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¿Cómo enviar documentos para obtener firma electrónica?

Introducción

Después de integrar su oficina en línea con el servicio DocuSign, Usted podrá enviar documentos, hojas de cálculo y presentaciones para obtener firma electrónica directamente desde su portal y recibir documentos firmados como archivos PDF almacenados en la carpeta especificada del módulo Documentos.

Esta es una buena forma de simplificar y acelerar el flujo de trabajo de documentos. Ahora Usted puede fácilmente firmar documentos sin imprimir y escanearlos. Esta guía detallada le mostrará cómo enviar un documento para aprobación y recibir su copia firmada.

Conexión de DocuSign

Primero Usted necesita añadir claves para integración en la sección Ajustes -> Integración -> Servicios de terceros en su portal. Usted puede usar las siguientes instrucciones. Esta operación puede realizarse solo por el propietario del portal o administrador con acceso completo.

How to send documents for signature? Step 1 How to send documents for signature? Step 1

Después de añadir las claves de integración, cada usuario de portal que quiere tener la posibilidad de enviar documentos para obtener firma debe conectar su cuenta DocuSign en el módulo Documentos. Esta operación no requiere permisos de administrador. Para conectar el servicio DocuSign,

  1. En su portal vaya al módulo Documentos.
  2. Pulse el enlace 'Añadir cuenta' en la barra lateral izquierda.
    Como alternativa, Usted puede expandir la sección 'Ajustes' en la barra lateral izquierda, pasar a la sección 'Conectar cuentas' y hacer clic en el botón Añadir cuenta.
  3. Haga clic en el botón DocuSign en la ventana Conectando cuenta.
    How to send documents for signature? Step 1 How to send documents for signature? Step 1
  4. En una ventana nueva abierta ingrese en su cuenta DocuSign. Para hacerlo especifique su Dirección de correo electrónico y haga clic en el botón Continuar, luego introduzca su Contraseña y pulse el botón Acceso.
    How to send documents for signature? Step 1 How to send documents for signature? Step 1
    Por favor, preste atención a la dirección mostrada en la barra de direcciones. Dependiendo del entorno que ha sido usado por el administrador al añadir las claves para integración de DocuSign (DocuSign Sandbox o la cuenta de producción), otros usuarios de portal también deben usar cuentas correspondientes.
    • https://account-d.docusign.com - si se usa una caja de arena (sandbox).
    • https://account.docusign.com - si se usa una cuenta de producción.

    Por ejemplo, si un usuario tiene una cuenta DocuSign previamente registrada en https://www.docusign.com/, él/ella accede a esta cuenta en https://account.docusign.com. Si el administrador del portal conectó la aplicación de caja de arena (sandbox) de DocuSign, se usa la dirección https://account-d.docusign.com, así el usuario no podrá conectar su cuenta DocuSign disponible en https://account.docusign.com. En tal caso, el usuario necesitará registrar una cuenta nueva en https://account-d.docusign.com.

  5. Haga clic en el botón Aceptar para dejar a ONLYOFFICE acceder a su cuenta DocuSign.

Envío de documentos para firmar

En su portal vaya al módulo Documentos y seleccione el documento que quiere enviar para firmar.

  1. Haga clic con el botón derecho en el documento o use el icono Acciones Actions Icon a la derecha del archivo necesario, luego seleccione la opción Enviar con DocuSign en el menú.
  2. En la ventana Firmar documento abierta cambie el nombre de documento para el archivo firmado, si es necesario.
    How to send documents for signature? Step 2 How to send documents for signature? Step 2
  3. Seleccione la carpeta para guardar el archivo firmado. La sección Mis Documentos se selecciona por defecto.
  4. Cree la Lista de destinatarios/firmantes. Pulse el enlace Añadir usuario, seleccione los usuarios de portal necesarios de la lista y pulse el botón Guardar. Si Usted necesita eliminar un usuario de la lista, coloque el puntero del ratón sobre el icono del usuario User Icon para que se convierta en el icono de la papelera Trash Icon. Haga clic en este icono para eliminar el usuario de la lista de destinatarios.
    si Usted deja la lista de destinatarios sin cambios (vacía), necesitará añadir al menos un destinatario de los contactos de su cuenta DocuSign más tarde para terminar la operación del envío.
  5. Pulse el enlace Añadir mensaje para mostrar el campo de entrada de texto y añada un mensaje acompañante para todos los destinatarios.
  6. Haga clic en el botón Enviar. Usted será redirigido a su cuenta DocuSign que se abre en una nueva pestaña del navegador.
  7. Verifique la lista de destinatarios y cámbiela, si es necesario. Para hacerlo pulse el botón Otras acciones en la esquina superior derecha y seleccione la opción Editar destinatarios. Después de modificar la lista de destinatarios, pulse el botón Hecho.
  8. Usted necesita añadir un campo concreto de firma para cada de los destinatarios. Primero seleccione el destinatario para el que Usted desea añadir el campo de firma usando la lista en la esquina superior izquierda. En el panel Campos estándar a la izquierda, encuentre el tipo de campo necesario. En este caso, vamos a usar la opción Firma. Haga clic en el campo seleccionado y arrastre al lugar necesario en el documento donde Usted quiere añadir la firma. El campo de firma está marcado con un color que corresponde al destinatario seleccionado. Repita la operación para añadir campos de firma para todos los destinatarios.
    How to send documents for signature? Step 2 How to send documents for signature? Step 2
    para aprender más sobre cómo añadir campos de firma a un documento Usted puede también consultar la documentación oficial de DocuSign.
  9. Haga clic en el botón Enviar en la esquina superior derecha. Usted será redirigido al módulo Documentos de su oficina en línea.

Firma de documentos

Cada destinatario recibirá una notificación vía correo electrónico que el documento ha sido enviado a él/ella para firmar. Él o ella no tendrá que crear su propia cuenta DocuSign y conectarla al portal para firmar el documento. Es suficiente hacer lo siguiente:

  1. Pulse el botón Revisar documento proporcionado en el mensaje de correo recibido. El documento se abrirá en una pestaña nueva del navegador.
    How to send documents for signature? Step 3 How to send documents for signature? Step 3
  2. Acepte los términos de servicio marcando la casilla Acepto usar registros electrónicos y firmas y pulse el botón Continuar.
    Si Usted quiere rechazar la solicitud de firma, pulse el botón Otras acciones en la esquina superior derecha y seleccione la opción Rechazo firmar.
  3. Pulse la etiqueta Iniciar, luego haga clic en el campo de firma en el documento donde se requiere su firma.
    How to send documents for signature? Step 3 How to send documents for signature? Step 3
  4. En una ventana nueva abierta seleccione un estilo preferido de firma o dibuje su firma con el ratón, luego pulse el botón Adoptar y firmar para aplicar la firma.
  5. Pulse el botón Finalizar en la esquina superior derecha.

Si ya se ha utilizado el servicio DocuSign antes, Usted no necesitará realizar algunas acciones mencionadas arriba.

para que otros usuarios de portal puedan enviar archivos para obtener firma ellos mismos, deben tener propia cuenta DocuSign conectada al módulo Documentos en la sección Ajustes -> Conectar cuentas.

Visualización de archivos firmados

Cuando todos los destinatarios firmen el documento usando DocuSign, Usted recibirá una notificación vía correo electrónico y/o Chat que se completa el trabajo con el documento. Si uno de los firmantes ha rechazado firmar, Usted también recibirá la notificación correspondiente.

Usted puede cambiar los ajustes de notificación en la página de su perfil en la sección Suscripciones -> Documentos.

El documento firmado se guardará automáticamente en la carpeta especificada del módulo Documentos como un archivo PDF.

Cada destinatario también recibirá un mensaje de correo con el archivo firmado en el formato PDF como un documento adjunto. Usted puede Descargarlo, Visualizar o Guardar en Documentos usando el menú Acciones Actions Icon a la derecha.