Arbeiten mit virtuellen Datenräumen

Schritt 1. Einen virtuellen Datenraum erstellen

Erstellen Sie in wenigen einfachen Schritten einen neuen virtuellen Datenraum:

1. Gehen Sie zum Abschnitt Räume und klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Raum oder auf das Plus-Symbol.
2. Wählen Sie den Typ Virtueller Datenraum aus.
3. Betreten Sie den Raum Name.
4. Optional können Sie Tags oder ein Symbol hinzufügen.
5. Aktivieren Sie die erforderlichen Schalter im Raumeinstellungsfeld:
   • Automatische Indexierung - Aktivieren Sie die automatische Indizierung, um Dateien und Ordner anhand ihrer Seriennummer zu indizieren. Die Sortierung nach Nummer wird für alle Benutzer als Standardeinstellung festgelegt.
   • Lebensdauer der Datei - Legen Sie die Dateilebensdauer fest, um die Dateien in diesem Raum nach einer definierten Zeitspanne automatisch zu löschen. Die Lebensdauer beginnt mit dem Datum des Hochladens/Erstellens der Datei.

     Legen Sie eine Anzahl von Tagen, Monaten oder Jahren fest und wählen Sie die gewünschte Aktion: In den Papierkorb verschieben oder Endgültig löschen.

     
   • Kopieren und Herunterladen einschränken - Aktivieren Sie diese Einstellung, um Downloads und das Kopieren von Inhalten für Benutzer mit der Rolle „Betrachter“ zu deaktivieren.
   • Wasserzeichen zu Dokumenten hinzufügen - Alle Dokumente in diesem Raum müssen mit Wasserzeichen versehen werden. Bereits vorhandene Dokumente werden nicht ersetzt.
     Wenn diese Option aktiviert ist, werden Dateien aus dem Raum im PDF-Format heruntergeladen.

     Sie können die Option Viewer-Info auswählen und die folgenden Einstellungen für ein Textwasserzeichen anpassen:

     • Wasserzeichenelemente hinzufügen: User Name (Benutzername), User Email (E-Mail des Benutzers), User IP Address (IP-Adresse des Benutzers), Current date (Aktuelles Datum), Room Name (Raumname).
     • Statischen Text hinzufügen
     • Position: Diagonal oder Horizontal.

     Sie können die Option Bild auswählen, eine Bilddatei hochladen und die folgenden Einstellungen für ein Bildwasserzeichen anpassen:

     • Skalierung – Wählen Sie den gewünschten Skalierungswert aus den verfügbaren Werten aus: 100%, 200%, 300%, 400%, 500%.
     • Drehen - Wählen Sie den gewünschten Wert aus: 0°, 30°, 45°, 60°, 90°.
     
   Es ist auch möglich, diese Einstellungen beim Bearbeiten des virtuellen Datenraums anzupassen.
6. Klicken Sie auf Erstellen.

Schritt 2. Dokumente zum Raum hinzufügen

Verwenden Sie die Schnellzugriffslinks im neu erstellten Raum oder das Menü Aktionen, um Dokumente hinzuzufügen:

• Erstellen Sie neue Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und PDF-Formulare online.
• Fügen Sie vorhandene Dateien und Ordner aus Ihren DocSpace-Bereichen hinzu: Meine Dokumente oder Räume.
• Laden Sie vorhandene Dateien und Ordner von Ihrem Gerät hoch.

Alle verfügbaren Optionen zum Arbeiten mit Dokumenten in Räumen sind hier aufgelistet.

Schritt 3. Autorisierte Benutzer zum Raum hinzufügen

Nun müssen Sie Gäste oder Benutzer, die in Ihrem DocSpace registriert sind, dem Raum für die Arbeit mit Dokumenten hinzufügen.

Im virtuellen Datenraum stehen folgende Berechtigungsstufen zur Verfügung: Raummanager (kostenpflichtig), Inhaltsersteller, Bearbeiter, Betrachter und Formularausfüller. Sowohl Raummanager als auch Inhaltsersteller können neue Dateien und Ordner erstellen, hochladen und verwalten. Raummanager können darüber hinaus Benutzer und Zugriffseinstellungen verwalten. Um einen Raummanager hinzuzufügen, wählen Sie einen Raum- oder DocSpace-Administrator aus den bestehenden DocSpace-Kontakten aus.

Bearbeiter können verschiedene Aktionen mit bestehenden Dateien durchführen (bearbeiten, kommentieren, überprüfen, ansehen, Formulare ausfüllen), während Betrachter nur bestehende Dokumente ansehen können. Formularausfüller können Formulare ausfüllen.

Um Gäste und Benutzer einzuladen:

1. Gehen Sie zum Raumbildschirm Info -> Kontakte und verwenden Sie das Symbol Kontakte einladen.
2. Aktivieren Sie den Schalter, um einen universellen Link zur Selbstautorisierung im Raum zu erstellen. Ändern Sie bei Bedarf die Berechtigungsstufe. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert. So können Sie nur Gäste einladen.
3. Alternativ können Sie im Abschnitt Manuell hinzufügen unten bestehende DocSpace-Kontakte hinzufügen oder neue Gäste persönlich per E-Mail einladen. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein und drücken Sie die Eingabetaste oder wählen Sie einen bestehenden Kontakt aus der Liste aus. Passen Sie gegebenenfalls die Berechtigungsstufe an. Sie können mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen und anschließend auf Einladung senden klicken.

Standardmäßig werden Gäste und Benutzer dem Raum als Betrachter hinzugefügt, die nur Dokumente ansehen können. Alternativ können Sie die Option „Inhaltsersteller“ oder „Bearbeiter“ auswählen. Neue Gäste werden Ihrer Gästeliste hinzugefügt.

Wenn Sie die Funktion „Rollenbasierte Formularausfüllung“ nutzen möchten, weisen Sie die Formularausfüllberechtigung zu.

Bei der Arbeit mit PDF-Formularen in virtuellen Datenräumen stehen je nach Berechtigungsstufe folgende Aktionen zur Verfügung:

Formularausfüller können nur die konfigurierten PDF-Formulare einsehen, an denen sie teilnehmen.

Alle verfügbaren Optionen zum Einladen von Benutzern in Räume sind hier aufgelistet.

Schritt 4. Formulare entsprechend den Empfängerrollen ausfüllen

Ab Version 3.1 können Formulare in virtuellen Datenräumen rollenbasiert ausgefüllt werden.

Öffnen Sie zunächst das hinzugefügte PDF-Formular und erstellen Sie die Empfängerrollen, indem Sie auf der Registerkarte Formulare auf die Schaltfläche Empfängerrollen verwalten klicken. Weitere Details finden Sie in diesem Artikel.

Klicken Sie auf ein Formularfeld und verwenden Sie die Option Wer muss dies ausfüllen? im Bereich „Formulareinstellungen“ auf der rechten Seite, um dem ausgewählten Formularfeld die erforderliche Empfängerrolle zuzuweisen.

Wenn alle Empfängerrollen erstellt und die Felder angepasst sind, klicken Sie auf die Schaltfläche Mit dem Ausfüllen beginnen in der oberen rechten Ecke des Formulars.

Weisen Sie im Bildschirm „Ausfüllen starten“ den Raummitgliedern die Empfängerrollen in der angegebenen Reihenfolge zu. Die Rollenreihenfolge entspricht der im Empfängerrollenmanager erstellten Reihenfolge. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, wählen Sie das gewünschte Mitglied aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen. Um den ausgewählten Teilnehmer zu entfernen, klicken Sie auf das Kreuz-Symbol neben dem Benutzernamen.

Sobald die Empfängerrollen den Raummitgliedern zugewiesen wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Start.

Im nächsten Bildschirm können Sie den Link zum Formular kopieren und an die Teilnehmer senden. Außerdem sehen Sie, wer das Formular bereits ausgefüllt oder aufgerufen hat. Sie können auch direkt zum entsprechenden Raum wechseln oder das Formular öffnen.

Der Status In Bearbeitung wird neben der Datei im Raum angezeigt. Die Person, die das Formular ausfüllen muss, sieht den Status Sie sind dran. Das Ausfüllen ist nur möglich, wenn der Benutzer an der Reihe ist. Der Benutzer kann nur die für ihn vorgesehenen Felder ausfüllen. Sobald das Mitglied das Formular ausgefüllt und auf die Schaltfläche Abschließen & Absenden geklickt hat, ist der nächste Teilnehmer an der Reihe.

Sie können auch die Option Ausfüllenstatus aus dem Kontextmenü der Datei auswählen, um den Fortschritt des Füllvorgangs anzuzeigen. Um den Füllvorgang zu beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Stopp im Bildschirm „Füllstatus“ oder wählen Sie die Option Ausfüllen abbrechen im Kontextmenü des Formulars. Der Status Beendet wird dann neben der Datei im Raum angezeigt. Um den Füllvorgang erneut zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zurücksetzen und Ausfüllen starten im Bildschirm „Füllstatus“ oder wählen Sie die entsprechende Option im Kontextmenü.

Sobald das Formular von allen Teilnehmern ausgefüllt wurde, erscheint der Status Komplett neben der Datei im Raum.

PDF-Formularstatus

• Der Status Sie sind dran wird angezeigt, wenn der Benutzer an der Reihe ist, das Formular auszufüllen. Die Datei wird im Raum als „Neu“ angezeigt, bis das Formular an die nächste Phase weitergeleitet wird. Wenn Sie auf das Formular klicken, öffnet es sich im Ausfüllmodus.
• Der Status In Bearbeitung wird Benutzern angezeigt, die am Ausfüllen des Formulars teilnehmen, aber nicht an der Reihe sind, z. B. wenn das Formular teilweise ausgefüllt und an die nächste Phase weitergeleitet wurde. Dieser Status bleibt so lange bestehen, bis alle Teilnehmer das Formular vollständig ausgefüllt haben oder der Vorgang abgebrochen wird.
• Der Status Komplett wird angezeigt, nachdem das Formular von allen Teilnehmern vollständig ausgefüllt wurde. Wenn Sie auf das Formular klicken, öffnet es sich als PDF-Datei.
• Der Status Gestoppt wird angezeigt, nachdem einer der Administratoren oder der Autor des Formulars den Formularausfüllvorgang abgebrochen hat.

Schritt 5. Arbeitsfortschritte mithilfe von Dokumenten verfolgen

Verwenden Sie das Symbol neben dem Raumnamen in der oberen Symbolleiste, um die folgenden Aktionen innerhalb des Raums durchzuführen:

• Verwalten -> Raumindex exportieren – zum Exportieren des Index für den virtuellen Datenraum. Die xlsx-Datei mit einem zusammenfassenden Bericht über die Dateistruktur des Raums wird in den Bereich „Meine Dokumente“ exportiert.
• Index bearbeiten – Hier können Sie die Dateien im Index des virtuellen Datenraums neu anordnen und Leerzeichen entfernen. Sie können die Dateireihenfolge mithilfe der Pfeile manuell für jede Datei ändern oder die Option Neu anordnen oben verwenden.

Alle Änderungen können Sie auf dem Raumbildschirm Info -> Verlauf nachverfolgen.