Freigeben von Dateien und Ordnern

Einleitung

Bei der Arbeit mit Dateien müssen Sie möglicherweise zusammenarbeiten oder ein Formular zum Ausfüllen freigeben. Sie können Dateien und Ordner problemlos für einzelne Benutzer oder Benutzergruppen freigeben und Zugriffsberechtigungen je nach den Aufgaben festlegen, die jeder Mitbearbeiter ausführen soll.

Freigeben von Dateien direkt aus den Editoren

Wenn Sie eine .docx/.xlsx/.pptx-Datei oder eine .docxf-Formularvorlage bearbeiten, können Sie das Fenster Freigabeeinstellungen direkt über die Editor-Oberfläche auf eine der folgenden Arten öffnen:

Klicken Sie rechts in der Editor-Kopfzeile auf das Symbol Freigeben.
Wechseln Sie zur Registerkarte Zusammenarbeit und klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf die Schaltfläche Freigeben.
Wechseln Sie zur Registerkarte Datei, öffnen Sie in der linken Seitenleiste den Bereich Zugriffsrechte... und klicken Sie auf die Schaltfläche Zugriffsrechte ändern.

Interne Freigaben

Mit den integrierten Portalfunktionen des Fensters Freigabeeinstellungen können Sie anderen Portalbenutzern Zugriff auf Ihre Dateien und Ordner gewähren. Alle Dateien und Ordner können für mehrere Benutzer mit jeweils unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen freigegeben werden.

Sie können auch Standardzugriffsrechte für die zukünftige Verwendung festlegen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Standardzugriffstyp festlegen in dieser Anleitung.

Freigeben für einzelne Benutzern oder Gruppen

Klicken Sie im Fenster Freigabeeinstellungen auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen. Beim Freigeben von Dateien und Ordnern haben Sie vier Optionen:

für einen einzelnen Benutzer freigeben – geben Sie den Benutzernamen oder seine E-Mail-Adresse in das Suchfeld ein oder suchen und klicken Sie ihn in der Benutzerliste an;
für eine ganze Benutzergruppe freigeben – geben Sie den Gruppennamen in das Suchfeld ein oder suchen Sie die Gruppe in der Benutzerliste und klicken Sie darauf. Bitte beachten Sie, dass Sie einzelne Benutzer in der ausgewählten Gruppe abwählen können;
für alle Benutzer freigeben – klicken Sie auf die Option Jeder und wählen Sie aus, ob Sie die Dateien und Ordner für alle Benutzer oder alle Gruppen freigeben möchten;
für den Portaladministrator freigeben – klicken Sie auf die Option Administrator.

Um einen Benutzer/eine Gruppe aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol neben dem erforderlichen Namen in der Liste und wählen Sie die Option Entfernen in der Symbolleiste oben.

Berechtigungen für bestimmte Benutzer ändern

Möglicherweise möchten Sie die Zugriffsrechte für einen bestimmten Benutzer ändern, der zuvor andere Zugriffsrechte hatte, z.B. erlauben Sie ihnen zu kommentieren, anstatt nur zu lesen, oder verweigern Sie den Zugriff auf bestimmte Dateien in einem zuvor freigegebenen Ordner. Um die Berechtigungen für jeden einzelnen Benutzer/jede Gruppe zu ändern, verwenden Sie eine der beiden Optionen:

Wählen Sie eine der verfügbaren Zugriffsrechten aus der Drop-Down-Liste neben dem Benutzer-/Gruppennamen aus.
Klicken Sie auf den Benutzer-/Gruppennamen und wählen Sie den erforderlichen Zugriffstyp im Menü Zugriffsrechte ändern in der oberen Symbolleiste aus.

Benutzer benachrichtigen

Standardmäßig wenn Sie auf die Schaltfläche Speichern klicken, wird die Datei oder der Ordner mit einer Standardbenachrichtigung freigegeben.

Durch Klicken auf den Pfeil neben der Schaltfläche Speichern können Sie Folgendes auswählen:

Nachricht hinzufügen – geben Sie Ihre Benachrichtigung in das angezeigte Feld ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern und senden.
Ohne Benachrichtigung speichern – die Einstellungen werden gespeichert, aber die betroffenen Benutzer werden nicht benachrichtigt.
Speichern und direkten Link kopieren – die Einstellungen werden gespeichert und der Direktlink zu der Datei oder dem Ordner wird in Ihre Zwischenablage kopiert.

Jeder Portalbenutzer, für den Sie die Datei freigegeben haben, kann sie im Abschnitt Für mich freigegeben finden.

Öffentliche Freigaben

Sie können einen Link zu der Datei oder dem Ordner an einen Drittbenutzer senden, der kein Konto auf Ihrem Portal hat. Die verfügbaren Zugriffsrechte für Dateien bleiben gleich. Ordner können mit Vollzugriffs- oder schreibgeschützten Berechtigungen freigegeben werden. Sie können mehrere externe Links mit unterschiedlichen Zugriffsrechten und Sicherheitsoptionen erstellen.

Um einen Link zu der freigegebenen Datei oder dem freigegebenen Ordner zu erhalten:

Klicken Sie im Fenster 'Freigabeeinstellungen' auf die Option Link hinzufügen. Der Menüpunkt Neuer Link wird in der Liste unten angezeigt.
Alternativ können Sie auf den Pfeil rechts neben der Schaltfläche Link hinzufügen klicken und die Option Neuen externen Link erstellen auswählen. Eine weitere Option in diesem Menü ermöglicht es Ihnen, den direkten Link auf die Datei oder den Ordner zu kopieren.
Ändern Sie den Linknamen, um verschiedene Links zu unterscheiden, und klicken Sie auf die Schaltfläche .
Klicken Sie auf den Linknamen und wählen Sie eine der folgenden Optionen:
- Externen Link kopieren: Der Link wird in Ihre Zwischenablage kopiert.
- Freigeben: Ein Fenster wird geöffnet, das Ihnen drei Möglichkeiten bietet, den Link zu teilen, d. h. per E-Mail, soziale Netzwerke oder Kopieren des Links.
  Mehr zum Teilen per E-Mail, soziale Netzwerke oder Kopieren des Links
  Den Link per E-Mail senden
  Klicken Sie auf das Symbol . Wenn Sie das Modul E-Mail bereits verwenden, wird eine Nachrichtenvorlage in einem neuen Tab geöffnet. Sie können die E-Mail-Adressen angeben, an die der Link gesendet werden soll, die begleitende Nachricht bearbeiten und auf die Schaltfläche Senden klicken.
  Geben Sie im Feld An: die E-Mail-Adresse der Person ein, der Sie den Link senden möchten. Sie können mit der Eingabe der E-Mail-Adresse oder des Namens des Empfängers beginnen und den gewünschten Empfänger aus der Liste auswählen. Während der Eingabe werden dort die in Ihrem Adressbuch gespeicherten Kontakte angezeigt, die den eingegebenen Zeichen entsprechen (d. h. Ihre persönlichen, CRM- und Portal-Kontakte sowie E-Mail-Adressen, an die Sie bereits E-Mails gesendet haben).
  Sie können beliebig viele Empfänger hinzufügen. Wählen Sie nacheinander mehrere Adressen aus der Liste aus oder geben Sie mehrere neue Adressen ein, die durch Kommas getrennt werden. Wenn eine E-Mail-Adresse falsch eingegeben wurde, wird der Adressblock rot markiert. Um eine Adresse zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf den erforderlichen Adressblock. Um eine Adresse zu löschen, klicken Sie auf das Symbol .
  Den Link per soziale Netzwerke senden
  Klicken Sie auf die Facebook- oder Twitter-Symbole, um den Link über Ihr entsprechendes soziales Konto freizugeben.
  Den Link kopieren
  Wählen Sie den im Fenster angezeigten Link aus und klicken Sie auf die Option Kopieren oder drücken Sie die Tasten Strg+C auf Ihrer Tastatur. Sie können auch die Option Verkürzen verwenden, um den gekürzten Link zu erhalten.
- Link kürzen: Erhalten Sie die gekürzte Version des Links.
  Um diese Funktion zu aktivieren, lesen Sie bitte die entsprechende Anleitung zum connecting Bitly to your portal.
- Kennwort festlegen: Schützen Sie den Linkzugriff auf die Datei durch ein benutzerdefiniertes oder automatisch generiertes Kennwort.
  1. Aktivieren Sie den Umschalter Kennwortzugriff aktivieren.
  2. Klicken Sie auf das Symbol , um ein Kennwort zu generieren oder geben Sie es manuell in das entsprechende Feld ein.
  3. Um das Kennwortfeld zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
  4. Um den Link und das Kennwort für zukünftige Freigaben in Ihre Zwischenablage zu kopieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Link und Kennwort kopieren.
  5. Sie können den Kennwortzugriff deaktivieren/wieder aktivieren, indem Sie den entsprechenden Schalter oben im Fenster aus-/einschalten.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Kennwortzugriffseinstellungen zu speichern.
    Bitte beachten Sie, dass das Kennwort auf den Linkzugriff und nicht auf die Datei selbst angewendet wird. Um mehr über den Dokumentenschutz zu erfahren, lesen Sie bitte die folgende Anleitung.
    Sie können auch das Symbol neben dem Link im Fenster „Freigabeeinstellungen“ klicken, um ein Kennwort festzulegen.
- Zeitlich begrenzen: Legen Sie das Zeitlimit fest, während dessen der Link gültig bleibt.
  1. Aktivieren Sie den Umschalter Zeitlimit aktivieren.
  2. Geben Sie das gewünschte Datum in das Feld Datum ein oder öffnen Sie den Kalender und stellen Sie dort das Datum ein.
  3. Geben Sie die gewünschte Zeitdauer in das Feld Zeit ein.
  4. Um die Datums- und Uhrzeitwerte zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
  5. Um den Link nach Zeitüberschreitung dauerhaft zu löschen, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.
  6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Zeitbeschränkungseinstellungen zu speichern.
    Sie können auch das Symbol neben dem Link im Fenster „Freigabeeinstellungen“ klicken, um die Zeitbeschränkung festzulegen.
- Umbenennen: Legen Sie einen benutzerdefinierten Namen für den Link fest, der im Fenster „Freigabeeinstellungen“ angezeigt wird, um verschiedene Links zu der Datei oder dem Ordner einfach zu unterscheiden.
- Löschen: Den Link zu der Datei löschen. Auf die Datei kann über den zuvor freigegebenen Link nicht mehr zugegriffen werden.
Um den durch den Link bereitgestellten Zugriffstyp zu verwalten, klicken Sie auf das Symbol daneben und wählen Sie einen der verfügbaren Zugriffstypen aus (weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Verschiedene Zugriffsrechte in dieser Anleitung).
Um die an den Parametern des externen Links vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Um die Änderungen zu speichern und den Link in Ihre Zwischenablage zu kopieren, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche Speichern und wählen Sie die Option Speichern und direkten Link kopieren.

Alternativ können Sie einen schnellen externen Link zu einer Datei erstellen, indem Sie die entsprechende Option aus dem Kontextmenü in der Dateiliste verwenden. In diesem Fall wird die Standardzugriffsart bereitgestellt und der Link in die Zwischenablage kopiert. Der Standardzugriffstyp wird unter Einstellungen / Allgemein / Standardzugriffsrechte in Freigabeeinstellungen / Standardzugriffsrechte für einen bestimmten Dateityp festgelegt. Bitte beachten Sie, dass die Optionen Kennwort festlegen, Zeitlich begrenzen und Umbenennen für einen schnellen externen Link in das Fenster "Freigabeeinstellungen" nicht verfügbar sind.

Wenn Sie einen Ordner freigeben, erben alle seine verschachtelten Dateien und Ordner den externen Link mit dem angegebenen Zugriffstyp.

Einbettung

Sie können auf Ihrem Portal gespeicherte Dateien über die Einbettungsfunktion in andere Websites und Seiten integrieren. Um auf die Einbettungseinstellungen zuzugreifen:

Öffnen Sie das Menü Externer Link.
Klicken Sie auf die Option Einbettungseinstellungen.
Stellen Sie die Größe entweder mit einer der Voreinstellungen im Feld Größe ein: 600x800 px, 400x600 px, Autom. oder passen Sie sie in den Feldern Breite und Höhe an, indem Sie die erforderlichen Werte eingeben.
Kopieren Sie den Code und fügen Sie ihn in die gewünschte Website oder Seite ein.

Unterschiedliche Zugriffsrechte

Abhängig von den bereitgestellten Zugriffsrechten können Benutzer verschiedene Vorgänge ausführen.

Voller Zugriff

Ein Benutzer mit der Berechtigung Voller Zugriff kann:

Für Dateien:

Alle Dateiformate anzeigen.
Alle Dateiformate bearbeiten, die in den Editoren unterstützt sind.
Führen Sie alle Aktionen aus, die durch die Zugriffsrechte „Review“ möglich sind.
Führen Sie alle Aktionen aus, die durch die Zugriffsrechte „Ausfüllen von Formularen“ möglich sind.
Führen Sie alle Aktionen aus, die durch die Zugriffsrechte „Kommentieren“ möglich sind.
Die Datei freigeben.
Die Dateizugriffsrechte festlegen (abhängig von den erweiterten Einstellungen des Dateibesitzers).

Für Ordner:

Dateien und Unterordner erstellen.
Daten hoch- und herunterladen.
Alle Dateiformate bearbeiten, die in den Editoren unterstützt sind.
Die Dateien in andere Unterordner verschieben.
Die Kopien der Dateien erstellen.
Dateien umbenennen.
Den Dateiversionsverlauf anzeigen und die erforderliche Version oder Revision herunterladen.
Externe Links zu den Dateien kopieren.
Bitte beachten Sie, dass der Benutzer standardmäßig keine Dateien aus dem Ordner löschen kann, auf den er vollen Zugriff hat.

Review

Ein Benutzer mit der Berechtigung Review kann:

Die .docx-Dateien anzeigen und ändern, ohne sie tatsächlich zu bearbeiten.
Die Option Nachverfolgung von Änderungen ist standardmäßig für den Prüfer aktiviert und kann nicht deaktiviert werden. Vom Benutzer vorgenommene Änderungen werden in den Pop-Up-Fenstern angezeigt.
Der Benutzer kann eigene Änderungen nicht akzeptieren oder ablehnen, er kann seine eigenen Änderungen nur löschen, indem er das Symbol im Änderungs-Pop-Up-Fenster verwendet.
Alle Bearbeitungsoptionen, einschließlich Ausfüllen von Formularen und Kommentieren, sind verfügbar, aber alle vom Prüfer vorgenommenen Änderungen sollten vom Besitzer der Datei oder einer Person mit vollem Zugriff auf die Datei angenommen oder abgelehnt werden:

Benutzerdefinierter Filter

Ein Benutzer mit der Berechtigung Benutzerdefinierter Filter kann:

Die .xlsx-Dateien anzeigen und bearbeiten. Die Portalbenutzer können jedoch keine neuen Filter hinzufügen oder vorhandene Filter entfernen, die zuvor vom Ersteller der Tabelle angewendet wurden. Außerdem werden die Filter, die von einem Benutzer mit der Berechtigung Benutzerdefinierter Filter angewendet wurden, nur für ihn angezeigt. Die angezeigten Filterergebnisse bleiben für die anderen Benutzer unverändert.
Die linke Hälfte des Screenshots zeigt die Tabellenansicht des Autors, während die rechte Hälfte die Tabellenansicht des Portalbenutzers mit dem Zugriffsrecht „Benutzerdefinierter Filter“ zeigt. Die rechte Hälfte hat einen auf Spalte B angewendeten Filter, der so eingestellt ist, dass er Werte gleich DEMOCRAT anzeigt. In der Zwischenzeit zeigt derselbe Filter für den Autor alle Werte der Spalte B an.

Ausfüllen von Formularen

Ein Benutzer mit der Berechtigung Ausfüllen von Formularen kann:

Das ausfüllbare .oform-Formular anzeigen, zwischen den Feldern navigieren und die Formularfelder ausfüllen oder löschen. Alle anderen Bearbeitungsoptionen außer der Eingabe von Text in die Formularfelder sind nicht verfügbar.
Die Datei auch im .pdf-Format auf dem Portal speichern, die Datei drucken, die Datei im .pdf- oder .docx-Format herunterladen, den Speicherort der Datei öffnen und das Design der Benutzeroberfläche ändern.

Kommentare

Ein Benutzer mit der Berechtigung Kommentare kann:

Die .docx/.xlsx/.pptx oder .docxf-Formularvorlagen anzeigen und Kommentare hinzufügen und verwalten (Kommentare bearbeiten oder löschen, Antworte hinzufügen oder die Diskussion schließen). Alle anderen Bearbeitungsoptionen außer dem Arbeiten mit Kommentaren sind nicht verfügbar.
Auf der Registerkarte Zusammenarbeit kann der Benutzer:
1. Kommentare hinzufügen/löschen;
2. das Chat-Tool verwenden;
3. Versionshistorie anzeigen.
Auf der Registerkarte Datei kann der Benutzer:
1. Datei drucken oder herunterladen;
2. die Dateiinformationen und den Versionsverlauf anzeigen;
3. Erweiterte Einstellungen festlegen:
  - Für den Dokumenteneditor: Live-Kommentare, Thema der Benutzeroberfläche, Standard-Zoom-Wert, Schriftglättung, Einstellungen von Makros;
  - Für die Tabellenkalkulation: Live-Kommentare, Referenzstil, Thema der Benutzeroberfläche, Standard-Zoom-Wert, Schriftglättung, Maßeinheit, Einstellungen von Makros, Seiten-Einstellungen;
  - Für den Präsentationseditor: Thema der Benutzeroberfläche, Standard-Zoom-Wert, Schriftglättung, Einstellungen von Makros;
4. das Chat-Tool in der linken Seitenleiste verwenden;
5. die folgenden Plugins verwenden:
  - Für den Dokumenteneditor: Get and paste html, Telegram, Typograf, Wörter und Zeichen zählen, Rede, Thesaurus, Übersetzer;
  - Für die Tabellenkalkulation: Get and paste html, Telegram, Thesaurus, Übersetzer;
  - Für den Präsentationseditor: Get and paste html, Telegram, Thesaurus, Übersetzer.

Schreibgeschützt

Ein Benutzer mit der Berechtigung Schreibgeschützt für die .docx/.xlsx/.pptx/.oform-Dateien oder .docxf-Formularvorlagen kann:

Die Datei und vorhandene Kommentare anzeigen. In diesem Fall sind keine Bearbeitungsoptionen verfügbar und die Datei kann nicht geändert werden.
Auf der Registerkarte Datei kann der Benutzer:
1. Datei drucken oder herunterladen;
2. die Dateiinformationen und den Versionsverlauf anzeigen;
3. Erweiterte Einstellungen festlegen:
  - Für den Dokumenteneditor: Live-Kommentare, Thema der Benutzeroberfläche, Standard-Zoom-Wert, Schriftglättung, Einstellungen von Makros;
  - Für die Tabellenkalkulation: Live-Kommentare, Referenzstil, Thema der Benutzeroberfläche, Standard-Zoom-Wert, Schriftglättung, Maßeinheit, Einstellungen von Makros, Seiten-Einstellungen;
  - Für den Präsentationseditor: Thema der Benutzeroberfläche, Standard-Zoom-Wert, Schriftglättung, Einstellungen von Makros;
4. das Chat-Tool in der linken Seitenleiste verwenden;
5. die verfügbaren Plugins hinzufügen und sie verwenden.

Erweiterte Freigabeeinstellungen

Während Sie die Freigabeeinstellungen konfigurieren, können Sie auf die erweiterten Einstellungen zugreifen, indem Sie auf das entsprechende Symbol in der rechten unteren Ecke des Fensters Freigabeeinstellungen klicken. Die erweiterten Einstellungen funktionieren sowohl für die interne als auch für die externe Freigabe.

Sie können eine der beiden Optionen zur Freigaben von Dateien und Ordnern wählen:

Die Option Kein Drucken, Herunterladen und Kopieren (für Schreibgeschützt und Kommentieren) legt die entsprechenden Einschränkungen für alle Benutzer mit den Zugriffsrechten „Schreibgeschützt“ und „Kommentare“ auf die Datei fest.
Die Option Änderung der Zugriffsrechte verboten (für vollen Zugriff) legt die entsprechenden Einschränkungen für alle Benutzer mit den Zugriffsrechten „Voller Zugriff“ auf die Datei fest.

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