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Ordenar y filtrar datos

Ordenar datos

Puede ordenar rápidamente los datos en el Editor de Hojas de Cálculo usando una de las siguientes opciones:

Ascendente se utiliza para ordenar los datos en orden ascendente: de la A a la Z alfabéticamente, o del número más pequeño al más grande para datos numéricos.
Descendente se utiliza para ordenar los datos en orden descendente: de la Z a la A alfabéticamente, o del número más grande al más pequeño para datos numéricos.

Nota: las opciones de Ordenar están accesibles desde las pestañas Inicio y Datos.

Para ordenar los datos,

seleccione un rango de celdas que desee ordenar (puede seleccionar una sola celda en un rango para ordenar todo el rango),
haga clic en el icono Ordenar ascendente situado en la pestaña Inicio o Datos de la barra de herramientas superior para ordenar los datos en orden ascendente,
O
haga clic en el icono Ordenar descendente situado en la pestaña Inicio o Datos de la barra de herramientas superior para ordenar los datos en orden descendente.

Nota: si selecciona una sola columna/fila dentro de un rango de celdas o una parte de la columna/fila, se le preguntará si desea expandir la selección para incluir celdas adyacentes o solo ordenar los datos seleccionados.

También puede ordenar sus datos utilizando las opciones del menú contextual. Haga clic derecho en el rango de celdas seleccionado, seleccione la opción Ordenar del menú, y luego seleccione la opción Ascendente o Descendente del submenú.

También es posible ordenar los datos por color usando el menú contextual:

haga clic derecho en una celda que contenga el color por el cual desea ordenar los datos,
seleccione la opción Ordenar del menú,
seleccione la opción necesaria del submenú:
- Color de celda seleccionado en la parte superior - para mostrar las entradas con el mismo color de fondo de celda en la parte superior de la columna,
- Color de fuente seleccionado en la parte superior - para mostrar las entradas con el mismo color de fuente en la parte superior de la columna.

Filtrar datos

Para mostrar solo las filas que cumplen ciertos criterios y ocultar otras, utilice la opción Filtro.

Nota: las opciones de Filtro están accesibles desde las pestañas Inicio y Datos.

Para habilitar un filtro,

Seleccione un rango de celdas que contenga datos para filtrar (puede seleccionar una sola celda en un rango para filtrar todo el rango),
Haga clic en el icono Filtro situado en la pestaña Inicio o Datos de la barra de herramientas superior.
La flecha desplegable aparecerá en la primera celda de cada columna del rango de celdas seleccionado. Esto significa que el filtro está habilitado.

Para aplicar un filtro,

Haga clic en la flecha desplegable . Se abrirá la lista de opciones de Filtro:

Nota: puede ajustar el tamaño de la ventana de filtro arrastrando su borde derecho hacia la derecha o hacia la izquierda para mostrar los datos de la manera más conveniente posible.
Ajuste los parámetros del filtro. Puede proceder de una de las siguientes maneras: seleccionar los datos a mostrar, filtrar los datos por ciertos criterios o filtrar datos por color.
- Seleccionar los datos a mostrar
  Desmarque las casillas cerca de los datos que necesita ocultar. Para su conveniencia, todos los datos dentro de la lista de opciones de Filtro están ordenados en orden ascendente.
  
  El número de valores únicos en el rango filtrado se muestra a la derecha de cada valor dentro de la ventana de filtro.
  
  Nota: la casilla de verificación {Vacíos} corresponde a las celdas vacías. Está disponible si el rango de celdas seleccionado contiene al menos una celda vacía.
  
  Para facilitar el proceso, utilice el campo de búsqueda en la parte superior. Ingrese su consulta, completa o parcialmente, en el campo: los valores que incluyan estos caracteres se mostrarán en la lista a continuación. Las siguientes dos opciones también estarán disponibles:
  - Seleccionar todos los resultados de búsqueda - está marcada por defecto. Permite seleccionar todos los valores que corresponden a su consulta en la lista.
  - Agregar selección actual al filtro - si marca esta casilla, los valores seleccionados no se ocultarán cuando aplique el filtro.
  Después de seleccionar todos los datos necesarios, haga clic en el botón OK en la lista de opciones de Filtro para aplicar el filtro.
- Filtrar datos por ciertos criterios
  Dependiendo de los datos en la columna seleccionada, puede elegir la opción Filtro de números o Filtro de texto en el lado derecho de la lista de opciones de Filtro, y luego seleccionar una de las opciones del submenú:
  - Para el Filtro de números están disponibles las siguientes opciones: Igual a..., No igual a..., Mayor que..., Mayor o igual que..., Menor que..., Menor o igual que..., Entre, Top 10, Por encima del promedio, Por debajo del promedio, Filtro personalizado....
  - Para el Filtro de texto están disponibles las siguientes opciones: Igual a..., No igual a..., Comienza con..., No comienza con..., Termina con..., No termina con..., Contiene..., No contiene..., Filtro personalizado....
  Después de seleccionar una de las opciones anteriores (aparte de Top 10 y Por encima/Por debajo del promedio), se abrirá la ventana de Filtro personalizado. El criterio correspondiente se seleccionará en la lista desplegable superior. Ingrese el valor necesario en el campo de la derecha.
  
  Para agregar un criterio más, use el botón de radio Y si necesita que los datos satisfagan ambos criterios, o haga clic en el botón de radio O si cualquiera o ambos criterios pueden ser satisfechos. Luego seleccione el segundo criterio de la lista desplegable inferior e ingrese el valor necesario a la derecha.
  
  Haga clic en OK para aplicar el filtro.
  
  Si elige la opción Filtro personalizado... de la lista de opciones de Filtro de números/texto, el primer criterio no se selecciona automáticamente, puede configurarlo usted mismo.
  
  Si elige la opción Top 10 de la lista de opciones de Filtro de números, se abrirá una nueva ventana:
  
  La primera lista desplegable permite elegir si desea mostrar los valores más altos (Top) o los más bajos (Inferior). El segundo campo permite especificar cuántas entradas de la lista o qué porcentaje del número total de entradas desea mostrar (puede ingresar un número del 1 al 500). La tercera lista desplegable permite establecer las unidades de medida: Elemento o Porcentaje. Una vez que se establecen los parámetros necesarios, haga clic en OK para aplicar el filtro.
  
  Si elige la opción Por encima/Por debajo del promedio de la lista de opciones de Filtro de números, el filtro se aplicará de inmediato.
- Filtrar datos por color
  Si el rango de celdas que desea filtrar contiene algunas celdas que ha formateado cambiando su color de fondo o de fuente (manualmente o usando estilos predefinidos), puede usar una de las siguientes opciones:
  - Filtrar por color de celda - para mostrar solo las entradas con un cierto color de fondo de celda y ocultar otras,
  - Filtrar por color de fuente - para mostrar solo las entradas con un cierto color de fuente de celda y ocultar otras.
  Cuando seleccione la opción necesaria, se abrirá una paleta que contiene los colores utilizados en el rango de celdas seleccionado. Elija uno de los colores para aplicar el filtro.
El botón Filtro aparecerá en la primera celda de la columna. Esto significa que el filtro está aplicado. El número de registros filtrados se mostrará en la barra de estado (por ejemplo, 25 de 80 registros filtrados).

Nota: cuando se aplica el filtro, las filas que están filtradas no pueden ser modificadas al autocompletar, formatear, eliminar los contenidos visibles. Tales acciones afectan solo a las filas visibles, las filas que están ocultas por el filtro permanecen sin cambios. Al copiar y pegar los datos filtrados, solo se pueden copiar y pegar las filas visibles. Esto no es equivalente a las filas ocultas manualmente, que son afectadas por todas las acciones similares.

Ordenar datos filtrados

Puede establecer el orden de clasificación de los datos para los que ha habilitado o aplicado un filtro. Haga clic en la flecha desplegable icono flecha desplegable o en el botón Filtro icono del botón de filtro y seleccione una de las opciones en la lista de opciones de Filtro:

Ordenar de menor a mayor - permite ordenar los datos en orden ascendente, mostrando el valor más bajo en la parte superior de la columna,
Ordenar de mayor a menor - permite ordenar los datos en orden descendente, mostrando el valor más alto en la parte superior de la columna,
Ordenar por color de celda - permite seleccionar uno de los colores y mostrar las entradas con el mismo color de fondo de celda en la parte superior de la columna,
Ordenar por color de fuente - permite seleccionar uno de los colores y mostrar las entradas con el mismo color de fuente en la parte superior de la columna.

Las dos últimas opciones se pueden usar si el rango de celdas que deseas ordenar contiene algunas celdas que has formateado, cambiando su color de fondo o de fuente (manualmente o utilizando estilos predefinidos).

La dirección de ordenación se indicará mediante una flecha en los botones de filtro.

si los datos están ordenados en orden ascendente, la flecha desplegable en la primera celda de la columna se ve así: y el botón Filtro se ve de la siguiente manera: .
si los datos están ordenados en orden descendente, la flecha desplegable en la primera celda de la columna se ve así: y el botón Filtro se ve de la siguiente manera: .

También puedes ordenar rápidamente los datos por color utilizando las opciones del menú contextual:

haz clic derecho en una celda que contenga el color por el cual deseas ordenar los datos,
selecciona la opción Ordenar del menú,
selecciona la opción necesaria del submenú:
- Color de celda seleccionada en la parte superior - para mostrar las entradas con el mismo color de fondo de celda en la parte superior de la columna,
- Color de fuente seleccionada en la parte superior - para mostrar las entradas con el mismo color de fuente en la parte superior de la columna.

Filtrar por el contenido de la celda seleccionada

También puedes filtrar rápidamente tus datos por el contenido de la celda seleccionada utilizando las opciones del menú contextual. Haz clic derecho en una celda, selecciona la opción Filtro del menú, y luego selecciona una de las opciones disponibles:

Filtrar por el valor de la celda seleccionada - para mostrar solo las entradas con el mismo valor que contiene la celda seleccionada.
Filtrar por color de celda - para mostrar solo las entradas con el mismo color de fondo de celda que tiene la celda seleccionada.
Filtrar por color de fuente - para mostrar solo las entradas con el mismo color de fuente de celda que tiene la celda seleccionada.

Formatear como plantilla de tabla

Para facilitar tu trabajo con datos, el Editor de Hojas de Cálculo te permite aplicar una plantilla de tabla a un rango de celdas seleccionado, habilitando automáticamente el filtro. Para hacerlo,

selecciona un rango de celdas que necesites formatear,
haz clic en el icono Formatear como plantilla de tabla situado en la pestaña Inicio de la barra de herramientas superior.
selecciona la plantilla requerida en la galería,
en la ventana emergente que se abre, verifica el rango de celdas que se formateará como tabla,
marca la opción Título si deseas que los encabezados de la tabla se incluyan en el rango de celdas seleccionado, de lo contrario, la fila de encabezado se añadirá en la parte superior mientras que el rango de celdas seleccionado se moverá una fila hacia abajo,
haz clic en el botón OK para aplicar la plantilla seleccionada.

La plantilla se aplicará al rango de celdas seleccionado, y podrás editar los encabezados de la tabla y aplicar el filtro para trabajar con tus datos. Para obtener más información sobre cómo trabajar con tablas formateadas, consulta esta página.

Reaplicar filtro

Si los datos filtrados han cambiado, puedes actualizar el filtro para mostrar un resultado actualizado:

haz clic en el botón Filtro en la primera celda de la columna que contiene los datos filtrados,
selecciona la opción Reaplicar en la lista de opciones de Filtro que se abre.

También puedes hacer clic derecho en una celda dentro de la columna que contiene los datos filtrados y seleccionar la opción Reaplicar del menú contextual.

Limpiar filtro

Para limpiar el filtro,

haz clic en el botón Filtro en la primera celda de la columna que contiene los datos filtrados,
selecciona la opción Limpiar en la lista de opciones de Filtro que se abre.

También puedes proceder de la siguiente manera:

selecciona el rango de celdas que contiene los datos filtrados,
haz clic en el icono Limpiar filtro situado en la pestaña Inicio o Datos de la barra de herramientas superior.

El filtro permanecerá habilitado, pero todos los parámetros de filtro aplicados se eliminarán, y los botones Filtro icono del botón de filtro en las primeras celdas de las columnas cambiarán a flechas desplegables icono de flecha desplegable .

Eliminar filtro

Para eliminar el filtro,

selecciona el rango de celdas que contiene los datos filtrados,
haz clic en el icono Filtro situado en la pestaña Inicio o Datos de la barra de herramientas superior.

El filtro se desactivará, y las flechas desplegables icono de flecha desplegable desaparecerán de las primeras celdas de las columnas.

Ordenar datos por varias columnas/filas

Para ordenar datos por varias columnas/filas, puedes crear varios niveles de ordenación utilizando la función Orden personalizado.

selecciona un rango de celdas que deseas ordenar (puedes seleccionar una sola celda para ordenar todo el rango),
haz clic en el icono Orden personalizado situado en la pestaña Datos de la barra de herramientas superior,
aparecerá la ventana Ordenar. La ordenación por columnas está seleccionada por defecto.
utiliza las secciones de Niveles para añadir nuevos niveles y gestionar los niveles añadidos.
- botón Nuevo para añadir un nuevo nivel, selecciona la segunda columna / fila que deseas ordenar y especifica otros parámetros de ordenación en el campo Luego por como se describe anteriormente. Si es necesario, añade más niveles de la misma manera,
- botón Copiar para copiar el nivel seleccionado y duplicar todas las configuraciones existentes,
- botón Opciones para cambiar la orientación de la ordenación (es decir, ordenar datos por filas en lugar de columnas). Haz clic en el botón para abrir la ventana Opciones de Orden:
  - marca la casilla Mis datos tienen encabezados, si es necesario
  - elige la Orientación necesaria: Ordenar de arriba a abajo para ordenar datos por columnas o Ordenar de izquierda a derecha para ordenar datos por filas,
  - haz clic en OK para aplicar los cambios y cerrar la ventana.
- botón Eliminar para borrar el nivel seleccionado,
- Botones de flecha Mover el nivel hacia arriba / Mover el nivel hacia abajo para cambiar el orden de los niveles.
establece el primer nivel de ordenación en el campo Ordenar por:
- en la sección Columna / Fila, selecciona la primera columna / fila que deseas ordenar,
- en la lista Ordenar por, elige una de las siguientes opciones: Valores, Color de celda o Color de fuente,
- en la lista Orden, especifica el orden de ordenación necesario. Las opciones disponibles difieren según la opción elegida en la lista Ordenar por:
  - si se selecciona la opción Valores, elige la opción Ascendente / Descendente si el rango de celdas contiene números o la opción A a Z / Z a A si el rango de celdas contiene valores de texto,
  - si se selecciona la opción Color de celda, elige el color de celda necesario y selecciona la opción Superior / Inferior para columnas o Izquierda / Derecha para filas,
  - si se selecciona la opción Color de fuente, elige el color de fuente necesario y selecciona la opción Superior / Inferior para columnas o Izquierda / Derecha para filas.
haz clic en OK para aplicar los cambios y cerrar la ventana.

Los datos se ordenarán según los niveles de ordenación especificados.