protocolo SMTP.
- El servidor de correo coloca el mensaje en cola. Antes de que el mensaje se envíe realmente, el servidor verifica si se cumplen varias condiciones.
- El servidor de correo del remitente se refiere al Sistema de Nombres de Dominio (DNS) y verifica si existen los registros A y MX para el dominio especificado en la dirección de correo electrónico del destinatario.
  - El registro A permite a los usuarios obtener una dirección IP externa asociada con un nombre de dominio.
  - El registro MX permite a los usuarios averiguar dónde se encuentra el servidor de correo que recibe correo para un dominio.
- El servidor de correo del remitente verifica si el puerto 25, que es responsable de la entrega de mensajes, está abierto en el servidor de correo entrante del destinatario.
- Si se cumplen todos los requisitos, el servidor de correo del remitente se refiere al servidor de correo del destinatario, le informa sobre la intención de enviar el mensaje y transfiere la información sobre el remitente del correo electrónico y cierto destinatario. Si este destinatario existe, se envía el cuerpo del mensaje.
- El servidor de correo del destinatario descarga el mensaje y lo verifica en busca de spam o virus. Si el mensaje pasa todas las verificaciones, se coloca en el almacenamiento. Si el mensaje no pasa una verificación, puede ser rechazado.
El destinatario se conecta a su servidor de correo a través del protocolo POP3 o IMAP4, descarga el mensaje y después puede verlo en la interfaz del cliente de correo.
Las principales diferencias entre los protocolos POP3 e IMAP4 son las siguientes:
- El protocolo POP3 descarga un mensaje de correo electrónico completo al ordenador del usuario. Esto no asegura la sincronización inversa. Todas las acciones realizadas con un mensaje en la aplicación del lado del cliente (por ejemplo, leer, mover) no se transfieren al servidor y no se pueden mostrar en otros clientes de correo.
- El protocolo IMAP4 permite a los usuarios trabajar con el servidor de correo sin descargar el mensaje completo, pero descargando la visualización del estado de los mensajes de correo electrónico en el servidor. Un usuario puede ver solo los encabezados de los correos electrónicos y descargar selectivamente los mensajes que desea leer haciendo clic en el encabezado necesario. Este protocolo asegura la sincronización inversa.

Particularidades de la implementación de ONLYOFFICE Mail

ONLYOFFICE Mail incluye los siguientes componentes principales:

Agregador de Correo - un servicio que recopila mensajes de correo electrónico de otros buzones.
También se utilizan los siguientes componentes para asegurar el funcionamiento del agregador de correo:
- Almacenamiento de correo propio,
- La API de almacenamiento de correo,
- Servidor HTTP que procesa las solicitudes a esta API. También es responsable de enviar correos electrónicos.
En la interfaz de usuario con un conjunto de carpetas estándar, puedes conectar buzones de correo existentes especificando tu inicio de sesión, contraseña y configuraciones para la conexión a un servidor de correo. El agregador de correo descargará mensajes de correo electrónico de los buzones conectados al almacenamiento a través del protocolo utilizado para recuperar correos electrónicos (POP3 o IMAP4) que se especifica en las configuraciones de conexión. Podrás ver los mensajes recibidos y enviar correos electrónicos desde cualquiera de los buzones conectados.

El agregador de correo siempre trabaja con un retraso. Si hay muchos usuarios en tu portal, se pueden usar varias configuraciones para asegurar que los mensajes de correo electrónico para todos los usuarios se entreguen en un cierto período de tiempo. Primero, el agregador recopila nuevos mensajes, y luego recopila todos los demás. También es posible recopilar mensajes solo de los últimos 30 días, o dar prioridad a los usuarios activos del portal.

Ninguna de las acciones realizadas en nuestro cliente se transfiere al servidor de origen, con la única excepción: un mensaje enviado se coloca en la carpeta "Enviados" en el servidor.
Servidor de Correo - un conjunto de productos de software que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes de correo electrónico desde la interfaz de ONLYOFFICE Mail usando sus propios nombres de dominio.
También se utilizan los siguientes componentes para asegurar el funcionamiento del servidor de correo:
- MailServer API - un conjunto de funciones para conectar nombres de dominio propios, crear y configurar buzones de correo, alias y grupos de correo.
- MailServer WebUI - la página de Administración utilizada para la interacción con la API de MailServer.
- Agregador de Correo, que se describe arriba.

Las principales diferencias entre ONLYOFFICE Mail y otros programas de correo electrónico son las siguientes:

ONLYOFFICE Mail Server soporta los protocolos SMTP, IMAP y POP3, pero los mensajes de correo electrónico se envían usando servidor HTTP.
ONLYOFFICE Mail Server no tiene su propio cliente de correo electrónico. Se utiliza el Agregador de Correo para trabajar con ONLYOFFICE Mail Server, como para la interacción con cualquier otro servidor de correo de terceros.

Esto resulta en algunas restricciones. Por ejemplo, no es posible implementar una operación completa a través del protocolo IMAP.

Si un servidor de correo tiene su propio cliente de correo electrónico, no hay restricciones en el número de conexiones desde la misma dirección IP entre las aplicaciones del lado del cliente y del servidor, mientras que tales restricciones siempre existen al trabajar con clientes de terceros.

Como ONLYOFFICE Mail trabaja con el agregador de correo en lugar de un cliente de correo dedicado, esta restricción puede aplicarse si hay muchos usuarios en el portal porque todos los buzones de los usuarios están en la misma dirección IP.