Verfolgung potenzieller Verkäufe

Einleitung

Eine Verkaufschance dient dazu, potenzielle Verkäufe, deren voraussichtlichen Fälligkeitstermin, Budget und Erfolgswahrscheinlichkeit im Auge zu behalten und Ihnen zu helfen, Ihre Verkäufe einfacher und effektiver zu verwalten.

Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Verkaufschancen erstellen und verwalten.

Schritt 1. Auf das CRM zugreifen

Rufen Sie Ihr ONLYOFFICE-Portal auf und klicken Sie auf den Link CRM.

Falls Sie sich bereits beim Portal angemeldet haben und es seit einiger Zeit verwenden, können Sie von jeder Portalseite aus auf das CRM-Modul zugreifen, indem Sie die Dropdown-Liste in der oberen linken Ecke der Seite verwenden und die entsprechende Option auswählen.

Schritt 2. Eine Verkaufschance erstellen

Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche Neu erstellen... und wählen Sie die Option Verkaufschance aus der Dropdown-Liste.

Sie werden zum Formular Neue Verkaufschance erstellen weitergeleitet. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:

• Geben Sie einen Titel für Ihre Chance ein.
• Suchen Sie in Ihrer Kundendatenbank einen Kontakt – Person oder Unternehmen.
• Fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu.
• Legen Sie das Voraussichtliche Fälligkeitsdatum im Kalender fest.
• Geben Sie Währung, Betrag und Art Ihres Verkaufschance-Budgets an.
• Wählen Sie aus der Dropdown-Liste eine Verantwortliche für Ihre Verkaufschance aus.
• Legen Sie aus der Dropdown-Liste eine Phase der Verkaufschance fest. Die Erfolgswahrscheinlichkeit in Prozent wird entsprechend festgelegt.

Wenn Sie den Zugriff auf die erstellte Möglichkeit einschränken möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Zugriff einschränken und fügen Sie die Benutzer hinzu, denen Sie Zugriff gewähren möchten.

Klicken Sie abschließend unten auf die Schaltfläche Speichern.

Die erstellte Chance wird der Liste Chancen hinzugefügt.

Schritt 3. Ihre Phase der Verkaufschance ändern

Wenn Sie eine Verkaufschance erstellen, können Sie eine der verfügbaren Phasen aus der Liste auswählen. Dies hilft Ihnen, Ihre Vertriebspipeline zu verfolgen. Standardmäßig ist die Phase auf Erstkontakt eingestellt.

Um zu einer neuen Phase zu gelangen, wählen Sie die gewünschte Verkaufschance aus der Liste aus und klicken Sie auf ihren Titel.

Öffnen Sie die Liste Chance in der Phase und wählen Sie die gewünschte aus. Der Wert der Erfolgswahrscheinlichkeit wird entsprechend geändert.

Schritt 4. Aufgaben hinzufügen

Bevor Sie eine Verkaufschance schließen, müssen Sie einige Aufgaben/Aktionen erledigen. Das Erstellen von Aufgaben ist eine effektive Methode, um Aufgaben termingerecht zu erledigen. Sie können sie als einfache Erinnerung für sich selbst oder zur Organisation der Teamarbeit an der Verkaufschance nutzen.

Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, wechseln Sie auf der ausgewählten Verkaufschance-Seite zur Registerkarte Aufgaben. Klicken Sie auf den Link Aufgabe erstellen, falls keine Aufgabe vorhanden ist, oder verwenden Sie die Schaltfläche Neu erstellen... in der oberen linken Ecke und wählen Sie die Option Aufgabe aus der Dropdown-Liste. Füllen Sie das Formular aus: Geben Sie einen Titel für die Aufgabe ein, wählen Sie eine der Aufgabenkategorien aus, legen Sie ein gewünschtes Fälligkeitsdatum (Datum und Uhrzeit) und die Erinnerungszeit mithilfe der Dropdown-Liste Benachrichtigung fest, wählen Sie eine verantwortliche Person aus der Liste Zuweisen an aus und fügen Sie eine kurze Beschreibung hinzu.

Wenn alle erforderlichen Informationen angegeben sind, klicken Sie unten auf die Schaltfläche Speichern.

Die erstellte Aufgabe wird der Aufgabenliste der ausgewählten Verkaufschance hinzugefügt. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, schließen Sie sie direkt in der Liste, indem Sie die Dropdown-Liste neben dem Aufgabentitel öffnen und die Option Geschlossen auswählen.

Schritt 5. Ihre Verkaufschance-Teilnehmer verwalten

Während Sie an einer Verkaufschance arbeiten, können Sie jederzeit Teilnehmer hinzufügen oder entfernen.

Um weitere Teilnehmer hinzuzufügen, wechseln Sie auf der ausgewählten Verkaufschance-Seite zur Registerkarte Teilnehmer und wählen Sie den gewünschten Kontakt – Person oder Unternehmen – aus den vorhandenen aus, indem Sie ihn in das Suchfeld eingeben. Der ausgewählte Kontakt wird der Liste Teilnehmer hinzugefügt.

Um einen Teilnehmer aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol rechts neben dem zu entfernenden Teilnehmer und wählen Sie die Option Kontaktverknüpfung aufheben aus der Dropdown-Liste.

Schritt 6. Die zugehörige Dokumentation speichern

Um die gesamte Dokumentation zu Ihrer Chance an einem Ort aufzubewahren, verwenden Sie die Registerkarte Dokumente auf der ausgewählten Chance-Seite. Hier können Sie:

• ein neues Dokument, eine neue Tabelle oder eine neue Präsentation erstellen, indem Sie auf den Link Neue Datei klicken und den Dateityp aus der Liste auswählen;
• ein vorhandenes Dokument bearbeiten, indem Sie auf das Symbol klicken, das rechts neben dem gewünschten Dokument erscheint, wenn Sie den Mauszeiger über die entsprechende Zeile bewegen;
• Dokumente von Ihrer Festplatte hochladen, indem Sie auf den Link Datei hochladen klicken;
• ein vorhandenes Dokument auf Ihre Festplatte herunterladen, indem Sie auf das Symbol klicken, das rechts neben dem gewünschten Dokument erscheint, wenn Sie den Mauszeiger über die entsprechende Zeile bewegen.

Schritt 7. Verlauf verfolgen

Alle abgeschlossenen Aufgaben/Aktionen/Aktivitäten im Zusammenhang mit der ausgewählten Gelegenheit werden auf der Registerkarte Profil angezeigt und können nachverfolgt werden.

Hier können Sie nicht nur Informationen zu abgeschlossenen Aufgaben, hochgeladenen Dokumenten, gesendeter/empfangener Korrespondenz usw. einsehen, sondern auch Ereignisse im Zusammenhang mit dieser Gelegenheit hinzufügen: Notiz, E-Mail, Telefonat, Termin. Wählen Sie einfach einen Ereignistyp aus der Liste aus, legen Sie das Datum fest, fügen Sie eine Beschreibung hinzu und klicken Sie auf Dieses Ereignis hinzufügen.

Um andere Nutzer über das erstellte Ereignis zu benachrichtigen, klicken Sie auf Nutzer hinzufügen und wählen Sie die gewünschten Nutzer aus der Liste aus, bevor Sie das Ereignis hinzufügen.

Alle ausgewählten Benutzer erhalten eine Benachrichtigung über ein neu hinzugefügtes Ereignis.

Schritt 8. Berichte erstellen

Um einen Bericht über die Verkaufschancen zu erhalten und die Produktivität der Manager zu bewerten, klicken Sie links auf den Link Berichte und wählen Sie in der sich öffnenden Liste den Berichtstyp Wahrscheinliche Chancen nach Manager aus. Dieser Bericht zeigt die Gesamtarbeitslast der gewonnenen und verlorenen Verkaufschancen für den angegebenen Zeitraum für die ausgewählten Manager an.

Nun müssen Sie festlegen, was in den Bericht aufgenommen werden soll, indem Sie die Berichtsparameter konfigurieren:

• Legen Sie einen gewünschten Zeitraum fest.
• Wählen Sie die Manager aus, deren Produktivität Sie bewerten möchten (Sie können alle Portalbenutzer, alle Mitarbeiter einer bestimmten Gruppe oder mehrere Benutzer aus verschiedenen Abteilungen auswählen).

Wenn alle Parameter festgelegt sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Bericht erstellen.

Sobald der Bericht erstellt ist, klicken Sie unten rechts auf den Link Öffnen, um ihn anzuzeigen. Die Datei wird im Tabellenkalkulationseditor geöffnet und Sie können sie bei Bedarf bearbeiten, drucken oder herunterladen.

Sie können auch andere Arten von Berichten erstellen, z. B. Umsatzprognose, Verkaufstrichter usw. Alle erstellten Berichte sind in der Liste Erstellte Berichte im Abschnitt Berichte verfügbar. Dort können Sie sie mithilfe der entsprechenden Symbole neben der erforderlichen Datei bearbeiten, herunterladen oder löschen.

Schritt 9. Eine Verkaufschance löschen

Um eine Chance zu löschen, suchen Sie sie in der Liste Chancen, klicken Sie auf das Symbol rechts und wählen Sie die Option Chance löschen aus der Dropdown-Liste.

Ihre Chance mit allen zugehörigen Informationen wird aus Ihrem System entfernt.