Dateien und Ordner freigeben

Dateien und Ordner über einen Link freigeben

Um schnell einen Link für ein Dokument innerhalb eines Raums zu erstellen, klicken Sie in der Kompaktansicht neben der Datei auf das Symbol „Freigegebenen Link kopieren“. Der externe Link, der für alle sichtbar ist, wird erstellt und in die Zwischenablage kopiert.

Um einen Link zu erstellen und dessen Parameter anzupassen:

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie die Option Freigeben -> Links verwalten oder öffnen Sie das Info-Fenster und wechseln Sie zur Registerkarte Freigeben.
• Klicken Sie im Abschnitt „Freigegebene Links“ auf „Erstellen und kopieren“. Der freigegebene Link wird angezeigt, in dem Sie grundlegende Linkparameter festlegen können.
  
• Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie aus, wer öffentlichen Zugriff auf Ihre Datei haben soll: Jeder mit dem Link oder Nur DocSpace-Benutzer.
• Klicken Sie auf das Symbol und vergeben Sie unterschiedliche Zugriffsrechte. Folgende Optionen stehen für Dateien zur Verfügung (diese variieren je nach Dateityp):
  • Bearbeitung – Ein Benutzer hat uneingeschränkten Zugriff auf die freigegebene Datei.
  • Review – Ein Benutzer kann die Datei bearbeiten, die Änderungen müssen jedoch vom Dateibesitzer angenommen oder abgelehnt werden.
  • Benutzerdefinierter Filter – Ein Benutzer kann .xlsx-Dateien gemäß seinen eigenen Filtern anzeigen.
  • Ausfüllen von Formularen – Ein Benutzer kann nur .pdf-Formulare ausfüllen.
  • Kommentieren – Ein Benutzer kann den Inhalt der Datei kommentieren, ohne sie zu bearbeiten.
  • Schreibgeschützt – Ein Benutzer kann die Datei nur ansehen.

  Für Ordner stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  • Bearbeiter – Ein Benutzer kann mit den Dateien im Ordner folgende Operationen durchführen: Anzeigen, Bearbeiten, Ausfüllen von Formularen, Review, Kommentieren.
  • Reviewer – Ein Benutzer kann mit den Dateien im Ordner folgende Operationen durchführen: Anzeigen, Review, Kommentieren.
  • Kommentator – Ein Benutzer kann mit Dateien im Ordner folgende Operationen durchführen: Anzeigen, Kommentieren.
  • Betrachter – Ein Benutzer kann nur Dateien im Ordner anzeigen.
• Standardmäßig ist der Link unbegrenzt gültig. Legen Sie den Zeitraum fest, nach dem der Link abläuft: 12 Stunden, 1 Tag, 7 Tage, Unbegrenzt, Benutzerdefiniert.
• Klicken Sie auf das Symbol „Linkaktionen anzeigen“, um die Linkeinstellungen zu öffnen, den Link zu kopieren oder zu löschen.

  Die Link-Einstellungen ermöglichen es Ihnen, bei Bedarf grundlegende Link-Parameter zu ändern oder zusätzliche festzulegen. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

  
  • Mit der Option Rolle für Link können Sie die Berechtigungen für eine Datei (Bearbeiten, Review, Benutzerdefinierter Filter, Ausfüllen, Kommentieren, Schreibgeschützt) oder einen Ordner (Betrachter, Bearbeiter, Prüfer oder Kommentator) ändern.
  • Verwenden Sie den Linknamen, um verschiedene Links zu unterscheiden.
  • Wer hat Zugriff? - Wählen Sie aus, wer öffentlichen Zugriff auf Ihre Datei haben soll: Jeder mit dem Link oder Nur DocSpace-Benutzer.
  • Legen Sie ein Passwort fest, um den Link zu schützen.
    1. Schalten Sie den Passwortzugriff-Schalter ein.
    2. Klicken Sie auf das Symbol , um ein Passwort zu generieren, oder geben Sie es manuell in das entsprechende Feld ein.
       Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein. Folgende Zeichen sind zulässig: a-z, A-Z, 0-9, !"#%&'()*+,-./:;
    3. Um das Passwortfeld zu leeren, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
    4. Um das Passwort zur späteren Weitergabe in die Zwischenablage zu kopieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Passwort kopieren.
  • Aktivieren Sie die Option Dateiinhaltskopie, Dateidownload und Drucken einschränken, um das Herunterladen von Dateien und Ordnern zu deaktivieren, die über einen Link freigegeben werden.
  • Mit der Option Zeitraum begrenzen können Sie die Gültigkeitsdauer des Links ändern.
  • Um die Änderungen an den Parametern des freigegebenen Links zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.

Falls Sie mehr als einen Link benötigen, verwenden Sie das Symbol im Abschnitt Freigegebene Links.

Freigeben von Dateien und Ordnern mit bestimmten DocSpace-Benutzern

Im Abschnitt Meine Dokumente können Sie die ausgewählte Datei/den ausgewählten Ordner auch mit bestimmten DocSpace-Benutzern oder -Gruppen teilen:

1. Öffnen Sie den Bildschirm Info -> Freigeben, indem Sie auf das Symbol neben der Datei in der Kompaktansicht klicken. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken und „Freigeben“ → „Links verwalten“ auswählen.

   Sie können auch auf die Schaltfläche Freigeben innerhalb des geöffneten Dokuments klicken.

2. Klicken Sie auf das Symbol .
3. Wechseln Sie auf dem Bildschirm Kontakte zwischen den Registerkarten Mitglieder, Gruppen und Gäste und markieren Sie die gewünschten Personen oder Gruppen.
4. Über das Menü am unteren Bildschirmrand können Sie eine einheitliche Berechtigungsstufe für alle ausgewählten Mitglieder, Gäste und Gruppen festlegen. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Auswählen.
   Die verfügbaren Optionen variieren je nach Dateityp. In der folgenden Tabelle finden Sie Details zu den Aktionen, die je nach Berechtigungsstufe ausgeführt werden können.
   
5. Auf dem Bildschirm Info -> Freigeben können Sie die ausgewählte Berechtigungsstufe für jedes Mitglied, jeden Gast oder jede Gruppe über das Menü neben deren Namen ändern.
   
6. Die freigegebene Datei/der freigegebene Ordner wird in der Dateiliste mit dem Symbol gekennzeichnet und steht den ausgewählten DocSpace-Benutzern im Abschnitt Für mich freigegeben zur Verfügung.

Je nach Berechtigungsstufe stehen folgende Aktionen mit Dateien zur Verfügung:

PDF-Formulare teilen

Beim Teilen von PDF-Formularen wird ein Link zur Bearbeitung erstellt.

Wenn Sie die Option Ausfüllen wählen, öffnet sich ein neues Fenster:

• Mit der Option Schnellfreigabe können Sie einen externen Link erstellen und diesen direkt ausfüllen und teilen, ohne einen Raum erstellen zu müssen.
• Mit der Option Formulardatenerfassung können Sie das Formular über einen Formularausfüllraum freigeben. Sie können einen der vorhandenen Räume auswählen oder einen neuen erstellen. Erfahren Sie mehr über Formularausfüllräume.
• Mit der Option Rollenbasiertes Ausfüllen können Sie das Formular über einen virtuellen Datenraum freigeben. Sie können einen der vorhandenen Räume auswählen oder einen neuen erstellen. Wenn Sie das PDF-Formular in einen virtuellen Datenraum kopieren, öffnet sich ein neues Fenster mit einem Vorschlag zur Rollenzuweisung. Wenn Sie auf Zuweisen klicken, wird das Formular mit dem aktiven Bereich für die Rollenzuweisung geöffnet. Erfahren Sie mehr über Virtuelle Datenräume.

Räume basierend auf den Dateien im Abschnitt „Meine Dokumente“ erstellen

Wenn Sie einen neuen Raum auf Basis der ausgewählten Dateien/Ordner aus dem Abschnitt Meine Dokumente erstellen möchten, wählen Sie mehrere Dateien/Ordner aus und verwenden Sie die Option Raum erstellen, die in der oberen Symbolleiste angezeigt wird. Bei einzelnen Dateien/Ordnern können Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei/den Ordner klicken und im Kontextmenü die Option Freigeben -> Raum erstellen auswählen. Folgen Sie dann der Anleitung für Erstellen von Räumen.

Alle ausgewählten Dateien bzw. Inhalte des ausgewählten Ordners werden dorthin kopiert.

Anschließend können Sie andere Benutzer einladen, gemeinsam an den Dateien in einem Raum zu arbeiten.